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Etat des lieux par contact.
Cette édition récapitule pour vous toutes les actions relatives à un contact.
Pour chaque ligne d'action, la fiche de suivi contient les informations suivantes :
Date planifiée de l'action
Code dossier
Utilisateur ayant créé l'action
Code de l'action
Libellé de l'action
Commentaire
Utilisateur chargé de la réalisation
Les critères d'affichage par défaut sont les actions à mener sur le mois en cours tous collaborateurs confondu mais vous pouvez les étendre ou les limiter.
Si le choix du fichier est sur Tous les fichiers multicontacts ou Tous les fichiers monocontacts, vous verrez s'afficher aussi les éventuelles personnalisations effectués sur ces fichiers (thèmes, champs...).
Les thèmes et champs s'affichent en fonction du niveau d'autorisation du profil de l'utilisateur.
Sélection du contact :
Complétez tous les champs qui peuvent vous servir de critères de recherche, en commençant par mettre un filtre sur le nom du fichier (prospects, clients, etc.), ce qui vous permettra d'afficher et de renseigner d'éventuels critères personnalisés propres audit fichier. Si vous souhaitez afficher tous vos contacts, toutes catégories confondues (clients, prospects, etc.), sélectionnez "Tous" dans le champ "Nom du fichier" et ne renseignez pas les autres.
Cliquez sur [Rechercher le contact]. La liste des contacts répondant à vos critères s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Si le contact recherché est introuvable, vous pouvez vous trouver dans l'un des cas suivants :
Vous cherchez un contact du fichier Prospects alors qu'il se trouve dans le fichier Clients suite au transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale.
Le contact appartient à un fichier de contacts paramétré comme n'étant pas visible par votre département de rattachement. Ce dernier est indiqué dans les paramètres de votre code collaborateur.
Plus simplement, dans le cas d'une fiche multi-contacts, la société existe mais sa liste de contacts est vide.
Cliquez sur le contact dont vous souhaitez suivre les actions en cours et/ou réalisées.
Sélection des actions : Définition des critères :
Indiquez la période ou cochez l'option Sans borne de date si vous ne visez pas une période en particulier.
Sélectionnez le collaborateur chargé de l'action, ou laissez le sélecteur sur "Tous" pour avoir une vue d'ensemble.
Options :
Indiquez si vous souhaitez afficher les actions à mener (uniquement), les actions à réaliser (uniquement) ou les deux.
Cochez l'option Afficher les données d'en-tête pour afficher les informations de la fiche contact (adresse, téléphone, e-mail, etc.).
Choisissez le format de sortie de l'édition.
Récapitulatif détaillé par fichier, code action, département, date de création / réalisation, collaborateur, contact (code, raison sociale et nom).
Cette édition vous apporte une vue par action plus ou moins détaillée, avec ou sans sous-totaux, et la possibilité d'ajouter ou de masquer des informations, telles que les critères personnalisés que vous pouvez utiliser en en-tête et/ou en ligne de contact.
Tout comme l'activité des collaborateurs, le détail des actions peut être exporté sous Excel™.
Sélectionnez le fichier de contacts si vous souhaitez focaliser l'édition sur les clients, les prospects ou tout autre cible.
Définition des critères :
Période : La période du mois en cours est enregistrée par défaut.
Code fiche : vous pouvez désigner un contact en particulier pour visualiser les actions le concernant.
Code action : vous pouvez cibler un type d'action en particulier.
Département : si vous avez rattaché vos collaborateurs à des "départements" (service, secteur géographique, etc.), il est possible ici d'en sélectionner un.
Collaborateur : vous retrouvez ici le nom et le prénom des utilisateurs d'idylis.com, ce qui vous permet d'éditer les actions incombant à un collaborateur donné.
Inclure les collaborateurs partis : lorsqu'un utilisateur est supprimé du logiciel (via le module Mon Compte), ses actions sont néanmoins conservées. Cette option vous permet par conséquent d'y accéder.
Si l'utilisateur est un vendeur, et qu'il est autorisé à visualiser tous les clients et prospects, lors d'une édition du détail des actions, que le fichier des prospects est sélectionné et que l'utilisateur en question clique sur la loupe à côté du critère "Code fiche", il visualise tous les prospects, pas seulement ceux liés au code vendeur de l'utilisateur.
3. Définition des ruptures :
Rupture 1 à 3 : une "rupture" vous permet de regrouper les actions par code fiche, code action ou collaborateur et d'obtenir les sous-totaux correspondants. L'utilisation de plusieurs ruptures permet un sous-classement des informations.*
Exemple :
Si la "Rupture 1" est le code action et la "Rupture 2" le collaborateur, l'édition sera présentée de la façon suivante : il y aura autant de tableaux qu'il y a de codes actions répondant aux critères et chaque tableau aura autant de lignes qu'il a de collaborateurs responsables des actions.
C'est donc un tri global par code action, puis par collaborateur. Si à l'inverse vous choisissez le collaborateur en première rupture et le code action en seconde, il y aura un tableau par collaborateur, puis pour chaque collaborateur, le détail par code action.
Rupture temporelle : vous ajoutez une rupture supplémentaire par date.
Exemple :
Si nous ajoutons à l'exemple précédent une rupture mensuelle (à condition d'avoir une période couvrant au moins deux mois), un même type d'action à mener sur juillet et sur août sera présenté sous la forme de deux tableaux consécutifs. Sans cette rupture temporelle, le code action est détaillé dans un seul tableau, avec 2 lignes, l'une pour juillet, l'autre pour août.
4. Options
Comme dans toutes les éditions proposées par idylis.com CRM, vous pouvez choisir de n'afficher que les actions à mener, ou que les actions réalisées ou encore les deux. Les colonnes "Date action" et "Date réalisation" de l'édition sont un moyen de les reconnaître.
5. Cliquez sur :
[Afficher] pour valider les critères et afficher l'édition. [Personnaliser l'impression] pour ajouter ou masquer des colonnes (voir le chapitre suivant). [Export Excel] pour générer l'édition au format Excel™.
L'utilisation de cette fonction vous permet de choisir les colonnes que vous désirez afficher ou masquer dans cette édition.
Diverses possibilités d'affichage s'affichent et vous devez cocher les cases selon votre besoin d'affichage de données. Parmi ces diverses colonnes proposées, voici la définition de quelques unes :
Contact :
Critères 1 à 9 : critères personnalisés du contact (une personne physique dans le cadre de fiche multi-contacts)
Fiche :
Critères 1 à 9 : critères personnalisés de l'en-tête du contact (la société dans le cadre de fiche multi-contacts)
Cliquez sur [Personnaliser l'impression].
Cochez et/ou décochez les informations que vous souhaitez afficher / masquer.
L'ordre des colonnes correspond à l'ordre dans lequel vous avez sélectionné les cases à cocher, par conséquent, si vous vous trompez, décochez puis recochez les cases dans le bon ordre.
Les choix seront conservés pour l'utilisateur ayant fait la modification, pour le fichier sélectionné jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur.
S'agissant d'une édition destinée à l'impression (sauf export Excel™), veillez à ne pas dépasser un certain nombre de colonnes sous peine d'affecter la lisibilité des tableaux.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
3. Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider votre personnalisation et revenir sur l'écran précédent.
Cette fonctionnalité vous permet de créer en une opération la même action pour tout ou partie des contacts d'un fichier.
Vous pourrez ensuite revenir sur chaque action pour la "réaliser". Si cette action a été définie comme élément déclencheur dans un processus, sa "réalisation" pourra générer à son tour d'autres actions.
Pour en savoir plus sur les processus, voir dans la partie "Fichiers" le chapitre "Processus" de votre aide en ligne.
Vous pouvez partager la réalisation d'une action entre divers collaborateurs :
Si plusieurs collaborateurs sont sélectionnés pour la réalisation des actions, quand vous cliquez sur [Valider] un message s'affiche vous proposant le partage de la réalisation des actions entre ces collaborateurs. Si vous choisissez le partage, les actions à réaliser se partagent de façon aléatoire pour tous les collaborateurs sélectionnés.
Si la répartition des actions pour les collaborateurs donne un reste, il faut l'affecter à une partie des collaborateurs pour que toutes les actions soient attribuées.
Exemple : 13 actions à générer pour 2 collaborateurs, il y aura une action en plus pour l'un des collaborateurs. 200 actions pour 7 collaborateurs, il y aura une action en plus pour 4 collaborateurs.
2. Si un seul collaborateur est sélectionné, lorsque vous cliquez sur [Valider], un message vous averti du nombre d'actions à générer. Vous devez alors confirmer si vous voulez la génération des ces actions pour ce collaborateur. Vous pouvez décider d'affecter les actions à d'autres collaborateurs.
Le tableau contient la plupart des informations liées aux tiers, de l'adresse au numéro de compte client (si vous utilisez idylis Gestion commerciale) en passant par les critères personnalisés que vous avez éventuellement mis en place.
Vous pouvez ainsi cibler de façon très pointue les contacts concernés par l'action à générer.
Nom du fichier : va déterminer le type de fichier visé.
Clients / Contacts - clients :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier ##gras##Clients##fin-gras## mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Prospects / Contacts - prospects :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier Prospects mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Fichiers multi-contacts / Contacts - fichiers multi-contacts :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts de vos fichiers de type multi-contacts mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Contacts - fichiers mono-contacts :
Ce type de fichier ne comportant qu'une fiche principale, ce sont les critères associés qui sont affichés.
Champ :
Contient les champs contenus dans le fichier que vous avez sélectionné (fiche principale ou détail fiche contact).
Le champ Date de création correspond à la date de création des contacts. Le champ Nom du fichier, vous permet de cibler les actions sur un fichier en particulier.
Le couple de colonnes Opérateur et Valeur :
Permet de cibler les contacts en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur ("égal à", "inférieur à", "contient", etc.) et d’une valeur.
Exemple :
Si vous souhaitez générer une action pour tous les contacts basés à Strasbourg, sur la ligne "Ville" vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "Strasbourg".
Connecteur en milieu de ligne :
Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces deux conditions doivent être remplies (il s’agit alors d’un "ET LOGIQUE") ou si l'une des deux suffit (il s’agit alors d’un "OU LOGIQUE").
Exemple :
Si vous indiquez que le champ Ville est égal à "strasbourg" OU "paris", vous visez les contacts à paris ou strasbourg, à savoir les deux. Tandis que si vous renseignez "strasbourg" ET "paris", vous n'aurez aucun résultat puisqu'il n'existe aucune ville nommée "strasbourgparis".
Utilisation du ET LOGIQUE : pour obtenir tous les contacts créés entre le 01/06/2011 et le 30/06/2011, vous devez renseigner pour le champ "Date de création", ">=" (supérieur ou égal) et "01 06 2019" suivi du connecteur "ET" "<=" (inférieur ou égal) et "30 06 2019".
Utilisation du OU LOGIQUE : si vous souhaitez cibler tous les contacts dont la famille est soit DET, soit GRO, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "DET" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "GRO". Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucun résultat n'aurait été affiché, sauf si le code famille "DETGRO" existait.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne. Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traitées prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Hormis les critères de sélection des contacts, qui sont facultatifs, les champs suivant doivent impérativement être renseignés :
Nom du fichier : le fichier de contact sélectionné conditionne le contenu du tableau.
En effet, les fichiers "Clients" et "Prospects", communs avec le module de Gestion commerciale, proposent d'autres critères tels que le mode de règlement ou la domiciliation bancaire.
Important : dans le cadre des fichiers multi-contacts, une action étant toujours associée à une personne, une société sans contact ne sera pas sélectionnée.
Date de l'action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.
Code de l'action à créer : il détermine la nature de l'action à mener. Un code action défini comme déclencheur dans un processus pourra engendrer la création des actions associées lors de sa réalisation.
Collaborateurs : il s'agit du collaborateur chargé de mener l'action à bien. Vous retrouvez ici la liste des collaborateurs classés par "département". Les utilisateurs qui n'ont pas été affectés à un département sont affichés dans la rubrique "Autres".
Une alerte vous informe du nombre de contacts impactés. Vous pouvez revenir sur vos critères en cliquant sur [Annuler] ou lancer le traitement [OK].
Exemple :
Vous souhaitez générer l'action "Envoi appel d'offre" pour tous les contacts de votre fichier multi-contacts "Fournisseurs".
Ce fichier contient 10 sociétés, chacune d'elle contenant 2 contacts, soit un total de 20 destinataires de l'appel d'offre.
Depuis le menu Traitements/Génération d'actions, sélectionnez le nom de fichier Fichiers multi-contacts.
En face du champ-critère "Nom du fichier", sélectionnez l'opérateur "=" et saisissez dans la cellule "Valeur" le nom de votre fichier Fournisseurs.
Sélectionnez le code action correspondant à l'envoi d'un appel d'offre.
Indiquez le(s) collaborateur(s) concerné(s).
Un message vous informe du nombre d'actions à créer, ici, comme votre fichier contient au total, toutes sociétés confondues, 20 contacts, 20 actions vont être créées pour chaque collaborateur indiqué.
Ce traitement permet de supprimer définitivement de la base de données les actions réalisées dont vous ne voulez plus garder l’historique.
La purge est définitive et est donc à manier avec une extrême précaution.
La purge peut s’effectuer selon les critères suivants :
fourchette de dates de réalisation
nom du fichier de contact
nom du collaborateur ayant réalisé l'action, avec possibilité d'inclure les utilisateurs qui ont été supprimés
Exemple : pour supprimer toutes les actions d’un mois donné, entrez les critères suivants :
Date de début / Date de fin : entrez les dates de début et de fin du mois considéré.
Nom du fichier : Tous.
Réalisées par : Tous.
Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.
Rappel :
Dans le menu Options/Divers, vous pouvez définir des liens avec les modules Gestion commerciale, Feuilles de temps et Notes de frais qui vont permettre de déclencher des actions de façon automatique.
Renseignez les critères de recherche du contact, puis cliquez sur .
Sélectionnez le contact.
Cliquez sur sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Renseignez les critères de recherche de votre contact.
Cliquez sur la ligne du tiers recherché.
Notez que la liste des événements pour le contact s'affiche.
Une recherche multicritères n'aboutira que si l'action recherchée contient tous les critères renseignés.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
Vous pouvez déplacer la popup des critère par "drag and drop".
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
Choisissez un autre critère, si vous le souhaitez, en cliquant sur la dénomination de celui s'affichant par défaut.
Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.
En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique que des filtres sont bien en cours.
La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Vous pouvez choisir les colonnes que vous désirez afficher ou masquer dans la liste des actions.
Les en-têtes de colonnes disponibles sont les suivantes :
Tous les champs utilisés comme colonnes d'une liste sont repris comme critères de recherche.
Vous visualisez et saisissez ici vos actions ou des actions à affecter à d'autres collaborateurs, si vous avez les droits utilisateur pour cela.
Vous pouvez afficher les actions à mener en utilisant les filtres pour cibler les actions selon votre besoin :
Par département, collaborateur, fichier de contacts et période. Vous pouvez aussi inclure les actions réalisées, les actions liées à des collaborateurs ne plus faisant partie de votre organisation.
Par défaut, les actions à mener s'affichent pour la semaine en cour, par collaborateur et son département de rattachement si celui-ci a été paramétré.
Pour créer des départements vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez également cocher l'option Afficher uniquement les actions en retard pour traiter ces actions en priorité, par exemple.
L'utilisateur administrateur est le seul autorisé à créer les droits d'accès aux diverses fonctions aux divers utilisateurs.
Sélectionnez les critères d'affichage.
Fichier : vous pouvez afficher les actions tous fichiers de contacts confondus (clients, prospects, etc.) ou préciser un fichier spécifique.
Département : il s'agit d'un filtre sur le groupe de collaborateurs (service, région, etc.). Si vous le renseignez, vous limitez la liste des actions à celles devant être réalisées par les collaborateurs de ce département ou, si vous avez indiquez un collaborateur, au collaborateur en question pour le département en question.
Collaborateur : la liste des collaborateurs sera liée au choix du département. Ce sont les collaborateurs chargés de mener les actions (champ réaliser par dans les paramètres de l'action). Les collaborateurs ne faisant plus partie de la société sont aussi disponibles mais pour visualiser leurs actions, vous devez aussi cocher la case d'option Inclure les collaborateurs partis.
Période du...au : cette fourchette de dates porte sur la date à laquelle l'action doit être réalisée.
Afficher les actions réalisées : permet d'étendre la liste des actions à celles qui ne sont plus à mener.
Afficher uniquement les actions en retard : limite l'affichage que sur ces actions.
La liste de toutes les actions enregistrés pour le contact sélectionné, selon les critères choisis, s'affiche dans la partie Evénements dans la partie inférieure de la fenêtre.
3. Définissez les critères d'affichage des événements :
Sélectionnez le Dossier / Opportunité : le choix est par défaut sur Tous.
Inclure les dossiers clôturés : vous pouvez cocher cette option pour consulter vos dossier classés comme clos.
Vous pouvez trier les actions en cliquant sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez utiliser comme clé de tri. Le premier clic affiche les données dans l'ordre croissant (une flèche montante apparaît à gauche de l'intitulé de colonne), un deuxième clic affiche les données dans l'ordre décroissant (flèche descendante).
Collaborateur ayant déclenché l'action - colonne Créée par, de votre tableau d'événements.
Collaborateur ayant réalisé l'action - colonne Responsable de l'action.
Date de réalisation effective - colonne Date de réalisation.
Dossier éventuellement associé - colonne Code dossier.
Pour gérer les dossiers, vous devez vous rendre dans le menu Options/Divers.
La fenêtre de saisie de l'action s'ouvre dans le mode de modification pour vous permettre de visualiser les commentaires et même de les modifier si besoin.
Attention aux blocages de popups de votre navigateur. Pour votre bonne utilisation et confort de nos modules, vous devez autoriser l'affichage de popups. Pensez à vérifier cela si la fenêtre de l'action ne s'affiche pas.
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire ;
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées ;
Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).
Les actions liées à d'autres modules idylis.com (pièces commerciales, feuilles de temps, notes de frais) sont considérées comme réalisées.
Saisissez les critères de votre choix disponibles dans les filtres de ciblage au dessus du tableau d'actions.
Vous serez positionné sur la fiche du contact correspondant l'action sélectionnée. L'action est ainsi visible dans son contexte depuis le tableau Evénements sous la fiche du tiers concerné par l'action.
Saisissez éventuellement des commentaires concernant votre action.
La date de réalisation, qui correspond obligatoirement à la date du jour, est précisée dans la colonne Date de réalisation du tableau des événements.
Lorsque vous êtes sur la fiche des actions, vous pouvez non seulement modifier ou réaliser des actions, mais en créer de nouvelles, pour le même contact.
Vous êtes positionné sur la liste de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Renseignez les différents champs.
Vous pourrez toujours modifier une action pas encore réalisée.
Généralement, l'action est enregistrée dans un premier temps et réalisée dans un second, parfois par une autre personne. L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi.
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ "Commentaire"
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées
Un rapport interne peut être envoyé (cf. paramètres du code action).
Date action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.
La date du jour s'affiche par défaut. Lorsque cette date est dépassée, l'action apparaît dans les Actions en retard.
Heure de l'action : ce champ est visible si vous l'avez activé dans le menu Options/Divers.
Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.).
A réaliser par : par défaut, c'est le nom du collaborateur connecté. Cette information n'est pas bloquante, un autre collaborateur pourra réaliser une action. Ce nom sera repris sur les e-mails d'alerte et les rapports de diffusion, mais là encore vous pourrez le modifier.
Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu 0ptions/ Divers.
L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Contacts & Evénements. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.
Les dossiers qui ont été clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.
Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.
Par défaut (si vous l'avez paramétré dans les options), le libellé du code action est repris ici. Vous pouvez bien évidement le compléter et/ou le modifier.
Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports.
Lorsque vous rouvrirez la fiche action après avoir rattaché un document, deux pictogrammes s'affichent :
Choix du processus : ce sélecteur est actif lorsque le code action choisi est l'"action déclencheur" d'un processus.
Lorsque vous sélectionnez un code action désignée comme "déclencheur" dans un processus, vous restez libre de ne pas rattacher l'action à un processus.
Processus à réaliser par : ce sélecteur, également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins venir modifier cette information en mode modification.
Si vous avez paramétré des champs complémentaires sur le fichier Actions, ils apparaissent en bas de l'écran.
Le bouton [Diffuser un rapport] permet d'envoyer un rapport de l'action par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs.
Vous pouvez utiliser cette fonction pour informer vos collaborateurs qu'une action a été menée à terme, lorsque celle-ci est réalisée et aussi lors de l'enregistrement de l'action, pour rappeler à un collaborateur qu'il devra la réaliser.
Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :
Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;
Celles qui ont été réalisées (seul le champ "Commentaire" peut être précisé ou rectifié).
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Vous êtes alors sur la fiche du tiers concerné par l'action sélectionnée. L'action s'affiche alors dans la liste des événements tout en bas de votre écran.
4. Effectuez vos modifications.
Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.
Rappel ! Vous pouvez mettre en place des liens avec les modules Gestion commerciale, Feuilles de temps et Notes de frais à partir du menu Options/Divers pour vous permettre de déclencher des actions de façon automatique.
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Depuis la liste des Evénements, vous avez trois options pour supprimer une action à période :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Cliquez sur la case cochée située dans la ligne de titre des colonnes de la liste<CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Vous pouvez masquer ou afficher des données selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Cochez et/ou décochez les champs que vous souhaitez voir s'afficher ou masquer dans votre liste des actions.
L'ordre des colonnes correspond à l'ordre dans lequel vous avez sélectionné les données, par conséquent, si vous vous trompez, vous devez décocher et recommencer les cases dans le bon ordre.
Les choix seront conservés par utilisateur et jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage. Si vous sélectionnez plus de champs que le tableau ne peut en contenir sur la taille standard de l'écran, vous aurez accès à un balayage horizontal.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer vos critères de sélection.
Cliquez sur .
Lorsque vous êtes sûr de vos critères, cliquez sur . La suppression est directe et sans message d'avertissement préalable.
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur le bouton ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> situé en dessous de la liste d'événements pour le contact.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères.
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Notez que le pictogramme prend la couleur noire pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif.
Le pictogramme (couleur du thème en cours) s'affiche sur le titre des colonnes relatives aux critères de recherche saisi. Bien évidement, si le filtre est appliqué sur une unique donnée, l'indication s'affichera sur une seule colonne.
Positionné sur la liste des contacts enregistrés, cliquez sur .
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant dans la partie inférieure gauche de votre interface, cliquez sur pour supprimer le filtre en cours.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application du filtre disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur la colonne du tableau concernant la ou les données où un filtre a été appliqué.
2. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur la flèche du sélecteur pour modifier votre critère ou sur pour effectuer une recherche plus ample ou même créer un nouveau dossier.
4. Cliquez sursur la ligne de l'action à consulter dans la liste d'événements.
Pour revenir sur la liste des actions vous devez cliquer sur [Annuler] tout en bas de la fenêtre. Mais attention, pensez à sauvegarder avant, en cliquant sur si vous avez effectué des modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur sur la ligne de l'action concernée.
Cliquez sur sur la ligne de l'action à réaliser.
Cochez l'option "Action réalisée" et cliquez sur pour finir.
Saisissez les critères de votre choix sur les filtres que vous souhaitez ou laissez les données par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.
Cliquez sur ou <INSER>.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder.
Cochez l'option "Action réalisée" puis sur pour la réaliser.
Vous pouvez créer un code dossier lors de la saisie de l'action, en cliquant sur devant le champ du code dossier puis sur .
Le pictogramme qui vous permet d'accéder au fichier joint.
Le pictogramme pour supprimer le fichier joint, tant que l'action n'a pas été réalisée.
Saisissez les critères de votre choix sur les filtres que vous souhaitez ou laissez les données par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.
2. Cliquez sur sur la ligne de l'action à modifier.
3. Cliquez sur sur la ligne à modifier.
5. Cliquez sur pour sauvegarder les modifications, ou cochez l'option "Action réalisée" avant puis sur pour réaliser l'action.
Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.
Cliquez sur ou <SUPPR> sur la ligne de l'action à supprimer.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur .
Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Cliquez sur .
Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélectionnez le fichier contenant le tiers concerné par l'événement.
Le choix est par défaut sur "Tous".
Vous pouvez cocher l'option "conserver la fenêtre de résultat de la recherche après sélection du contact" située en bas de votre fenêtre, avant de commencer votre recherche.
Cela maintiendra la fenêtre des contacts ouvertes de manière à ce que vous puissiez sélectionner un autre contact à tout moment.
L'avantage de laisser cette fenêtre ouverte, c'est de pouvoir voir plus de détails sur chacun de vos contacts enregistrés pour le tiers en question, comme leurs fonctions respectives dans l'organisation.
Vous pouvez changer de contact par le sélecteur tout en haut à gauche de votre fenêtre d'actions également, mais cela ne contiendra pas toutes les données enregistrées lors de la création du contact.
Saisissez le ou les critères de recherche de votre choix.
Pour trouver le tiers, vous pouvez utiliser n'importe quel champ comme critère et aussi plusieurs champs en même temps.
La recherche ici n'aboutit que si la fiche du tiers contient au moins un contact enregistré. Si votre tiers est bien enregistré, mais ne s'affiche pas, vous devez créer le contact. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la partie inférieure de votre interface.
Cliquez sur le bouton .
Un événement est toujours associé à un contact unique. En effet, soit un événement est associé à une fiche mono-contact, soit à un des collaborateurs d'une fiche multi-contacts.
Dès lors que vous avez ciblé un contact, l'historique des événements s'ouvre dans la fenêtre Actions pour contact (suivi du nom du contact sélectionné).
L'historique des événements peut s'afficher sur plusieurs pages. Vous remarquerez le compteur des pages toute en bas de la fenêtre.
La page affichée sera celle sélectionnée la dernière fois par l'utilisateur en cours. Autant le numéro de page, comme les filtres sélectionnés restent en place pour l'utilisateur ou l'utilisatrice les ayant configurés.
Saisissez les données que vous connaissez.
Saisissez une donnée composant le champ que vous avez choisi comme critère de recherche. Cette donnée peut être une partie d'un numéro de téléphone, une syllabe composant le nom de famille ou prénom ou n'importe quelle autre donnée.
Toutes les raisons sociales contenant "moi" ou contenant la syllabe "moi", vont s'afficher dans la liste. Cela peut représenter beaucoup des données affichées.
Une recherche multicritères n'aboutira que si le contact recherché contient tous les critères renseignés.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
La popup des critères s'affiche en bas de la fenêtre. Vous pouvez la déplacer par "drag and drop".
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
Choisissez un autre critère, si vous le souhaitez, en cliquant sur la dénomination de celui s'affichant par défaut.
b) Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.
En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique que des filtres sont bien en cours.
La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Sélectionnez un contact pour le tiers conseillé.
La case Même adresse de la fiche principale est cochée par défaut. Décochez-la et saisissez l'adresse de votre correspondant si son adresse est différente de celle du tiers.
Certifiez vous d'avoir bien choisi le contact de votre choix dans le sélecteur de contacts situé tout en haut à gauche.
Le code action doit être préalablement créé dans le menu Fichiers/Codes actions. Le code dossier peut être créé ici à partir en cliquant sur les trois petits points situés à droite du champ et ensuite sur l'option "Ajouter".
Vous pouvez visualiser ou supprimer un fichier attaché à tout moment. Tant que l'action n'est pas encore réalisée, elle reste modifiable.
En cochant l'option "Action réalisée", vous enregistrez l'action avec la date du jour comme la date de sa réalisation.
En effet, l'action peut être enregistrée dans un premier temps et réalisée plus tard, et même par une autre personne, cela dépendant de votre organisation.
L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi. Cela dépendra du code action utilisé et si c'est une action qui déclenche un processus.
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire.
Si un processus est en place, les actions associées seront créées.
Un rapport interne peut être envoyé (cf paramètres du code action).
Les actions dont les dates sont dépassées peuvent être consultées dans le menu Editions, Actions à mener non encore réalisées dans les éditions :
Détails des actions Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.). Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu Options/Divers.
L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Opportunités. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.
Les dossiers clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.
Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.
Par défaut (si vous l'avez paramétré dans le menu Options), le libellé du code action est repris ici. Vous pouvez bien sûr le compléter ou modifier.
Ce thème sera également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié au code action en cours. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins modifier ce processus.
Lorsque vous sélectionnez un code action désigné comme "déclencheur" dans un processus, vous restez libre de ne pas rattacher l'action à un processus.
Dans les paramètres du code action, vous pouvez décider qu'un rapport soit automatiquement envoyé par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs. Ce bouton vous permet de faire de même, lorsque vous le souhaitez. Les utilisateurs enregistrés s'affichent avec leurs adresses e-mails respectifs dans une arborescence hiérarchique. Vous les cochez selon votre choix et vous pouvez encore inclure un message d'introduction à votre rapport.
Vous ne pouvez plus modifier l'action après sa validation comme réalisée, à l'exception du champ Commentaire.
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées.
Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).
Les actions liées à d'autres modules (pièces commerciales, feuilles de temps, notes de frais) sont considérées comme réalisées.
Sélectionnez le contact.
Précisez ou modifiez les champs si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche de votre contact puis sur [Rechercher le contact].
Cliquez sur la ligne à sélectionner. Le tableau Liste des actions pour ce contact contient les événements associés au contact, soit par le biais d'actions, soit, si vous l'avez paramétré dans le menu Options/Divers, par la prise en compte d'opérations issues d'autres modules : création de documents commerciaux (du devis à la facture), saisie de temps sur le dossier client, notes de frais.
Lorsqu'une fiche contient plusieurs contacts (type multicontacts), vous pouvez naviguer entre les actions des différents contacts via le sélecteur Contact, tout en haut de l'écran.
Les colonnes reprennent au minimum les informations suivantes : - Date de réalisation prévue - Code action Hormis vos propres codes, vous pourrez constater des codes propres à Dailybiz si vous avez défini des actions liées à d'autres modules dans les options, par exemple : "Cumul de temps" / "Ligne de temps" lorsque l'action est liée au module Feuilles de temps. "Devis", "BR validé" ou encore "Commandes" quand l'action vient du module Gestion commerciale. "Cumul des frais" / "Détail des frais" pour les actions liées au module Notes de frais.
- Libellé du code action Pour les actions liées aux modules Feuilles de temps et Notes de frais, le libellé des lignes de cumul correspond au code et libellé du dossier. Le libellé des actions liées au module Gestion commerciale reprend quant à lui le numéro du document. Dans le cadre des devis, la précision "pas d'accord" ou "accord le" correspond au champ "Accord client le" sur le devis. - Collaborateur en charge de l'action (colonne A réaliser par) - Date de réalisation effective - Dossier éventuellement associé, si vous avez choisi de gérer les dossiers au niveau des options. Pour trier les actions, il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne qui doit servir de clé de tri. Un clic pour l'ordre croissant (une flèche montante apparaît à gauche de l'intitulé de colonne), deux clics pour l'ordre décroissant (flèche descendante).
Le sélecteur N° de ticket vous permet de filtrer la liste des actions par numéro de ticket.
L'option Inclure les numéros de ticket clôturés vous permet d'afficher ou de masquer les actions avec tickets clôturées.
Le sélecteur Dossiers en cours (en haut du tableau) permet de filtrer la liste des actions par dossier.
L'option Inclure les dossiers clôturés permet d'afficher ou de masquer les actions rattachées aux affaires clôturées.
Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :
Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;
Celles qui ont été réalisées (seul le champ Commentaire peut être précisé ou rectifié).
Renseignez les critères de recherche.
Cliquez sur la ligne du tiers recherché si celle-ci s'affiche. Sinon, cliquez sur [Rechercher] et effectuez une recherche ciblée.
Effectuez vos modifications.
Pour une action déjà réalisée, seule la zone commentaires reste modifiable.
Sauvegarder votre saisie laissant l'action toujours modifiable.
Sauvegarder et changer le statut de votre action - pas modifiable ultérieurement.
Si vous connaissez exactement l'orthographe d'une des données de votre tiers, il suffit de la saisir et cliquer sur .
Votre saisie doit correspondre aux données saisies telles qu'elles ont été enregistrées dans vos fichiers. Cliquez sur .
Un mot composant l'adresse e-mail ou la rue, par exemple. Cliquez sur . Exemple : Vous ne vous rappelez pas exactement comment cela a été enregistré, mais vous vous rappelez du mot "moi" dans la raison sociale. Saisissez-le tout simplement et cliquez sur <Entrée>.
Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez chercher le contact et cliquez directement sur. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> dans la fenêtre qui s'affiche et saisissez vos critères de recherche. Cliquez sur encore une fois.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères.
a) Cliquez sur.
c) Cliquez sur.
Notez que le pictogrammeprend la couleur noirepour vous indiquer qu'un filtre est bien actif.
Le pictogramme(couleur du thème en cours) s'affiche sur le titre des colonnes relatives aux critères de recherche saisi. Bien évidement, si le filtre est appliqué sur une unique donnée, l'indication s'affichera sur une seule colonne.
Positionné sur la liste des contacts enregistrés, cliquez sur .
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant dans la partie inférieure gauche de votre interface, cliquez sur pour supprimer le filtre en cours.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application du filtre disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur la colonne du tableau concernant la ou les données où un filtre a été appliqué.
Cliquez sur sur l'écran qui s'affiche.
Le logiciel ouvre la fiche du tiers en question. Dans cette fiche, cliquez sur dans la partie de gestion des contacts (partie inférieure de la fiche tiers) et créez le contact.
Cliquez sur pour enregistrer votre nouveau contact.
Pour revenir à la saisie de l'événement, cliquez sur ou <ECHAP>.
Cliquez sur ou <INSER> situé en bas de l'historique des événements ou tapez simplement sur la touche <INSER>.
Notez que vous pouvez encore sélectionner un autre contact dans le sélecteur de la fenêtre de saisie de l'action. Vous pouvez également modifier la date de l'action (date du jour par défaut) en cliquant directement sur le champs de saisie ou via le pictogramme .
Sélectionnez le code action et le code dossier ou cliquez surpour effectuer une recherche.
Cliquez sur le pictogramme ou utilisez la fonction de drop and drag si vous souhaitez attacher un fichier à votre action.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer l'historique sans réaliser l'action. Si vous souhaitez enregistrer et réaliser l'action en même temps, vous devez cocher l'option "Action réalisée" et ensuite sur le bouton .
Vous pouvez, à partir de la fenêtre de saisie d'une action, créer un nouveau code dossier. Pour cela, cliquez surensuite sur .
Créer votre dossier puis cliquez sur . Ce dossier sera automatiquement associé à votre action en cours pour le contact concerné et apparaîtra dans le sélecteur.
Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports. Lorsque vous rouvrirez la fiche action après l'avoir enregistrée, deux nouveaux symboles feront leur apparition : : pour indiquer la présence des fichiers joints et pour pouvoir les ouvrir. : pour supprimer le fichier joint, tant que l'action n'a pas été réalisée. Processus : vous pouvez déterminer ici, lorsque le code action choisi est du type action déclencheur", un processus de réalisation pour cette action.
Impression/Envoi : vous pouvez associer des modèles d'impression à une action, le sélectionner et l'imprimer ici. Dans ce thème vous pouvez également cliquer sur.
Renseignez les critères de recherche du contact, puis cliquez sur .
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne de l'action à réaliser.
Cochez la case "Action réalisée" puis cliquez sur .
Notez que le bouton contient une flèche de sélection à droite. En cliquant sur cette flèche vous pouvez choisir entre l'option de sauvegarder l'action ou sauvegarder et en créer une autre.
En effet, lorsque vous cliquez sur la flèche les deux options s'affichent.
Si l'action marquée comme réalisée est liée à un ticket de suivi et si vous avez paramétré cette option, un e-mail peut être automatiquement envoyé à votre contact pour l'informer de la clôture du ticket. Une fenêtre s'affiche pour vous permettre de personnaliser le contenu du message. Si vous avez paramétré la diffusion d'un rapport pour informer vos collaborateurs qu'une action a été terminée (également dans les paramètres du code action), une fenêtre prévue à cet effet s'affiche. Si vous n'avez pas opté pour une diffusion automatique, vous pouvez le faire manuellement en cliquant sur. Lorsqu'un rapport est diffusé, l'expéditeur est l'adresse actiongrc@dailybiz.com Toutefois, l'adresse mail de l'utilisateur qui diffuse le rapport est repris et permet aux autres utilisateurs de répondre directement leur interlocuteur.
Vous pouvez ajouter ou masquer des colonnes à l'aide du bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur sur la ligne à modifier sur le tableau des événements.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer votre action.
Cochez l'option "Action réalisée" et cliquez sur pour enregistrer votre action comme réalisée en même temps de son enregistrement.
Ici vous visualisez la liste des contacts pour lesquels il n'existe pas d'action de type "terminal", ou pas d'action du tout. Autrement dit, cette édition peut vous aider à détecter d'éventuelles failles : dossiers non clôturés et/ou personnes à recontacter.
Définir les critères d'affichage
Choisissez le code vendeur dans le sélecteur ou cliquez surpour effectuer une recherche. Vous pouvez laisser le sélecteur sur la valeur par défaut "Tous" si vous le souhaitez.
Cochez l'option Rupture par vendeurs si vous souhaitez afficher une page par vendeur dans l'affichage.
Cliquez sur pour afficher l'édition dans le format choisi. Ou sur [Export Excel] si vous le souhaitez.
