Le module de CRM vous permet de faire passer un contact d'un fichier à un autre, avec ou sans ses champs personnalisés, sous le même code ou sous un code différent.
Exemple :
N'ayant eu que le nom d'un prospect, vous l'avez dans un premier temps créé dans un fichier de type mono-contact. Après un premier entretien, vous savez qu'il fait partie d'une société et vous avez obtenu les noms d'autres collaborateurs clés. Pour éviter de recréer ce contact dans un fichier de type multi-contact, vous allez simplement utiliser la fonction de "transfert".
Vous pouvez même transférer une fiche multi-contact vers un fichier de type mono-contact. Dans ce cas, votre logiciel crée autant de fiches qu'il y a de contacts dans la fiche d'origine.
Le transfert n'est pas une copie mais un déplacement de la fiche contact.
Seule exception : lorsque le code du contact à transférer existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez fusionner les deux fiches et choisir de conserver la fiche d'origine.
Le transfert est possible si le contact n'est pas mentionné dans une pièce commerciale. Si tel est le cas, le bouton n'est pas visible afin de conserver l'intégrité du flux d'informations.
Sélectionnez le fichier contenant le contact à transférer. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur sur la ligne du tiers concerné.
Cliquez sur .
Sélectionnez le fichier de destination puis rectifiez éventuellement le code de la fiche contact.
Exemple :
Le code de la fiche mono-contact "Dupont" devient "Auchan" dans la fiche multi-contact. Il faudra ensuite ajouter le collaborateur "Dupont" dans la liste des contacts de la société.
Le fichier de destination peut être le même, si vous souhaitez fusionner deux fiches. S'il s'agit du fichier Clients, cette opération est possible tant que le client n'a pas fait l'objet d'une facture ou d'un avoir dans le module de gestion commerciale.
Si des champs personnalisés ont été renseignés pour cette fiche, vous pouvez choisir de les transférer en même temps, sachant que les mêmes champs doivent avoir été paramétrés dans le fichier cible pour que leurs valeurs soient prises en compte.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si le code indiqué existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez décider de fusionner les deux fiches en répondant "OK" au message qui s'affiche alors, puis cochez les options qui vous conviennent.
Un prospect transféré vers le fichier clients ne peut pas être transféré dans le fichier prospects à nouveau.
