Introduction

La fusion vous permet de générer un fichier de contacts à partir de plusieurs autres fichiers de contacts. Les fichiers sources sont conservés.

La création du fichier cible peut être soumise à des critères de dédoublonnage, permettant de regrouper les informations issues d'une même société.

Procédure à suivre

1. Parmi tous vos fichiers mono-contacts, cochez tous ceux que vous souhaitez voir fusionner dans un même fichier.

2. Saisissez le nom du futur fichier ainsi qu'un éventuel commentaire.

3. Dans les options de dédoublonnage, cochez autant de choix que vous le souhaitez :

• Même adresse e-mail : si plusieurs contacts ont la même adresse e-mail, ils seront groupés sur la même fiche.

• Même nom : si plusieurs contacts ont le même nom, ils seront groupés sur la même fiche.

• Même prénom : si plusieurs contacts ont le même prénom, ils seront groupés sur la même fiche.

Introduction

L'exportation consiste à générer un fichier Excel™ (au format CSV).

Le module CRM vous offre également la possibilité de constituer un fichier unique à partir de plusieurs fichiers de contacts via sa fonction de fusion.

Les fichiers à fusionner devront respecter le format imposé et être mono-contacts. Vous pourrez ensuite importer le fichier ainsi fusionné ou, si la fusion portait sur des fichiers déjà exportés, l'exploiter sur tout autre plateforme.

Procédure à suivre

Vous pouvez exporter et réutiliser tous les fichiers de contacts présents dans le module CRM, des fichiers standard clients et prospects aux autres fichiers mono ou multi-contacts que vous avez pu alimenter, par saisie ou par importation.

Dans le cas des fichiers multi-contacts, l'export génère deux fichiers, l'un contenant les informations d'en-tête (code fiche, raison sociale, coordonnées, etc.), l'autre celles des contacts au sein des sociétés.

1. Sélectionnez le fichier à exporter.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de validation.

Le fichier, au format Excel™, est automatiquement stocké dans votre dossier de téléchargement. Vous pouvez l'ouvrir directement depuis la boîte de dialogue qui s'affiche et l'enregistrer sous le nom ou le répertoire de votre choix.

Le nom du fichier source est conservé. Par exemple, si vous avez choisi d'exporter le fichier "Clients", celui-ci est exporté sous le nom "Clients.csv". Nous vous conseillons de l'enregistrer sous un autre nom pour vous y retrouver dans vos différents exports.

Introduction

CRM permet d'intégrer des contacts issus d'applications externes par le biais de sa fonction d'importation, et à l'inverse, d'extraire les fiches contacts pour vous permettre de les exploiter dans d'autres systèmes.

Un seul impératif pour l'importation : les données à rapatrier doivent être présentées dans un fichier Excel™ et respecter certaines normes (ordre des colonnes, nombre de caractères, etc.). Pour vous y aider, vous avez un modèle d'import pour les fichiers mono-contacts, un modèle pour les fichiers multi-contacts, un modèle pour les fichiers clients et un modèle pour les fichiers prospects.

Une fois l'importation effectuée, vous pourrez administrer toutes vos fiches, comme si elles avaient été directement saisies dans le logiciel. Elles seront rattachées au fichier que vous allez nommer et importer ici.

Préparer le fichier

Vous devez dans un premier temps préparer le fichier à importer. Il doit être au format XLS et comporter un certain nombre de colonnes, à l'image des modèles mis à votre disposition.

Au moment de l'importation, vous aurez trois possibilités :

1. Créer un nouveau fichier de contacts à partir de votre fichier, soit de type mono-contacts, soit de type multi-contacts.

2. Intégrer vos contacts dans le fichier clients.

3. Intégrer vos contacts dans le fichier prospects.

C'est au moment du choix - par défaut "Nouveau fichier" (solution n°1) - que les modèles d'import adéquats vous seront proposés en téléchargement.

Télécharger le fichier modèle

Si vous créez un nouveau fichier, cliquez sur le lien Modèle d'import pour les fichiers mono-contacts ou Modèle d'import pour les fichiers multi-contacts, en fonction du type d'informations à importer.

Si vous alimentez le fichier Clients ou Prospects, sélectionnez "Clients" ou "Prospects" dans la liste déroulante "Fichier", puis cliquez sur le lien qui s'affiche alors.

Enregistrer le modèle

Chaque modèle étant protégé pour son intégrité, vous devez l'enregistrer sous un autre nom, le plus explicite possible pour retrouver le fichier à importer plus facilement, par exemple "import_prospects_dailybiz_050422.xls".

A ce stade, vous pouvez vous déconnecter du module CRM pour préparer votre fichier.

Vous pouvez ouvrir votre fichier source et procéder par copier-coller pour alimenter votre fichier cible, destiné à être importé dans le module CRM.

IMPORTANT :

• Si vous n'utilisez pas des colonnes du modèle, laissez-les vides, mais ne les supprimez pas. Chaque colonne correspond à un champ. Un décalage dans la présentation induirait des erreurs importantes à l'importation.

• L'élargissement des colonnes n'a aucune incidence sur l'importation. En revanche, le nombre de caractères compris dans chaque colonne est limité (voir tableaux dans les paragraphes suivants). Toute donnée dépassant cette longueur sera tronquée à l'importation et le dernier caractère remplacé par "*", en guise de signe de coupure.

• Si des champs personnalisés ont été ajoutés par l'intermédiaires des personnalisations (champs personnalisés), ils doivent impérativement être ajoutés en tant que colonnes à la suite des colonnes présentes dans le modèle d'import. Le nom de la colonne doit être le même que le "Nom du champ" de la personnalisation.

Procédure à suivre

Une fois votre fichier de contacts prêt, vous pouvez l'importer, soit dans un fichier Clients ou Prospects, soit dans un nouveau fichier mono ou multi-contacts, qui sera créé pour l'occasion.

Tous vos fichiers, standard (clients et prospects), créés par importation et/ou créés manuellement, se retrouveront dans le menu Fichiers/Contacts.

1. Sélectionnez le fichier à importer.

Attention, celui-ci ne doit pas être en cours d'utilisation.

2. Cliquez sur [Choisissez un fichier].

Si vous avez choisi de créer un nouveau fichier, complétez le nom du fichier en question (ou conservez le nom du fichier importé, proposé par défaut) et saisissez un commentaire éventuel.

3. Cliquez sur [Importer].

4. Confirmez l'opération.

Si le programme détecte une incompatibilité entre idylis.com et le fichier à importer, une alerte vous invite à rectifier le fichier.

Si tout est conforme, les contacts sont importés. Cette opération peut être plus ou moins longue en fonction du volume de données et de la connexion internet que vous utilisez.

Une fois l'opération terminée, vous êtes informé du nombre de contacts qui ont été importés dans le fichier. Vous pouvez dès lors vous rendre sur le menu "Contacts" pour vérifier.

Précisions :

• Fichier : il s'agit du fichier destiné à intégrer vos contacts. Vous le retrouverez dans le menu Fichiers/Contacts.

• Si vous choisissez l'option "Nouveau", il portera le nom que vous allez renseigner dans le champ "Nom du fichier dans la liste des fichiers". En fonction du type d'informations dont vous disposez, vous allez importer un fichier de type mono- ou multi-contacts, formaté selon le modèle mis à votre disposition en téléchargement.

• Si vous sélectionnez "Clients" ou "Prospects", vos contacts seront également disponibles dans tous les autres modules.

Fichier à importer : il s'agit du fichier contenant les données à importer, formaté selon le modèle d'importation adéquat.

Cliquez sur [Choisissez un fichier] pour indiquer le chemin de votre fichier.

Nom du fichier dans la liste des fichiers : ce champ est visible si vous avez choisi l'option Nouveau fichier et vous permet de lui donner un nom.

Commentaire : ce champ est visible si vous avez choisi l'option "Nouveau fichier" et vous permet d'expliciter le nom que vous avez donné au fichier ou d'indiquer toute remarque pertinente pour l'utilisateur du module CRM.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les champs disponibles.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Critères

• Libellé : le nom du ciblage à créer (obligatoire).

• Date de début et date de fin : la période à prendre en compte pour les actions.

• Fichier : le fichier de contact ciblé (obligatoire).

• Code action : le code de l'action objet du ciblage (obligatoire).

Options

Vous pouvez indiquer si les actions à prendre en compte par le traitement, concernent :

• Les actions à mener et non encore réalisées.

• Les actions réalisées.

• Toutes les actions.

Ici vous effectuez plusieurs traitements en toute simplicité. De la Purge des actions réalisées au contrôle de la base de données.

Voici les traitements :

• Purge des actions réalisées

• Génération d'actions

• Imports - intégration de données

• Exports

• Fusions des fichiers

• Ciblage e-mailing

• Contrôle de la base de données

Cette fonction vous aide à créer un fichier de contact cible pour la diffusion d'un e-mailing. Le traitement utilise les données des actions enregistrées auprès de vos contacts pour générer le fichier.

Fichiers Clients

C'est le fichier clients, commun à toutes les modules Dailybiz où ce fichier existe. Il est de type multi-contacts, avec des champs supplémentaires spécifiques.

Ce modèle contient deux feuilles de calcul : l'une pour la fiche principale ("CLIENTS"), l'autre pour les contacts ("CONTACTS").

Feuille de calcul CLIENTS : concerne l'en-tête de la fiche multi-contacts (la raison sociale).

Ses colonnes sont les suivantes :

Feuille de calcul CONTACTS : concerne la liste des contacts de la fiche client.

Ses colonnes sont les suivantes :

Fichiers Prospects

C'est le fichier prospects commun à toutes les modules Dailybiz dans lesquels ce fichier existe. Il est de type multi-contacts, avec des champs supplémentaires spécifiques.

Ce modèle contient deux feuilles de calcul : une pour la fiche principale ("PROSPECTS"), l'autre pour les contacts ("CONTACTS").

Feuille de calcul PROSPECTS : concerne l'en-tête de la fiche multi-contacts (la raison sociale).

Ses colonnes sont les suivantes :

Feuille de calcul CONTACTS : concerne la liste des contacts de la fiche prospect.

Ses colonnes sont les suivantes :

Pour nettoyer l'historique des actions réalisés vous devez indiquer la période concerné.

Vous pouvez aussi indiquer le nom du fichier et le nom du collaborateur ou laisser le choix par défaut (Tous).

Notez que vous pouvez inclure les salariés partis en cochant l'option.

Une fois les critères renseignés, vous devez cliquer sur .

Dans la fiche d'un ciblage que vous avez créé, cliquez sur .

Confirmez la création du fichier de contact dans le module E-mailing. Un nouveau fichier de contact est créé.

Le fichier est nommé à partir du libellé du ciblage et de la date de génération du fichier. Cela vous permet de réutiliser plusieurs fois le même ciblage à des périodes différentes. Dans la fiche du fichier de contact, le descriptif reprend la liste des critères sélectionnés pour la création du fichier (type d'actions, code d'action, période, ...).

Votre but étant d'envoyer un e-mailing à tous les contacts que vous avez ciblé, il est important de s'assurer que pour chacun l'adresse e-mail soit bien renseignée.

Pour vérifier cela, cliquez sur .

Vous obtiendrez une édition avec la liste des contacts qui n'ont pas d'adresse e-mail. Vous pourrez ainsi rechercher la fiche du contact à partir de son code fiche, nom ou prénom et la compléter une fois l'information obtenue.

Le contrôle de la base de données permet de déceler les éventuelles incohérences qui peuvent se trouver dans les différents fichiers.

L'édition des résultats du contrôle de la base de données présente deux colonnes. La première est une référence qui pourra vous être demandée lors d'un appel à notre service d'assistance afin de vous répondre plus rapidement ; la seconde décrit la nature de l'incohérence relevée par le logiciel lors du contrôle.

Les incohérences relevées par le logiciel peuvent correspondre à un choix intentionnel de votre part.

En effet, vous pouvez tout à fait avoir décidé de détruire un code (action, dossier, contact, etc.) que vous n'utilisez plus ou qui a désormais un autre code.

Si, en revanche, les incohérences sont dues à la destruction, par inadvertance, d'une fiche client par exemple, vous pouvez remédier ces incohérences en recréant le client avec e même code, impérativement.

Cliquez sur .