Vous pouvez créer votre contact :

• Par le menu Contacts & Evénements

• Directement par le menu Fichiers/Contacts

Introduction

Vous paramétrez ici tous vos fichiers et données nécessaires à une utilisation fluide de votre module. Vous trouverez certaines tables fournies avec votre logiciel.

Tous vos contacts seront stockés dans des fichiers. Et vous pouvez créer et paramétrer les fichiers regroupant les types de contacts. Ce paramétrage vous permettra de créer vos contacts dont le contenu de la fiche de création dépendra du paramétrage de leur fichier de rattachement. Vous pouvez créer et conserver un nombre illimité de fichiers de contacts. Trois types de fichiers vous sont proposés par défaut :

• Clients

• Prospects

• Saisie en vrac

Si vous utilisez le module le module de Gestion commerciale, vous retrouverez vos contacts associés aux fichiers Prospects et Clients de votre module CRM. Saisie en vrac : c'est un fichier de type monocontact.

Le paramétrage des fichiers de contacts permet :

• D'autoriser un accès par départements : Exemple : vous bloquez l'accès du fichier "Prospects PACA" aux collaborateurs associés au département "Commerciaux IDF".

• D'ajouter des champs de saisie libre (les champs personnalisés) aux fiches contacts pour les personnaliser en fonction de vos besoins (chiffre d'affaires, masse salariale, etc.). Les données seront exploitables dans les critères de recherche et dans les éditions personnalisées.

• De spécifier s'il s'agit d'un fichier multi-contact ou mono-contact : Mono-contact : à une ligne du fichier correspond un contact ; comme dans la relation commerciale B to C ou avec des indépendants. Multi-contacts : plusieurs contacts peuvent être rattachés à un tiers ; c'est le cas classique du B to B où vous pouvez avoir plusieurs interlocuteurs.

• D'importer et exporter des contacts : Il vous sera toujours demandé de préciser le type de fichier. Deux modèles de tableau Excel™ d'import de données vous sont proposés en fonction du type de fichier : mono-contact ou multi-contacts.

Vous créez ici votre organisation en fichiers. Vous trouverez déjà certains fichiers préenregistrés et vous pouvez en créer d'autres.

Cette fonction ouvre la fiche du tiers pour les éventuelles modifications ou même la création d'un nouveau contact pour pouvoir continuer votre travail sur la saisie d'une action concernant ce nouveau contact, par exemple.

Pour revenir où vous étiez, enregistrez vos éventuelles modifications en cliquant sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre ou sur la disquette en haut à droite de votre fiche, puis cliquez sur pour continuer votre action.

Le bouton vous lie à la fiche du tiers selon le fichier que vous avez sélectionné : clients ou prospects.

1. A partir du menu Contacts & Evénements/Recherche et création recherchez la fiche du tiers souhaité.

5. Sélectionnez le contact que vous venez de créer dans le sélecteur de contacts.

Vous pouvez alors créer l'action pour le contact en question.

Si vous sélectionnez un fichier de contact pour lequel des structures personnalisés ont été créées, vous visualiserez ces structures dans votre écran, si le niveau d'autorisation associé à votre profil d'utilisateur le permet. Les champs personnalisées peuvent être visualisés en utilisant les flèches d'expansion et réduction.

Le bouton dans votre menu Contacts & Evénements/Recherche & Création tiendra compte du contenu saisi dans les champs complémentaires.

1. Sélectionnez le fichier cible.

Si vous souhaitez effectuer votre recherche dans tous les fichiers (clients, prospects, etc.), laissez le sélecteur sur la valeur par défaut "Tous".

1. Saisissez vos critères de recherche.

La recherche sera ciblé sur tous les critères que vous renseignez.

1. Cliquez sur .

Si vous avez préalablement coché l'option Conserver la fenêtre de résultat de la recherche après sélection d'un contact, la fenêtre restera ouverte, vous permettant ainsi d'enchaîner la saisie ou consultation des actions sur plusieurs contacts. Une fois que vous ayez trouvez sélectionné un premier contact sur une fiche tiers, vous pouvez à tout moment choisir un autre contact à partir du sélecteur en haut à gauche de votre écran, juste en-dessous du titre Recherche & Création. Donc à tout moment vous pouvez choisir un autre contact pour saisir un événement.

Un contact reste introuvable :

Si le contact recherché est introuvable, vous pouvez vous trouver dans l'un des cas suivants :

1. Cliquez sur le tiers que vous souhaitez sélectionner.

Vous pouvez ensuite :

• Cliquer sur le bouton de modification de la fiche et effectuer vos modifications ou compléter les informations de votre tiers et contacts déjà enregistrés pour ce tiers.

• Envoyer un e-mail à votre contact (si le champ de l'adresse mail est renseigné) en cliquant sur.

• Rechercher, ajouter, réaliser, modifier, supprimer une action.

Option 1 : créer un contact dans la fiche tiers

Les fichiers clients et prospects sont composés des fiches principales. Dans ces fiches, vous avez la partie de Gestion des contacts et autres adresses dans laquelle vous pouvez gérer vos contacts.

1. Choisissez le fichier dans le sélecteur.

2. Cliquez sur le pictogramme sur ligne du tiers concerné par la création de votre contact. Dans la partie Gestion des contacts et autres adresses :

3. Cliquez sur ou <INSER>.

Une nouvelle fiche se déploie pour l'enregistrement du nouveau contact. La fiche du contact récupère l'adresse et les numéros de téléphone de la fiche principale (si ces données ont été enregistrées).

Si l'adresse du contact n'est pas la même, vous devez décocher l'option "Même adresse que celle de la fiche principale" et saisir la nouvelle adresse.

1. Renseignez les champs.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Un numéro de référence sera attribué automatiquement à votre nouveau contact.

1. Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste de tiers.

Option 2 : créer une fiche tiers et un contact simultanément

Pour créer votre contact et la fiche tiers simultanément, vous devez vous rendre dans le menu Contact & Evénements/Recherche & Création.

2. Sélectionnez le nom du fichier de rattachement.

Trois fichiers vous sont proposés pour le classement de votre contact : Clients, En attente de classement et Prospects.

• Le fichier est de type mono-contact : Dans ce cas, renseignez les champs de la partie Informations contact (au minimum le Nom du contact).

• Le fichier est de type multi-contacts : Renseignez également les champs de la partie Informations générales avec la raison sociale du tiers concerné par votre contact.

1. Renseignez la partie Informations contact, et la partie Informations générales.

Si vous utilisez le module de Gestion commerciale, seuls les fichiers Prospects et Clients sont communs aux deux applications.

1. Choisissez dans le sélecteur le fichiers, celui dans lequel vous souhaitez créer votre contact.

Trois fichiers de contact vous sont proposés par défaut et vous pouvez en créer d'autres.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

La fiche de saisie qui s'affichera sera en relation directe avec votre choix de fichier : clients, prospects, saisie en vrac ou selon l'attribution mono-contact ou multi-contact que vous aurez attribué aux fichiers.

1. Saisissez les données du contact.

• Si le fichier que vous avez choisi et du type multi-contacts, vous créerez un tiers (défini en en-tête de la fiche contact), puis autant de contacts que nécessaire.

En effet, vous aurez dans un premier temps une fiche de la société avec notamment comme champ obligatoire la Raison sociale.

Créer un contact pour la fiche tiers

Cliquez sur pour insérer les contact pour un tiers dont le fichier est de type multi-contact.

• Si vous avez choisi un fichier de type mono-contact, vous créerez directement un contact par fiche.

Vous saisirez dans ce cas le contact directement. Vous aurez par exemple le champ Nom de société comme champ facultatif.

En revanche au moins un des champs suivants doit être renseigné obligatoirement : le champ Nom ou Prénom ou Adresse e-mail.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Précisions

Champs supplémentaires : vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires à partir du menu Fichiers/Personnalisation. Ces champs s'afficheront alors dans le masque d'écran que vous aurez choisi et placé selon votre paramétrage.

Pour modifier et/ou compléter les caractéristiques d'un tiers mais aussi, dans le cadre d'un fichier multi-contact, pour ajouter/modifier/supprimer des contacts chez un tiers, vous devez passer en mode modification.

1. Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez modifier un contact.

2. Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du contact à modifier.

3. Effectuez les modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Le module de CRM vous permet de faire passer un contact d'un fichier à un autre, avec ou sans ses champs personnalisés, sous le même code ou sous un code différent.

Vous pouvez même transférer une fiche multi-contact vers un fichier de type mono-contact. Dans ce cas, votre logiciel crée autant de fiches qu'il y a de contacts dans la fiche d'origine.

1. Sélectionnez le fichier contenant le contact à transférer. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.

2. Cliquez sur sur la ligne du tiers concerné.

3. Cliquez sur .

4. Sélectionnez le fichier de destination puis rectifiez éventuellement le code de la fiche contact.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Si le code indiqué existe déjà dans le fichier de destination, vous pouvez décider de fusionner les deux fiches en répondant "OK" au message qui s'affiche alors, puis cochez les options qui vous conviennent.

Archiver un tiers

Afin d'alléger vos listes de contacts, vous avez la possibilité d'archiver les entreprises qui ne sont plus actives mais qui doivent néanmoins être conservées à titre d'archive.

1. Sélectionnez le nom du fichier. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.

2. Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du contact concerné.

3. Cliquez sur .

La date d'archivage apparaît désormais sur la fiche ainsi que sur la liste des contacts.

Voir le chapitre "Personnalisation des listes de contacts".

Désarchiver un tiers

1. Sélectionnez le nom du fichier contenant le contact à désarchiver. La liste affiche alors tous les contacts de ce fichier.

2. Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du tiers concerné.

3. Cliquez sur .

Seuls les fichiers de type mono-contact peuvent être dupliqués.

1. Sélectionnez le fichier contenant le contact à dupliquer.

2. Cliquez sur sur la ligne du contact à dupliquer.

3. Effectuez les éventuelles modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Supprimer une fiche tiers

Pour supprimer des contacts, vous avez deux possibilités :

a) Supprimer la fiche tiers, et avec elle, tous les éventuels contacts qu'elle contient :

b) Supprimer un contact dans la fiche tiers :

1. Sélectionnez le fichier dans lequel le(s) tier(s) à supprimer a(ont) été enregistré(s).

Utilisez le sélecteur de fichier pour cela.

1. Dans le tableau qui s'affiche utilisez une des méthodes ci-dessous selon votre choix :

Vous avez trois options pour supprimer des tiers :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur sur la ligne de la fiche à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Sélectionnez tous les fichiers de contacts à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez tous les fichier à supprimer à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes (en haut à droite de votre tableau) <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de votre liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

1. Sélectionnez le fichier contenant la fiche tiers dans laquelle vous souhaitez personnaliser l'affichage de la liste des contacts.

2. Cliquez sur ou <F4> de la fiche tiers souhaité.

3. Rendez-vous à la partie "Gestion des contacts..." dans la partie inférieure de la fiche et cliquez sur.

Notez qu'une personnalisation par défaut est déjà paramétrée.

1. Cochez et/ou décochez les cases selon les données que vous souhaitez et/ou ne souhaitez pas voir s'afficher.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

1. Dans le sélecteur de "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Ajouter des données

Méthodes :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Sélectionnez le fichier de contacts dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche. Utilisez pour cela le sélecteur de fichier.

1. Pour rechercher un tiers :

a) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

b) Renseignez les critères de recherche.

c) Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

1. Pour rechercher les contacts enregistrés pour un tiers :

a) Cliquez sur sur la ligne du tiers dans lequel vous souhaitez rechercher un contact.

b) Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> sous le tableau de gestion de contact situé tout en bas de votre écran.

c) Renseignez les critères de recherche.

d) Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Votre module de CRM propose 3 fichiers préalablement créés pour que vous puissiez commencer à enregistrer vos contacts en toute sérénité.

• Clients

• Prospects

• Saisie en vrac

Les fichiers Clients et Prospects sont des fichiers multi-contacts. Vous créez donc votre contact principal (la fiche tiers) et dans la fiche du contact, vous pouvez créez autant de contacts que vous le souhaitez.

Le fichier Saisie en vrac est mono-contact, vous pouvez créer donc dans ce fichier contact par contact. Puis, à l'aide du bouton , placer le contact dans le fichier que vous indiquerez comme destinataire.

Pour supprimer des fichiers de contacts, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Sélectionnez tous les fichiers de contacts à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez tous les fichier à supprimer à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez faire une recherche par nom, date de mise à jour, commentaire ou nombre de contacts.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Renseignez les critères de recherche.

3. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du fichier à modifier.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Saisissez le nom du fichier.

3. Saisissez un commentaire.

1. Rajoutez un descriptif.

Le champ Descriptif, au même titre du champ Commentaire peut être important pour vous éclairer sur le contenu d'un fichier, lorsque vous en avez plusieurs types de fichiers de contacts créés.

1. Indiquez s'il s'agit d'un fichier de type B2B (sociétés) ou non.

Le choix par défaut est sur "Oui". Donc le fichier sera de type multicontact. Les tiers créés dans ce fichier vous permettront de créer des contacts dans la fiches principale du tiers.

Lorsque vous cliquez sur le bouton ratio "Non" vous indiquez que le fichier que vous créez est du type monocontact, sachant qu'en création de contacts, le masque de saisie sera différent selon l'option choisie :

• En mode multicontacts, vous créerez un tiers, puis autant de contacts que vous en aurez besoin, dans la fiche principale du tiers, dans la partie Gestion de contacts.

• En mode monocontact, vous créerez directement un contact par fiche.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez gérer ce fichier de contact par département.

Si vous gérez les départements au niveau de vos fiches collaborateurs, vous pouvez décider que ce fichier de contacts pourra être accessible à tous ou uniquement aux collaborateurs de tel ou tel département.

Pour implémenter le contrôle par département, répondez Non à la question "Ce fichier est-il visible par tous les départements ?", puis cochez les cases de votre choix.

1. Personnalisation des champs :

Les champs Libellé du critère... vous permettent d'ajouter des champs de saisie libre aux fiches contacts (catégorie socio-professionnelle, âge, etc.). Il vous suffit de remplacer les libellés par défaut Critère... par l'intitulé de votre choix, suivi du numéro du champ. Vous pouvez ainsi ajouter jusqu'à 9 champs personnalisés.

Grâce à ces champs supplémentaires, vous pourrez trouver vos contacts plus facilement, mieux cibler vos actions, affiner votre stratégie commerciale ou encore vos analyses.

Vous aurez donc deux parties concernant ces paramètres :

• Si votre fichier est multi-contacts, vous pouvez ajouter des champs à la fois sur le tiers principal et sur les contacts eux-mêmes.

• Si votre fichier est mono-contact, vous pouvez uniquement ajouter des champs au niveau du tiers/contact.

Tout élément faisant partie d'une liste est automatiquement intégré aux critères de recherche associés.

1. Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du fichier à dupliquer.

2. Effectuez les éventuelles modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous créez ici les dossiers et les opportunités liées.

La liste affiche vos dossiers en cours pas encore clôturés. Vous pouvez modifier et supprimer les dossiers dans votre liste.

Vous pouvez également personnaliser la liste concernant les données que vous souhaitez voir s'afficher.

Introduction

Codes actions : le type d’action définit la nature de l'événement. Tout événement se produisant entre l’entreprise et ses contacts est obligatoirement associé à un code action.

Exemples : audit, démonstration, formation, e-mail entrant, maintenance, etc.

Les codes actions sont essentiels car ils permettent notamment de caractériser vos actions, de les filtrer lors des éditions, d'effectuer des analyses, etc.

C'est au niveau du paramétrage des codes actions que vous allez pouvoir définir le comportement des actions :

• Action concernant un "Événement terminal ?"

• Action avec un "Niveau d'entonnoir", à des fins d'analyses.

• Action liée à des "collaborateurs spécifiques".

• Action liée à un "Compteur".

• Actions avec "Gestion de tickets"

• Actions générant une "Diffusion de rapport" déclenchant l'envoi automatique d'e-mails

• Action avec un lien avec le module de "Gestion commerciale".

• Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre tableau. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes du tableau : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez pour redimensionner la colonne de votre choix.

Vous pouvez avoir plusieurs dossiers et les associer à un type.

En effet, vous pouvez avoir plusieurs dossiers de type intervention technique, par exemple, ou commercial, etc.

Vous pouvez associer vos types de dossiers à vos "opportunités".

Ici vous avez la liste de vos utilisateurs qui sont aussi des collaborateurs dans votre entreprise.

Il n'est pas possible de créer la fiche d'un collaborateur ici.

En revanche, lorsque vous créez un utilisateur juste pour le sens collaborateur dans votre entreprise, si vous ne lui conférez pas des droits d'utilisation, il restera collaborateur et n'aura aucun cout supplémentaire.

Vous pourrez, par exemple, par la suite, en tant qu'utilisateur administrateur, saisir des ventes, des devis, des bons d'intervention et ainsi de suite, au nom du collaborateur en question.

Introduction

Un processus est un enchaînement d'actions déclenchées par la réalisation d'une action désignée comme "action déclencheur".

Atout indéniable en termes d'organisation, le processus permet la mise en place de procédures semi-automatisées très efficaces.

En phase d'exploitation, dès que vous sélectionnerez une action qui a été définie comme déclencheur dans un processus, vous aurez la possibilité de l'associer au processus et ainsi d'enclencher une série de traitements.

Des e-mails d'alerte pourront être générés en fonction du paramétrage des actions.

Exemple :

Vous souhaitez qu'une opération de phoning soit systématiquement suivie de l'envoi d'une documentation commerciale et d'une relance téléphonique. Il suffit de créer un processus dont le déclencheur sera l'action Phoning, suivie des actions Doc et Tel.

Le but est de pouvoir programmer d'autres actions suite à la relance initiale.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

1. Cliquez sur sur la ligne de l'action à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Un code action est défini par un code et un libellé et peut avoir une durée de vie.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les champs disponibles.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Précisions :

• Code actions : soyez le plus explicite possible car le libellé de l'action n'est pas toujours affiché dans les listes d'actions.

• Libellé : il est très important car il sera repris par défaut dans les rapports et emails éventuellement diffusés.

• Action utilisable du...au : vous déterminez la période de validité du code action.

• Commentaire : vous pouvez rajouter un commentaire pour définir encore un peu plus l'action que vous créez.

En effet, cela peut vous permettre dans le déclenchement d'une action de choisir le code souhaité.

Modèle d'impression par défaut

En indiquant un modèle d'impression lié à votre code action, lorsque vous utiliserez ce code action, ce modèle sera disponible en impression.

Événement terminal

Une action désignée comme étant un événement terminal clôturera le dossier auquel elle a été éventuellement rattachée.

Niveau d'entonnoir

Les niveaux d'entonnoir sont définis depuis le menu Options, Entonnoir. Ils permettent de dégager un pourcentage de réussite par famille d'action. Le résultat est visible depuis le menu Éditions, Entonnoir des ventes.

Collaborateurs spécifiques

Si vous choisissez limiter la création de cette action à des collaborateurs spécifiques, vous allez pouvoir les sélectionner ici.

Compteur

Vous pouvez lier votre action à un compteur. Renseigner le valeur du pas et définir de l'incrémenter ou le décrémenter.

Vous pouvez pré-paramétrer vos compteurs à partir du menu Fichiers, Divers, fichier Compteurs.

Gestions des tickets

idylis.com CRM vous permet d'affecter des numéros de tickets à des actions et de les communiquer par e-mail aux contacts concernés pour garantir une qualité de suivi optimale.

Exemple d'application : les actions liées à la hotline ou aux interventions de maintenance.

b) Définissez si le type d'action dont vous êtes en train de créer, permet la création d'un ticket.

Oui :

Prochain numéro : définissez le prochain numéro à partir duquel les tickets seront générés.

Préfixe : vous pouvez créer un préfixe pour le type d'action que vous êtes en train de créer. Cela vous permettra de reconnaître un type d'action plus facilement.

c) Définissez si oui ou non vous souhaitez envoyer des alertes e-mail aux interlocuteurs lors de la création et réalisation de l'action :

Oui :

Créez le texte de l'alerte pour l'ouverture du ticket :

Ajoutez les champs de votre choix.

Vous disposez ici d'un éditeur HTML simplifié pour pouvoir disposer des fonctions de mise en forme : police, taille, couleur texte, gras, italique, souligné.

Diffusion de rapport

Diffusion de rapport : vous avez la possibilité d'automatiser l'envoi d'un email à un ou plusieurs collaborateurs à la réalisation d'une action. Pour cela, sélectionnez l'option "Oui" en réponse à la dernière question "Souhaitez-vous que le rapport..." et composez votre liste de diffusion par défaut. Cochez les mails des collaborateurs concernés (ils sont classés par département). Cette liste pourra être modifiée au moment où l'action sera réalisée.

Lorsqu'un rapport est diffusé, l'expéditeur est l'adresse actiongrc@idylis.com

Toutefois, l'adresse mail de l'utilisateur qui diffuse le rapport est repris et permet aux autres utilisateurs de répondre directement leur interlocuteur.

Lien avec la gestion commerciale

Ici, vous pouvez paramétrer des liens avec le module idylis.com Gestion commerciale pour la génération des devis et factures.

En effet, suite à l'événement, vous pouvez générer ces pièces, soit à l'enregistrement de votre action, soit à la réalisation (aboutissement de l'action). Vous déterminez notamment le modèle d'impression de votre choix et/ou le code article.

L'option de dupliquer un code action, vous évite de la saisie, si vous souhaitez créer une action avec toutes ou presque toutes les caractéristiques de celle que vous dupliquez.

1. Cliquez sur sur la ligne de l'action à dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Renseignez les critères de recherche.

3. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Cliquez sur ou <ECHAP> pour fermer la fenêtre de recherche et revenir à la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé dans la partie inférieure gauche, en bas de votre liste.

2. Choisissez le fichier de sauvegarde de votre dossier.

1. Renseignez les champs.

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Ici vous pouvez affecter un statut à votre dossier :

• Actif

• En sommeil

• Gagné

• Perdu

Vous indiquez dans ce thème également d'autres informations importantes pour le traitement à donner au dossier :

Date d'aboutissement envisagée :

Cela vous permettra de gérer les actions à mener en utilisant cette donnée comme critère.

Niveau d'entonnoir :

Vous indiquez ici à quel niveau vous en êtes dans le traitement de votre opportunité.

Taux de confiance :

Vous indiquez en pourcentage, le taux de confiance pour l'opportunité en cours de traitement. Cela vous servira aussi comme donnée d'analyse.

Priorité

Dans ce thème, vous pouvez indiquer le niveau de priorité à donner au dossier.

Pour supprimer des codes actions, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

​Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché. Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue". Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée. L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste. A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter.

La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

​

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur sur la ligne du dossier à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

​Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

1. Cliquez sur ou <INSER> et renseignez le code et libellé de votre type de dossier.

2. Indiquez si le type de dossier sera affecté à des dossiers d'opportunité ou pas.

Le bouton est par défaut sur "Oui" et vous devez le modifier dans le cas contraire.

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée. L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également. Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter.

La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

​

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.

Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères. La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur .

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur .

Notez que le pictogramme prend la couleur noire pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi. Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :1 - Par la fenêtre de recherche :

a) Positionné sur la liste, cliquez sur .

b) Dans la petite fenêtre de critères s'affichant dans la partie inférieure gauche de votre interface, cliquez sur pour supprimer le filtre en cours.

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours. La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre , placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.

La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.

2 - Directement sur la liste :

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> situé sur la ligne du collaborateur souhaité.

2. Choisissez le département à l'aide de la flèche du sélecteur.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du collaborateur en question.

2. Renseignez la date ou cliquez sur le pictogramme pour la choisir.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les différents champs.

Le "code processus", l'"action déclencheur" et au moins une "action étape" avec le jour de son déclenchement sont obligatoires pour valider le processus.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Précisions :

Libellé : apparaîtra comme commentaire sur les fiches des actions générées par l'action déclencheur, avec le code du processus et sa date de création.

Exemple :

"Action issue du processus PROSP - Campagne de prospection - le 06/05/2011".

Créé par / Créé le : ces deux champs sont renseignés automatiquement avec le nom de l'utilisateur connecté à idylis.com et la date de création du processus.

Action déclencheur : lorsque cette action sera réalisée les suivantes (actions étape 1, 2, etc.) seront automatiquement créées.

Action étape 1 à 10 : sélectionnez, dans l'ordre chronologique souhaité, les événements qui doivent être déclenchés.

À déclencher : vous pouvez décider de la date de création des actions (le même jour que l'action déclencheur ->cochez la case "le même jour", ou à une date ultérieure -> décochez la case et saisissez le nombre de jours).

• Pour qu'une action déclenche les différentes étapes, elle doit être associée à un processus. Dans le cas contraire, son comportement est standard.

• Les actions / étapes sont déclenchées le jour de la réalisation de l'action déclencheur, mais leurs dates respectives sont fonction de ce que vous décidez ici, à savoir, le même jour ou à une date ultérieure, la date de référence étant toujours la date de réalisation de l'action déclencheur.

• Une fois déclenchées, les actions restent à réaliser. Si vous les avez paramétrées avec la diffusion d'un rapport, les personnes concernées pourront être automatiquement prévenues dès leur réalisation.

Introduction

Chaque collaborateur susceptible de saisir des actions doit être inscrit en tant qu’utilisateur idylis.com et avoir un accès au module CRM. Il doit donc disposer d’un identifiant.

Vous allez pouvoir gérer des groupes d'utilisateurs en précisant pour chaque collaborateur à quel département il appartient.

Si un utilisateur est supprimé, son historique en tant que collaborateur reste accessible dans le module CRM.

Pour visualiser les collaborateurs qui ne font plus partie de la société, cochez l'option Inclure les collaborateurs partis.

Modifier un collaborateur

Les nom, prénom et code utilisateur ne peuvent pas être modifiés. Seuls le code du département et l'éventuelle date de départ du collaborateur sont accessibles.

Pour modifier les informations liées au code utilisateur, rendez-vous dans le menu Utilisateurs du module Mon abonnement idylis.com votre espace abonné.

1. Cliquez sur sur la ligne du collaborateur dont vous souhaitez modifier les caractéristiques.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur

Supprimer un collaborateur

La suppression d'un collaborateur n'est possible que si son code utilisateur à été préalablement supprimé dans le module Mon Compte, menu Utilisateurs.

Une fois le code utilisateur des collaborateurs supprimés dans le module Mon abonnement idylis.com, vous avez trois modes de suppression des collaborateurs :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un collaborateur

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Associées aux fichiers Clients et Prospects, les familles de clients constituent une clef supplémentaire dans le cadre de certaines sélections et éditions. Elles sont néanmoins facultatives.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur .

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur .

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

Cette édition vous présente l'activité de vos collaborateurs par fichier de contact et sur un mois donné.

1. Définition des critères : a) Sélectionnez le collaborateur dont vous souhaitez suivre l'activité, ou laissez le sélecteur sur "Tous" pour avoir une vue d'ensemble de l'activité de vos collaborateurs. b) Cochez l'option Avec le détail par collaborateur pour que le nom du collaborateur apparaisse au regard de chaque ligne d'action. c) Cochez l'option Inclure les collaborateurs partis si vous le souhaitez. d) Choisissez éventuellement un fichier dans le sélecteur, le mois et l'année de votre intérêt.

2. Options : a) Indiquez si vous souhaitez afficher les actions à mener, les actions à réaliser, ou les deux. b) Choisissez le format de l'édition.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

[Export Excel] peut être utile si vous souhaitez par exemple, exporter les données vers un autre logiciel.

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> situé sur la ligne du type de dossier à modifier.

2. Effectuez les modifications et cliquez sur le bouton ou <ENTREE> ou sur le pictogramme situé en haut à droite de la fenêtre de modification.

Pour supprimer des processus, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Pour supprimer des familles de clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les champs "Code famille de client" (obligatoire et non modifiable) et "Libellé".

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne à modifier.

2. Modifiez le libellé.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous avez la possibilité de mentionner sur la fiche contact le code du vendeur en charge du tiers, ce qui vous permettra par la suite d'assurer un suivi des actions par commercial.

Le vendeur peut désigner un utilisateur, mais ce n'est pas une obligation. S'il est un utilisateur, vous indiquerez sa marge de manœuvre en termes d'accès aux données (tous les contacts ou seulement les "siens").

Ces codes peuvent aussi être directement renseignés dans les pièces commerciales.

Le mot "vendeur" doit être pris au sens large du terme.

Le code vendeur pourra être utilisé comme critère de recherche et de personnalisation des listes et éditions.

1. Sélectionnez le fichier Vendeurs.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Renseignez les champs obligatoires "Code vendeur", "Prénom" et "Nom".

4. S'il est utilisateur idylis.com CRM, indiquez son code utilisateur pour faire le lien avec la gestion des droits, puis précisez si son accès aux contacts est illimité ou restreint aux fiches sur lesquelles il est mentionné.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez le fichier Vendeurs.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur le pictogramme .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Pour afficher un autre critère que celui s'affichant par défaut lors de votre première recherche, cliquez sur la dénomination du critère. Les autres critères disponibles s'affichent.

Sinon, vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre des critères pour afficher les champs de recherche disponibles. Pour cela cliquez sur le pictogramme de maximisation et minimisationsitué en haut à droite de votre petite fenêtre de critères.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur .

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur .

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

2 - Directement sur le tableau d'affichage :

1. Sélectionnez le fichier Vendeurs.

2. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne à dupliquer.

3. Effectuez vos modifications. Un même vendeur ne pouvant avoir le même code deux fois, vous devez saisir un nouveau code.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez le fichier Vendeurs.

2. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne à modifier.

3. Modifiez ou complétez le libellé.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur situé sur la ligne du compteur à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Ici vous créez vos divers fichiers de base.

Sélectionnez le fichier Vendeurs.

Pour supprimer des vendeurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Le paramétrage d'un compteur permet de compter une valeur qui augmente ou diminue au fur et à mesure de la réalisation des actions liées à ce compteur.

Exemple : un compteur de ticket qui est incrémenté lors de la réalisation d'une action de facturation d'un contrat de maintenance et qui est décrémenté à chaque action de maintenance qui est réalisée.

Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

Pour supprimer des compteurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer <ESPACE>.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Choisissez le fichier Compteurs.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Renseignez les champs.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez autoriser la modification ou pas de l'incrément et décrément. L'option est par défaut sur le choix "non" et il suffit de cliquer sur le bouton dash pour l'autoriser.

Vous pouvez aussi activer la demande d'autorisation en cas de solde négatif en utilisant également le bouton dash.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne du compteur à dupliquer.

3. Saisissez le code du compteur.

4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche que vous souhaitez.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Modifier un département

Sélectionnez le fichier Départements.

a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du département à modifier.

b) Effectuez vos modifications.

c) Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les départements.

1. Sélectionnez Départements dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

1. Sélectionnez le fichier "Messages types e-mails" en cliquant sur la flèche du sélecteur.

2. Cliquez sur le bouton ou <INSER> et commencez.

3. Choisissez le fichier auquel votre message type sera liée.

Le choix du fichier est important pour la cohérence des champs dynamiques qui seront donc relatifs au fichier choisi.

Par exemple, les champs dynamiques à votre disposition pour la composition de l'objet de votre message ne seront pas les mêmes selon votre choix de fichier.

Lorsque vous n'indiquez pas le fichier d'origine, tous les champs dynamiques s'afficheront.

4. Renseignez les champs.

L'adresse e-mail de l'expéditeur peut être celle de l'utilisateur en cours, ou alors une adresse générique.

Dans le premier cas, le logiciel va renseigner l'adresse email liée à l'utilisateur en cours. Dans le deuxième cas, vous devez modifier le choix par défaut par "Adresse générique" suffisant pour cela de cliquer sur cette désignation.

Le champ email se disponibilise à la saisie de l'adresse générique que vous souhaitez lier au message. Ce message affichera toujours l'adresse prédéfinie ici comme email émetteur.

5. Cliquez dans le champ Objet pour faire afficher la liste des champs dynamiques disponibles pour le fichier choisi.

Insérez les champs de votre choix :

Par exemple, en premier vous pouvez rajouter le champ dynamique Raison sociale de votre client, puis le nom du dossier (Formation, Intervention technique, numéro de ticket, etc.

Les champs dynamiques afficheront les informations compatibles dans l'objet du message. Vous pouvez aussi faire complémenter votre objet avec du texte libre.

6. Cliquez sur l'espace dédié à la rédaction de votre message.

La liste des champs dynamiques s'affichera à nouveau.

Vous pouvez par exemple, insérer le champ dynamique de civilité de l'expéditeur et du destinataire, etc.

Rédigez alors votre message en utilisant les fonctions d'édition texte riche disponibles, si vous le souhaitez.

7. Rajoutez une adresse e-mail de copie si vous souhaitez par exemple mettre quelqu'un de votre organisation en copie.

8. Modifiez à "oui" le choix de rajouter l'émetteur en copie ou en copie cachée, si tel est votre choix.

L'émetteur est toujours l'utilisateur en cours et donc son mail associé sera mis en copie.

Vous créez ici les messages types que vous envoyez à vos contacts.

Vous pouvez par exemple définir une message type pour l'envoi d'une pièce commerciale à un client ou juste mettre en place votre signature quand c'est un message pour un sujet ponctuel.

La richesse d'options dans ce fichier, vous permet de rajouter des champs dynamiques dans l'objet de votre message. Il suffit de cliquer sur la zone de l'objet pour que la liste des champs disponibles s'affiche.

C'est un fichier qui peut vraiment vous faire gagner du temps lors de la gestion du quotidien de votre activité.

1. Sélectionnez le fichier Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du code à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez Départements dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Pour supprimer des départements, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Introduction

Les départements permettent de grouper les collaborateurs ayant le même poste, la même situation géographique ou effectuant des activités similaires au sein de l’entreprise.

Une fois les départements créés, vous pourrez les associer à vos collaborateurs.

Ils pourront servir de critères dans la recherche d'actions, mais aussi de droits d'accès aux contacts. En effet, dans les paramètres des fichiers de contacts, une option vous permet de limiter leur accès à tel ou tel département. Ainsi, pour tous les utilisateurs appartenant à un département non autorisé, ces fichiers ne seront même pas visibles.

1. Sélectionnez le fichier "Messages e-mail type".

2. Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du message que vous souhaitez modifier.

3. Effectuez vos modifications et cliquez sur ou <ENTREE>.

Sélectionnez le fichier Départements.

a) Cliquez sur ou <INSER>.

b) Renseignez les champs.

c) Cliquez sur ou <ENTREE>.

Introduction

Un modèle est une trame composée de "blocs" de textes et de blocs de données puisées dans la base, y compris les champs personnalisés. La création d'un modèle d'impression consiste donc en la définition et le positionnement des champs.

Un modèle se créée en trois étapes principales:

1. Définition du modèle par le choix du fichier cible, son nom et son libellé.

2. Mise en page.

3. Conception du document.

Vous pouvez définir qu'un modèle d'impression n'est plus utilisable. En effet, vous répondez non à la question "Souhaitez-vous utiliser ce modèle d'impression ?". De cette façon un modèle dont vous ne souhaitez plus faire usage ne figurera plus dans votre liste des modèles.

De plus, l'utilisateur administrateur peut définir des droits d'accès aux différents modèles d'impression à certains utilisateurs.

Dans le paramétrage des modèles d'impression, pour les champs Texte TVA Exportation et Texte TVA Autoliquidation, le logiciel vérifie une condition d'affichage liée au régime TVA de la pièce. Cette condition n'est pas paramétrable par l'utilisateur.

Lorsque ces deux champs sont ajoutés au modèle d'impression, les conditions sont vérifiées et le texte s'affiche en fonction du régime TVA de la pièce :

Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (exportations hors CEE)" alors le contenu du champ est affiché. Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (intracommunautaire)" alors le contenu du champ est affiché.

Créer un modèle d'impression

Définition du modèle

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

3. Sélectionnez le Fichier d'origine pour la création de votre modèle.

4. Saisissez un nom pour votre modèle.

7. Cliquez sur [Ajouter un champ]. Utilisez d'autres boutons selon le besoin de votre création.

Rajouter un logo dans un modèle d'impression

Que vous soyez en train de modifier un modèle d'impression existant ou en train de créer un nouveau modèle, voici ce que vous devez faire préalablement :

b) Cliquez sur le menu Sociétés rattachées.

d) Cliquez sur [Choisissez un fichier] dans la partie Fichier logo pour les impressions de la fiche de la société de la définition souhaitée.

e) Téléchargez votre logo.

Etape 1 :

Insérer le champ logo dans votre document :

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

2. Cliquez sur [Ajouter un champ].

3. Dans le choix du champ, vous devez sélectionner : Source : Société Nom du champ : Logo ou Logo haute définition (selon le fichier que vous avez préalablement téléchargé dans le module Mon compte, Sociétés rattachés. Ensuite, vous pouvez indiquer les coordonnées et le cadre d'affichage de votre logo dans le document ou simplement passer à l'étape suivante ci-dessous.

4. Cliquez sur [Valider] <Entrée>. Vous serez de retour sur le modèle proprement dit. Notez que le champ logo s'affiche en haut à gauche dans votre document. Peut-être même sur un champ déjà existant.

5. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo que vous venez d'insérer dans votre document et placez-le par la technique "drag and drop" (glisser/déposer) dans la partie du document dans laquelle vous souhaitez l'afficher. Vous remarquerez que les coordonnées du logo s'affichent quand vous cliquez sur le champ. Le premier chiffre indique l'emplacement du champ dans le document et les deux derniers l'hauteur et largeur du logo.

6. Cliquez sur [Visualiser] pour tester le résultat. Si le résultat ne vous plaît pas (logo trop étiré, aplati, etc) vous avez deux options pour ajuster l'affichage de votre logo. Nous les décrivons dans l'étape 2, ci-dessous : Ajuster votre logo

7. Fermez la page d'affichage de votre document.

Etape 2 :

Ajuster votre logo :

Mode 1 :

Coordonnées :

2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo.

3. Cliquez sur [Modifier un champ].

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous avez des paramètres comme les coordonnées (placement dans le document) et taille de votre logo (hauteur et largeur).

1. Indiquez les coordonnées.

3. Fermez la page d'affichage du document.

Mode 2 :

Ajustement manuel :

2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo. Notez qu'une petite flèche rouge s'affiche sur le coin inférieur droit du champ.

3. Cliquez sur la flèche rouge et tirez dans le sens de la largeur et/ou de la hauteur pour ajuster votre logo.

4. Cliquez sur [Visualiser]. Si le résultat ne vous convient pas fermez la page d'affichage de votre document et recommencez l'ajustement manuel en cliquant à nouveau sur le champ logo et en tirant sur la flèche rouge comme décrit ci-dessus.

5. Fermez la page d'affichage du document.

Modifier un modèle d'impression

1. Sélectionnez le fichier Modèles d'impression.

3. Effectuez vos modifications.

Dupliquer un modèle d'impression

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

3. Saisissez le code de votre nouveau modèle.

4. Effectuez les modifications.

Supprimer un modèle d'impression

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Pour supprimer des modèles d'impression, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Introduction

La "personnalisation", vous permet d'ajouter des champs spécifiques à votre activité.

Dans idylis.com CRM, vous pouvez ainsi personnaliser les fichiers suivants :

• Actions

• Collaborateurs

• Contacts

• Multicontacts

• Prospects

• Vendeurs

• Dossiers divers

• Interface d'accueil*

*Vous trouverez toute l'aide nécessaire à la personnalisation de votre Interface d'accueil dans le chapitre "Prise en main" de votre aide en ligne.

En termes de présentation, les champs personnalisés peuvent figurer sur vos fiches sans thématique particulière ou encore groupés par thème. Dans ce cas, vous procéderez en deux temps :

1. Création du "thème" (titre de la rubrique personnalisée).

2. Création des champs par thème.

Pour faire partie d'une même rubrique, les champs doivent être associés au même thème.

1. Sélectionnez le fichier Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <CTRL><INSER>.

3. Effectuez les éventuelles modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

L’origine permet de savoir comment le contact a connu l’entreprise : bouche à oreille, publicité internet, salon, etc.

Sélectionnez le fichier Origines.

Pour créer des origines, vous avez deux options :

a) Mode création :

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

b) Saisie au kilomètre :

1. Cliquez sur ou <ALT><INSER>.

En effet, lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation (voir l'item b ci-dessous) et insérez une nouvelle ligne de saisie par la même action.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus saisir.

2. Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne.

Créer un champ

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer des champs. Le fichier Contacts correspond aux fiches mono-contacts, à savoir celles que vous retrouvez dans le fichier "Saisie en vrac" et autres fichiers additionnels de type mono-contacts.

2. Sélectionnez l'objet Champs dans le sélecteur.

3. Cliquez sur ou <INSER>.

4. Renseignez les différentes zones.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Précisions

Thème : pour des besoins de mise en page et d'organisation de l'information, vous pouvez rattacher ce champ à un thème (cadre, rubrique), aux côtés d'autres champs de même catégorie. Le sélecteur propose tous les thèmes associés au fichier préalablement choisi.

Ordre de saisie dans le thème : champ numérique qui indique la position du champ par rapport aux autres.

Nom du champ : c’est le libellé du champ tel qu’il apparaîtra lors de la saisie des données dans la fiche.

Champ calculé :

Si vous définissez de créer un champ calculé, vous devez indiquer la formule. Vous pouvez indiquer alors des conditions pour l'application de ce calcul. Le champ en question affichera le résultat trouvé.

Type : il s'agit de définir le type de valeurs qui vont alimenter le champ.

• Alphanumérique : l’utilisateur pourra saisir tous les caractères possibles dans le champ.

• Numérique : l’utilisateur ne pourra saisir que des nombres.

• Nombre de décimales / Séparateur de milliers : si le champ est de type numérique, vous pouvez préciser ces informations. Elles auront un impact sur les valeurs saisies.

• Adresse e-mail : si le champ est défini comme contenant un e-mail, un contrôle sera fait sur la présence du symbole "@".

• Taille de saisie du champ : c’est le nombre de caractères maximum autorisés pour la saisie du champ. Pour un meilleur confort visuel, la zone affichée ne dépassera jamais l'équivalent de 7 lignes. Toutefois, si la taille de saisie est supérieure, vous pourrez faire défiler le texte grâce au scroll vertical.

• Valeur par défaut : par défaut, le champ contiendra toujours la valeur renseignée ici. L'utilisateur pourra la conserver ou la remplacer par une autre (s'il y est autorisé).

• Date : si le champ est de type "date", un contrôle sera fait sur le format indiqué.

• Format de la date à l'impression : vous choisissez dans le sélecteur le format que vous souhaitez.

• Image du fichier : l'utilisateur pourra attacher un fichier à la fiche. En utilisant le . Il suffira pour le remplacer de le supprimer et d'en sélectionner un nouveau.

• Liste de valeurs : l'utilisateur entre ses propres valeurs mais devra choisir parmi la liste que vous lui aurez indiquée ici. Les options apparaîtront dans l’ordre dans lequel vous les aurez saisies, séparées par une virgule.

Présentation des valeurs : cette donnée n’est accessible que si le champ est de type "Liste de valeurs". Il permet de choisir entre un affichage dans un sélecteur (plutôt pour les listes longues) ou par boutons radio (pour les listes courtes, par exemple "oui" / "non").

Ce champ est-il obligatoire ?

S'il l'est, la fiche ne pourra être enregistrée tant que ce champ ne sera pas renseigné.

Niveau d’autorisation : à chaque champ peut être affecté un niveau d’autorisation, qui va correspondre, dans la mise en place des profils utilisateurs, à un droit de visualisation et/ou de modification du champ.

Exemple :

Dans la fiche des contacts, vous souhaitez que votre champ complémentaire "Téléphone en cas d'urgence" ne soit accessible qu'à votre Directeur commercial.

1. Vous choisissez ici un niveau d'autorisation 5.

2. Vous créez par ailleurs un profil utilisateurs (module Mon compte) pour le CRM en cochant successivement les fonctions "Contacts" / "Liste des contacts" / "Editer" / "Fiche complémentaire" / "Visualisation des données de niveau 5" et "Modification des données de niveau 5".

3. Vous associez ce profil à la fiche utilisateur du Directeur commercial.

Filtre d'affichage : il vous permet d'afficher le champ sur certaines fiches seulement, en fonction des critères renseignés ici. Par exemple, si vous spécifiez "Code postal" "=" "67000", ce champ ne concernera que les clients situés à Strasbourg. Les possibilités sont d'autant plus nombreuses que vous pouvez utiliser vos "critères personnalisés" en plus des critères standard (adresse, code client, mode de règlement, etc.).

Exemples :

1) Les activités sportives :

Si vous souhaitez mémoriser les informations concernant les sports pratiqués par vos clients, vous pouvez, selon vos besoins et le profil de votre clientèle, soit créer un thème global "Activités sportives", soit détailler les sports par thèmes ("Tennis", "Fitness", etc.).

Dans le premier cas, vous créerez les champs suivants :

• Champ n°1 :

  • Thème : Activités sportives

  • Ordre : 1

  • Nom du champ : Sport pratiqué

  • Type : Alphanumérique

  • Taille : 25

• Champ n°2 :

  • Thème : Activités sportives

  • Ordre : 2

  • Nom du champ : Niveau

  • Type : Liste de valeurs (Débutant, Intermédiaire, Expérimenté)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

• Champ n°3 :

  • Thème : Activités sportives

  • Ordre : 3

  • Nom du champ : Fréquence

  • Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

Dans le second cas, vous créerez les champs suivants :

• Champ n°1 :

  • Thème : Tennis

  • Ordre : 1

  • Nom du champ : Niveau

  • Type : Liste de valeurs (Débutant,Intermédiaire,Expérimenté)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

• Champ n°2 :

  • Thème : Tennis

  • Ordre : 2

  • Nom du champ : Fréquence

  • Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

• Champ n°3 :

  • Thème : Fitness

  • Ordre : 1

  • Nom du champ : Niveau

  • Type : Liste de valeurs (Débutant, Intermédiaire, Expérimenté)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

• Champ n°4 :

  • Thème : Fitness

  • Ordre : 2

  • Nom du champ : Fréquence

  • Type : Liste de valeurs (Plus d'une fois par semaine, Une fois par semaine, Une fois par mois, Autre)

  • Présentation des valeurs : Dans un sélecteur

2) Les tranches d’âge d’un contact.

Dans ce cas, il s’agit d’un champ de type "Liste de valeurs". Les différentes tranches devront être saisies de la manière suivante dans le pavé de texte correspondant :

• Moins de 18 ans, De 18 à 25 ans, De 26 à 30 ans, De 31 à 40 ans, Plus de 40 ans"

Modifier un champ

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez modifier des champs.

2. Sélectionnez l'objet Champs.

4. Effectuez les modifications nécessaires.

Dupliquer un champ

La duplication vous permet de créer un nouvel élément en adaptant des paramètres existants. Vous gagnez du temps !

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez dupliquer des champs.

2. Sélectionnez l'objet Champs.

Exemple :

Vous dupliquez le champ Adresse de livraison pour ajouter le champ Adresse de facturation. Il est ici utile que le contenu du champ d'origine soit repris dans le nouveau champ, quitte à le modifier lorsque nécessaire.

4. Adaptez les paramètres d'origine selon vos besoins.

Supprimer un champ

Vous ne pouvez pas supprimer un thème associé à des champs.

Sélectionnez Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

Pour supprimer des codes origines, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Créer un bouton

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer un bouton.

2. Sélectionnez l'objet Boutons.

3. Cliquez sur ou <INSER>.

4. Renseignez les différentes zones.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier un bouton

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez modifier un bouton.

2. Sélectionnez l'objet Boutons.

3. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne contenant le bouton à modifier.

4. Effectuez les modifications nécessaires.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer un bouton

1. Choisissez le masque d'écran concerné par le bouton que vous souhaitez supprimer.

2. Sélectionnez l'objet Boutons.

Pour supprimer des boutons personnalisés, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Créer un thème

Le thème permet de regrouper plusieurs champs dans un même cadre de saisie. Il est très utile lorsqu’il y a beaucoup de champs personnalisés sur une même fiche.

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer un thème. Le fichier Contacts correspond aux fiches mono-contacts, à savoir celles que vous retrouvez dans le fichier "Saisie en vrac" et autres fichiers additionnels de type mono-contacts.

2. Sélectionnez l'objet Thèmes.

3. Cliquez sur ou <INSER>.

4. Renseignez les champs.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Précisions :

Libellé : c'est le titre de la partie regroupant les champs personnalisés sur les fiches. Par exemple "Profil du client", "Centres d'activités du contact", etc.

Ordre de saisie dans le fichier : lorsque vous avez plusieurs thèmes sur une même fiche, le numéro que vous saisissez ici permet de les ordonner. Ainsi, le thème numéroté "0" apparaîtra en premier, puis viendra le numéro "1" et ainsi de suite.

Type d'affichage : au sein du thème, les champs peuvent être alignés à gauche ou centrés.

Niveau d’autorisation : à chaque champ peut être affecté un niveau d’autorisation, qui correspond dans les profils utilisateurs, à un droit de visualisation et/ou de modification du champ.

Exemple :

Dans la fiche des contacts, vous souhaitez que votre champ complémentaire "Téléphone en cas d'urgence" ne soit accessible qu'à votre Directeur commercial.

1. Vous choisissez ici un niveau d'autorisation 5.

2. Vous créez par ailleurs un profil utilisateur (module Mon compte) pour la CRM en cochant respectivement les fonctions "Contacts" / "Liste des contacts" / "Editer" / "Fiche complémentaire" / "Visualisation des données de niveau 5" et "Modification des données de niveau 5".

3. Vous associez ce profil à la fiche utilisateur du Directeur commercial.

Filtre d'affichage : il vous permet d'afficher le thème sur certaines fiches seulement, en fonction des critères renseignés ici. Par exemple, si vous spécifiez "Code postal" "=" "67000", ce thème ne concernera que les clients situés à Strasbourg.

Les possibilités sont d'autant plus nombreuses que vous pouvez utiliser vos "critères personnalisés" en plus des critères standard (adresse, code client, mode de règlement, etc.).

Descriptif : pour apporter toute information utile sur le thème en question.

Modifier un thème

Tous les paramètres sont modifiables.

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez modifier un thème.

2. Sélectionnez l'objet Thème.

4. Effectuez les modifications nécessaires.

Supprimer un thème

1. Choisissez le masque d'écran concerné par le thème que vous souhaitez supprimer.

2. Sélectionnez l'objet Thèmes.

3. Pour supprimer des thèmes personnalisés, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur le fichier des codes origines.

1. Sélectionnez Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.