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Feuilles de temps

A propos

La gestion de feuilles de temps est un important module de contrôle de qualité, accompagnement, et facturation dans le traitements de vos dossiers.

Vous pouvez analyser le temps passé par les collaborateurs sur les dossiers des clients (ou les dossiers internes de l’entreprise) afin de déterminer le coût et la rentabilité de ces dossiers. Vous pouvez aussi enregistrer et contrôler les absences des collaborateurs.

La feuille de temps d’un collaborateur est donc composée de lignes successives récapitulant le temps passé pour chacun des dossiers.

Chaque ligne de temps comprendra les informations suivantes :

Date
Durée de temps passé
Client pour lequel le collaborateur a passé du temps
Dossier du client
Tâche - nature de travail réalisé
Contact
Commentaire

Ce module permet également de générer automatiquement les factures, à l'aide du menu Traitements/Facturation.

Le mode de fonctionnement du logiciel génère parfois l’ouverture de fenêtres complémentaires (les "pop-up"). Le logiciel peut ouvrir des fenêtres de ce type afin de réaliser des opérations telles que l'affichage des messages d'attente. Ces fenêtres peuvent être considérées comme étant de l'affichage involontaire (non lié à une action directe de l'utilisateur) et, pour cette raison, bloquées. Ce blocage empêche le bon fonctionnement du logiciel. Il est donc impératif d'autoriser, sur le plan du navigateur Internet, l'affichage de ce type de fenêtre.

Chaque type de navigateur présente dans ses options un paramètre qui doit être ajusté. Nous vous conseillons de chercher dans la documentation du navigateur (aide en ligne) des mots-clés tels que : "pop-up", "popup", "fenêtres publicitaires", "fenêtre intruse" ou encore "fenêtres intempestives".

Des outils tiers ajoutés aux navigateurs (plug-in) suite à l'installation de logiciels divers pouvant contenir des options bloquant l'ouverture des fenêtres "pop-up" peuvent exister sur votre ordinateur. Dans ce cas, vous devez également les désactiver, en plus des options existant dans le navigateur, comme expliqué ci-dessus.

Exemples type de ce genre de "plug-in" (plugiciel) :

La barre d'outil Google™ (Google Toolbar™)
La barre d'outil Yahoo™

Ou encore d'autres barres d'outils installées par des logiciels de sécurité tels que des antivirus ou des pare-feu (firewall).

Les méthodes de navigation sont les mêmes dans tous les logiciels. Le repérage des ces diverses zones d'écran vous sera utile tout au long de l'utilisation de votre logiciel.

Nous allons vous guider, au fil de votre navigation, pour vous aider à vous familiariser avec votre logiciel.

Premiers pas

Pour pouvoir commencer la saisie des feuilles de temps, vous devez préalablement paramétrer les fichiers nécessaires au fonctionnement du module.

Feuilles de temps

Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option Saisir uniquement des durées. Pour une même journée, vous ne pouvez panacher les deux modes de saisie. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser le mode "durées, il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée. Lors de votre première utilisation, par défaut, la date affichée est la date du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies. Vous ne pouvez saisir des temps que pour la dernière date saisie ou une date ultérieure.

Si vous souhaitez modifier ou ajouter des temps relatifs à une autre période, reportez-vous au menu Traitements/Modifications.

Saisie

Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

Si vous entrez une date antérieure à la date de la dernière saisie de temps réalisée vous pouvez visualiser les informations (le récapitulatif des saisies de cette date) mais vous ne pourrez pas ajouter de nouvelles lignes de temps.

En effet, vous pouvez saisir des temps uniquement au jour de la dernière saisie ou à un jour postérieur.

Saisissez l'heure de début et de fin (heures et minutes ; toutefois la saisie des minutes n’est pas obligatoire)
Sélectionnez le client.

Sélectionnez le dossier.

Uniquement les dossiers ouverts vous seront proposés, sauf si dans le menu Fichiers/Dossiers, vous avez coché l'option Inclure les dossiers clôturés.

Sélectionnez la tâche.

N’apparaissent dans le sélecteur, que les types de tâches paramétrés pour le groupe de salariés auquel le salarié concerné appartient.

Indiquez éventuellement un contact.

Le champ Contact est facultatif. Il vous permet par exemple, lorsque le temps passé l’a été à travailler avec une autre personne, de mentionner cette personne (ou plusieurs). Si ces personnes appartiennent toutes à l’entreprise, cela permet d'effectuer des contrôles de cohérence.

Insérez un commentaire.

Entrez ici toute information propre à décrire ou préciser le travail effectué. Cette zone est facultative.

Cette ligne de saisie s’intègre alors dans le tableau récapitulatif du bas de l’écran. Si le commentaire est trop long, pour éviter un scrolling horizontal à l'affichage écran, le commentaire est tronqué et se termine par des points de suspension.

Saisie au kilomètre

Lorsque vous êtes sur la saisie au kilomètre, c'est la dernière feuille de temps saisie qui s'affiche automatiquement.

Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées. Par défaut, le format de saisie s'affiche en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées."

Pour une même journée, vous ne pouvez panacher les deux modes de saisies. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser le mode "durées", il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée.

Lors de votre première saisie, la date affichée par défaut est celle du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies.

Vous ne pouvez saisir des temps que pour la dernière date saisie ou une date ultérieure. Si vous souhaitez modifier ou ajouter des temps relatifs à une autre période, reportez-vous au menu Traitements/Modifications.

Saisir des temps par la saisie au kilomètre

Dans la saisie au kilomètre, le message "Vous ne pouvez saisir des temps pour une durée supérieure à x heures pour ce jour" s'affiche si le paramétrage préalable du nombre d'heures par jour pour le collaborateur, menu Fichiers/Collaborateurs, ne vous le permets pas.

Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

En effet, vous pouvez saisir des temps uniquement au jour de la dernière saisie ou à un jour postérieur.

Début/Fin : entrez l’heure de début et de fin (heures et minutes ; toutefois la saisie des minutes n’est pas obligatoire). Client : n'apparaissent dans le sélecteur que les clients qui ont des dossiers ouverts. Dossier : seuls les dossiers ouverts pour le client choisi s'affichent dans le sélecteur. Sauf si vous avez coché l'option Inclure les dossiers clôturés dans le menu Fichiers/Dossiers.

Tâche : sélectionnez le type de tâche.

Seuls les types de tâches paramétrés pour le groupe auquel le collaborateur concerné appartient s'affichent dans le sélecteur. Contact : c'est un champ facultatif qui vous permet, par exemple, lorsque le temps passé l’a été à travailler avec une autre personne, d'y mentionner cette personne (ou plusieurs).

Si ces personnes appartiennent toutes à l’entreprise, cela permet d'effectuer des contrôles de cohérence. Commentaire : entrez ici toute information propre à décrire ou préciser le travail effectué.

Cette zone est facultative.

Cette ligne de saisie s’intègre à la liste récapitulative en bas de l’écran du menu Saisie.

Si le commentaire est trop long, pour éviter un scrolling horizontal à l'affichage écran, le commentaire s'affiche avec des points de suspension.

Lors d'une même journée, il n’est pas impératif que les créneaux horaires des temps saisis se suivent exactement.

En effet, vous pouvez conserver des créneaux libres non travaillés.

Dans le même esprit, vous pouvez saisir des lignes de temps qui peuvent venir s’insérer dans les créneaux laissés vacants, à la condition qu’il n’y ai pas de chevauchements de période avec une autre ligne de temps.

Consultation

Ici vous consultez les temps saisies par date et par collaborateur.

Si pas de temps saisis selon les critères renseignés, un message s'affiche à l'écran pour vous en faire part.

Absences

Vous saisissez ici les absences des collaborateurs.

Saisie

Saisissez les dates.

Cochez la case Demi-journée si tel est le cas.

Sélectionnez le collaborateur.

Les types d'absences proposés ont été préenregistrés dans votre logiciel. Vous pouvez néanmoins modifier et enrichir cette liste à partir du menu Fichiers/Divers, fichier Types d'absences.

Emettez un commentaire si vous le souhaitez.

Modifier une saisie d'absence

Effectuez vos modifications.

Rechercher une absence

Saisissez les critères de recherche.

Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.

La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère ou vos critères de recherche.

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.

2 - Directement sur la liste :

Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver, si vous souhaitez désactiver tous les filtres par cette méthode.

Supprimer une absence

Pour supprimer des absences, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Consultation

Vous pouvez consulter les absences saisies pour un salarié pour une période donnée.

Cette option vous permet :

De pouvoir sélectionner tous les salariés.
De visualiser le Code absence et son Libellé.
D'exporter les absences dans un fichier Excel™.

Planning

Vous pouvez très bien utiliser le module de Feuilles de temps sans utiliser le planning. C’est pourquoi, tout ce qui concerne sa gestion a été mis dans ce menu particulier.

Saisie budgets

Prévisionnel

La gestion du planning se déroule selon les étapes suivantes : - Affectation des temps budgétés dans les dossiers par collaborateur - Répartition des temps affectés aux collaborateurs par jour - Edition de suivi de planning - Edition de suivi de production - Génération de l'agenda

Introduction

Vous pouvez budgéter les temps de vos collaborateurs pour chaque dossier créé (menu Fichiers/Dossiers). Cela permet notamment de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés (menu Planning/Saisie planning). Le tableau qui apparaît contient tous les dossiers ouverts, c’est à dire tous ceux qui n’ont pas encore été clôturés. Si vous souhaitez visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : "Inclure les dossiers clôturés". Si vous classez vos dossiers par type de dossiers, vous avez la possibilité de n'afficher que les dossiers d'un seul type en le choisissant dans le sélecteur au-dessus du tableau.

Si vous êtes abonné au module de Gestion commerciale, vous pouvez afficher dans la liste des dossiers les informations relatives aux devis et aux factures en cochant la boîte "Inclure les informations liées aux autres modules".

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Rechercher un dossier ou une affaire

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les dossiers.

Créer un budget

Modifier un budget

Supprimer des budgets

a) De manière unitaire :

b) De manière groupée :

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Saisie planning

Travail à réaliser

Vous pouvez saisir les plannings de deux manières différentes : - Soit en indiquant des créneaux horaires - Soit en indiquant uniquement des durées.

Introduction

Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées". Pour une même journée, vous ne pouvez pas utiliser les deux modes de saisie. En conséquence, si vous souhaitez utiliser le mode "durées" il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée.

Saisir un planning

Seuls les clients pour lesquels un dossier est ouvert s'affichent.

6. Choisissez le dossier concerné à l'aide du sélecteur.

Le logiciel ne vous propose que les dossiers ouverts, sauf si dans le menu Fichiers, Dossiers, vous avez coché l'option Inclure les dossiers clôturés.

Au sein d’une même journée, il n’est pas impératif que les créneaux horaires des temps saisis se suivent exactement.

En effet, vous pouvez conserver des créneaux libres non travaillés ou tout simplement non gérés dans le planning. Dans le même esprit, vous pouvez saisir des lignes de temps qui peuvent venir s’insérer dans les créneaux laissés vacants, à la condition qu’il n’y ai pas de chevauchements de période avec une autre ligne de temps.

Modifier le planning

Supprimer un planning

Pour supprimer des lignes de temps de votre planning, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

b) De manière groupée :

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez toutes lignes de temps de la page à l'aide de la case à cocher présente sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer dans votre sélection.

Ce mode de suppression simultanée fonctionne seulement sur la page en cours. Vous devez recommencer pour les pages suivantes, si nécessaire.

Consultation

Consultation des temps affectés

Cette édition affiche la liste des lignes de planification pour une période et un salarié donnés.

Edition générale

Visualisation du planning

Cette édition vous permet d'avoir une vue synthétique par collaborateur des temps planifiés.

Introduction

L’édition générale donne pour un mois donné et par collaborateur, le nombre d’heures affectées. Vous pouvez obtenir également des éditions plus fines : le planning pour un seul client ou un seul dossier, par exemple.

À savoir : Définition -> un dossier est une affaire. Préalablement : - Dans le menu Saisie budgets vous devez renseigner le temps estimé d'un dossier par collaborateur ou tâche. - Dans le menu Saisie planning, vous devez affecter les temps budgétés.

Lancer l'édition générale

1. Définissez les critères : Client : par défaut, le logiciel affichera le planning pour la totalité des clients.

Suivi de planning

Cette édition permet de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés.

Introduction

Il est important de remarquer que vous pouvez planifier des temps sans avoir, au préalable, saisi des budgets de temps dans les dossiers.

À savoir : Définition -> un dossier est une affaire. Préalablement : - Dans le menu Saisie budgets vous devez renseigner le temps estimé d'un dossier par collaborateur ou tâche. - Dans le menu Saisie planning, vous devez affecter les temps budgétés.

Lancer l'édition de suivi de planning

Même si vous ne cochez pas cette boîte l’édition fera apparaître les dossiers sans prévision de production mais pour lesquels il y a eu planification.

Suivi de production

Cette édition vous permet, en plus des données fournies par l'édition de Suivi de planning, de comparer les temps réels passés sur les dossiers.

Introduction

À savoir : Définition -> un dossier est une affaire. Préalablement : - Dans le menu Saisie budgets vous devez renseigner le temps estimé d'un dossier par collaborateur ou tâche. - Dans le menu Saisie planning, vous devez affecter les temps budgétés.

Lancer l'édition de suivi de production

Même si vous ne cochez pas cette boîte, l’édition fera apparaître les dossiers sans prévision de production mais pour lesquels il y a eu planification.

La colonne Ecart de production au indique la différence entre le total des heures qui étaient prévues au planning dans la période et le total des heures effectivement produites.

Génération agenda

Intégration dans l'agenda

1. Sélectionnez le collaborateur. 2. Définissez la période. 3. Cochez l'option pour répliquer la période antérieure si vous y voyez l'utilité.

Seulement les lignes de temps qui ont une heure de début et une heure de fin seront importées dans l'agenda.

Fichiers

La création de vos fichiers de base est très importante. Vous allez donc devoir paramétrer vos fichiers :

Clients
Dossiers
Collaborateurs
Tâches
Groupe de collaborateurs
Personnalisation
Divers

Les actions possibles sur ces fichiers (création, modification, suppression) ne sont accessibles aux utilisateurs que si l’administrateur leur en a donné le droit dans le paramétrage des profils d’utilisation dans le menu Accès/Profils dans l'espace abonné.

Clients

Le temps passé par les salariés est affecté à des dossiers, eux-mêmes ouverts pour des clients. La notion de client peut être prise au sens large.

Par exemple, il peut s’agir de dossiers internes, en ce cas votre société pourra être créée comme client.

Dossiers

Les temps passés par les collaborateurs sont obligatoirement affectés à des dossiers. Ainsi, un même client peut avoir un ou plusieurs dossiers.

Collaborateurs

Il s’agit de tous les collaborateurs de votre entreprise, pour lesquels vous êtes susceptible de saisir des feuilles de temps.

Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel, mais il peut aussi être enregistré dans votre base sans être un utilisateur.

Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.

Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.

Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.

Tâches

Lorsqu’un collaborateur saisit ses feuilles de temps, il peut indiquer la tâche. Cette notion permet d’accélérer les temps de saisie par les collaborateurs. De plus, vous pourrez réaliser des analyses basées sur ces tâches.

Groupes de collaborateurs

Vous pouvez créer des groupes de collaborateurs et affecter à chaque groupe de collaborateurs certains types de tâches. Par conséquent, chaque collaborateur n'aura accès qu'aux tâches affectées à son groupe.

Personnalisation

Vous pouvez créez dans un masque d'écran choisi, un thème, un bouton ou un champ personnalisés selon le paramètres définis dans cette fonction.

Nous en parlerons avec plus de détail dans votre aide en ligne.

Divers

Vous pouvez paramétrer plusieurs fichier dans le menu Fichiers/Divers. Vous pouvez définir des critères généraux définissant, par exemple, les types de paiement acceptés par votre entreprise.

Paramétrages possibles :

Fériés
Modes de règlements
Types d'absences
Types de dossier
Types de paiement

Clients

Le fichier clients est le même dans tous les modules de votre logiciel où il est présent. Cependant, dans chaque module seulement les données compatible au module s'affichent.

Toute modification des données d’un client (utilisé dans plusieurs modules) sera prise en compte, en temps réel, dans toutes les applications.

Les temps passés sont obligatoirement affectés à des dossiers lors de la saisie des feuilles de temps.

Les dossiers sont obligatoirement affectés à des clients, lors de la création du dossier dans le menu Fichiers/Dossiers.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de clients. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Créer une fiche client et contact client

Renseignez les champs.

Les champs code client et raison sociale sont obligatoires.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Créer un contact

Lors de la création de votre contact, notez que l'option "Même adresse que celle de la fiche principale" est cochée par défaut :

La modification de champs d'adresse de la fiche du contact n'est donc pas disponible à la saisie.

L'adresse de la fiche principale est reprise dans la fiche du nouveau contact ou les champs seront vides si il n'y a pas d'adresse saisie dans la fiche principale.

D'ailleurs, si vous décochez cette option et renseignez une autre adresse et ensuite vous décidez de cocher cette option à nouveau, l'adresse de la fiche principale remplace les données saisies lorsque vous enregistrez votre saisie.

La liste des contacts du client est dans la partie inférieure de la fiche du client.

Renseignez les données de votre contact.

Renseignez les données de votre contact avec soin, car cela vous sera très utile dans, notamment, le module de CRM si votre abonnement contient ce module et, bien évidement, dans la gestion de vos dossiers ici dans le module de feuille de temps.

Le contact peut également vous servir comme critère de recherche.

Modifier une fiche client et/ou contact client

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

La molette de votre souris vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Effectuez vos modifications.

Modifier un contact dans la fiche client

Effectuez vos modifications.

Dupliquer une fiche client ou un contact client

Lorsque vous dupliquez la fiche d'un client, les contacts sont également dupliqués avec la fiche principale. Vous pouvez aussi dupliquer les contacts, si vous en avez besoin.

Effectuez vos éventuelles modifications.

Deux clients ne pouvant avoir le même code, vous devez en saisir un nouveau.

Dupliquer un contact dans la fiche client

Effectuez les éventuelles modifications.

Supprimer une fiche client ou un contact client

Lorsque vous supprimez une fiche client dans un module, vous la supprimez également dans tous les modules partageant ce fichier.

Si vous supprimez une fiche client pour lequel vous avez saisi des pièces commerciales, vous ne retrouverez plus son code dans les sélecteurs qui vous sont nécessaires lors des diverses éditions. Vous pouvez simplement archiver la fiche client.

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <Ctrl><Shift><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Supprimer un contact dans la fiche client

Puis dans la partie de gestion des contacts de la fiche client, vous avez trois options pour supprimer des contacts :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> en étant sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste de contacts ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Rechercher une fiche ou contact client

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères, par le nom de votre contact, par exemple.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

La molette de votre souris vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

2 - Directement sur la liste :

Rechercher un contact dans une fiche client

Saisissez le critère de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Dossiers

Introduction

La notion de dossier vous permet d'analyser, pour un même client, le temps passé dans chaque mission commerciale le concernant et de pouvoir, par conséquent, établir les coûts afférents à vos interventions dans les divers dossiers. Un dossier est obligatoirement rattaché à un client.

Il faut savoir que l’affectation d’un temps passé à un dossier est obligatoire. Il s'agit de bien enregistrer votre temps pour pouvoir bien le chiffrer.

Le fichier de dossiers est le même dans tous les modules de votre abonnement où ce fichier est présent. Toute modification des données d’un dossier sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules du logiciel ayant un rapport avec ces dossiers.

Lorsque vous sélectionnez le menu Fichiers/Dossiers, un liste des dossiers s'affiche. Vous pouvez paramétrer l'affichage des dossiers sur la liste par type et aussi inclure les dossiers clôturés et les informations liées aux autres modules de votre abonnement.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de dossiers. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Créer un dossier

Si le client n'existe pas encore dans vos fichiers, vous pouvez sans quitter votre saisie du nouveau code dossier :

c) Saisissez les données du nouveau client.

3. Saisissez le code et le nom du dossier.

Le code dossier apparaîtra lors de la saisie des temps. Choisissez le nom de votre dossier avec pertinence car il vous servira comme critère de recherche.

Les champs code client et nom du dossier sont obligatoires. Le champ code dossier est également un champ obligatoire ; si vous n'avez pas activé la numérotation automatique dans le menu Options/Divers, vous devez aussi renseigner ce champ.

Choisissez le type de dossier que vous désirez affecter. Ce champ vous permettra de réaliser des analyses par type de dossiers.

Si le type de dossier que vous souhaitez n'existe pas, vous pouvez le créer dans le menu Fichiers/Divers.

5. Saisissez la date d'ouverture.

6. Saisissez un descriptif pour votre code dossier.

Ce champ est facultatif et peut-être utile pour le décrire aux autres éventuels utilisateurs autres que vous, pour savoir dans quelle cas utiliser ce code dossier. Ce que vous renseignez dans ce champ peut aussi servir comme critère de recherche.

Autres champs à saisir

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>

Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>

La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Indiquez ici le statut du dossier, la date d'ouverture qui peut être différente de la date de création. Le taux de confiance pour vos analyses.

Vous pouvez encore indiquer jusqu'à cinq postes de facturation. Ces données sont communes au module CRM, donc les actions peuvent être créer dans le CRM et renseignés automatiquement dans les champs d'action ici.

Tableau de coût et prix de vente horaires spécifiques au dossier

Pour les états d'édition, ainsi que pour la fonction de facturation automatique que nous évoquerons dans l'aide concernant le menu Traitements/Facturation, les temps passés sur les dossiers sont valorisés par défaut sur la base des coûts et prix de vente horaires saisis dans les fiches des collaborateurs dans le menu Fichiers/Collaborateurs.

Toutefois, vous pouvez définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs ayant saisi des temps sur le même dossier. Les états sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez affecter un coût et un prix de vente spécifiques au dossier.
Entrez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.
Entrez le coût horaire du collaborateur.
Indiquez un coefficient.

Le coût horaire que vous avez saisi sera multiplié par ce coefficient et le résultat s'affichera automatiquement dans le champ Prix de vente horaire.

Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez renseignée, ce seront ce coût et ce coefficient qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce salarié.

Dès que le coût ou le coefficient du salarié augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.

Même si l'une des deux valeurs, coût ou coefficient, n'a pas changée, vous devez saisir les deux valeurs. Sinon, le logiciel considérera une valeur nulle.

Modifier un dossier

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>

Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>

La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

2. Effectuez vos modifications.

Dupliquer un dossier

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle fiche dossier.

Lorsque vous dupliquez un dossier la liste de prix horaires est également recopiée dans le nouveau dossier que vous êtes en train de créer par duplication. Vous pouvez aussi dupliquer les lignes de coût dans la liste toute en bas de votre écran, si vous en avez besoin.

N'oubliez pas d'effectuer vos éventuelles modifications de coûts dans la liste pour ce nouveau dossier.

Effectuez vos éventuelles modifications.

Deux dossiers ne pouvant avoir le même code, vous devez en saisir un nouveau.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>

Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>

La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Supprimer un dossier

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée (c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.

Rechercher un dossier

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

Par la fenêtre de recherche :

2. Directement sur la liste :

Clôturer un dossier

Introduction

Si vous ne souhaitez plus que des lignes de temps soient imputées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer. Ces dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être réouverts à tout moment.

L'autre intérêt de la clôture des dossiers est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des lignes de temps. En revanche, vous pouvez continuer de les visualiser sur votre liste de dossiers en cochant l'option Inclure les dossiers clôturés sur votre liste de dossiers.

Clôturer

La date de clôture est automatiquement renseignée avec la date du jour en cours.

Rouvrir un dossier cloturé

Cochez l'option Inclure les dossiers clôturés sur la liste de dossiers.