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Base de contacts
Vous paramétrez ici tous vos fichiers et données nécessaires à une utilisation fluide de votre module. Vous trouverez certaines tables fournies avec votre logiciel.
Tous vos contacts seront stockés dans des fichiers. Et vous pouvez créer et paramétrer les fichiers regroupant les types de contacts. Ce paramétrage vous permettra de créer vos contacts dont le contenu de la fiche de création dépendra du paramétrage de leur fichier de rattachement. Vous pouvez créer et conserver un nombre illimité de fichiers de contacts. Trois types de fichiers vous sont proposés par défaut :
Clients
Prospects
Saisie en vrac
Si vous utilisez le module le module de Gestion commerciale, vous retrouverez vos contacts associés aux fichiers Prospects et Clients de votre module CRM. Saisie en vrac : c'est un fichier de type monocontact.
Ces trois fichiers ne peuvent être supprimés car ils sont nécessaires aux différents modules idylis.com.
Le paramétrage des fichiers de contacts permet :
D'autoriser un accès par départements : Exemple : vous bloquez l'accès du fichier "Prospects PACA" aux collaborateurs associés au département "Commerciaux IDF".
D'ajouter des champs de saisie libre (les champs personnalisés) aux fiches contacts pour les personnaliser en fonction de vos besoins (chiffre d'affaires, masse salariale, etc.). Les données seront exploitables dans les critères de recherche et dans les éditions personnalisées.
De spécifier s'il s'agit d'un fichier multi-contact ou mono-contact : Mono-contact : à une ligne du fichier correspond un contact ; comme dans la relation commerciale B to C ou avec des indépendants. Multi-contacts : plusieurs contacts peuvent être rattachés à un tiers ; c'est le cas classique du B to B où vous pouvez avoir plusieurs interlocuteurs.
D'importer et exporter des contacts : Il vous sera toujours demandé de préciser le type de fichier. Deux modèles de tableau Excel™ d'import de données vous sont proposés en fonction du type de fichier : mono-contact ou multi-contacts.
Cette fonction ouvre la fiche du tiers pour les éventuelles modifications ou même la création d'un nouveau contact pour pouvoir continuer votre travail sur la saisie d'une action concernant ce nouveau contact, par exemple.
Pour revenir où vous étiez, enregistrez vos éventuelles modifications en cliquant sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre ou sur la disquette en haut à droite de votre fiche, puis cliquez sur pour continuer votre action.
Le bouton vous lie à la fiche du tiers selon le fichier que vous avez sélectionné : clients ou prospects.
A partir du menu Contacts & Evénements/Recherche et création recherchez la fiche du tiers souhaité.
Sélectionnez le contact que vous venez de créer dans le sélecteur de contacts.
Vous pouvez alors créer l'action pour le contact en question.
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur dans la partie Gestion des contacts et autres adresses chez le client dans la partie inférieure de la fiche tiers et enregistrez.
Cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fiche et ensuite sur le pictogramme pour revenir sur vos actions pour le tiers en question.
Pour modifier et/ou compléter les caractéristiques d'un tiers mais aussi, dans le cadre d'un fichier multi-contact, pour ajouter/modifier/supprimer des contacts chez un tiers, vous devez passer en mode modification.
Le transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale fait passer le tiers concerné du fichier Prospects au fichier Clients. Par conséquent, si vous ne trouvez plus un contact dans le fichier Prospects, il est fort probable qu'il soit devenu client.
Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez modifier un contact.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du contact à modifier.
Effectuez les modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si vous sélectionnez un fichier de contact pour lequel des structures personnalisés ont été créées, vous visualiserez ces structures dans votre écran, si le niveau d'autorisation associé à votre profil d'utilisateur le permet. Les champs personnalisées peuvent être visualisés en utilisant les flèches d'expansion et réduction.
Le bouton dans votre menu Contacts & Evénements/Recherche & Création tiendra compte du contenu saisi dans les champs complémentaires.
Les thèmes et champs s'affichent en fonction du niveau d'autorisation du profil de l'utilisateur.
Sélectionnez le fichier cible.
Si vous souhaitez effectuer votre recherche dans tous les fichiers (clients, prospects, etc.), laissez le sélecteur sur la valeur par défaut "Tous".
Saisissez vos critères de recherche.
La recherche sera ciblé sur tous les critères que vous renseignez.
Cliquez sur .
Si vous avez préalablement coché l'option Conserver la fenêtre de résultat de la recherche après sélection d'un contact, la fenêtre restera ouverte, vous permettant ainsi d'enchaîner la saisie ou consultation des actions sur plusieurs contacts. Une fois que vous ayez trouvez sélectionné un premier contact sur une fiche tiers, vous pouvez à tout moment choisir un autre contact à partir du sélecteur en haut à gauche de votre écran, juste en-dessous du titre Recherche & Création. Donc à tout moment vous pouvez choisir un autre contact pour saisir un événement.
Si le contact recherché est introuvable, vous pouvez vous trouver dans l'un des cas suivants :
Exemple : a) Vous cherchez un contact d'un fichier, alors que vous avez sélectionné un autre fichier. Vous cherchez un contact dans le fichier Prospects alors qu'il se trouve dans le fichier Clients suite au transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale. b) Le contact appartient à un fichier dont votre département de rattachement n'a pas un droit d'accès autorisé par l'administrateur. c) Dans le cas d'une fiche multi-contacts, le tiers existe mais sa liste de contacts est vide.
Cliquez sur le tiers que vous souhaitez sélectionner.
Vous pouvez ensuite :
Cliquer sur le bouton de modification de la fiche et effectuer vos modifications ou compléter les informations de votre tiers et contacts déjà enregistrés pour ce tiers.
Envoyer un e-mail à votre contact (si le champ de l'adresse mail est renseigné) en cliquant sur.
Rechercher, ajouter, réaliser, modifier, supprimer une action.
Cliquez sur le bouton si vous souhaitez revenir sur les critères.
Le module de CRM vous permet de faire passer un contact d'un fichier à un autre, avec ou sans ses champs personnalisés, sous le même code ou sous un code différent.
Exemple :
N'ayant eu que le nom d'un prospect, vous l'avez dans un premier temps créé dans un fichier de type mono-contact. Après un premier entretien, vous savez qu'il fait partie d'une société et vous avez obtenu les noms d'autres collaborateurs clés. Pour éviter de recréer ce contact dans un fichier de type multi-contact, vous allez simplement utiliser la fonction de "transfert".
Vous pouvez même transférer une fiche multi-contact vers un fichier de type mono-contact. Dans ce cas, votre logiciel crée autant de fiches qu'il y a de contacts dans la fiche d'origine.
Le transfert n'est pas une copie mais un déplacement de la fiche contact.
Seule exception : lorsque le code du contact à transférer existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez fusionner les deux fiches et choisir de conserver la fiche d'origine.
Le transfert est possible si le contact n'est pas mentionné dans une pièce commerciale. Si tel est le cas, le bouton n'est pas visible afin de conserver l'intégrité du flux d'informations.
Sélectionnez le fichier contenant le contact à transférer. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur sur la ligne du tiers concerné.
Cliquez sur .
Sélectionnez le fichier de destination puis rectifiez éventuellement le code de la fiche contact.
Exemple :
Le code de la fiche mono-contact "Dupont" devient "Auchan" dans la fiche multi-contact. Il faudra ensuite ajouter le collaborateur "Dupont" dans la liste des contacts de la société.
Le fichier de destination peut être le même, si vous souhaitez fusionner deux fiches. S'il s'agit du fichier Clients, cette opération est possible tant que le client n'a pas fait l'objet d'une facture ou d'un avoir dans le module de gestion commerciale.
Si des champs personnalisés ont été renseignés pour cette fiche, vous pouvez choisir de les transférer en même temps, sachant que les mêmes champs doivent avoir été paramétrés dans le fichier cible pour que leurs valeurs soient prises en compte.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si le code indiqué existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez décider de fusionner les deux fiches en répondant "OK" au message qui s'affiche alors, puis cochez les options qui vous conviennent.
Un prospect transféré vers le fichier clients ne peut pas être transféré dans le fichier prospects à nouveau.
Vous pouvez créer votre contact :
Par le menu Contacts & Evénements
Directement par le menu Fichiers/Contacts
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Pour supprimer des contacts, vous avez deux possibilités :
a) Supprimer la fiche tiers, et avec elle, tous les éventuels contacts qu'elle contient :
Comme il s'agit d'un fichier commun à quelques modules Dailybiz, comme la gestion commerciale, si vous supprimez un tiers ici, vous le supprimez aussi des autres modules pour lesquels vous êtes éventuellement abonnés.
b) Supprimer un contact dans la fiche tiers :
Dans ce cas aussi, le contact supprimé sera également supprimé des autres modules.
Sélectionnez le fichier dans lequel le(s) tier(s) à supprimer a(ont) été enregistré(s).
Utilisez le sélecteur de fichier pour cela.
Dans le tableau qui s'affiche utilisez une des méthodes ci-dessous selon votre choix :
Vous avez trois options pour supprimer des tiers :
Cliquez sur sur la ligne de la fiche à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichiers de contacts à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichier à supprimer à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes (en haut à droite de votre tableau) <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur .
Les fichiers clients et prospects sont composés des fiches principales. Dans ces fiches, vous avez la partie de Gestion des contacts et autres adresses dans laquelle vous pouvez gérer vos contacts.
Choisissez le fichier dans le sélecteur.
Cliquez sur le pictogramme sur ligne du tiers concerné par la création de votre contact. Dans la partie Gestion des contacts et autres adresses :
Cliquez sur ou <INSER>.
Une nouvelle fiche se déploie pour l'enregistrement du nouveau contact. La fiche du contact récupère l'adresse et les numéros de téléphone de la fiche principale (si ces données ont été enregistrées).
Si l'adresse du contact n'est pas la même, vous devez décocher l'option "Même adresse que celle de la fiche principale" et saisir la nouvelle adresse.
Renseignez les champs.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Un numéro de référence sera attribué automatiquement à votre nouveau contact.
Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste de tiers.
Pour créer votre contact et la fiche tiers simultanément, vous devez vous rendre dans le menu Contact & Evénements/Recherche & Création.
Sélectionnez le nom du fichier de rattachement.
Trois fichiers vous sont proposés pour le classement de votre contact : Clients, En attente de classement et Prospects.
Vous pouvez modifier les fichiers existants ou en créer d'autres à tout moment à partir du menu Fichiers/Fichiers - Gestion des fichiers de contacts.
Le fichier est de type mono-contact : Dans ce cas, renseignez les champs de la partie Informations contact (au minimum le Nom du contact).
Le fichier est de type multi-contacts : Renseignez également les champs de la partie Informations générales avec la raison sociale du tiers concerné par votre contact.
Renseignez la partie Informations contact, et la partie Informations générales.
Si vous avez créé des structures complémentaires, ces champs et thèmes s'affichent dans votre écran de création des contacts. Vous pouvez donc les utiliser pour créer votre contact.
Les thèmes et champs personnalisés s'affichent en fonction du niveau d'autorisation du profil de l'utilisateur.
Vous pouvez effectuer une recherche directement dans la fiche tiers, ou dans les contacts qu'elle contient.
Nous parlons bien évidement, d'un fichiers de type multi-contact.
Sélectionnez le fichier de contacts dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche. Utilisez pour cela le sélecteur de fichier.
Pour rechercher un tiers :
a) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
b) Renseignez les critères de recherche.
c) Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Pour rechercher les contacts enregistrés pour un tiers :
a) Cliquez sur sur la ligne du tiers dans lequel vous souhaitez rechercher un contact.
b) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> sous le tableau de gestion de contact situé tout en bas de votre écran.
c) Renseignez les critères de recherche.
d) Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Seuls les fichiers de type mono-contact peuvent être dupliqués.
Sélectionnez le fichier contenant le contact à dupliquer.
Cliquez sur sur la ligne du contact à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Deux contacts ne pouvant pas avoir le même code, vous devez le modifier.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si vous utilisez le module de Gestion commerciale, seuls les fichiers Prospects et Clients sont communs aux deux applications.
Choisissez dans le sélecteur le fichiers, celui dans lequel vous souhaitez créer votre contact.
Trois fichiers de contact vous sont proposés par défaut et vous pouvez en créer d'autres.
Pour créer d'autres fichiers, rendez-vous dans le menu Fichiers/Fichiers.
Cliquez sur ou <INSER>.
La fiche de saisie qui s'affichera sera en relation directe avec votre choix de fichier : clients, prospects, saisie en vrac ou selon l'attribution mono-contact ou multi-contact que vous aurez attribué aux fichiers.
Saisissez les données du contact.
Si le fichier que vous avez choisi et du type multi-contacts, vous créerez un tiers (défini en en-tête de la fiche contact), puis autant de contacts que nécessaire.
En effet, vous aurez dans un premier temps une fiche de la société avec notamment comme champ obligatoire la Raison sociale.
Cliquez sur pour insérer les contact pour un tiers dont le fichier est de type multi-contact.
Vous trouverez dans la fiche de saisie l'option Même adresse que celle de la fiche principale cochée par défaut. Décochez-la si vous souhaitez indiquer une adresse différente pour votre contact.
Si vous avez choisi un fichier de type mono-contact, vous créerez directement un contact par fiche.
Vous saisirez dans ce cas le contact directement. Vous aurez par exemple le champ Nom de société comme champ facultatif.
En revanche au moins un des champs suivants doit être renseigné obligatoirement : le champ Nom ou Prénom ou Adresse e-mail.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez le paramétrer via le menu Options/Divers.
Champs supplémentaires : vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires à partir du menu Fichiers/Personnalisation. Ces champs s'afficheront alors dans le masque d'écran que vous aurez choisi et placé selon votre paramétrage.
Sélectionnez le fichier contenant la fiche tiers dans laquelle vous souhaitez personnaliser l'affichage de la liste des contacts.
Cliquez sur ou <F4> de la fiche tiers souhaité.
Rendez-vous à la partie "Gestion des contacts..." dans la partie inférieure de la fiche et cliquez sur.
Notez qu'une personnalisation par défaut est déjà paramétrée.
Cochez et/ou décochez les cases selon les données que vous souhaitez et/ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Date d'archivage : ce champ précise éventuellement la date à laquelle le tiers a été archivé. Si tel est le cas, le bouton s'affiche dans la fiche du tiers. Code vendeur : vous pouvez affecter ce tiers à un collaborateur désigné comme "vendeur". Cette information pourra être exploitée dans vos filtres et recherches, mais vous permettra aussi de limiter l'accès de ce vendeur aux contacts qui lui auront été affectés (à condition qu'il ait été associé à un code utilisateur dans le paramétrage). Si un utilisateur-vendeur se connecte alors qu'il a été paramétré avec un accès limité, en création de fiches contacts, le champ Code vendeur est automatiquement complété avec son code et n'est pas modifiable. Identifiant / N° Skype : ces champs sont disponibles dans la partie de Gestion des contacts chez... de la fiche tiers si vous avez choisi de gérer les appels avec Skype™.
Afin d'alléger vos listes de contacts, vous avez la possibilité d'archiver les entreprises qui ne sont plus actives mais qui doivent néanmoins être conservées à titre d'archive.
Pour modifier un contact archivé, il faut le désarchiver.
Sélectionnez le nom du fichier. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du contact concerné.
Cliquez sur .
La date d'archivage apparaît désormais sur la fiche ainsi que sur la liste des contacts.
Pour visualiser les tiers archivés en fin de liste, il vous suffit de personnaliser l'affichage des tableaux en cochant la case "Date d'archivage".
Voir le chapitre "Personnalisation des listes de contacts".
Sélectionnez le nom du fichier contenant le contact à désarchiver. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du tiers concerné.
Cliquez sur .
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de votre liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur de "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
