Ici vous créez vos divers fichiers de base.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne du compteur à dupliquer.

3. Saisissez le code du compteur.

4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Choisissez le fichier Compteurs.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Renseignez les champs.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez autoriser la modification ou pas de l'incrément et décrément. L'option est par défaut sur le choix "non" et il suffit de cliquer sur le bouton dash pour l'autoriser.

Vous pouvez aussi activer la demande d'autorisation en cas de solde négatif en utilisant également le bouton dash.

Le paramétrage d'un compteur permet de compter une valeur qui augmente ou diminue au fur et à mesure de la réalisation des actions liées à ce compteur.

Exemple : un compteur de ticket qui est incrémenté lors de la réalisation d'une action de facturation d'un contrat de maintenance et qui est décrémenté à chaque action de maintenance qui est réalisée.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur situé sur la ligne du compteur à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche que vous souhaitez.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Introduction

Les départements permettent de grouper les collaborateurs ayant le même poste, la même situation géographique ou effectuant des activités similaires au sein de l’entreprise.

Une fois les départements créés, vous pourrez les associer à vos collaborateurs.

Ils pourront servir de critères dans la recherche d'actions, mais aussi de droits d'accès aux contacts. En effet, dans les paramètres des fichiers de contacts, une option vous permet de limiter leur accès à tel ou tel département. Ainsi, pour tous les utilisateurs appartenant à un département non autorisé, ces fichiers ne seront même pas visibles.

Sélectionnez Compteurs dans le sélecteur Choix du fichier.

Pour supprimer des compteurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer <ESPACE>.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Modifier un département

Sélectionnez le fichier Départements.

a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du département à modifier.

b) Effectuez vos modifications.

c) Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez Départements dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Pour supprimer des départements, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les départements.

1. Sélectionnez Départements dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Vous créez ici les messages types que vous envoyez à vos contacts.

Vous pouvez par exemple définir une message type pour l'envoi d'une pièce commerciale à un client ou juste mettre en place votre signature quand c'est un message pour un sujet ponctuel.

La richesse d'options dans ce fichier, vous permet de rajouter des champs dynamiques dans l'objet de votre message. Il suffit de cliquer sur la zone de l'objet pour que la liste des champs disponibles s'affiche.

C'est un fichier qui peut vraiment vous faire gagner du temps lors de la gestion du quotidien de votre activité.

1. Sélectionnez le fichier "Messages types e-mails" en cliquant sur la flèche du sélecteur.

2. Cliquez sur le bouton ou <INSER> et commencez.

3. Choisissez le fichier auquel votre message type sera liée.

Le choix du fichier est important pour la cohérence des champs dynamiques qui seront donc relatifs au fichier choisi.

Par exemple, les champs dynamiques à votre disposition pour la composition de l'objet de votre message ne seront pas les mêmes selon votre choix de fichier.

Lorsque vous n'indiquez pas le fichier d'origine, tous les champs dynamiques s'afficheront.

4. Renseignez les champs.

L'adresse e-mail de l'expéditeur peut être celle de l'utilisateur en cours, ou alors une adresse générique.

Dans le premier cas, le logiciel va renseigner l'adresse email liée à l'utilisateur en cours. Dans le deuxième cas, vous devez modifier le choix par défaut par "Adresse générique" suffisant pour cela de cliquer sur cette désignation.

Le champ email se disponibilise à la saisie de l'adresse générique que vous souhaitez lier au message. Ce message affichera toujours l'adresse prédéfinie ici comme email émetteur.

5. Cliquez dans le champ Objet pour faire afficher la liste des champs dynamiques disponibles pour le fichier choisi.

Insérez les champs de votre choix :

Par exemple, en premier vous pouvez rajouter le champ dynamique Raison sociale de votre client, puis le nom du dossier (Formation, Intervention technique, numéro de ticket, etc.

Les champs dynamiques afficheront les informations compatibles dans l'objet du message. Vous pouvez aussi faire complémenter votre objet avec du texte libre.

6. Cliquez sur l'espace dédié à la rédaction de votre message.

La liste des champs dynamiques s'affichera à nouveau.

Vous pouvez par exemple, insérer le champ dynamique de civilité de l'expéditeur et du destinataire, etc.

Rédigez alors votre message en utilisant les fonctions d'édition texte riche disponibles, si vous le souhaitez.

7. Rajoutez une adresse e-mail de copie si vous souhaitez par exemple mettre quelqu'un de votre organisation en copie.

8. Modifiez à "oui" le choix de rajouter l'émetteur en copie ou en copie cachée, si tel est votre choix.

L'émetteur est toujours l'utilisateur en cours et donc son mail associé sera mis en copie.

L’origine permet de savoir comment le contact a connu l’entreprise : bouche à oreille, publicité internet, salon, etc.

Introduction

Un modèle est une trame composée de "blocs" de textes et de blocs de données puisées dans la base, y compris les champs personnalisés. La création d'un modèle d'impression consiste donc en la définition et le positionnement des champs.

Un modèle se créée en trois étapes principales:

1. Définition du modèle par le choix du fichier cible, son nom et son libellé.

2. Mise en page.

3. Conception du document.

Vous pouvez définir qu'un modèle d'impression n'est plus utilisable. En effet, vous répondez non à la question "Souhaitez-vous utiliser ce modèle d'impression ?". De cette façon un modèle dont vous ne souhaitez plus faire usage ne figurera plus dans votre liste des modèles.

De plus, l'utilisateur administrateur peut définir des droits d'accès aux différents modèles d'impression à certains utilisateurs.

Dans le paramétrage des modèles d'impression, pour les champs Texte TVA Exportation et Texte TVA Autoliquidation, le logiciel vérifie une condition d'affichage liée au régime TVA de la pièce. Cette condition n'est pas paramétrable par l'utilisateur.

Lorsque ces deux champs sont ajoutés au modèle d'impression, les conditions sont vérifiées et le texte s'affiche en fonction du régime TVA de la pièce :

Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (exportations hors CEE)" alors le contenu du champ est affiché. Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (intracommunautaire)" alors le contenu du champ est affiché.

Créer un modèle d'impression

Définition du modèle

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

3. Sélectionnez le Fichier d'origine pour la création de votre modèle.

4. Saisissez un nom pour votre modèle.

7. Cliquez sur [Ajouter un champ]. Utilisez d'autres boutons selon le besoin de votre création.

Rajouter un logo dans un modèle d'impression

Que vous soyez en train de modifier un modèle d'impression existant ou en train de créer un nouveau modèle, voici ce que vous devez faire préalablement :

b) Cliquez sur le menu Sociétés rattachées.

d) Cliquez sur [Choisissez un fichier] dans la partie Fichier logo pour les impressions de la fiche de la société de la définition souhaitée.

e) Téléchargez votre logo.

Etape 1 :

Insérer le champ logo dans votre document :

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

2. Cliquez sur [Ajouter un champ].

3. Dans le choix du champ, vous devez sélectionner : Source : Société Nom du champ : Logo ou Logo haute définition (selon le fichier que vous avez préalablement téléchargé dans le module Mon compte, Sociétés rattachés. Ensuite, vous pouvez indiquer les coordonnées et le cadre d'affichage de votre logo dans le document ou simplement passer à l'étape suivante ci-dessous.

4. Cliquez sur [Valider] <Entrée>. Vous serez de retour sur le modèle proprement dit. Notez que le champ logo s'affiche en haut à gauche dans votre document. Peut-être même sur un champ déjà existant.

5. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo que vous venez d'insérer dans votre document et placez-le par la technique "drag and drop" (glisser/déposer) dans la partie du document dans laquelle vous souhaitez l'afficher. Vous remarquerez que les coordonnées du logo s'affichent quand vous cliquez sur le champ. Le premier chiffre indique l'emplacement du champ dans le document et les deux derniers l'hauteur et largeur du logo.

6. Cliquez sur [Visualiser] pour tester le résultat. Si le résultat ne vous plaît pas (logo trop étiré, aplati, etc) vous avez deux options pour ajuster l'affichage de votre logo. Nous les décrivons dans l'étape 2, ci-dessous : Ajuster votre logo

7. Fermez la page d'affichage de votre document.

Etape 2 :

Ajuster votre logo :

Mode 1 :

Coordonnées :

2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo.

3. Cliquez sur [Modifier un champ].

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous avez des paramètres comme les coordonnées (placement dans le document) et taille de votre logo (hauteur et largeur).

1. Indiquez les coordonnées.

3. Fermez la page d'affichage du document.

Mode 2 :

Ajustement manuel :

2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo. Notez qu'une petite flèche rouge s'affiche sur le coin inférieur droit du champ.

3. Cliquez sur la flèche rouge et tirez dans le sens de la largeur et/ou de la hauteur pour ajuster votre logo.

4. Cliquez sur [Visualiser]. Si le résultat ne vous convient pas fermez la page d'affichage de votre document et recommencez l'ajustement manuel en cliquant à nouveau sur le champ logo et en tirant sur la flèche rouge comme décrit ci-dessus.

5. Fermez la page d'affichage du document.

Modifier un modèle d'impression

1. Sélectionnez le fichier Modèles d'impression.

3. Effectuez vos modifications.

Dupliquer un modèle d'impression

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

3. Saisissez le code de votre nouveau modèle.

4. Effectuez les modifications.

Supprimer un modèle d'impression

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Pour supprimer des modèles d'impression, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

3. Validez le message de confirmation.

1. Sélectionnez le fichier "Messages e-mail type".

2. Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne du message que vous souhaitez modifier.

3. Effectuez vos modifications et cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez le fichier Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du code à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Sélectionnez le fichier Origines.

Pour créer des origines, vous avez deux options :

a) Mode création :

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

b) Saisie au kilomètre :

1. Cliquez sur ou <ALT><INSER>.

En effet, lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation (voir l'item b ci-dessous) et insérez une nouvelle ligne de saisie par la même action.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus saisir.

2. Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne.

Sélectionnez le fichier Départements.

a) Cliquez sur ou <INSER>.

b) Renseignez les champs.

c) Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez le fichier Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <CTRL><INSER>.

3. Effectuez les éventuelles modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur le fichier des codes origines.

1. Sélectionnez Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Sélectionnez Origines dans le sélecteur Choix du fichier.

Pour supprimer des codes origines, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.