La création des collaborateurs n'est pas possible depuis le module de CRM.
Pour créer des collaborateurs il faut créer des utilisateurs depuis le menu Utilisateurs dans l'espace Mon compte. Vous trouverez dans l’aide en ligne de ce module toutes les explications relatives à la création et modification des caractéristiques d’un utilisateur.
Chaque collaborateur susceptible de saisir des actions doit être inscrit en tant qu’utilisateur idylis.com et avoir un accès au module CRM. Il doit donc disposer d’un identifiant.
Vous allez pouvoir gérer des groupes d'utilisateurs en précisant pour chaque collaborateur à quel département il appartient.
Si un utilisateur est supprimé, son historique en tant que collaborateur reste accessible dans le module CRM.
Pour visualiser les collaborateurs qui ne font plus partie de la société, cochez l'option Inclure les collaborateurs partis.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre tableau des collaborateurs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes du tableau : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez pour redimensionner la colonne de votre choix.
Les nom, prénom et code utilisateur ne peuvent pas être modifiés. Seuls le code du département et l'éventuelle date de départ du collaborateur sont accessibles.
Pour modifier les informations liées au code utilisateur, rendez-vous dans le menu Utilisateurs du module Mon abonnement idylis.com votre espace abonné.
Cliquez sur sur la ligne du collaborateur dont vous souhaitez modifier les caractéristiques.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur
Le champ Département permet de regrouper les collaborateurs partageant la même activité, le même service ou le même secteur géographique, par exemple.
La suppression d'un collaborateur n'est possible que si son code utilisateur à été préalablement supprimé dans le module Mon Compte, menu Utilisateurs.
Lorsque vous supprimez un collaborateur dans le module CRM, vous le supprimez également de tous les autres modules idylis.com utilisant le fichier Collaborateurs (le module Notes de frais, par exemple).
Une fois le code utilisateur des collaborateurs supprimés dans le module Mon abonnement idylis.com, vous avez trois modes de suppression des collaborateurs :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les collaborateurs.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Cliquez sur ou <Suppr> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur ou <Ctrl><Shift><U>.
Cliquez sur
Cliquez sur ou <Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.
Cliquez sur
Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du collaborateur en question.
Renseignez la date ou cliquez sur le pictogramme pour la choisir.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Attention ! Lorsque vous renseignez la date de départ d'un collaborateur par ici, si ce collaborateurs a aussi des droits d'utilisation, il vous sera toujours facturé en tant qu'utilisateur supplémentaire.
Pour qu'il ne soit plus déclaré en tant qu'utilisateur dans votre abonnement, vous devez soit supprimer ses droits dans votre espace abonné, menu Accès/Profils. Soit supprimer l'utilisateur dans le menu Accès/Utilisateurs.
Lorsque un utilisateur est supprimé, la date de suppression s'affiche sur la date de départ de la fiche du collaborateur automatiquement.
Calendrier mensuel des actions menées et/ou à mener par collaborateurs ou tous collaborateurs confondus (exportable au format Microsoft Excel).
Cette édition vous présente l'activité de vos collaborateurs par fichier de contact et sur un mois donné.
Définition des critères : a) Sélectionnez le collaborateur dont vous souhaitez suivre l'activité, ou laissez le sélecteur sur "Tous" pour avoir une vue d'ensemble de l'activité de vos collaborateurs. b) Cochez l'option Avec le détail par collaborateur pour que le nom du collaborateur apparaisse au regard de chaque ligne d'action. c) Cochez l'option Inclure les collaborateurs partis si vous le souhaitez. d) Choisissez éventuellement un fichier dans le sélecteur, le mois et l'année de votre intérêt.
Options : a) Indiquez si vous souhaitez afficher les actions à mener, les actions à réaliser, ou les deux. b) Choisissez le format de l'édition.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
[Export Excel] peut être utile si vous souhaitez par exemple, exporter les données vers un autre logiciel.
Ici vous avez la liste de vos utilisateurs qui sont aussi des collaborateurs dans votre entreprise.
Il n'est pas possible de créer la fiche d'un collaborateur ici.
Pour créer un collaborateur, vous devez vous rendre à votre espace abonné, en cliquant sur le pictogramme avatar en haut à gauche de votre interface, puis dans le menu déroulant, cliquez sur Mon abonnement et ensuite, sur le menu Accès/Utilisateurs.
Attention, tout utilisateurs supplémentaire pas compris dans votre abonnement génère des coûts. Il y a donc une notion assez importante à retenir :
Tous les collaborateurs ne sont pas obligatoirement des utilisateurs. Lorsque vous créez un utilisateur et vous lui octroyez des droits, il devient un utilisateur déclaré dans votre abonnement. Et ce, que cet utilisateur s'est connecté ou pas. Il vous sera donc facturé tous les mois entamées tant que vous ne supprimiez pas ses droits.
En revanche, lorsque vous créez un utilisateur juste pour le sens collaborateur dans votre entreprise, si vous ne lui conférez pas des droits d'utilisation, il restera collaborateur et n'aura aucun cout supplémentaire.
Vous pourrez, par exemple, par la suite, en tant qu'utilisateur administrateur, saisir des ventes, des devis, des bons d'intervention et ainsi de suite, au nom du collaborateur en question.
Cliquez sur le pictogramme ou <F4> situé sur la ligne du collaborateur souhaité.
Choisissez le département à l'aide de la flèche du sélecteur.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
