Les fichiers clients et prospects sont composés des fiches principales. Dans ces fiches, vous avez la partie de Gestion des contacts et autres adresses dans laquelle vous pouvez gérer vos contacts.
Choisissez le fichier dans le sélecteur.
Cliquez sur le pictogramme sur ligne du tiers concerné par la création de votre contact. Dans la partie Gestion des contacts et autres adresses :
Cliquez sur ou <INSER>.
Une nouvelle fiche se déploie pour l'enregistrement du nouveau contact. La fiche du contact récupère l'adresse et les numéros de téléphone de la fiche principale (si ces données ont été enregistrées).
Si l'adresse du contact n'est pas la même, vous devez décocher l'option "Même adresse que celle de la fiche principale" et saisir la nouvelle adresse.
Renseignez les champs.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Un numéro de référence sera attribué automatiquement à votre nouveau contact.
Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste de tiers.
Pour créer votre contact et la fiche tiers simultanément, vous devez vous rendre dans le menu Contact & Evénements/Recherche & Création.
Sélectionnez le nom du fichier de rattachement.
Trois fichiers vous sont proposés pour le classement de votre contact : Clients, En attente de classement et Prospects.
Vous pouvez modifier les fichiers existants ou en créer d'autres à tout moment à partir du menu Fichiers/Fichiers - Gestion des fichiers de contacts.
Le fichier est de type mono-contact : Dans ce cas, renseignez les champs de la partie Informations contact (au minimum le Nom du contact).
Le fichier est de type multi-contacts : Renseignez également les champs de la partie Informations générales avec la raison sociale du tiers concerné par votre contact.
Renseignez la partie Informations contact, et la partie Informations générales.
Si vous avez créé des structures complémentaires, ces champs et thèmes s'affichent dans votre écran de création des contacts. Vous pouvez donc les utiliser pour créer votre contact.
Les thèmes et champs personnalisés s'affichent en fonction du niveau d'autorisation du profil de l'utilisateur.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cette fonction ouvre la fiche du tiers pour les éventuelles modifications ou même la création d'un nouveau contact pour pouvoir continuer votre travail sur la saisie d'une action concernant ce nouveau contact, par exemple.
Pour revenir où vous étiez, enregistrez vos éventuelles modifications en cliquant sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre ou sur la disquette en haut à droite de votre fiche, puis cliquez sur pour continuer votre action.
Le bouton vous lie à la fiche du tiers selon le fichier que vous avez sélectionné : clients ou prospects.
A partir du menu Contacts & Evénements/Recherche et création recherchez la fiche du tiers souhaité.
Sélectionnez le contact que vous venez de créer dans le sélecteur de contacts.
Vous pouvez alors créer l'action pour le contact en question.
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur dans la partie Gestion des contacts et autres adresses chez le client dans la partie inférieure de la fiche tiers et enregistrez.
Cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fiche et ensuite sur le pictogramme pour revenir sur vos actions pour le tiers en question.
Si vous sélectionnez un fichier de contact pour lequel des structures personnalisés ont été créées, vous visualiserez ces structures dans votre écran, si le niveau d'autorisation associé à votre profil d'utilisateur le permet. Les champs personnalisées peuvent être visualisés en utilisant les flèches d'expansion et réduction.
Le bouton dans votre menu Contacts & Evénements/Recherche & Création tiendra compte du contenu saisi dans les champs complémentaires.
Les thèmes et champs s'affichent en fonction du niveau d'autorisation du profil de l'utilisateur.
Sélectionnez le fichier cible.
Si vous souhaitez effectuer votre recherche dans tous les fichiers (clients, prospects, etc.), laissez le sélecteur sur la valeur par défaut "Tous".
Saisissez vos critères de recherche.
La recherche sera ciblé sur tous les critères que vous renseignez.
Cliquez sur .
Si vous avez préalablement coché l'option Conserver la fenêtre de résultat de la recherche après sélection d'un contact, la fenêtre restera ouverte, vous permettant ainsi d'enchaîner la saisie ou consultation des actions sur plusieurs contacts. Une fois que vous ayez trouvez sélectionné un premier contact sur une fiche tiers, vous pouvez à tout moment choisir un autre contact à partir du sélecteur en haut à gauche de votre écran, juste en-dessous du titre Recherche & Création. Donc à tout moment vous pouvez choisir un autre contact pour saisir un événement.
Si le contact recherché est introuvable, vous pouvez vous trouver dans l'un des cas suivants :
Exemple : a) Vous cherchez un contact d'un fichier, alors que vous avez sélectionné un autre fichier. Vous cherchez un contact dans le fichier Prospects alors qu'il se trouve dans le fichier Clients suite au transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale. b) Le contact appartient à un fichier dont votre département de rattachement n'a pas un droit d'accès autorisé par l'administrateur. c) Dans le cas d'une fiche multi-contacts, le tiers existe mais sa liste de contacts est vide.
Cliquez sur le tiers que vous souhaitez sélectionner.
Vous pouvez ensuite :
Cliquer sur le bouton de modification de la fiche et effectuer vos modifications ou compléter les informations de votre tiers et contacts déjà enregistrés pour ce tiers.
Envoyer un e-mail à votre contact (si le champ de l'adresse mail est renseigné) en cliquant sur.
Rechercher, ajouter, réaliser, modifier, supprimer une action.
Cliquez sur le bouton si vous souhaitez revenir sur les critères.
