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Saisissez le nom du fichier.
Saisissez un commentaire.
Un commentaire pertinent avec le fichier peut vous être très utile, dans le cas où vous avez des multiples fichiers et un en particulier que vous ne vous rappelez pas le but de sa création.
Le champ Commentaire peut aussi être utilisé comme critère de recherche ultérieurement.
Rajoutez un descriptif.
Le champ Descriptif, au même titre du champ Commentaire peut être important pour vous éclairer sur le contenu d'un fichier, lorsque vous en avez plusieurs types de fichiers de contacts créés.
Indiquez s'il s'agit d'un fichier de type B2B (sociétés) ou non.
Le choix par défaut est sur "Oui". Donc le fichier sera de type multicontact. Les tiers créés dans ce fichier vous permettront de créer des contacts dans la fiches principale du tiers.
Lorsque vous cliquez sur le bouton ratio "Non" vous indiquez que le fichier que vous créez est du type monocontact, sachant qu'en création de contacts, le masque de saisie sera différent selon l'option choisie :
En mode multicontacts, vous créerez un tiers, puis autant de contacts que vous en aurez besoin, dans la fiche principale du tiers, dans la partie Gestion de contacts.
En mode monocontact, vous créerez directement un contact par fiche.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez gérer ce fichier de contact par département.
Si vous gérez les départements au niveau de vos fiches collaborateurs, vous pouvez décider que ce fichier de contacts pourra être accessible à tous ou uniquement aux collaborateurs de tel ou tel département.
Pour implémenter le contrôle par département, répondez Non à la question "Ce fichier est-il visible par tous les départements ?", puis cochez les cases de votre choix.
Personnalisation des champs :
Les champs Libellé du critère... vous permettent d'ajouter des champs de saisie libre aux fiches contacts (catégorie socio-professionnelle, âge, etc.). Il vous suffit de remplacer les libellés par défaut Critère... par l'intitulé de votre choix, suivi du numéro du champ. Vous pouvez ainsi ajouter jusqu'à 9 champs personnalisés.
Grâce à ces champs supplémentaires, vous pourrez trouver vos contacts plus facilement, mieux cibler vos actions, affiner votre stratégie commerciale ou encore vos analyses.
La personnalisation des champs peut être faite dans la fiche principale du contact et dans la fiche des contacts liés à la fiche principale.
Vous aurez donc deux parties concernant ces paramètres :
Si votre fichier est multi-contacts, vous pouvez ajouter des champs à la fois sur le tiers principal et sur les contacts eux-mêmes.
Si votre fichier est mono-contact, vous pouvez uniquement ajouter des champs au niveau du tiers/contact.
Notez que si vous marquez non à la gestion multi-contact, la deuxième zone de paramétrage disparaît laissant place seulement aux paramétrages de la fiche principale.
Tout élément faisant partie d'une liste est automatiquement intégré aux critères de recherche associés.
Cliquez sur<INSER>.
Tous les champs personnalisés que vous paramétrez ici sont alphanumériques, facultatifs à la saisie et pourront être ajoutés aux listes de contacts via le bouton.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur le pictogrammesur la ligne du fichier à dupliquer.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du fichier à modifier.
Cliquez sur<ENTREE>.
Pour supprimer des fichiers de contacts, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichiers de contacts à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Sélectionnez tous les fichier à supprimer à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Cliquez surde la ligne à supprimer.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur .
Organisation en fichiers
Votre module de CRM propose 3 fichiers préalablement créés pour que vous puissiez commencer à enregistrer vos contacts en toute sérénité.
Les fichiers Clients et Prospects sont des fichiers multi-contacts. Vous créez donc votre contact principal (la fiche tiers) et dans la fiche du contact, vous pouvez créez autant de contacts que vous le souhaitez.
Vous pouvez faire une recherche par nom, date de mise à jour, commentaire ou nombre de contacts.
Renseignez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Le fichier Saisie en vrac est mono-contact, vous pouvez créer donc dans ce fichier contact par contact. Puis, à l'aide du bouton, placer le contact dans le fichier que vous indiquerez comme destinataire.
Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Cliquez sur.