Introduction

Pour pouvoir accéder aux paramétrages des dossiers dans votre module CRM, il faut paramétrer la gestion de dossiers dans le menu Options/Divers.

Les dossiers vous permettent de distinguer, pour un même client, les actions relatives à des affaires ou missions que vous voulez pouvoir analyser séparément.

Un dossier est toujours rattaché à un client par une action. Les dossiers proposés lors de la création de l'action dépendent du client concerné car un dossier est toujours paramétré pour un client.

Le fichier Dossiers est le même dans toutes les applications idylis.com où il est présent. Toute modification d’un dossier sera donc prise en compte, en temps réel, dans l'ensemble des applications.

Lorsque vous sélectionnez le fichier Dossiers, le tableau qui apparaît contient tous les dossiers en cours. Pour visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : Inclure les dossiers clôturés.

Créer un dossier

Informations générales

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Sélectionnez le fichier contenant le tiers que vous souhaitez associer au dossier.

3. Sélectionnez le code du prospect.

4. Saisissez les champs Code dossier et Nom du dossier.

5. Sélectionnez le type de dossier.

Exemple : un dossier de type AUDIT.

6. Définissez les dates d'ouverture (date du jour par défaut) et la date de livraison.

7. Sélectionnez le code vendeur, si vous souhaitez attribuer un dossier à un vendeur spécifique.

9. Saisissez le descriptif de votre dossier.

Définitions :

Fichier : choisir le fichier de contacts auquel vous souhaitez lier le dossier.

Code : ce champ change de non, selon votre choix de fichier.

Sélectionnez le tiers (client, prospect, etc.) auquel vous souhaitez affecter le dossier. Le code est obligatoire.

Code dossier et Nom du dossier : ces champs sont obligatoires et vous utiliserez le code dossier lors de la saisie des actions pour un contact.

Type de dossier : ce champ vous permettra de réaliser des analyses en triant les données par type de dossiers.

Vous le retrouvez notamment comme filtre dans la liste des dossiers en cours, menu Contacts & Evénements, Recherche & Création, dans le tableau Evénements.

Date d'ouverture : la date du jour vous est proposée par défaut. Servez-vous du calendrier si vous souhaitez la modifier.

Date de livraison : définir une date de livraison vous permet d'accompagner l'état d'avancement de votre dossier et d'agit selon votre analyse.

Code vendeur : lorsque un code vendeur est associé à un contact, il est repris ici et ne peut pas être modifié.

Descriptif : vous pouvez ici rajouter des détails et des informations concernant le dossier.

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Toutes ces informations sont utilisables avec le générateur d'états d'éditions et peuvent être également utiles pour un dossier de prospection, par exemple.

1. Définissez le statut du dossier. Ceci vous aide dans l'analyse de vos dossiers lors de vos éditions d'états pour définir le traitement à donner.

2. Renseignez la date d'aboutissement envisagée. Vous pouvez utiliser cette donnée pour vous permettre de décider de relancer ou pas vos collaborateurs travaillant sur un dossier et aussi pour gérer la qualité de vos prestations.

3. Renseignez le taux de confiance. Cette donnée peut être renseigné basée sur les informations que vous aurez concernant le dossier pour définir le pourcentage en probabilité de sa réalisation (signature d'un contrat, etc.).

4. Renseignez un ou plusieurs postes de facturation. Cette donnée peut vous être utile, lorsque il a eu l'implication de divers départements dans la réalisation du dossier, par exemple.

Champs dynamiques

Date / Code / Libellé / Commentaire de la dernière action : ces champs sont renseignés de façon automatique et dynamique à chaque fois qu'une nouvelle action est réalisée sur un dossier.

Clôture

Tous les champs sont automatiquement renseignés à la clôture du dossier.

Les dossiers clôturés n'apparaissent plus dans le menu Contacts & Evénements, Dossiers.

Modifier un dossier

2. Effectuez vos modifications.

Supprimer un dossier

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un dossier

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Application filtre :

Vous pouvez cibler encore plus votre recherche en appliquant un filtre.

Personnaliser la liste des dossiers

La fonction de personnalisation permet de définir l'affichage des données dans le tableau récapitulatif. Vous choisissez le données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher, l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre des lignes à afficher par page.

2. Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher. Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau. Pour établir un nouvel ordre d'affichage : Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

3. Définissez le nombre de lignes à afficher par page dans votre tableau.

Introduction

Les dossiers vous permettent de distinguer, pour un même client, les actions relatives à des affaires ou missions que vous voulez pouvoir analyser séparément.

Un dossier est toujours rattaché à un client par une action. Les dossiers proposés lors de la création de l'action dépendent du client concerné car un dossier est toujours paramétré pour un client.

Lorsque vous sélectionnez le ficher Dossiers, le tableau qui apparaît contient tous les dossiers en cours. Pour visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : Inclure les dossiers clôturés.

• Depuis la saisie en vrac des actions, après avoir sélectionné le contact.

Introduction

idylis.com CRM permet d'affecter chacun de vos dossiers à une catégorie (type de dossier), ce qui vous permettra par la suite de réaliser des analyses plus fines.

Bien que très pratique, le type de dossier n'est pas obligatoire.

Créer un type de dossier

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Créez un code. Le code est une donnée obligatoire.

3. Saisissez le libellé.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier le libellé d'un type de dossiers

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du type de dossier à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer un type de dossiers

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un type de dossiers

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les types de dossiers.

2. Renseignez le code et/ou le libellé du type de dossier recherché.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Introduction

Si vous ne souhaitez plus que des actions soient affectées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer.

Les dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être rouverts à tout moment.

L'autre intérêt de la clôture des dossiers c'est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des actions, par exemple.

Un dossier peut être clôturé de deux façons :

• Manuellement, depuis la fiche dossier (ce que nous abordons ici).

• Automatiquement, lorsque la dernière action rattachée au dossier est une action terminale.

Clôturer un dossier

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du dossier à clôturer.

2. Cliquez sur .

La date de clôture est automatiquement renseignée avec la date du jour.

3. Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste des dossiers.

Créer un contact à partir d'un dossier

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez créer un contact.

2. Cliquez sur [Voir les actions] partie inférieure de votre interface.

3. Cliquez sur .

4. Rendez vous à la liste de contacts en bas de votre écran.

5. Cliquez sur ou <INSER>.

6. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier un contact du tiers à partir d'un dossier

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez modifier un contact.

2. Cliquez sur [Voir les actions] dans la partie inférieure de votre interface.

3. Cliquez sur .

4. Rendez vous à la liste de contacts en bas de votre écran.

5. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du contact à modifier.

6. Effectuez vos modifications.

7. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer un contact sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] situé dans la partie inférieure de l'écran.

Dans la partie Gestion des contacts, vous avez trois modes de suppression disponibles :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un contact sur un dossier

5. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Application filtre :

Vous pouvez cibler encore plus votre recherche en appliquant un filtre.

Exemple :

Saisissez Doss dans le champ Nom du dossier.

Le résultat de la recherche doit afficher que les lignes ayant "Doss" dans le champ Nom du dossier.

Personnaliser la liste de contacts sur un dossier

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre tableau. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes du tableau : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez pour redimensionner la colonne de votre choix.

5. Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher.

Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau. Pour établir un nouvel ordre d'affichage : Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

1. Définissez le nombre de lignes à afficher par page dans votre tableau.

Introduction

Si vous enregistrez une action comme réalisée, vous allez pouvoir créer votre pièce commerciale liée à cette action immédiatement.

En effet, lorsque vous indiquez l'action comme réalisée, une nouvelle fenêtre s'ouvre à cette effet. Vous allez pouvoir notamment insérer des lignes d'articles pour l'action réalisée, si tel est le cas, dans la pièce commerciale que vous serez en train de créer.

Créer une action sur un dossier

1. Cliquez sur sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez créer une action.

2. Cliquez sur situé dans la partie inférieure de votre interface. Thème Action :

3. Cliquez sur ou <INSER> sous la partie Evénements en bas de votre écran.

Une nouvelle fenêtre s'affiche avec la fiche de l'événement de l'action.

4. Renseignez la date.

La date du jour s'affiche par défaut et vous pouvez la modifier.

5. Sélectionnez le code action et le collaborateur responsable pour la réalisation de l'action.

Vous pouvez cliquer sur pour faire une recherche du code action souhaité. Notez que le libellé de l'action s'affiche automatiquement une fois le code action renseigné.

6. Saisissez vos commentaires sur l’événement.

Ce champ peut être important pour vous donner des détails de l'action entamée sur le dossier en question.

7. Indiquez l'heure de l'action.

8. Indiquez le code dossier.

1. Cliquez sur + et choisissez le processus de traitement à suivre pour cette action. Lorsque votre code action est liée à des processus comme action déclencheur, le choix du processus devient disponible et vous devez le sélectionner. Si vous laissez votre choix sur Aucun, votre logiciel sélectionnera automatiquement le processus lié au code action renseigné.

2. Indiquez le collaborateur auquel vous souhaitez imputer l'action de réalisation du processus. Thème Impression/Envoi :

3. Sélectionnez le modèle d'impression de votre choix, si vous souhaitez imprimer un rapport de l'action que vous venez de saisir.

Enregistrer une action comme réalisée :

Données générales

2. Renseignez les champs.

Vous pouvez modifier le numéro de pièce qui s'affiche automatiquement.

3. Indiquez les adresses de Facturation et de Livraison.

Données annexes

1. Déployez le thème données annexes en cliquant sur les flèches.

2. Sélectionnez le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser.

La pièce est alors créé et s'affiche sur le tableau.

Vous pouvez insérer des lignes d'article dans l'action que vous êtes en train d'enregistré comme réalisée.

Dans la partie Saisie et modification des articles pour la facture situé en bas de votre écran :

6. Cliquez sur [Nouvel article] ou <INSERT>.

7. Insérez l'article concerné et recommencez autant de fois que nécessaire pour insérer tous les articles à facturer pour cette action.

Modifier une action sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] dans la partie inférieure de votre interface. Dans la partie Evénements tout en bas de votre écran :

4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur .

L'action est alors modifiée pour le dossier.

Supprimer une action sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] situé dans la partie inférieure de l'écran. Dans la partie Evénements, vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour cibler les événements que vous souhaitez supprimer. Ensuite, vous avez trois modes de suppression à votre disposition :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher une action sur un dossier

4. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.