Créer un devis

Devis clients /prospects

Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.

La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.

Vous pouvez visualiser le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat.

Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.

Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles. Vous devez pour cela, passer par le menu Options/Divers et mettre à "oui" l'option de gestion des dimensions.

Ensuite, vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur choisir "Modèles de dimension". Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Saisissez les champs de la partie données générales.

Notez que le devis est par défaut un devis client.

Etapes de saisie

Données générales

Tiers

a) Saisissez directement le nom du tiers recherché et le logiciel vous affichera les données compatibles dès le premier caractère saisi par complètement automatique.

Si l'autocomplétion n'affiche pas le tiers dont vous avez besoin, survolez avec votre souris ou cliquez sur le pictogrammesitué juste à droite du champ pour pouvoir le créer.

Cliquez alors sur l'option de votre choix :

• Ajouter client

• Ajouter prospect

b) Créez le tiers.

Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.

Numéro de pièce

La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée par défaut. Vous pouvez annuler l'incrémentation automatique ou les modifier.

Vous pouvez en effet, saisir un numéro de pièce manuellement au moment de la saisie.

Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces ou l'arrêter, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.

Dossier ou chantier

Pour gérer des chantiers, vous devez vous rendre au menu Options/Divers.

Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.

Vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche. Cliquez sur le pictogramme puis sur .

Lorsque le fichier utilisé est celui des prospects, la gestion de dossiers ou chantiers n'est pas disponible.

Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :

• Vendeur

• Mode de règlement

• Type de paiement

• Objet

Insertion d'une adresse de livraison et/ou de facturation directement sur la pièce

L'adresse principale contenue dans la fiche tiers s'affiche par défaut.

Les autres adresses sont liées aux contacts de la fiche du tiers.

Vous pouvez saisir les adresses par trois méthodes :

Insertion d'une adresse enregistrée sur la fiche tiers

1. Choisissez l'adresse à l'aide du sélecteur.

Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous pouvez utiliser le scroll ou la molette de votre souris pour sélectionner l'adresse recherchée.

Insertion d'une adresse par la création d'un nouveau contact

1. Cliquez surdevant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison).
2. Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre de recherche.
3. Renseignez les champs.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
5. Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client.

6. Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.

Insertion par la modification de l'adresse directement sur la pièce commerciale

En modifiant l’adresse sur la pièce commerciale directement, le sélecteur affiche aussitôt l'option “Autre adresse” et classe donc l'adresse saisie directement dans la pièce, sous cette option du sélecteur.

Vous n'avez pas besoin d'enregistrer la pièce pour que l'adresse soit enregistrée.

Cette option est disponible autant dans les pièces de vente que dans les pièces d'achat.

Le choix “Autre adresse” est déjà enregistré dans le sélecteur d’adresse. De cette façon quand vous personnalisez l’adresse, vous pouvez tout de suite pointer sur cette option du sélecteur.

Lorsque vous sélectionnez “Autre adresse” directement sans passer par la modification de l'adresse, la fenêtre de modification s'affiche. En annulant la modification, le sélecteur se remet automatiquement sur l’adresse précédente.

1. Cliquez sur le pictogramme situé à droite de la ligne de titre de la zone d'adresse à saisir : facturation ou livraison.

Zone adresse de facturation de la pièce commerciale

Zone adresse de facturation de la pièce commerciale

1. Saisissez les données.

2. Cliquez sur juste au-dessus des lignes d'article pour sauvegarder votre pièce commerciale jusqu'ici ou cliquez sur <ENTREE>.

Vous pouvez aussi valider votre saisie en utilisant la touche de tabulation <TAB> pour passer directement à la ligne d'article tout en sauvegardant ce que vous avez saisie.

Donnés annexes

Déployez le thème données annexes en cliquant sur situé à droite de la ligne du thème ou en cliquant sur le nom du thème directement.

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné avec l'adresse paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ renseigné automatiquement par oui ou non selon le statut de l'envoi.

Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées en cliquant sur et ensuite en cochant le champ E-mail envoyé.

Modèle d'impression : la liste des modèles préalablement paramétrés s'affiche dans le sélecteur.

Pour créer des nouveaux modèles ou modifier un modèle existant, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers et choisir le fichier Modèles d'impression.

Nombre total de colis : ce champ s'affiche selon vos préférences de gestion préalablement paramétrées dans le menu Options/Stocks.

Accord client le : vous pouvez utiliser cette donnée comme critère de recherche pour un postérieur traitement de votre devis.

Exemple :

Vous pouvez effectuer une recherche en indiquant la date ou une fourche de dates d'accord dans laquelle s'insère votre devis.

Vous pouvez ainsi traiter uniquement les devis approuvés dans la date ou dans la fourche de dates indiquée.

Une fois la date d'accord renseignée, vous ne pouvez plus modifier votre devis. Pour le faire, vous devez la supprimer.

Gestion des lignes d'article

Voir la rubrique d'aide "Particularités articles" pour savoir un peu plus sur les articles gérés par lot et de type grille.

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.

L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes, inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

Pour activer le texte riche, vous devez passer par le menu Options/Pièces commerciales thème Articles.

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton ou pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Si vous passez par l'ajout détaillé pour ajouter un article géré par dimension, notez que le focus se placera par défaut dans la première dimension et non pas dans le champ quantité, car c'est la dimension qui calcule la quantité automatiquement.

Insertion d'une ligne d'article par la fiche article

1. Cliquez sur ou <INSER>.
2. Sélectionnez l'article ou cliquez sur pour une recherche ciblée.

Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.

Si l'article n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer sans quitter votre fenêtre de recherche.

Cliquez sur le bouton situé en bas de la liste.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Insérer un article à une position précise

Vous pouvez insérer un article dans une pièce à une position précise sans besoin de redéplacer les lignes d'article.

Fonctionnement :

Insertion d’un article en première position : Pour insérer un article en première position, passez la souris à la limite du haut de la première ligne d'article.

Vous verrez uns'afficher. Vous cliquez dessus et la saisie rapide (saisie au kilomètre) s’affiche à cette position.

Modifier l'ordre des lignes d'article de type pack avec code de regroupement identique

Vous pouvez modifier l’ordre des lignes d’articles de type pack afin de pouvoir déplacer les lignes à l’intérieur du pack ou le pack entier.

Deux fonctionnements possibles :

1. Déplacer la ligne à l'intérieur du pack :

Pour déplacer des lignes avec un code regroupement identique à l’intérieur du pack, cliquez sur l'article et déployez le pack pour visualiser les lignes le composant. Déplacez la ligne de commentaire.

Vous déplacerez ainsi la ligne d'article à l'intérieur du pack.

1. Déplacer l'article pack entier :

Pour déplacer des lignes avec un code regroupement identique, cliquez sur la ligne de commentaire et déplacez-là.

Vous déplacerez ainsi la totalité du pack à un autre emplacement dans les lignes d'article de la pièce.

Vous avez deux options pour insérer les lignes d'article :

Par la saisie au kilomètre

1. Cliquez sur la petite flèche positionnée du côté droite du bouton .
2. Sélectionnez l'option Ajout .

Notez que les champs de la lige d'article de votre pièce, s'affichent à la saisie. Vous pouvez renseigner donc le code de l'article directement sur la ligne ou cliquer surpour consulter le fichier et effectuer une recherche multicritères.

Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série. Pour les articles de type "Lot" les articles proposés seront ceux, dont la date de fin de validité n'est pas dépassée, si renseignée, et dont la quantité en stock est supérieure à 0.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article en plus de faciliter votre saisie.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

1. Sélectionnez le code article ou cliquez surpour une recherche ciblée.
2. Saisissez les champs de la ligne.

3. Cliquez sur le pictogramme situé à la fin de la ligne pour l'enregistrer.

Si vous ne visualisez pas le pictogramme en survolant le bas de la liste d'articles avec votre souris, vous verrez s'afficher un scroll horizontal. Servez-vous en pour aller jusqu'à la fin de votre ligne.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne ou utilisez la touche <TAB>.

Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

1. Cliquez sur ou <INSER>.
2. Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

3. Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Utilisez la touche <ENTREE> pour passer à la ligne.

Utilisez la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement.

Si vous ne souhaitez pas continuer la saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

Application d'une remise globale

1. Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
2. Saisissez le montant de la remise ou cochez la case% pour appliquer une remise en pourcentage.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

Mode de transport

Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.

Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre au menu Options/Divers, et cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre à gauche.

Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/Divers, fichier Modes de transport.

Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport.

Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.

Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .

Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant).

Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport.

La valeur du champ reste modifiable.

Insérer des lignes de sous-totaux dans les lignes article

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis concerné.
2. Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche en dessous de la ligne d'article choisie.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Lorsque que vous insérez une ligne d'article dans une nouvelle pièce, la validation de la ligne d'article enregistre la pièce commerciale.

Deux fonctions supplémentaires s'affichent par les boutons et.

Ces boutons sont visibles lorsque vous revenez sur la pièce en mode modification ou lors de la validation de la dernière ligne d''article.