Dans la saisie au kilomètre, le message "Vous ne pouvez saisir des temps pour une durée supérieure à x heures pour ce jour" s'affiche si le paramétrage préalable du nombre d'heures par jour pour le collaborateur, menu Fichiers/Collaborateurs, ne vous le permets pas.

1. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

Début/Fin : entrez l’heure de début et de fin (heures et minutes ; toutefois la saisie des minutes n’est pas obligatoire). Client : n'apparaissent dans le sélecteur que les clients qui ont des dossiers ouverts. Dossier : seuls les dossiers ouverts pour le client choisi s'affichent dans le sélecteur. Sauf si vous avez coché l'option Inclure les dossiers clôturés dans le menu Fichiers/Dossiers.

Tâche : sélectionnez le type de tâche.

Seuls les types de tâches paramétrés pour le groupe auquel le collaborateur concerné appartient s'affichent dans le sélecteur. Contact : c'est un champ facultatif qui vous permet, par exemple, lorsque le temps passé l’a été à travailler avec une autre personne, d'y mentionner cette personne (ou plusieurs).

Si ces personnes appartiennent toutes à l’entreprise, cela permet d'effectuer des contrôles de cohérence. Commentaire : entrez ici toute information propre à décrire ou préciser le travail effectué.

Cette zone est facultative.

Cette ligne de saisie s’intègre à la liste récapitulative en bas de l’écran du menu Saisie.

1. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

1. Saisissez l'heure de début et de fin (heures et minutes ; toutefois la saisie des minutes n’est pas obligatoire)

2. Sélectionnez le client.

1. Sélectionnez le dossier.

1. Sélectionnez la tâche.

N’apparaissent dans le sélecteur, que les types de tâches paramétrés pour le groupe de salariés auquel le salarié concerné appartient.

1. Indiquez éventuellement un contact.

1. Insérez un commentaire.

Entrez ici toute information propre à décrire ou préciser le travail effectué. Cette zone est facultative.

Cette ligne de saisie s’intègre alors dans le tableau récapitulatif du bas de l’écran. Si le commentaire est trop long, pour éviter un scrolling horizontal à l'affichage écran, le commentaire est tronqué et se termine par des points de suspension.

2. Saisissez les dates.

Cochez la case Demi-journée si tel est le cas.

1. Sélectionnez le collaborateur.

1. Emettez un commentaire si vous le souhaitez.

Pour pouvoir commencer la saisie des feuilles de temps, vous devez préalablement paramétrer les fichiers nécessaires au fonctionnement du module.

Ici vous consultez les temps saisies par date et par collaborateur.

Si pas de temps saisis selon les critères renseignés, un message s'affiche à l'écran pour vous en faire part.

Vous saisissez ici les absences des collaborateurs.

La gestion de feuilles de temps est un important module de contrôle de qualité, accompagnement, et facturation dans le traitements de vos dossiers.

Vous pouvez analyser le temps passé par les collaborateurs sur les dossiers des clients (ou les dossiers internes de l’entreprise) afin de déterminer le coût et la rentabilité de ces dossiers. Vous pouvez aussi enregistrer et contrôler les absences des collaborateurs.

La feuille de temps d’un collaborateur est donc composée de lignes successives récapitulant le temps passé pour chacun des dossiers.

Chaque ligne de temps comprendra les informations suivantes :

• Date

• Durée de temps passé

• Client pour lequel le collaborateur a passé du temps

• Dossier du client

• Tâche - nature de travail réalisé

• Contact

• Commentaire

Ce module permet également de générer automatiquement les factures, à l'aide du menu Traitements/Facturation.

Chaque type de navigateur présente dans ses options un paramètre qui doit être ajusté. Nous vous conseillons de chercher dans la documentation du navigateur (aide en ligne) des mots-clés tels que : "pop-up", "popup", "fenêtres publicitaires", "fenêtre intruse" ou encore "fenêtres intempestives".

Les méthodes de navigation sont les mêmes dans tous les logiciels. Le repérage des ces diverses zones d'écran vous sera utile tout au long de l'utilisation de votre logiciel.

Nous allons vous guider, au fil de votre navigation, pour vous aider à vous familiariser avec votre logiciel.

Lorsque vous êtes sur la saisie au kilomètre, c'est la dernière feuille de temps saisie qui s'affiche automatiquement.

Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées. Par défaut, le format de saisie s'affiche en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées."

Lors de votre première saisie, la date affichée par défaut est celle du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies.

Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option Saisir uniquement des durées. Pour une même journée, vous ne pouvez panacher les deux modes de saisie. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser le mode "durées, il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée. Lors de votre première utilisation, par défaut, la date affichée est la date du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies. Vous ne pouvez saisir des temps que pour la dernière date saisie ou une date ultérieure.

Vous pouvez très bien utiliser le module de Feuilles de temps sans utiliser le planning. C’est pourquoi, tout ce qui concerne sa gestion a été mis dans ce menu particulier.

Vous pouvez consulter les absences saisies pour un salarié pour une période donnée.

Cette option vous permet :

• De pouvoir sélectionner tous les salariés.

• De visualiser le Code absence et son Libellé.

• D'exporter les absences dans un fichier Excel™.

2. Effectuez vos modifications.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère ou vos critères de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

Vous pouvez budgéter les temps de vos collaborateurs pour chaque dossier créé (menu Fichiers/Dossiers). Cela permet notamment de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés (menu Planning/Saisie planning). Le tableau qui apparaît contient tous les dossiers ouverts, c’est à dire tous ceux qui n’ont pas encore été clôturés. Si vous souhaitez visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : "Inclure les dossiers clôturés". Si vous classez vos dossiers par type de dossiers, vous avez la possibilité de n'afficher que les dossiers d'un seul type en le choisissant dans le sélecteur au-dessus du tableau.

Si vous êtes abonné au module de Gestion commerciale, vous pouvez afficher dans la liste des dossiers les informations relatives aux devis et aux factures en cochant la boîte "Inclure les informations liées aux autres modules".

La gestion du planning se déroule selon les étapes suivantes : - Affectation des temps budgétés dans les dossiers par collaborateur - Répartition des temps affectés aux collaborateurs par jour - Edition de suivi de planning - Edition de suivi de production - Génération de l'agenda

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les dossiers.

Vous pouvez saisir les plannings de deux manières différentes : - Soit en indiquant des créneaux horaires - Soit en indiquant uniquement des durées.

a) De manière unitaire :

b) De manière groupée :

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Pour supprimer des absences, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Pour supprimer des lignes de temps de votre planning, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

b) De manière groupée :

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez toutes lignes de temps de la page à l'aide de la case à cocher présente sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées". Pour une même journée, vous ne pouvez pas utiliser les deux modes de saisie. En conséquence, si vous souhaitez utiliser le mode "durées" il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée.

Cette édition vous permet d'avoir une vue synthétique par collaborateur des temps planifiés.

6. Choisissez le dossier concerné à l'aide du sélecteur.

L’édition générale donne pour un mois donné et par collaborateur, le nombre d’heures affectées. Vous pouvez obtenir également des éditions plus fines : le planning pour un seul client ou un seul dossier, par exemple.

Cette édition permet de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés.

Cette édition affiche la liste des lignes de planification pour une période et un salarié donnés.

1. Définissez les critères : Client : par défaut, le logiciel affichera le planning pour la totalité des clients.

Cette édition vous permet, en plus des données fournies par l'édition de Suivi de planning, de comparer les temps réels passés sur les dossiers.

1. Sélectionnez le collaborateur. 2. Définissez la période. 3. Cochez l'option pour répliquer la période antérieure si vous y voyez l'utilité.

Le fichier clients est le même dans tous les modules de votre logiciel où il est présent. Cependant, dans chaque module seulement les données compatible au module s'affichent.

Les temps passés sont obligatoirement affectés à des dossiers lors de la saisie des feuilles de temps.

La création de vos fichiers de base est très importante. Vous allez donc devoir paramétrer vos fichiers :

• Clients

• Dossiers

• Collaborateurs

• Tâches

• Groupe de collaborateurs

• Personnalisation

• Divers

Clients

Le temps passé par les salariés est affecté à des dossiers, eux-mêmes ouverts pour des clients. La notion de client peut être prise au sens large.

Par exemple, il peut s’agir de dossiers internes, en ce cas votre société pourra être créée comme client.

Dossiers

Les temps passés par les collaborateurs sont obligatoirement affectés à des dossiers. Ainsi, un même client peut avoir un ou plusieurs dossiers.

Collaborateurs

Il s’agit de tous les collaborateurs de votre entreprise, pour lesquels vous êtes susceptible de saisir des feuilles de temps.

Tâches

Lorsqu’un collaborateur saisit ses feuilles de temps, il peut indiquer la tâche. Cette notion permet d’accélérer les temps de saisie par les collaborateurs. De plus, vous pourrez réaliser des analyses basées sur ces tâches.

Groupes de collaborateurs

Vous pouvez créer des groupes de collaborateurs et affecter à chaque groupe de collaborateurs certains types de tâches. Par conséquent, chaque collaborateur n'aura accès qu'aux tâches affectées à son groupe.

Personnalisation

Vous pouvez créez dans un masque d'écran choisi, un thème, un bouton ou un champ personnalisés selon le paramètres définis dans cette fonction.

Nous en parlerons avec plus de détail dans votre aide en ligne.

Divers

Vous pouvez paramétrer plusieurs fichier dans le menu Fichiers/Divers. Vous pouvez définir des critères généraux définissant, par exemple, les types de paiement acceptés par votre entreprise.

Paramétrages possibles :

• Fériés

• Modes de règlements

• Types d'absences

• Types de dossier

• Types de paiement

2. Renseignez les champs.

Les champs code client et raison sociale sont obligatoires.

Créer un contact

Lors de la création de votre contact, notez que l'option "Même adresse que celle de la fiche principale" est cochée par défaut :

La modification de champs d'adresse de la fiche du contact n'est donc pas disponible à la saisie.

La liste des contacts du client est dans la partie inférieure de la fiche du client.

2. Renseignez les données de votre contact.

1. Effectuez vos modifications.

Modifier un contact dans la fiche client

3. Effectuez vos modifications.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Dupliquer un contact dans la fiche client

3. Effectuez les éventuelles modifications.

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <Ctrl><Shift><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Supprimer un contact dans la fiche client

Puis dans la partie de gestion des contacts de la fiche client, vous avez trois options pour supprimer des contacts :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> en étant sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste de contacts ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères, par le nom de votre contact, par exemple.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

2 - Directement sur la liste :

Rechercher un contact dans une fiche client

3. Saisissez le critère de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Introduction

La notion de dossier vous permet d'analyser, pour un même client, le temps passé dans chaque mission commerciale le concernant et de pouvoir, par conséquent, établir les coûts afférents à vos interventions dans les divers dossiers. Un dossier est obligatoirement rattaché à un client.

Il faut savoir que l’affectation d’un temps passé à un dossier est obligatoire. Il s'agit de bien enregistrer votre temps pour pouvoir bien le chiffrer.

Le fichier de dossiers est le même dans tous les modules de votre abonnement où ce fichier est présent. Toute modification des données d’un dossier sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules du logiciel ayant un rapport avec ces dossiers.

Lorsque vous sélectionnez le menu Fichiers/Dossiers, un liste des dossiers s'affiche. Vous pouvez paramétrer l'affichage des dossiers sur la liste par type et aussi inclure les dossiers clôturés et les informations liées aux autres modules de votre abonnement.

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle fiche dossier.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

3. Saisissez le code et le nom du dossier.

Le code dossier apparaîtra lors de la saisie des temps. Choisissez le nom de votre dossier avec pertinence car il vous servira comme critère de recherche.

5. Saisissez la date d'ouverture.

6. Saisissez un descriptif pour votre code dossier.

Autres champs à saisir

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Indiquez ici le statut du dossier, la date d'ouverture qui peut être différente de la date de création. Le taux de confiance pour vos analyses.

Vous pouvez encore indiquer jusqu'à cinq postes de facturation. Ces données sont communes au module CRM, donc les actions peuvent être créer dans le CRM et renseignés automatiquement dans les champs d'action ici.

Tableau de coût et prix de vente horaires spécifiques au dossier

Pour les états d'édition, ainsi que pour la fonction de facturation automatique que nous évoquerons dans l'aide concernant le menu Traitements/Facturation, les temps passés sur les dossiers sont valorisés par défaut sur la base des coûts et prix de vente horaires saisis dans les fiches des collaborateurs dans le menu Fichiers/Collaborateurs.

Toutefois, vous pouvez définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs ayant saisi des temps sur le même dossier. Les états sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.

2. Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez affecter un coût et un prix de vente spécifiques au dossier.

3. Entrez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.

4. Entrez le coût horaire du collaborateur.

5. Indiquez un coefficient.

Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez renseignée, ce seront ce coût et ce coefficient qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce salarié.

Dès que le coût ou le coefficient du salarié augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.

Introduction

Si vous ne souhaitez plus que des lignes de temps soient imputées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer. Ces dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être réouverts à tout moment.

L'autre intérêt de la clôture des dossiers est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des lignes de temps. En revanche, vous pouvez continuer de les visualiser sur votre liste de dossiers en cochant l'option Inclure les dossiers clôturés sur votre liste de dossiers.

Clôturer

La date de clôture est automatiquement renseignée avec la date du jour en cours.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

2. Effectuez vos modifications.

1. Cochez l'option Inclure les dossiers clôturés sur la liste de dossiers.

Introduction

Tout temps saisi est rattaché à un collaborateur ; vous devez donc créer les collaborateurs comme pour un utilisateur de votre abonnement.

Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.

En effet, si vous ne définissez pas de droit d'accès, le collaborateur existera dans votre base que comme collaborateur de votre société, sans droit d'accès à votre abonnent.

Dans nos logiciels, pour des questions techniques, les deux définitions utilisateur/collaborateur se différencient juste par rapport aux droits d'accès.

Vous visualisez ici la liste de tous vous collaborateurs confondus, utilisateurs ou pas. Vous pouvez cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans la partie supérieure gauche de votre liste de collaborateurs, si vous souhaitez les visualiser aussi.

Pour modifier les données d'un collaborateur, vous devez aussi passer par le menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné. Les modifications sont automatiquement prises en compte dans la liste des collaborateurs.

Introduction

Une fois le collaborateur créé dans votre espace abonné, menu Accès/Utilisateurs, vous pouvez ici l'affecter à un groupe de collaborateurs, la norme de temps de travail par jours et la liste des coûts horaires relatives.

Le nom, le prénom et le code utilisateur du collaborateur, tels qu'ils ont été indiqués par l'administrateur dans l'espace abonné, ne sont pas modifiables ici.

Paramétrage

2. Effectuez vos paramétrages.

Groupe de collaborateurs

Ce champ permet d’affecter le collaborateur à un groupe. À chaque groupe de collaborateurs correspondent certains types de tâches.

En affectant un collaborateur à un groupe, vous définissez ipso facto les types de tâches qu’il sera autorisé à saisir.

Référez-vous à la rubrique "Groupes de collaborateurs" de votre aide en ligne pour savoir comment en créer un.

Définition de la norme de temps de travail par jour

Les normes indiquées ici priment sur le paramétrage global, défini dans le menu Options/Divers.

La saisie de ces paramètres n’est pas obligatoire mais constitue un outil de contrôle à la saisie. Vous pourrez ainsi détecter facilement les oublis, les erreurs de jour de saisie : saisie le dimanche, les plages horaires trop longues, etc.

Coût et prix de vente horaire du collaborateur

Ce tableau vous permet d'entrer au fur et à mesure de leurs évolutions, les coûts et les prix de vente horaires des collaborateurs. Ces données sont utilisées lors des éditions pour valoriser les temps passés sur les dossiers.

Vous pouvez cependant définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs qui sont amenés à saisir des temps sur ce dossier, à partir du menu Fichiers/Dossiers.

Les états d'édition sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.

2. Saisissez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix.

Par exemple, la date de début de l'année en cours.

3. Saisissez le coût et le prix horaire du collaborateur.

Introduction

Ici vous allez paramétrer le coût horaire de vos divers collaborateurs.

Coût et prix de vente du collaborateur

Ce tableau vous permet de modifier, au fur et à mesure de leurs évolutions, les coûts et les prix de vente horaires des collaborateurs. Ces données sont utilisées lors des éditions pour une analyse des coûts horaire par collaborateur sur les divers dossiers.

Vous pouvez cependant définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs impliqués, à partir du menu Fichiers/Dossiers. Les états d'édition sortent alors de ces nouvelles bases.

Paramétrage

3. Saisissez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.

4. Saisissez le coût horaire du collaborateur. Ici vous indiquez le coût horaire interne.

5. Indiquez un coefficient pour la calcul du prix de vente horaire.

Introduction

La fiche des utilisateurs peut être modifiée à partir de votre espace abonné menu Accès/Utilisateurs. Les modifications seront automatiquement actualisées dans la liste des collaborateurs ici.

Donc, si vous souhaitez modifier les données de vos collaborateurs, il faut passer par votre espace abonné.

Modifier

2. Effectuez vos modifications des données de feuilles de temps.

Introduction

Pour créer une tâche il suffit de lui donner un code. Seul champ obligatoire.

Toutefois, vous devez saisir un libellé pour pouvoir le choisir comme critère de recherche ou d'éditions d'états ultérieurement.

Ensuite vous avez les données relatives aux prix, importantes pour vos analyses de coûts.

2. Effectuez vos modifications.

Notions utilisateur / collaborateur

Utilisateur

Comme déjà expliqué, un collaborateur peut être simplement un collaborateur et pas obligatoirement un utilisateur dans votre abonnement.

En effet un utilisateur autre qu'un collaborateur non utilisateur, peut saisir des feuilles de temps pour celui-ci.

La suppression d'un utilisateur donc n'indique pas en soit la suppression d'un collaborateur de votre module de feuilles de temps.

Collaborateur

Pour indiquer que le collaborateur ne fait plus partie de votre organisation, dans le module de feuilles de temps, vous devez indiquer la date de son départ.

En indiquant cette date et en enregistrant votre action par le menu Fichiers/Collaborateurs, le collaborateur ne s'affiche plus dans la liste.

Supprimer un utilisateur

1. Connectez vous et rendez vous à votre espace abonné, en cliquant sur le pictogramme "avatar" en haut à droite de votre interface.

2. Dans le menu déroulant cliquez sur "Mon abonnement".

3. Rendez-vous dans le menu Accès/Utilisateurs.

4. Puis vous pouvez supprimer un utilisateur ou divers utilisateurs simultanément en cochant les cases des utilisateurs à supprimer.

Lorsque vous supprimer un utilisateur, l'information s'affiche comme dans l'image ci-dessous dans votre menu Fichiers/Collaborateurs de votre module Feuilles de temps.

2. Cliquez sur "Mon abonnement" dans le menu déroulant.

3. Rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.

4. Suivez les instructions ci-dessous selon votre besoin.

Pour supprimer des utilisateurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

En vous rendant sur votre liste de collaborateurs, menu Fichiers/Collaborateurs, vous remarquerez qu'en cliquant sur la ligne du collaborateur en question, dans le champ Code utilisateur, il s'affiche le message "Detruit le..." suivi de la date de suppression.

2. Renseignez les champs.

Uniquement le champ code tâche est obligatoire.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Pour supprimer des tâches, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Un groupe de collaborateurs dans le module Feuilles de temps, est un ensemble de collaborateurs ayant accès à la même liste de tâches pour la saisie de leurs temps. Il est donc logique de considérer qu’un groupe de collaborateurs correspond à des collaborateurs ayant le même poste ou effectuant des activités similaires au sein de l’entreprise.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

2. Effectuez vos modifications.

Dans ce menu, vous pouvez paramétrer les fichiers suivants :

• Fériés

• Modes de règlement

• Types d'absences

• Types de dossiers

• Types de paiement

Lors du paramétrage de vos collaborateurs, il faut les rattacher à un groupe de salariés afin de définir à quelle liste de type de tâches ils auront accès.

Si vous ne souhaitez pas différencier les tâches disponibles en fonction des collaborateurs, il vous faut créer un groupe unique regroupant l’intégralité des types de tâches et rattacher tous les collaborateurs à ce groupe. Une fois créés vos groupes de collaborateurs, il vous faut attribuer un groupe de collaborateurs à chacun des utilisateurs ayant des droits sur le module de Feuilles de temps.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à votre nouveau groupe de collaborateurs.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Lorsque vous supprimez un groupe de collaborateurs auquel sont affectés un ou plusieurs collaborateurs, il vous faut redéfinir un groupe de collaborateurs pour chacun d’entre eux. Faute de quoi ils n’auront pas accès aux types de tâches lors de la saisie.

Pour supprimer des groupes d'utilisateurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

2. Renseignez les champs.

Vous trouverez déjà une liste des jours fériés enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à ce nouveau jour férié.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos modifications.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des jours fériés, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Vous trouverez déjà une liste de modes de règlement enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos modifications.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

2. Renseignez les champs.

Vous trouverez déjà une liste de types d'absences enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des modes de règlement, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite de la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à ce nouveau type d'absence.

Choisissez le fichier Types d'absence à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types d'absence, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite de la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

2. Renseignez les champs.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

2. Renseignez les champs.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos modifications.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos modifications.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Vous retrouverez ici les rubriques suivantes :

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos modifications.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

2. Renseignez les champs.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :