Le générateur d’états vous permet de créer vos propres listes, personnalisées, en plus des éditions livrées avec votre logiciel. Vous disposez d'un filtre par type de ficher pour vérifier si parmi les éditions déjà paramétrées, il y en a une correspondant au résultat que vous souhaitez voir s'afficher.

Le générateur d’états vous permet d'ajouter vos propres états aux éditions standard.

Il est d'autant plus puissant qu'il contient, en plus des champs de l'application, tous les champs complémentaires que vous avez éventuellement paramétrés au niveau des fichiers de contacts (les champs "critères").

La possibilité d'exporter les éditions sous Excel constitue une source supplémentaire d'exploitation des données.

Le tableau liste toutes les éditions personnalisées déjà créées et sauvegardées par vous ou vos collaborateurs.

Pour créer une édition, vous choisissez le fichier source et les champs disponibles pour la génération de votre édition s'affichent. Nombreuses possibilités s'ouvrent avec le générateur, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.

Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.

Pour afficher une édition personnalisée vous devez tout d'abord sélectionner l'édition.

1. Cliquez sur ou <F4> situé sur la ligne de l'édition à afficher.

2. Choisissez le format de l'affichage.

3. Cliquez sur .

Votre navigateur ouvre une nouvelle fenêtre contenant le résultat de l'édition.

Pour l'imprimer, cliquez sur l'option "Imprimer" de votre navigateur.

L'utilisation du générateur est souple, n'hésitez pas à faire des tests, les afficher, et revenir sur les paramètres jusqu'à ce que l'édition vous convienne.

Vous pouvez filtrer votre liste par fichier pour vérifier si une édition répondant à votre besoin existe déjà.

Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer <ESPACE>.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur le pictogramme ou <CTRL><INSER> situé sur la ligne de l'édition souhaitée.

2. Effectuez des éventuelles modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Pour créer une édition, vous choisissez le fichier source et les champs disponibles pour la génération de votre édition s'affichent. Nombreuses possibilités s'ouvrent à vous, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.

Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.

Date de la pièce dans le fichier à éditer lignes d'articles des factures et avoirs clients et lignes d'articles des factures et avoirs fournisseurs :

Vous pouvez créer une édition de factures et avoirs ventes ou factures et avoirs achats en affichant la date de la pièce pour chaque pièce.

En effet, dans ces éditions des lignes d'articles vous pouvez ajouter le champ Date de la pièce afin de pouvoir filtrer les lignes en fonction de la date de la pièce.

Rechercher un code origine

1. Sélectionnez le fichier Origines.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur .

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur .

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

1. Cliquez sur ou <F4> situé sur la ligne de l'édition à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Les utilisateurs avec des connaissances poussées en informatique, notamment en SQL, peuvent lancer des requêtes sur leur base de données.

Il suffit de cliquer sur et ensuite changer le bouton dash, par défaut sur "Multicritères", en "SQL".

Le fichier principal changera en "Requête SQL". Vous pouvez choisir aussi le fichier dans lequel vous souhaitez effectuer votre requête.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier principal.

Le nom saisi figurera dans l'en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.

Lorsque vous sélectionnez le fichier, la liste de tous les champs contenus dans le fichier s'affiche. Ensuite, vous devez choisir les champs du fichier qui seront imprimés, éventuellement indiquer ceux qui seront totalisés, préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.

1. Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition.

Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.

Le pictogrammepermet de dupliquer une ligne de champ dans l'édition. Dans les lignes dupliquées les critères disponibles pour l'affichage commencent à partir de la premier colonne Opérateur.

Pour supprimer une ligne dupliquée, cliquez surde la ligne dupliquée.

1. Choisissez le type d'édition.

Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.

Liste : ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.

Graphique : si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).

Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :

Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).

Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).

1. Choisissez le format de l'édition et le mode d'affichage.

En cliquant sur "Enregistrer" vous enregistrez le générateur d'état que vous venez de paramétrer et vous le retrouvez dans la liste d'états. En cliquant sur "Afficher" vous affichez immédiatement l'édition qui sera également enregistrée dans votre liste des éditions du générateur.

Fonctions de paramétrage

Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.

Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.

Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.

Pour modifier l'ordre d’impression :

Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre ; un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.

Fonctions autres :

Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.

Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les informations trouvées soient triées.

Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal.

Rupture sur les champs de type date

Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année.

Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé.

Opérateur et Valeur

Vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.

Particularité Valeur Date relative

Lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.

La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :

JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours

Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.

Connecteur en milieu de ligne

Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquez ici si ces conditions s’ajoutent (il s’agit alors d’un « ET LOGIQUE ») ou si elles s’excluent (il s’agit alors d’un « OU LOGIQUE »).

ET LOGIQUE

Si vous souhaitez toutes les écritures dont le montant au débit est compris entre 100000 et 150000 euros, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « >= » (supérieur ou égal) et « 100.000 » suivi du connecteur « ET » et le second couple contiendra « <= » (inférieur ou égal) et « 150000 ».

OU LOGIQUE

Si vous souhaitez toutes les écritures dont le numéro de compte est soit 411220, soit 411280, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « = » (égal) et « 411220 » suivi du connecteur « OU » et le second couple contiendra « = » (égal) et « 411280 ». Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le « ET LOGIQUE », aucune écriture n'aurait été affichée car un numéro de compte ne peut être égal à deux valeurs simultanément.

Connecteur en fin de ligne

Ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.

Si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.

Uniquement les totaux

Cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.