Vous créez ici les messages types que vous envoyez à vos contacts.
Vous pouvez par exemple définir une message type pour l'envoi d'une pièce commerciale à un client ou juste mettre en place votre signature quand c'est un message pour un sujet ponctuel.
La richesse d'options dans ce fichier, vous permet de rajouter des champs dynamiques dans l'objet de votre message. Il suffit de cliquer sur la zone de l'objet pour que la liste des champs disponibles s'affiche.
C'est un fichier qui peut vraiment vous faire gagner du temps lors de la gestion du quotidien de votre activité.
Sélectionnez le fichier "Messages types e-mails" en cliquant sur la flèche du sélecteur.
Cliquez sur le bouton ou <INSER> et commencez.
Choisissez le fichier auquel votre message type sera liée.
Le choix du fichier est important pour la cohérence des champs dynamiques qui seront donc relatifs au fichier choisi.
Par exemple, les champs dynamiques à votre disposition pour la composition de l'objet de votre message ne seront pas les mêmes selon votre choix de fichier.
Lorsque vous n'indiquez pas le fichier d'origine, tous les champs dynamiques s'afficheront.
4. Renseignez les champs.
L'adresse e-mail de l'expéditeur peut être celle de l'utilisateur en cours, ou alors une adresse générique.
Dans le premier cas, le logiciel va renseigner l'adresse email liée à l'utilisateur en cours. Dans le deuxième cas, vous devez modifier le choix par défaut par "Adresse générique" suffisant pour cela de cliquer sur cette désignation.
Le champ email se disponibilise à la saisie de l'adresse générique que vous souhaitez lier au message. Ce message affichera toujours l'adresse prédéfinie ici comme email émetteur.
5. Cliquez dans le champ Objet pour faire afficher la liste des champs dynamiques disponibles pour le fichier choisi.
Insérez les champs de votre choix :
Par exemple, en premier vous pouvez rajouter le champ dynamique Raison sociale de votre client, puis le nom du dossier (Formation, Intervention technique, numéro de ticket, etc.
Les champs dynamiques afficheront les informations compatibles dans l'objet du message. Vous pouvez aussi faire complémenter votre objet avec du texte libre.
6. Cliquez sur l'espace dédié à la rédaction de votre message.
La liste des champs dynamiques s'affichera à nouveau.
Vous pouvez par exemple, insérer le champ dynamique de civilité de l'expéditeur et du destinataire, etc.
Rédigez alors votre message en utilisant les fonctions d'édition texte riche disponibles, si vous le souhaitez.
7. Rajoutez une adresse e-mail de copie si vous souhaitez par exemple mettre quelqu'un de votre organisation en copie.
8. Modifiez à "oui" le choix de rajouter l'émetteur en copie ou en copie cachée, si tel est votre choix.
L'émetteur est toujours l'utilisateur en cours et donc son mail associé sera mis en copie.
9. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélectionnez le fichier "Messages e-mail type".
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du message que vous souhaitez modifier.
Effectuez vos modifications et cliquez sur ou <ENTREE>.
