Vous enregistrez vos contacts, vos actions, vos opportunités. Vous suivez en détail les actions menées auprès de vos clients, prospects et autres.

Introduction

Cette fonctionnalité vous permet de créer en une opération la même action pour tout ou partie des contacts d'un fichier.

Vous pourrez ensuite revenir sur chaque action pour la "réaliser". Si cette action a été définie comme élément déclencheur dans un processus, sa "réalisation" pourra générer à son tour d'autres actions.

Vous pouvez partager la réalisation d'une action entre divers collaborateurs :

1. Si plusieurs collaborateurs sont sélectionnés pour la réalisation des actions, quand vous cliquez sur [Valider] un message s'affiche vous proposant le partage de la réalisation des actions entre ces collaborateurs. Si vous choisissez le partage, les actions à réaliser se partagent de façon aléatoire pour tous les collaborateurs sélectionnés.

Exemple : 13 actions à générer pour 2 collaborateurs, il y aura une action en plus pour l'un des collaborateurs. 200 actions pour 7 collaborateurs, il y aura une action en plus pour 4 collaborateurs.

2. Si un seul collaborateur est sélectionné, lorsque vous cliquez sur [Valider], un message vous averti du nombre d'actions à générer. Vous devez alors confirmer si vous voulez la génération des ces actions pour ce collaborateur. Vous pouvez décider d'affecter les actions à d'autres collaborateurs.

Définir les critères de sélection

Le tableau contient la plupart des informations liées aux tiers, de l'adresse au numéro de compte client (si vous utilisez idylis Gestion commerciale) en passant par les critères personnalisés que vous avez éventuellement mis en place.

Vous pouvez ainsi cibler de façon très pointue les contacts concernés par l'action à générer.

Nom du fichier : va déterminer le type de fichier visé.

Clients / Contacts - clients :

Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier ##gras##Clients##fin-gras## mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.

Prospects / Contacts - prospects :

Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier Prospects mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.

Fichiers multi-contacts / Contacts - fichiers multi-contacts :

Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts de vos fichiers de type multi-contacts mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.

Contacts - fichiers mono-contacts :

Ce type de fichier ne comportant qu'une fiche principale, ce sont les critères associés qui sont affichés.

Champ :

Contient les champs contenus dans le fichier que vous avez sélectionné (fiche principale ou détail fiche contact).

Le couple de colonnes Opérateur et Valeur :

Permet de cibler les contacts en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur ("égal à", "inférieur à", "contient", etc.) et d’une valeur.

Exemple :

Si vous souhaitez générer une action pour tous les contacts basés à Strasbourg, sur la ligne "Ville" vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "Strasbourg".

Connecteur en milieu de ligne :

Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces deux conditions doivent être remplies (il s’agit alors d’un "ET LOGIQUE") ou si l'une des deux suffit (il s’agit alors d’un "OU LOGIQUE").

Exemple :

Si vous indiquez que le champ Ville est égal à "strasbourg" OU "paris", vous visez les contacts à paris ou strasbourg, à savoir les deux. Tandis que si vous renseignez "strasbourg" ET "paris", vous n'aurez aucun résultat puisqu'il n'existe aucune ville nommée "strasbourgparis".

Utilisation du ET LOGIQUE : pour obtenir tous les contacts créés entre le 01/06/2011 et le 30/06/2011, vous devez renseigner pour le champ "Date de création", ">=" (supérieur ou égal) et "01 06 2019" suivi du connecteur "ET" "<=" (inférieur ou égal) et "30 06 2019".

Utilisation du OU LOGIQUE : si vous souhaitez cibler tous les contacts dont la famille est soit DET, soit GRO, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "DET" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "GRO". Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucun résultat n'aurait été affiché, sauf si le code famille "DETGRO" existait.

Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne. Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traitées prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.

Génération d'actions : Lancer le traitement

Hormis les critères de sélection des contacts, qui sont facultatifs, les champs suivant doivent impérativement être renseignés :

Nom du fichier : le fichier de contact sélectionné conditionne le contenu du tableau.

En effet, les fichiers "Clients" et "Prospects", communs avec le module de Gestion commerciale, proposent d'autres critères tels que le mode de règlement ou la domiciliation bancaire.

Date de l'action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.

Code de l'action à créer : il détermine la nature de l'action à mener. Un code action défini comme déclencheur dans un processus pourra engendrer la création des actions associées lors de sa réalisation.

Collaborateurs : il s'agit du collaborateur chargé de mener l'action à bien. Vous retrouvez ici la liste des collaborateurs classés par "département". Les utilisateurs qui n'ont pas été affectés à un département sont affichés dans la rubrique "Autres".

Une alerte vous informe du nombre de contacts impactés. Vous pouvez revenir sur vos critères en cliquant sur [Annuler] ou lancer le traitement [OK].

Exemple :

Vous souhaitez générer l'action "Envoi appel d'offre" pour tous les contacts de votre fichier multi-contacts "Fournisseurs".

Ce fichier contient 10 sociétés, chacune d'elle contenant 2 contacts, soit un total de 20 destinataires de l'appel d'offre.

1. Depuis le menu Traitements/Génération d'actions, sélectionnez le nom de fichier Fichiers multi-contacts.

2. En face du champ-critère "Nom du fichier", sélectionnez l'opérateur "=" et saisissez dans la cellule "Valeur" le nom de votre fichier Fournisseurs.

3. Sélectionnez le code action correspondant à l'envoi d'un appel d'offre.

4. Indiquez le(s) collaborateur(s) concerné(s).

Un message vous informe du nombre d'actions à créer, ici, comme votre fichier contient au total, toutes sociétés confondues, 20 contacts, 20 actions vont être créées pour chaque collaborateur indiqué.

Purge des actions réalisées

Ce traitement permet de supprimer définitivement de la base de données les actions réalisées dont vous ne voulez plus garder l’historique.

La purge peut s’effectuer selon les critères suivants :

• fourchette de dates de réalisation

• nom du fichier de contact

• nom du collaborateur ayant réalisé l'action, avec possibilité d'inclure les utilisateurs qui ont été supprimés

Exemple : pour supprimer toutes les actions d’un mois donné, entrez les critères suivants :

• Date de début / Date de fin : entrez les dates de début et de fin du mois considéré.

• Nom du fichier : Tous.

• Réalisées par : Tous.

Modalités d'enregistrement d'un événement :

• Recherche et création

• Mes actions

• Mes opportunités

Dans tous les cas, une fois dans la fiche actions, vous pouvez :

• Visualiser les actions à réaliser et réalisées, selon vos critères de sélection et l'accès choisi. Vous pouvez ici visualiser les actions liées (pièces commerciales, temps passé, notes de frais), si vous activez ce paramètre dans votre menu Options/Divers.

• Modifier, rechercher, supprimer une action. Même si la création de la première action s'est effectuée via la saisie en vrac, vous aurez aussi accès à la création depuis d'autres menus, dès lors que des actions y seront affichées.

• Envoyer un rapport en interne. Les rapports peuvent être envoyés sur une action à faire mais aussi sur les actions avec le statut "réalisées".

• Réaliser une action en attente.

• Accéder à la fiche contact en mode modification. Vous pouvez, dans le cadre d'une fiche multi-contacts, ajouter, modifier ou supprimer un contact. Ou encore, transférer ou archiver une fiche.

• Envoyer un email au contact. Vous pouvez en option demander un accusé réception et/ou envoyer une demande de rendez-vous. Vous pouvez aussi paramétrer le logiciel (menu Options/Divers) pour créer automatiquement un évènement lorsque vous envoyez un email ou une demande de rendez-vous.

• Envoyer un courrier sur la base d'un modèle de lettre type.

• Editer et imprimer la fiche de suivi.

• Personnaliser l'affichage de données de la liste des actions.

Vous visualisez et saisissez ici vos actions ou des actions à affecter à d'autres collaborateurs, si vous avez les droits utilisateur pour cela.

Introduction

Vous pouvez afficher les actions à mener en utilisant les filtres pour cibler les actions selon votre besoin :

Par département, collaborateur, fichier de contacts et période. Vous pouvez aussi inclure les actions réalisées, les actions liées à des collaborateurs ne plus faisant partie de votre organisation.

Vous pouvez également cocher l'option Afficher uniquement les actions en retard pour traiter ces actions en priorité, par exemple.

Afficher et consulter des actions

1. Sélectionnez les critères d'affichage.

• Fichier : vous pouvez afficher les actions tous fichiers de contacts confondus (clients, prospects, etc.) ou préciser un fichier spécifique.

• Département : il s'agit d'un filtre sur le groupe de collaborateurs (service, région, etc.). Si vous le renseignez, vous limitez la liste des actions à celles devant être réalisées par les collaborateurs de ce département ou, si vous avez indiquez un collaborateur, au collaborateur en question pour le département en question.

• Collaborateur : la liste des collaborateurs sera liée au choix du département. Ce sont les collaborateurs chargés de mener les actions (champ réaliser par dans les paramètres de l'action). Les collaborateurs ne faisant plus partie de la société sont aussi disponibles mais pour visualiser leurs actions, vous devez aussi cocher la case d'option Inclure les collaborateurs partis.

• Période du...au : cette fourchette de dates porte sur la date à laquelle l'action doit être réalisée.

• Afficher les actions réalisées : permet d'étendre la liste des actions à celles qui ne sont plus à mener.

• Afficher uniquement les actions en retard : limite l'affichage que sur ces actions.

La liste de toutes les actions enregistrés pour le contact sélectionné, selon les critères choisis, s'affiche dans la partie Evénements dans la partie inférieure de la fenêtre.

3. Définissez les critères d'affichage des événements :

Sélectionnez le Dossier / Opportunité : le choix est par défaut sur Tous.

Inclure les dossiers clôturés : vous pouvez cocher cette option pour consulter vos dossier classés comme clos.

• Collaborateur ayant déclenché l'action - colonne Créée par, de votre tableau d'événements.

• Collaborateur ayant réalisé l'action - colonne Responsable de l'action.

• Date de réalisation effective - colonne Date de réalisation.

• Dossier éventuellement associé - colonne Code dossier.

La fenêtre de saisie de l'action s'ouvre dans le mode de modification pour vous permettre de visualiser les commentaires et même de les modifier si besoin.

Réaliser une action

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire ;

• Si un processus est en place, les actions associées vont être créées ;

• Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).

1. Saisissez les critères de votre choix disponibles dans les filtres de ciblage au dessus du tableau d'actions.

Vous serez positionné sur la fiche du contact correspondant l'action sélectionnée. L'action est ainsi visible dans son contexte depuis le tableau Evénements sous la fiche du tiers concerné par l'action.

Saisissez éventuellement des commentaires concernant votre action.

La date de réalisation, qui correspond obligatoirement à la date du jour, est précisée dans la colonne Date de réalisation du tableau des événements.

Créer une action

Lorsque vous êtes sur la fiche des actions, vous pouvez non seulement modifier ou réaliser des actions, mais en créer de nouvelles, pour le même contact.

Vous êtes positionné sur la liste de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

3. Renseignez les différents champs.

Vous pourrez toujours modifier une action pas encore réalisée.

Généralement, l'action est enregistrée dans un premier temps et réalisée dans un second, parfois par une autre personne. L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi.

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ "Commentaire"

• Si un processus est en place, les actions associées vont être créées

• Un rapport interne peut être envoyé (cf. paramètres du code action).

Précisions

Date action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.

La date du jour s'affiche par défaut. Lorsque cette date est dépassée, l'action apparaît dans les Actions en retard.

Heure de l'action : ce champ est visible si vous l'avez activé dans le menu Options/Divers.

Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.).

A réaliser par : par défaut, c'est le nom du collaborateur connecté. Cette information n'est pas bloquante, un autre collaborateur pourra réaliser une action. Ce nom sera repris sur les e-mails d'alerte et les rapports de diffusion, mais là encore vous pourrez le modifier.

Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu 0ptions/ Divers.

L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Contacts & Evénements. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.

Les dossiers qui ont été clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.

Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.

Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports.

Lorsque vous rouvrirez la fiche action après avoir rattaché un document, deux pictogrammes s'affichent :

Choix du processus : ce sélecteur est actif lorsque le code action choisi est l'"action déclencheur" d'un processus.

Processus à réaliser par : ce sélecteur, également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins venir modifier cette information en mode modification.

Si vous avez paramétré des champs complémentaires sur le fichier Actions, ils apparaissent en bas de l'écran.

Le bouton [Diffuser un rapport] permet d'envoyer un rapport de l'action par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs.

Modifier une action

Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :

• Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;

• Celles qui ont été réalisées (seul le champ "Commentaire" peut être précisé ou rectifié).

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

Vous êtes alors sur la fiche du tiers concerné par l'action sélectionnée. L'action s'affiche alors dans la liste des événements tout en bas de votre écran.

4. Effectuez vos modifications.

Supprimer une action

Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

Depuis la liste des Evénements, vous avez trois options pour supprimer une action à période :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cliquez sur la case cochée située dans la ligne de titre des colonnes de la liste<CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher une action

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

3. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Personnaliser la liste des actions

Vous pouvez masquer ou afficher des données selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

2. Cochez et/ou décochez les champs que vous souhaitez voir s'afficher ou masquer dans votre liste des actions.

Etat des lieux par contact.

Introduction

Cette édition récapitule pour vous toutes les actions relatives à un contact.

Pour chaque ligne d'action, la fiche de suivi contient les informations suivantes :

• Date planifiée de l'action

• Code dossier

• Utilisateur ayant créé l'action

• Code de l'action

• Libellé de l'action

• Commentaire

• Utilisateur chargé de la réalisation

Les critères d'affichage par défaut sont les actions à mener sur le mois en cours tous collaborateurs confondu mais vous pouvez les étendre ou les limiter.

Définir les critères d'affichage

Sélection du contact :

1. Complétez tous les champs qui peuvent vous servir de critères de recherche, en commençant par mettre un filtre sur le nom du fichier (prospects, clients, etc.), ce qui vous permettra d'afficher et de renseigner d'éventuels critères personnalisés propres audit fichier. Si vous souhaitez afficher tous vos contacts, toutes catégories confondues (clients, prospects, etc.), sélectionnez "Tous" dans le champ "Nom du fichier" et ne renseignez pas les autres.

2. Cliquez sur [Rechercher le contact]. La liste des contacts répondant à vos critères s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Si le contact recherché est introuvable, vous pouvez vous trouver dans l'un des cas suivants :

   • Vous cherchez un contact du fichier Prospects alors qu'il se trouve dans le fichier Clients suite au transfert d'un devis en commande dans le module de Gestion commerciale.

   • Le contact appartient à un fichier de contacts paramétré comme n'étant pas visible par votre département de rattachement. Ce dernier est indiqué dans les paramètres de votre code collaborateur.

   • Plus simplement, dans le cas d'une fiche multi-contacts, la société existe mais sa liste de contacts est vide.

3. Cliquez sur le contact dont vous souhaitez suivre les actions en cours et/ou réalisées.

4. Sélection des actions : Définition des critères :

   • Indiquez la période ou cochez l'option Sans borne de date si vous ne visez pas une période en particulier.

   • Sélectionnez le collaborateur chargé de l'action, ou laissez le sélecteur sur "Tous" pour avoir une vue d'ensemble.

5. Options :

   • Indiquez si vous souhaitez afficher les actions à mener (uniquement), les actions à réaliser (uniquement) ou les deux.

   • Cochez l'option Afficher les données d'en-tête pour afficher les informations de la fiche contact (adresse, téléphone, e-mail, etc.).

6. Choisissez le format de sortie de l'édition.

Vous visualisez ici la liste des actions, globale ou par fichier.

Vous remarquerez que l'option de personnalisation est présente pour la liste des actions, vous permettant donc de modifier en rajoutant ou en supprimant des données.

Ici vous visualisez la liste des contacts pour lesquels il n'existe pas d'action de type "terminal", ou pas d'action du tout. Autrement dit, cette édition peut vous aider à détecter d'éventuelles failles : dossiers non clôturés et/ou personnes à recontacter.

Définir les critères d'affichage

1. Choisissez le code vendeur dans le sélecteur ou cliquez surpour effectuer une recherche. Vous pouvez laisser le sélecteur sur la valeur par défaut "Tous" si vous le souhaitez.

2. Cochez l'option Rupture par vendeurs si vous souhaitez afficher une page par vendeur dans l'affichage.

3. Cliquez sur pour afficher l'édition dans le format choisi. Ou sur [Export Excel] si vous le souhaitez.

Supprimer une action

Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.

1. Renseignez les critères de recherche du contact, puis cliquez sur .

2. Sélectionnez le contact.

Dans le tableau de Gestion de contacts en bas de votre écran, vous avez trois modes de suppression :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher une action

1. Renseignez les critères de recherche de votre contact.

3. Cliquez sur la ligne du tiers recherché.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

Choisissez un autre critère, si vous le souhaitez, en cliquant sur la dénomination de celui s'affichant par défaut.

Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique que des filtres sont bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

Personnaliser la liste des actions

Vous pouvez choisir les colonnes que vous désirez afficher ou masquer dans la liste des actions.

Les en-têtes de colonnes disponibles sont les suivantes :

• Date

• Créée par

• Action

• Libellé

• Commentaire

• A réaliser par

• Action réalisée

• Date de création

• Code dossier

• Heure

Récapitulatif détaillé par fichier, code action, département, date de création / réalisation, collaborateur, contact (code, raison sociale et nom).

Introduction

Cette édition vous apporte une vue par action plus ou moins détaillée, avec ou sans sous-totaux, et la possibilité d'ajouter ou de masquer des informations, telles que les critères personnalisés que vous pouvez utiliser en en-tête et/ou en ligne de contact.

Tout comme l'activité des collaborateurs, le détail des actions peut être exporté sous Excel™.

Définir les critères d'affichage

1. Sélectionnez le fichier de contacts si vous souhaitez focaliser l'édition sur les clients, les prospects ou tout autre cible.

2. Définition des critères :

   • Période : La période du mois en cours est enregistrée par défaut.

   • Code fiche : vous pouvez désigner un contact en particulier pour visualiser les actions le concernant.

   • Code action : vous pouvez cibler un type d'action en particulier.

   • Département : si vous avez rattaché vos collaborateurs à des "départements" (service, secteur géographique, etc.), il est possible ici d'en sélectionner un.

   • Collaborateur : vous retrouvez ici le nom et le prénom des utilisateurs d'idylis.com, ce qui vous permet d'éditer les actions incombant à un collaborateur donné.

   • Inclure les collaborateurs partis : lorsqu'un utilisateur est supprimé du logiciel (via le module Mon Compte), ses actions sont néanmoins conservées. Cette option vous permet par conséquent d'y accéder.

3. Définition des ruptures :

• Rupture 1 à 3 : une "rupture" vous permet de regrouper les actions par code fiche, code action ou collaborateur et d'obtenir les sous-totaux correspondants. L'utilisation de plusieurs ruptures permet un sous-classement des informations.*

• Rupture temporelle : vous ajoutez une rupture supplémentaire par date.

4. Options

Comme dans toutes les éditions proposées par idylis.com CRM, vous pouvez choisir de n'afficher que les actions à mener, ou que les actions réalisées ou encore les deux. Les colonnes "Date action" et "Date réalisation" de l'édition sont un moyen de les reconnaître.

5. Cliquez sur :

[Afficher] pour valider les critères et afficher l'édition. [Personnaliser l'impression] pour ajouter ou masquer des colonnes (voir le chapitre suivant). [Export Excel] pour générer l'édition au format Excel™.

Personnaliser une édition

L'utilisation de cette fonction vous permet de choisir les colonnes que vous désirez afficher ou masquer dans cette édition.

Diverses possibilités d'affichage s'affichent et vous devez cocher les cases selon votre besoin d'affichage de données. Parmi ces diverses colonnes proposées, voici la définition de quelques unes :

• Contact :

Critères 1 à 9 : critères personnalisés du contact (une personne physique dans le cadre de fiche multi-contacts)

• Fiche :

Critères 1 à 9 : critères personnalisés de l'en-tête du contact (la société dans le cadre de fiche multi-contacts)

1. Cliquez sur [Personnaliser l'impression].

2. Cochez et/ou décochez les informations que vous souhaitez afficher / masquer.

​Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée. L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également. Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter.

La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

​

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

​Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste.

Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste. Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

​

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. 4.Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Sans ce paramétrage préalable, l'option opportunités ne s'affichera pas dans le menu Contacts & Evénements.

Introduction

Vous pouvez analyser les dossiers en cours et gérer les actions à mener.

En effet, les opportunités sont des dossiers pour lesquels une action peut potentiellement être attendue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

En vrac

1. Sélectionnez le fichier contenant le tiers concerné par l'événement.

Le choix est par défaut sur "Tous".

1. Saisissez le ou les critères de recherche de votre choix.

Pour trouver le tiers, vous pouvez utiliser n'importe quel champ comme critère et aussi plusieurs champs en même temps.

1. Cliquez sur le bouton .

Un événement est toujours associé à un contact unique. En effet, soit un événement est associé à une fiche mono-contact, soit à un des collaborateurs d'une fiche multi-contacts.

Dès lors que vous avez ciblé un contact, l'historique des événements s'ouvre dans la fenêtre Actions pour contact (suivi du nom du contact sélectionné).

Rechercher un contact

Données exactes

Saisissez les données que vous connaissez.

Donnée partielle

Saisissez une donnée composant le champ que vous avez choisi comme critère de recherche. Cette donnée peut être une partie d'un numéro de téléphone, une syllabe composant le nom de famille ou prénom ou n'importe quelle autre donnée.

Toutes les raisons sociales contenant "moi" ou contenant la syllabe "moi", vont s'afficher dans la liste. Cela peut représenter beaucoup des données affichées.

Recherche multicritères

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

Choisissez un autre critère, si vous le souhaitez, en cliquant sur la dénomination de celui s'affichant par défaut.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique que des filtres sont bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

Créer un contact pour un tiers lors de la saisie d'un événement

Sélectionnez un contact pour le tiers conseillé.

Vous pouvez visualiser ou supprimer un fichier attaché à tout moment. Tant que l'action n'est pas encore réalisée, elle reste modifiable.

En effet, l'action peut être enregistrée dans un premier temps et réalisée plus tard, et même par une autre personne, cela dépendant de votre organisation.

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire.

• Si un processus est en place, les actions associées seront créées.

• Un rapport interne peut être envoyé (cf paramètres du code action).

Précisions

Les actions dont les dates sont dépassées peuvent être consultées dans le menu Editions, Actions à mener non encore réalisées dans les éditions :

• Fiche de suivi

• Activité des collaborateurs

• Détails des actions Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.). Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu Options/Divers.

Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.

Réaliser une action

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus modifier l'action après sa validation comme réalisée, à l'exception du champ Commentaire.

• Si un processus est en place, les actions associées vont être créées.

• Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).

2. Sélectionnez le contact.

4. Précisez ou modifiez les champs si nécessaire.

A la réalisation de l'action :

Consulter des actions

1. Saisissez les critères de recherche de votre contact puis sur [Rechercher le contact].

2. Cliquez sur la ligne à sélectionner. Le tableau Liste des actions pour ce contact contient les événements associés au contact, soit par le biais d'actions, soit, si vous l'avez paramétré dans le menu Options/Divers, par la prise en compte d'opérations issues d'autres modules : création de documents commerciaux (du devis à la facture), saisie de temps sur le dossier client, notes de frais.

Evénements

Les colonnes reprennent au minimum les informations suivantes : - Date de réalisation prévue - Code action Hormis vos propres codes, vous pourrez constater des codes propres à Dailybiz si vous avez défini des actions liées à d'autres modules dans les options, par exemple : "Cumul de temps" / "Ligne de temps" lorsque l'action est liée au module Feuilles de temps. "Devis", "BR validé" ou encore "Commandes" quand l'action vient du module Gestion commerciale. "Cumul des frais" / "Détail des frais" pour les actions liées au module Notes de frais.

- Libellé du code action Pour les actions liées aux modules Feuilles de temps et Notes de frais, le libellé des lignes de cumul correspond au code et libellé du dossier. Le libellé des actions liées au module Gestion commerciale reprend quant à lui le numéro du document. Dans le cadre des devis, la précision "pas d'accord" ou "accord le" correspond au champ "Accord client le" sur le devis. - Collaborateur en charge de l'action (colonne A réaliser par) - Date de réalisation effective - Dossier éventuellement associé, si vous avez choisi de gérer les dossiers au niveau des options. Pour trier les actions, il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne qui doit servir de clé de tri. Un clic pour l'ordre croissant (une flèche montante apparaît à gauche de l'intitulé de colonne), deux clics pour l'ordre décroissant (flèche descendante).

Si vous gérez les tickets d'incidents :

• Le sélecteur N° de ticket vous permet de filtrer la liste des actions par numéro de ticket.

• L'option Inclure les numéros de ticket clôturés vous permet d'afficher ou de masquer les actions avec tickets clôturées.

Si vous gérez les dossiers (à activer depuis le menu Options/Divers) :

• Le sélecteur Dossiers en cours (en haut du tableau) permet de filtrer la liste des actions par dossier.

• L'option Inclure les dossiers clôturés permet d'afficher ou de masquer les actions rattachées aux affaires clôturées.

Modifier une action

Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :

• Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;

• Celles qui ont été réalisées (seul le champ Commentaire peut être précisé ou rectifié).

1. Renseignez les critères de recherche.

3. Cliquez sur la ligne du tiers recherché si celle-ci s'affiche. Sinon, cliquez sur [Rechercher] et effectuez une recherche ciblée.

5. Effectuez vos modifications.

Pour enregistrer l'action vous avez deux possibilités :

1. Sauvegarder votre saisie laissant l'action toujours modifiable.

1. Sauvegarder et changer le statut de votre action - pas modifiable ultérieurement.

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Introduction

Les dossiers vous permettent de distinguer, pour un même client, les actions relatives à des affaires ou missions que vous voulez pouvoir analyser séparément.

Un dossier est toujours rattaché à un client par une action. Les dossiers proposés lors de la création de l'action dépendent du client concerné car un dossier est toujours paramétré pour un client.

Lorsque vous sélectionnez le ficher Dossiers, le tableau qui apparaît contient tous les dossiers en cours. Pour visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : Inclure les dossiers clôturés.

• Depuis la saisie en vrac des actions, après avoir sélectionné le contact.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Affichage en mode Liste ou Pipeline

Vous avez le bouton dans vos critères d'affichage.

En effet cela vous permet d'afficher vos opportunités en mode liste contenant le résultat des critères renseignés dans les filtres mis à disposition, en tenant compte des éventuelles personnalisations effectuées ; ou d'afficher le résultat en mode Pipeline, bien plus graphique.

Pipeline

Ce mode d'affichage affiche la liste selon les critères de filtre renseignés, mais avec une vision par ligne de données montrant l'évolution de vos opportunités.

Exemple :

Sélectionnez le fichier client et renseignez les données de votre choix dans les filtres mis à disposition.

Mettez le bouton switch sur Pipeline. La pipeline s'affiche immédiatement, vous indiquant le niveau d'évolution de vos opportunités ainsi que les stages de cette évolution selon les critères de sélection indiqués :

• Affichage du niveau avec pictogramme indiquant l'avancé de vos opportunités.

• Colonnes indiquant les niveaux dans lequel se retrouvent vos négociations :

Contact, création de dossier, validation devis, factures, paiement, clôture du dossier.

Afficher les opportunités

1. Choisissez les critères de sélection.

2. Cliquez sur<ENTREE>.

La liste des opportunités selon les critères de filtre que vous avez utilisés, s'affiche.

Personnaliser l'affichage de la liste d'opportunités

Cochez et/ou décochez les champs que vous souhaitez voir s'afficher ou masquer dans votre liste d'opportunités.

Introduction

idylis.com CRM permet d'affecter chacun de vos dossiers à une catégorie (type de dossier), ce qui vous permettra par la suite de réaliser des analyses plus fines.

Bien que très pratique, le type de dossier n'est pas obligatoire.

Créer un type de dossier

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Créez un code. Le code est une donnée obligatoire.

3. Saisissez le libellé.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier le libellé d'un type de dossiers

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du type de dossier à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer un type de dossiers

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un type de dossiers

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les types de dossiers.

2. Renseignez le code et/ou le libellé du type de dossier recherché.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Introduction

Pour pouvoir accéder aux paramétrages des dossiers dans votre module CRM, il faut paramétrer la gestion de dossiers dans le menu Options/Divers.

Les dossiers vous permettent de distinguer, pour un même client, les actions relatives à des affaires ou missions que vous voulez pouvoir analyser séparément.

Un dossier est toujours rattaché à un client par une action. Les dossiers proposés lors de la création de l'action dépendent du client concerné car un dossier est toujours paramétré pour un client.

Le fichier Dossiers est le même dans toutes les applications idylis.com où il est présent. Toute modification d’un dossier sera donc prise en compte, en temps réel, dans l'ensemble des applications.

Lorsque vous sélectionnez le fichier Dossiers, le tableau qui apparaît contient tous les dossiers en cours. Pour visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : Inclure les dossiers clôturés.

Créer un dossier

Informations générales

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Sélectionnez le fichier contenant le tiers que vous souhaitez associer au dossier.

3. Sélectionnez le code du prospect.

4. Saisissez les champs Code dossier et Nom du dossier.

5. Sélectionnez le type de dossier.

Exemple : un dossier de type AUDIT.

6. Définissez les dates d'ouverture (date du jour par défaut) et la date de livraison.

7. Sélectionnez le code vendeur, si vous souhaitez attribuer un dossier à un vendeur spécifique.

9. Saisissez le descriptif de votre dossier.

Définitions :

Fichier : choisir le fichier de contacts auquel vous souhaitez lier le dossier.

Code : ce champ change de non, selon votre choix de fichier.

Sélectionnez le tiers (client, prospect, etc.) auquel vous souhaitez affecter le dossier. Le code est obligatoire.

Code dossier et Nom du dossier : ces champs sont obligatoires et vous utiliserez le code dossier lors de la saisie des actions pour un contact.

Type de dossier : ce champ vous permettra de réaliser des analyses en triant les données par type de dossiers.

Vous le retrouvez notamment comme filtre dans la liste des dossiers en cours, menu Contacts & Evénements, Recherche & Création, dans le tableau Evénements.

Date d'ouverture : la date du jour vous est proposée par défaut. Servez-vous du calendrier si vous souhaitez la modifier.

Date de livraison : définir une date de livraison vous permet d'accompagner l'état d'avancement de votre dossier et d'agit selon votre analyse.

Code vendeur : lorsque un code vendeur est associé à un contact, il est repris ici et ne peut pas être modifié.

Descriptif : vous pouvez ici rajouter des détails et des informations concernant le dossier.

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Toutes ces informations sont utilisables avec le générateur d'états d'éditions et peuvent être également utiles pour un dossier de prospection, par exemple.

1. Définissez le statut du dossier. Ceci vous aide dans l'analyse de vos dossiers lors de vos éditions d'états pour définir le traitement à donner.

2. Renseignez la date d'aboutissement envisagée. Vous pouvez utiliser cette donnée pour vous permettre de décider de relancer ou pas vos collaborateurs travaillant sur un dossier et aussi pour gérer la qualité de vos prestations.

3. Renseignez le taux de confiance. Cette donnée peut être renseigné basée sur les informations que vous aurez concernant le dossier pour définir le pourcentage en probabilité de sa réalisation (signature d'un contrat, etc.).

4. Renseignez un ou plusieurs postes de facturation. Cette donnée peut vous être utile, lorsque il a eu l'implication de divers départements dans la réalisation du dossier, par exemple.

Champs dynamiques

Date / Code / Libellé / Commentaire de la dernière action : ces champs sont renseignés de façon automatique et dynamique à chaque fois qu'une nouvelle action est réalisée sur un dossier.

Clôture

Tous les champs sont automatiquement renseignés à la clôture du dossier.

Les dossiers clôturés n'apparaissent plus dans le menu Contacts & Evénements, Dossiers.

Modifier un dossier

2. Effectuez vos modifications.

Supprimer un dossier

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un dossier

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Application filtre :

Vous pouvez cibler encore plus votre recherche en appliquant un filtre.

Personnaliser la liste des dossiers

La fonction de personnalisation permet de définir l'affichage des données dans le tableau récapitulatif. Vous choisissez le données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher, l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre des lignes à afficher par page.

2. Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher. Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau. Pour établir un nouvel ordre d'affichage : Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

3. Définissez le nombre de lignes à afficher par page dans votre tableau.

Créer un contact à partir d'un dossier

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez créer un contact.

2. Cliquez sur [Voir les actions] partie inférieure de votre interface.

3. Cliquez sur .

4. Rendez vous à la liste de contacts en bas de votre écran.

5. Cliquez sur ou <INSER>.

6. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier un contact du tiers à partir d'un dossier

1. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez modifier un contact.

2. Cliquez sur [Voir les actions] dans la partie inférieure de votre interface.

3. Cliquez sur .

4. Rendez vous à la liste de contacts en bas de votre écran.

5. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du contact à modifier.

6. Effectuez vos modifications.

7. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer un contact sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] situé dans la partie inférieure de l'écran.

Dans la partie Gestion des contacts, vous avez trois modes de suppression disponibles :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher un contact sur un dossier

5. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Application filtre :

Vous pouvez cibler encore plus votre recherche en appliquant un filtre.

Exemple :

Saisissez Doss dans le champ Nom du dossier.

Le résultat de la recherche doit afficher que les lignes ayant "Doss" dans le champ Nom du dossier.

Personnaliser la liste de contacts sur un dossier

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre tableau. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes du tableau : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez pour redimensionner la colonne de votre choix.

5. Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher.

Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau. Pour établir un nouvel ordre d'affichage : Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

1. Définissez le nombre de lignes à afficher par page dans votre tableau.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Introduction

Si vous ne souhaitez plus que des actions soient affectées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer.

Les dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être rouverts à tout moment.

L'autre intérêt de la clôture des dossiers c'est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des actions, par exemple.

Un dossier peut être clôturé de deux façons :

• Manuellement, depuis la fiche dossier (ce que nous abordons ici).

• Automatiquement, lorsque la dernière action rattachée au dossier est une action terminale.

Clôturer un dossier

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du dossier à clôturer.

2. Cliquez sur .

La date de clôture est automatiquement renseignée avec la date du jour.

3. Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste des dossiers.

Introduction

Si vous enregistrez une action comme réalisée, vous allez pouvoir créer votre pièce commerciale liée à cette action immédiatement.

En effet, lorsque vous indiquez l'action comme réalisée, une nouvelle fenêtre s'ouvre à cette effet. Vous allez pouvoir notamment insérer des lignes d'articles pour l'action réalisée, si tel est le cas, dans la pièce commerciale que vous serez en train de créer.

Créer une action sur un dossier

1. Cliquez sur sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez créer une action.

2. Cliquez sur situé dans la partie inférieure de votre interface. Thème Action :

3. Cliquez sur ou <INSER> sous la partie Evénements en bas de votre écran.

Une nouvelle fenêtre s'affiche avec la fiche de l'événement de l'action.

4. Renseignez la date.

La date du jour s'affiche par défaut et vous pouvez la modifier.

5. Sélectionnez le code action et le collaborateur responsable pour la réalisation de l'action.

Vous pouvez cliquer sur pour faire une recherche du code action souhaité. Notez que le libellé de l'action s'affiche automatiquement une fois le code action renseigné.

6. Saisissez vos commentaires sur l’événement.

Ce champ peut être important pour vous donner des détails de l'action entamée sur le dossier en question.

7. Indiquez l'heure de l'action.

8. Indiquez le code dossier.

1. Cliquez sur + et choisissez le processus de traitement à suivre pour cette action. Lorsque votre code action est liée à des processus comme action déclencheur, le choix du processus devient disponible et vous devez le sélectionner. Si vous laissez votre choix sur Aucun, votre logiciel sélectionnera automatiquement le processus lié au code action renseigné.

2. Indiquez le collaborateur auquel vous souhaitez imputer l'action de réalisation du processus. Thème Impression/Envoi :

3. Sélectionnez le modèle d'impression de votre choix, si vous souhaitez imprimer un rapport de l'action que vous venez de saisir.

Enregistrer une action comme réalisée :

Données générales

2. Renseignez les champs.

Vous pouvez modifier le numéro de pièce qui s'affiche automatiquement.

3. Indiquez les adresses de Facturation et de Livraison.

Données annexes

1. Déployez le thème données annexes en cliquant sur les flèches.

2. Sélectionnez le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser.

La pièce est alors créé et s'affiche sur le tableau.

Vous pouvez insérer des lignes d'article dans l'action que vous êtes en train d'enregistré comme réalisée.

Dans la partie Saisie et modification des articles pour la facture situé en bas de votre écran :

6. Cliquez sur [Nouvel article] ou <INSERT>.

7. Insérez l'article concerné et recommencez autant de fois que nécessaire pour insérer tous les articles à facturer pour cette action.

Modifier une action sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] dans la partie inférieure de votre interface. Dans la partie Evénements tout en bas de votre écran :

4. Effectuez vos modifications.

L'action est alors modifiée pour le dossier.

Supprimer une action sur un dossier

2. Cliquez sur [Voir les actions] situé dans la partie inférieure de l'écran. Dans la partie Evénements, vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour cibler les événements que vous souhaitez supprimer. Ensuite, vous avez trois modes de suppression à votre disposition :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher une action sur un dossier

4. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée. L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également. Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter.

La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

​

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

​Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

​Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché. Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue". Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée. L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut. Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter.

La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

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Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche. Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.