Introduction

Cette édition retrace tous les mouvements d'entrée et de sortie par article. Y figurent également toutes les opérations de validation/dévalidation.

Elle affiche :

• La date du mouvement

• Le dépôt concerné

• Le code et libellé article

• La nature du mouvement ("E" entrée ou "S" sortie)

• L'origine du mouvement (par exemple, "Validation du bon de réception n°1525")

• La valeur unitaire

• La valeur totale

Sont pris en compte :

• Les articles qui ont été entrés ou sortis du stock manuellement depuis la fiche article

• Les articles réceptionnés via un bon de réception validé

• Les articles livrés via un bon de livraison validé, ou directement facturés (facture validée)

Vous pouvez afficher les mouvements de stock :

• Pour une période donnée,

• Pour un article donné, pour une fourchette d'articles ou pour tous les articles,

• Pour un dépôt en particulier, ou tous les dépôts,

• Avec le détail pour les articles avec variantes (gestion des "grilles"),

• Avec les détail des lots / séries.

Générer l'édition

1. Indiquez la période.

Le mois en cours vous est proposé par défaut.

Vous pouvez déjà lancer l'édition en gardant les critères insérés par défaut. Ou alors ur cibler votre édition, vous pouvez indiquer certains critères :

4. Indiquez le code du dépôt, ou laissez le choix sur "Tous" pour obtenir les mouvements tous dépôts confondus.

Dans un contexte multi dépôt, cochez l'option "Rupture par dépôt" si vous souhaitez scinder les mouvements par dépôt dans votre édition.

5. Cochez l'option "Avec le détail des grilles" si vous gérez des articles avec variantes (tailles, couleurs, etc.) pour afficher les mouvements de stock par variante.

6. Cochez l'option Inclure les numéros de lots / série si vous gérez des articles par lots.

7. Définissez le mode d'affichage et le format de l'édition.

Introduction

C'est également depuis les options de stock que vous définissez le mode de gestion des stocks (LIFO, FIFO, PAMP), la gestion ou pas du multi-dépôt, l'autorisation ou pas des stocks négatifs et la gestion des grilles de type tailles / coloris.

Avec la gestion de stocks, vous pouvez :

• Editer un inventaire à date par dépôt (avec ou sans détail des grilles).

• Editer les mouvements de stock par période, article, dépôt (avec ou sans détail des grilles).

• Editer les éventuelles ruptures de stock, par dépôt, famille article, sous-famille, fournisseur.

• Générer des bons de transfert inter-dépôts.

• Purger les mouvements de stock sur une période donnée.

Lorsque vous gérez les stocks, vous pouvez, depuis la fiche d'un article géré en stock :

• Directement saisir des mouvements d'entrée et de sortie de stock par dépôt (si multi-dépôt).

• Dans le cas d'une gestion multi-dépôt, visualiser le détail par dépôt.

Présentation

Cette édition affiche l'état du stock par article à un instant T, avec :

• La quantité

• La valeur unitaire selon le mode choisi (LIFO, FIFO ou PAMP)

• La valeur du stock

Si vous gérez plusieurs dépôts, vous pouvez visualiser l'inventaire tous dépôts confondus ou par dépôt. Si vous gérez les articles avec variantes (en "grilles"), vous pouvez avoir une vue détaillée du stock.

Figurent dans l'inventaire :

• Les articles qui ont été entrés en stock manuellement depuis la fiche article

• Les articles réceptionnés via un bon de réception validé, ou directement facturés (facture validée)

Générer l'édition

1. Indiquez la date d'arrêté de l'inventaire. (La date du jour. vous est proposée par défaut)

2. Indiquez le code du dépôt ciblé, ou laissez "Tous" pour obtenir un inventaire tous dépôts. (Dans un contexte multi dépôt, cochez la case "Rupture par dépôt" si vous souhaitez scinder l'inventaire par dépôt.)

3. Définissez le mode d'impression.

4. Indiquez le format d'édition.

5. Cliquez sur ou sur [Export Excel] pour l'ouvrir puis l'enregistrer sous ce format.

Introduction

Cet onglet, visible lorsque vous gérez plusieurs dépôts, vous permet de transférer des articles d'un dépôt à un autre.

Le transfert se fait en deux ou trois temps :

1. L'enregistrement du bon de transfert

2. La validation du bon de transfert

3. La réception des articles

Les articles réceptionnés apparaissent dans l'inventaire. Les opérations de validation/dévalidation, réception/annulation de réception apparaissent dans les mouvements de stocks.

Valider un bon de transfert

1. Cliquez sur ou <Inser>.

2. Saisissez le numéro du bon, sauf si vous avez opté pour une numérotation automatique, menu Options/Pièces commerciales.

3. Indiquez sa date s'il ne s'agit pas de la date du jour, proposée par défaut.

4. Saisissez un éventuel commentaire, puis sélectionnez les dépôts d'origine et de destination.

5. Cliquez sur [Nouvel article] pour désigner les articles objets du transfert de dépôt.

6. Sélectionnez le code article concerné, la quantité à transférer.

7. Cliquez sur ou <Entrée>. Renouvelez les étapes 5 et 6 pour chaque article à transférer.

8. Cliquez sur ou directement .

Une fois le bon validé :

• La réception de la marchandise est possible.

• Le bon ne peut plus être modifié. Vous pouvez cependant le "dévalider".

Réceptionner la marchandise

2. Cliquez sur [Réceptionner].

Vous pouvez toujours revenir en arrière en cliquant sur [Annuler la réception].

Introduction

Cette édition permet d'afficher les articles en rupture de stock.

Vous pouvez faire un ciblage par dépôt, famille et sous-famille article, fournisseur.

Un article est considéré en rupture dans deux cas :

• La quantité de rupture renseignée dans la fiche article est atteinte.

• La quantité de rupture n'a pas été renseignée et il n'y a aucun article en stock.

Les informations affichées sont les suivantes :

• Code et libellé de l'article

• Quantité en stock

• Quantité de réapprovisionnement

• Quantité de rupture

• Code et raison sociale du fournisseur

• Commandes fournisseurs / clients en cours

Générer l'édition

1. Sélectionnez éventuellement un dépôt, une famille article, une sous-famille et/ou un fournisseur.

2. Dans un contexte multi dépôt, cochez l'option "Rupture par dépôt" si vous souhaitez scinder l'édition par dépôt.

3. Sélectionnez le mode d'affichage.

4. Indiquez le format de sortie, puis cliquez sur .

Cliquez sur [Export Excel] si vous souhaitez créer un fichier dans ce format.

Une fois le bon validé :

• La réception de la marchandise est possible.

• Le bon ne peut plus être modifié.

Pour modifier un bon de transfert déjà validé vous devez le "dévalider".

1. Cliquez sur ou <F4> du bon de transfert que vous souhaitez valider.

2. Cliquez sur ou <Entrée>.

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <Inser>.

2. Saisissez le numéro du bon. Sauf si vous avez opté pour une numérotation automatique, menu Options/Pièces commerciales.

3. Indiquez la date s'il ne s'agit pas de la date du jour proposée par défaut.

4. Saisissez un éventuel commentaire.

5. Sélectionnez les dépôts d'origine et de destination.

6. Sélectionnez un modèle d'impression.

7. Cliquez sur [Nouvel article] pour désigner les articles objets du transfert de dépôt.

8. Cliquez sur et sélectionnez le code article concerné. Indiquez la quantité à transférer. Dans la liste article qui s'affiche, vous pouvez : a) Créer un article :

   1. Cliquez sur .

   2. Créez l'article.

   3. Cliquez sur .

   b) Modifier un article :

   1. Cliquez sur sur la ligne du produit à modifier.

   2. Effectuez vos modifications.

   3. Cliquez sur .

   c) Dupliquer un article :

   1. Cliquez sur sur la ligne du produit à dupliquer.

   2. Effectuez les éventuelles modifications sur la nouvelle fiche produit. Vous devez indiquer un nouveau code.

   3. Cliquez sur .

9. Cliquez sur <Entrée>.

1. Cliquez sur ou <Ctrl><Shift><E>.

2. Définissez les numéro de lignes à afficher par page.

3. Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher.

Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau.

Etablir un nouvel ordre d'affichage

Cochez et décochez les champs souhaités.

Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Ordre, l'ordre des autres champs s'adapte selon votre saisie.

4. Cliquez sur ou <Entrée>.

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a. Cliquez sur .

b. Saisissez votre critère de recherche.

c. Cliquez sur .

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

1. Cliquez sur le pictogramme du bon de transfert concerné.

2. Cliquez sur.

Vous pouvez toujours revenir en arrière en cliquant sur [Annuler la réception].

Cycle des ventes

Bons de livraison :

• Validation : génération systématique d'un mouvement de stock en sortie.

• Dévalidation : génération systématique d'un mouvement de stock en entrée.

Facture client :

• Validation : génération d'un mouvement de stock (sortie) uniquement si la facture ne provient pas d'un bon de livraison (transférée directement depuis la commande ou le devis, ou créée manuellement).

• Dévalidation : si la validation de la facture a généré un mouvement de sortie, alors la dévalidation va générer un mouvement en entrée.

Avoir client transféré depuis la facture :

• Validation : si la validation de la facture a généré un mouvement de sortie, alors l'avoir va générer un mouvement en entrée.

• Dévalidation : si l'avoir a généré une entrée de stock, sa dévalidation va générer un mouvement de sortie équivalente.

Avoir client créé manuellement :

• Validation : génération systématique d'un mouvement de stock en entrée.

  • Remarque : si vous souhaitez créer un avoir financier il convient de créer un article non géré en stock à cet effet.

• Dévalidation : génération systématique d'un mouvement de stock en sortie.

Cycle des achats

Bons de réception :

• Validation : génération systématique d'un mouvement de stock en entrée.

• Dévalidation : génération systématique d'un mouvement de stock en sortie.

Facture fournisseurs :

• Validation : génération d'un mouvement de stock (entrée) uniquement si la facture ne provient pas d'un bon de réception (transférée directement depuis la commande ou créée manuellement).

• Dévalidation : si la validation de la facture a généré un mouvement d'entrée, alors la dévalidation va générer un mouvement de sortie.

Avoir fournisseur transféré depuis la facture :

• Validation : si la validation de la facture a généré un mouvement d'entrée, alors l'avoir va générer un mouvement de sortie.

• Dévalidation : si l'avoir a généré une sortie, sa dévalidation va générer un mouvement équivalent en entrée.

Avoir client créé manuellement :

• Validation : génération systématique d'un mouvement de stock en sortie.

• Dévalidation : génération systématique d'un mouvement de stock en entrée.

Les entrées et sorties de stock sont soumises à des règles précises qui sont décrites ci-dessous.

Lors de vos contrôles sur les mouvements de stock et sur l'inventaire, vous pouvez vous référer à cette rubrique pour comprendre l'origine de chaque mouvement généré par le logiciel.

De manière générale, les mouvements de stock sont créés par :

1. Validation / dévalidation d'une pièce commerciale

2. Mouvement manuel à partir de la fiche article

3. Régularisation suite à un import en mise à jour du fichier article

1. Sélectionnez le dépôt de votre choix ou laissez le choix sur "Tous".

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

4. Saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Un message vous informe du nombre de lignes supprimées.

Le traitement permet de recalculer le prix moyen pondéré des articles sélectionnés à partir de l'historique des mouvements de stock.

1. Précisez si nécessaire la famille article, la sous-famille article et le code article ciblés par le traitement.

2. Cliquez sur .

Un message vous informe que l'opération s'est déroulée avec succès.

Les stocks peuvent être mis à jour ou corrigés par deux moyens :

• La création d'un mouvement manuel

• L'import de la base articles en mise à jour

Mouvement manuel

Pour générer un mouvement manuel d'entrée ou sortie de stock :

1. Cliquez sur dans la fiche article.

Indiquez ensuite :

a. S'il s'agit d'un mouvement d'entrée ou de sortie. b. La quantité à mouvementer. c. Le prix unitaire à appliquer à ce mouvement (ce prix n'est à indiquer que pour une entrée de stocks.

d. Un éventuel commentaire pour justifier le mouvement manuel.

Ce commentaire peut s'avérer utile car il apparaîtra dans l'édition des mouvements de stock, ce qui permet d'ajouter des détails sur cet ajustement.

1. Cliquez ensuite sur ou <ENTREE>.

Le mouvement va se générer et la quantité en stock sera mise à jour.

Import de la base article

Vous pouvez utiliser le fichier articles pour mettre à jour vos stocks, par exemple suite à un inventaire de fin d'année. Pour cela, renseignez directement dans la colonne "Stock" la quantité réellement en stock pour chaque article.

Lors de l'import, le logiciel va comparer la quantité renseignée dans votre fichier et la quantité actuellement en stock dans la fiche article. Si une différence est détectée, un mouvement de stock sera automatiquement généré pour ajuster la quantité selon les indications du fichier importé :

• Si la quantité en stock est inférieure à la quantité renseignée dans le fichier d'import, un mouvement d'entrée de stock sera généré.

• A l'inverse, si la quantité en stock est supérieure à la quantité renseignée dans le fichier d'import, un mouvement de sortie de stock sera généré.

Introduction

Cette opération consiste :

• à supprimer de façon définitive l'historique des mouvements de stock, en vue d'alléger votre base de données ;

• à mettre le stock actuel des articles à zéro.

La purge n'est pas une suppression des entrées ou sorties d'articles, mais bien de l'historique des mouvements. Vous pourrez le vérifier en consultant l'édition des mouvements de stock qui, elle, sera vide.

Sélecteur de dépôts :

Dans le cas d'une gestion en multi-dépôts, vous pouvez sélectionner un dépôt en particulier. Par défaut l'option "Tous" sera sélectionné (pour la compatibilité ascendante).

Le but de cette option est de pouvoir supprimer un dépôt sans purger les mouvements de stocks des autres dépôts.