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Pour modifier et/ou compléter les caractéristiques d'un tiers mais aussi, dans le cadre d'un fichier multi-contact, pour ajouter/modifier/supprimer des contacts chez un tiers, vous devez passer en mode modification.
Le transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale fait passer le tiers concerné du fichier Prospects au fichier Clients. Par conséquent, si vous ne trouvez plus un contact dans le fichier Prospects, il est fort probable qu'il soit devenu client.
Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez modifier un contact.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du contact à modifier.
Effectuez les modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez effectuer une recherche directement dans la fiche tiers, ou dans les contacts qu'elle contient.
Nous parlons bien évidement, d'un fichiers de type multi-contact.
Sélectionnez le fichier de contacts dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche. Utilisez pour cela le sélecteur de fichier.
Pour rechercher un tiers :
a) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
b) Renseignez les critères de recherche.
c) Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Pour rechercher les contacts enregistrés pour un tiers :
a) Cliquez sur sur la ligne du tiers dans lequel vous souhaitez rechercher un contact.
b) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> sous le tableau de gestion de contact situé tout en bas de votre écran.
c) Renseignez les critères de recherche.
d) Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Le module de CRM vous permet de faire passer un contact d'un fichier à un autre, avec ou sans ses champs personnalisés, sous le même code ou sous un code différent.
Exemple :
N'ayant eu que le nom d'un prospect, vous l'avez dans un premier temps créé dans un fichier de type mono-contact. Après un premier entretien, vous savez qu'il fait partie d'une société et vous avez obtenu les noms d'autres collaborateurs clés. Pour éviter de recréer ce contact dans un fichier de type multi-contact, vous allez simplement utiliser la fonction de "transfert".
Vous pouvez même transférer une fiche multi-contact vers un fichier de type mono-contact. Dans ce cas, votre logiciel crée autant de fiches qu'il y a de contacts dans la fiche d'origine.
Le transfert n'est pas une copie mais un déplacement de la fiche contact.
Seule exception : lorsque le code du contact à transférer existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez fusionner les deux fiches et choisir de conserver la fiche d'origine.
Le transfert est possible si le contact n'est pas mentionné dans une pièce commerciale. Si tel est le cas, le bouton n'est pas visible afin de conserver l'intégrité du flux d'informations.
Sélectionnez le fichier contenant le contact à transférer. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur sur la ligne du tiers concerné.
Cliquez sur .
Sélectionnez le fichier de destination puis rectifiez éventuellement le code de la fiche contact.
Exemple :
Le code de la fiche mono-contact "Dupont" devient "Auchan" dans la fiche multi-contact. Il faudra ensuite ajouter le collaborateur "Dupont" dans la liste des contacts de la société.
Le fichier de destination peut être le même, si vous souhaitez fusionner deux fiches. S'il s'agit du fichier Clients, cette opération est possible tant que le client n'a pas fait l'objet d'une facture ou d'un avoir dans le module de gestion commerciale.
Si des champs personnalisés ont été renseignés pour cette fiche, vous pouvez choisir de les transférer en même temps, sachant que les mêmes champs doivent avoir été paramétrés dans le fichier cible pour que leurs valeurs soient prises en compte.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si le code indiqué existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez décider de fusionner les deux fiches en répondant "OK" au message qui s'affiche alors, puis cochez les options qui vous conviennent.
Un prospect transféré vers le fichier clients ne peut pas être transféré dans le fichier prospects à nouveau.
Afin d'alléger vos listes de contacts, vous avez la possibilité d'archiver les entreprises qui ne sont plus actives mais qui doivent néanmoins être conservées à titre d'archive.
Pour modifier un contact archivé, il faut le désarchiver.
Sélectionnez le nom du fichier. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du contact concerné.
Cliquez sur .
La date d'archivage apparaît désormais sur la fiche ainsi que sur la liste des contacts.
Pour visualiser les tiers archivés en fin de liste, il vous suffit de personnaliser l'affichage des tableaux en cochant la case "Date d'archivage".
Voir le chapitre "Personnalisation des listes de contacts".
Sélectionnez le nom du fichier contenant le contact à désarchiver. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du tiers concerné.
Cliquez sur .
Pour supprimer des contacts, vous avez deux possibilités :
a) Supprimer la fiche tiers, et avec elle, tous les éventuels contacts qu'elle contient :
Comme il s'agit d'un fichier commun à quelques modules Dailybiz, comme la gestion commerciale, si vous supprimez un tiers ici, vous le supprimez aussi des autres modules pour lesquels vous êtes éventuellement abonnés.
b) Supprimer un contact dans la fiche tiers :
Dans ce cas aussi, le contact supprimé sera également supprimé des autres modules.
Sélectionnez le fichier dans lequel le(s) tier(s) à supprimer a(ont) été enregistré(s).
Utilisez le sélecteur de fichier pour cela.
Dans le tableau qui s'affiche utilisez une des méthodes ci-dessous selon votre choix :
Vous avez trois options pour supprimer des tiers :
Cliquez sur sur la ligne de la fiche à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichiers de contacts à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichier à supprimer à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes (en haut à droite de votre tableau) <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur .
Seuls les fichiers de type mono-contact peuvent être dupliqués.
Sélectionnez le fichier contenant le contact à dupliquer.
Cliquez sur sur la ligne du contact à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Deux contacts ne pouvant pas avoir le même code, vous devez le modifier.
Si vous utilisez le module de Gestion commerciale, seuls les fichiers Prospects et Clients sont communs aux deux applications.
Choisissez dans le sélecteur le fichiers, celui dans lequel vous souhaitez créer votre contact.
Trois fichiers de contact vous sont proposés par défaut et vous pouvez en créer d'autres.
Pour créer d'autres fichiers, rendez-vous dans le menu Fichiers/Fichiers.
Cliquez sur ou <INSER>.
La fiche de saisie qui s'affichera sera en relation directe avec votre choix de fichier : clients, prospects, saisie en vrac ou selon l'attribution mono-contact ou multi-contact que vous aurez attribué aux fichiers.
Saisissez les données du contact.
Si le fichier que vous avez choisi et du type multi-contacts, vous créerez un tiers (défini en en-tête de la fiche contact), puis autant de contacts que nécessaire.
En effet, vous aurez dans un premier temps une fiche de la société avec notamment comme champ obligatoire la Raison sociale.
Cliquez sur pour insérer les contact pour un tiers dont le fichier est de type multi-contact.
Vous trouverez dans la fiche de saisie l'option Même adresse que celle de la fiche principale cochée par défaut. Décochez-la si vous souhaitez indiquer une adresse différente pour votre contact.
Si vous avez choisi un fichier de type mono-contact, vous créerez directement un contact par fiche.
Vous saisirez dans ce cas le contact directement. Vous aurez par exemple le champ Nom de société comme champ facultatif.
En revanche au moins un des champs suivants doit être renseigné obligatoirement : le champ Nom ou Prénom ou Adresse e-mail.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez le paramétrer via le menu Options/Divers.
Champs supplémentaires : vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires à partir du menu Fichiers/Personnalisation. Ces champs s'afficheront alors dans le masque d'écran que vous aurez choisi et placé selon votre paramétrage.
Date d'archivage : ce champ précise éventuellement la date à laquelle le tiers a été archivé. Si tel est le cas, le bouton s'affiche dans la fiche du tiers. Code vendeur : vous pouvez affecter ce tiers à un collaborateur désigné comme "vendeur". Cette information pourra être exploitée dans vos filtres et recherches, mais vous permettra aussi de limiter l'accès de ce vendeur aux contacts qui lui auront été affectés (à condition qu'il ait été associé à un code utilisateur dans le paramétrage). Si un utilisateur-vendeur se connecte alors qu'il a été paramétré avec un accès limité, en création de fiches contacts, le champ Code vendeur est automatiquement complété avec son code et n'est pas modifiable. Identifiant / N° Skype : ces champs sont disponibles dans la partie de Gestion des contacts chez... de la fiche tiers si vous avez choisi de gérer les appels avec Skype™.
