Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer des champs. Le fichier Contacts correspond aux fiches mono-contacts, à savoir celles que vous retrouvez dans le fichier "Saisie en vrac" et autres fichiers additionnels de type mono-contacts.
Sélectionnez l'objet Champs dans le sélecteur.
Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les différentes zones.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Thème : pour des besoins de mise en page et d'organisation de l'information, vous pouvez rattacher ce champ à un thème (cadre, rubrique), aux côtés d'autres champs de même catégorie. Le sélecteur propose tous les thèmes associés au fichier préalablement choisi.
Ordre de saisie dans le thème : champ numérique qui indique la position du champ par rapport aux autres.
Nom du champ : c’est le libellé du champ tel qu’il apparaîtra lors de la saisie des données dans la fiche.
Champ calculé :
Si vous définissez de créer un champ calculé, vous devez indiquer la formule. Vous pouvez indiquer alors des conditions pour l'application de ce calcul. Le champ en question affichera le résultat trouvé.
Type : il s'agit de définir le type de valeurs qui vont alimenter le champ.
Alphanumérique : l’utilisateur pourra saisir tous les caractères possibles dans le champ.
Numérique : l’utilisateur ne pourra saisir que des nombres.
Nombre de décimales / Séparateur de milliers : si le champ est de type numérique, vous pouvez préciser ces informations. Elles auront un impact sur les valeurs saisies.
Adresse e-mail : si le champ est défini comme contenant un e-mail, un contrôle sera fait sur la présence du symbole "@".
Taille de saisie du champ : c’est le nombre de caractères maximum autorisés pour la saisie du champ. Pour un meilleur confort visuel, la zone affichée ne dépassera jamais l'équivalent de 7 lignes. Toutefois, si la taille de saisie est supérieure, vous pourrez faire défiler le texte grâce au scroll vertical.
Valeur par défaut : par défaut, le champ contiendra toujours la valeur renseignée ici. L'utilisateur pourra la conserver ou la remplacer par une autre (s'il y est autorisé).
Date : si le champ est de type "date", un contrôle sera fait sur le format indiqué.
Format de la date à l'impression : vous choisissez dans le sélecteur le format que vous souhaitez.
Image du fichier : l'utilisateur pourra attacher un fichier à la fiche. En utilisant le . Il suffira pour le remplacer de le supprimer et d'en sélectionner un nouveau.
Liste de valeurs : l'utilisateur entre ses propres valeurs mais devra choisir parmi la liste que vous lui aurez indiquée ici. Les options apparaîtront dans l’ordre dans lequel vous les aurez saisies, séparées par une virgule.
Présentation des valeurs : cette donnée n’est accessible que si le champ est de type "Liste de valeurs". Il permet de choisir entre un affichage dans un sélecteur (plutôt pour les listes longues) ou par boutons radio (pour les listes courtes, par exemple "oui" / "non").
Ce champ est-il obligatoire ?
S'il l'est, la fiche ne pourra être enregistrée tant que ce champ ne sera pas renseigné.
Niveau d’autorisation : à chaque champ peut être affecté un niveau d’autorisation, qui va correspondre, dans la mise en place des profils utilisateurs, à un droit de visualisation et/ou de modification du champ.
Exemple :
Dans la fiche des contacts, vous souhaitez que votre champ complémentaire "Téléphone en cas d'urgence" ne soit accessible qu'à votre Directeur commercial.
Vous choisissez ici un niveau d'autorisation 5.
Vous créez par ailleurs un profil utilisateurs (module Mon compte) pour le CRM en cochant successivement les fonctions "Contacts" / "Liste des contacts" / "Editer" / "Fiche complémentaire" / "Visualisation des données de niveau 5" et "Modification des données de niveau 5".
Vous associez ce profil à la fiche utilisateur du Directeur commercial.
Pour définir les droits par niveau vous devez utiliser le module Mon compte, menu Profils. Si un niveau d'autorisation a été précisé dans les paramètres du thème, c'est le niveau d'autorisation du champ qui est prioritaire.
Filtre d'affichage : il vous permet d'afficher le champ sur certaines fiches seulement, en fonction des critères renseignés ici. Par exemple, si vous spécifiez "Code postal" "=" "67000", ce champ ne concernera que les clients situés à Strasbourg. Les possibilités sont d'autant plus nombreuses que vous pouvez utiliser vos "critères personnalisés" en plus des critères standard (adresse, code client, mode de règlement, etc.).
Si vous souhaitez mémoriser les informations concernant les sports pratiqués par vos clients, vous pouvez, selon vos besoins et le profil de votre clientèle, soit créer un thème global "Activités sportives", soit détailler les sports par thèmes ("Tennis", "Fitness", etc.).
Dans le premier cas, vous créerez les champs suivants :
Champ n°1 :
Thème : Activités sportives
Ordre : 1
Nom du champ : Sport pratiqué
Type : Alphanumérique
Taille : 25
Champ n°2 :
Thème : Activités sportives
Ordre : 2
Nom du champ : Niveau
Type : Liste de valeurs (Débutant, Intermédiaire, Expérimenté)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Champ n°3 :
Thème : Activités sportives
Ordre : 3
Nom du champ : Fréquence
Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Dans le second cas, vous créerez les champs suivants :
Champ n°1 :
Thème : Tennis
Ordre : 1
Nom du champ : Niveau
Type : Liste de valeurs (Débutant,Intermédiaire,Expérimenté)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Champ n°2 :
Thème : Tennis
Ordre : 2
Nom du champ : Fréquence
Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Champ n°3 :
Thème : Fitness
Ordre : 1
Nom du champ : Niveau
Type : Liste de valeurs (Débutant, Intermédiaire, Expérimenté)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Champ n°4 :
Thème : Fitness
Ordre : 2
Nom du champ : Fréquence
Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)
Présentation des valeurs : Dans un sélecteur
Dans ce cas, il s’agit d’un champ de type "Liste de valeurs". Les différentes tranches devront être saisies de la manière suivante dans le pavé de texte correspondant :
Moins de 18 ans, De 18 à 25 ans, De 26 à 30 ans, De 31 à 40 ans, Plus de 40 ans"
Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez modifier des champs.
Sélectionnez l'objet Champs.
Effectuez les modifications nécessaires.
La duplication vous permet de créer un nouvel élément en adaptant des paramètres existants. Vous gagnez du temps !
Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez dupliquer des champs.
Sélectionnez l'objet Champs.
Exemple :
Vous dupliquez le champ Adresse de livraison pour ajouter le champ Adresse de facturation. Il est ici utile que le contenu du champ d'origine soit repris dans le nouveau champ, quitte à le modifier lorsque nécessaire.
4. Adaptez les paramètres d'origine selon vos besoins.
Vous ne pouvez pas supprimer un thème associé à des champs.
En supprimant un champ personnalisé, vous supprimez également (et de manière définitive) les données qu'il contient et ce pour toute les fiches du fichier concerné.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne contenant le champ à modifier.
Cliquez sur le ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <CTRL><INSER>.
Vous pouvez dupliquer les valeurs éventuellement déjà associées au champ d'origine. Vous pouvez accepter en choisissant [OK] ou partir de zéro en cliquant sur le bouton . Ces valeurs pourront bien sûr être modifiées directement sur les fiches.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
