1. Cliquez sur ou sur le pictogramme situé en haut à gauche de la fenêtre.

2. Modifiez les libellés des niveaux que vous souhaitez utiliser. Un niveau sans libellé ne sera pas proposé lors de la création des actions.

3. Cliquez sur ou sur le pictogramme situé en haut à gauche de la fenêtre, pour valider votre saisie.

Dans le menu "Divers", vous mettez en place certaines règles d'utilisation du module de CRM.

Elles portent notamment sur la gestion des dossiers et la génération automatique de lignes d'actions à partir de données issues d'autres modules, Gestion commerciale, Feuilles de temps et Notes de frais - les actions liées.

Le paramétrage consiste en la saisie ou la modification des libellés qui vont constituer l'entonnoir des ventes. Ce sont ces libellés qui apparaîtront dans la liste des "niveaux d'entonnoir" proposée lors de la création des codes d'actions.

Lorsque vous cliquez sur l'option Entonnoir, la fenêtre s'affiche déjà en mode modification et vous pouvez déjà commencer vos paramétrages.

Si vous désistez et cliquez sur la flèche de retour en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage, vous quittez le mode modification. Pour recommencer le paramétrage, vous devez alors suivre les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur ou sur le pictogramme situé en haut à gauche de votre fenêtre de paramétrage.

2. Renseignez les libellés des niveaux que vous souhaitez utiliser.

1. Cliquez sur ou <ENTREE> ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre.

Lorsque vous souhaitez modifier les paramètres divers, en cliquant la première fois, et tant que vous ne fermez pas la fenêtre, le mode modification est déjà actif et vous pouvez commencer vos paramétrages.

Une fois fini, vous devez juste cliquer sur le bouton ou sur le pictogramme en haut à droite.

En revanche, si vous venez d'enregistrer vos paramétrages et que vous souhaitez les recommencer ou modifier, vous devez suivre les étapes ci-dessous pour activer le mode modification.

Paramètres généraux

1. Cliquez sur ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre, si la page n'est pas déjà en cours de modification.

2. Sélectionnez les options selon vos besoins en termes d'organisation.

3. Cliquez sur ou <ENTREE> ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre également.

Précisions

Souhaitez-vous gérer les codes dossiers ? : en optant pour "Oui", vous pouvez rattacher chaque action à une affaire. Concrètement, vous activez les onglets Dossiers et Types dossiers dans le menu Fichiers.

Souhaitez-vous obliger la saisie des codes dossiers ? : si vous choisissez "Oui", il sera impossible de valider une action sans en avoir indiqué le dossier de rattachement.

Voulez-vous que le logiciel propose par défaut le libellé de l'action dans les commentaires ? : si vous répondez "Oui", en phase de création d'une action, le champ Commentaire sera automatiquement renseigné avec le libellé du code action choisi.

Souhaitez-vous indiquer les heures dans les actions à réaliser ? : si vous répondez "Oui", en phase de création d'une action, le champ Heure de l'action apparaît sous le champ Date de l'action, vous offrant ainsi la possibilité de programmer l'heure de réalisation de l'action.

Souhaitez-vous gérer les identifiants et les appels via Skype ? : si vous êtes utilisateur de Skype, cette option vous permet de saisir vos identifiants sur vos fiches contacts (nouveaux champs activés par l'option) et ainsi de générer les appels via Skype directement depuis idylis.com.

Est-ce que vos fichiers du type « Multi-contacts » sont exclusivement B2B ? : en fonction de si vous travaillez avec des sociétés ou des particuliers, cette option permet de contextualiser les libellés dans les fiches contacts (Raison sociale ou Société/Nom de famille).

Fichier de contact par défaut pour la recherche : si vous utilisez principalement un fichier de contact ("Clients" par exemple), cette option permet de sélectionner par défaut ce fichier quand vous lancez une recherche de contact dans le menu de recherche et création.

Envoi par email

Ces options permettent de gérer les envois d'email depuis le CRM.

Souhaitez-vous utiliser une adresse email de votre nom de domaine pour envoyer les emails ? : les emails sont envoyés par notre application. Pour éviter tout problème dans la remise du message, les emails sont envoyés avec une adresse email au nom de domaine : app@dailybiz.com. Si vous souhaitez pour plus de personnalisation, utiliser votre propre adresse email, vous pouvez activer cette option.

Code action lié à l'envoi d'un email (facultatif) : désigne l'action qui sera créée quand vous envoyez un email depuis la fiche des actions du contact. Le commentaire de l'action comprendra le corps du message envoyé.

Souhaitez-vous stocker les pièces jointes des emails dans les actions ? : si le message envoyé contient une ou des pièces jointes, elles seront enregistrées dans l'action (sous forme d'archive zip si plusieurs pièces jointes sont présentes).

Code action lié à une demande de rendez-vous (facultatif) : désigne l'action qui sera créée quand vous envoyez un email avec une demande de rendez-vous à partir de la fiche des évènements du contact ou directement depuis la fiche d'un évènement en particulier.

Paramétrage des numérotations automatiques

Ces options vous permettent de générer automatiquement la codification des dossiers et des fiches de fichiers de contacts à la création. Sinon vous devrez renseigner vous-même le code.

Options liées

Liens avec la gestion commerciale

Ces options peuvent vous intéresser si vous êtes abonné au module de Gestion commerciale. Elles vous permettent de faire apparaître vos pièces commerciales comme des actions réalisées dans le module CRM.

Vous pouvez choisir le(s) type(s) de document(s) d'origine, du devis à la facture, en passant par le devis archivé et l'avoir, et pour chacun :

• En-tête : reprendre sur la ligne de l'action réalisée les données de l'en-tête du document, à savoir son total HT et son objet.

• Détail : reprendre sur la ligne de l'action réalisée les articles composant le document.

• Seulement les documents validés : sont concernés les bons de livraison, factures (clients / fournisseurs), avoirs (clients / fournisseurs), bons de réception et commandes.

Lien avec les feuilles de temps

Ces options peuvent lorsque vous utilisez le module Feuilles de temps. Elles vous permettent de faire apparaître vos temps passés comme des actions réalisées dans le module CRM.

• Cumul de temps passés pour le client : le total des heures sera repris.

• Détail des temps passés par dossiers pour le client : les heures seront détaillées par affaire (dossier).

Lien avec notes de frais

Ces options peuvent vous intéresser dans l'utilisation du module Notes de frais. Elles vous permettent de faire figurer les frais réglés parmi les actions réalisées dans le module CRM.

Vous pourrez ainsi obtenir pour chaque affaire commerciale (dossier) une marge brute et une marge nette précises, tenant compte des frais engagés :

• Cumul des frais par client : la ligne d'action réalisée affichera le montant total des frais.

• Détail des frais par dossiers pour le client : quantité, montant unitaire et montant total seront détaillés par affaire (dossier).

Vous pouvez modifier ici les libellés des différents niveaux de l'entonnoir utilisés lors de l'édition et des actions liées.

L'entonnoir des ventes est une édition qui vous permet de mesurer votre activité commerciale (état de la prospection, probabilité de réussite, etc.). Sa mise en place requière deux opérations :

1. Création de niveaux d'entonnoir (que nous abordons ici).

2. Association des niveaux d'entonnoir aux codes actions dont vous souhaitez suivre l'évolution.

Au quotidien, la réalisation des actions dont le code est lié à un niveau d'entonnoir va venir alimenter l'édition "Entonnoir des ventes" sous la forme d'une pyramide inversée.