Si vous utilisez le module de Gestion commerciale, seuls les fichiers Prospects et Clients sont communs aux deux applications.
Choisissez dans le sélecteur le fichiers, celui dans lequel vous souhaitez créer votre contact.
Trois fichiers de contact vous sont proposés par défaut et vous pouvez en créer d'autres.
Pour créer d'autres fichiers, rendez-vous dans le menu Fichiers/Fichiers.
Cliquez sur ou <INSER>.
La fiche de saisie qui s'affichera sera en relation directe avec votre choix de fichier : clients, prospects, saisie en vrac ou selon l'attribution mono-contact ou multi-contact que vous aurez attribué aux fichiers.
Saisissez les données du contact.
Si le fichier que vous avez choisi et du type multi-contacts, vous créerez un tiers (défini en en-tête de la fiche contact), puis autant de contacts que nécessaire.
En effet, vous aurez dans un premier temps une fiche de la société avec notamment comme champ obligatoire la Raison sociale.
Cliquez sur pour insérer les contact pour un tiers dont le fichier est de type multi-contact.
Vous trouverez dans la fiche de saisie l'option Même adresse que celle de la fiche principale cochée par défaut. Décochez-la si vous souhaitez indiquer une adresse différente pour votre contact.
Si vous avez choisi un fichier de type mono-contact, vous créerez directement un contact par fiche.
Vous saisirez dans ce cas le contact directement. Vous aurez par exemple le champ Nom de société comme champ facultatif.
En revanche au moins un des champs suivants doit être renseigné obligatoirement : le champ Nom ou Prénom ou Adresse e-mail.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez le paramétrer via le menu Options/Divers.
Champs supplémentaires : vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires à partir du menu Fichiers/Personnalisation. Ces champs s'afficheront alors dans le masque d'écran que vous aurez choisi et placé selon votre paramétrage.
Date d'archivage : ce champ précise éventuellement la date à laquelle le tiers a été archivé. Si tel est le cas, le bouton s'affiche dans la fiche du tiers. Code vendeur : vous pouvez affecter ce tiers à un collaborateur désigné comme "vendeur". Cette information pourra être exploitée dans vos filtres et recherches, mais vous permettra aussi de limiter l'accès de ce vendeur aux contacts qui lui auront été affectés (à condition qu'il ait été associé à un code utilisateur dans le paramétrage). Si un utilisateur-vendeur se connecte alors qu'il a été paramétré avec un accès limité, en création de fiches contacts, le champ Code vendeur est automatiquement complété avec son code et n'est pas modifiable. Identifiant / N° Skype : ces champs sont disponibles dans la partie de Gestion des contacts chez... de la fiche tiers si vous avez choisi de gérer les appels avec Skype™.
