Le module de gestion documentaire permet de créer une véritable « bibliothèque » dont vous définissez l’organisation et le droit d'accès aux utilisateurs de votre choix.

Vous créez, de manière extrêmement simple, l’arborescence dans laquelle vous insérerez les documents (et leurs descriptifs éventuels) que vous souhaitez partager. Comme dans les applications autres de gestion de dossiers que vous avez déjà l'habitude en bureautique.

Chaque utilisateur est informé des nouveaux documents (ou des nouvelles versions) mis en place depuis sa dernière connexion, ce qui facilite grandement la communication interne par exemple. La sécurisation de l'accès vous permettra de garantir une complète confidentialité de vos documents. La gestion des profils des utilisateurs, module Mon compte, vous permettra de définir les droits d'accès de chacun de vos collaborateurs ou partenaires aux options de gestion du module de gestion documentaire, tout comme aux documents.

Créer un dossier

Notez que vous êtes sur la liste des documents pour ce dossier.

Créer un sous-dossier

Insérer des documents dans vos dossiers

1. Ouvrez le dossier de votre choix.

Ici les utilisateurs ayant été définis comme valideurs peuvent valider ou rejeter des documents.

Notez que vous avez l'option d'affichage "Avec les documents refusés" que vous devez cocher pour les afficher.

1. Cochez la ligne du document.

Les dossiers et sous-dossiers, permettent de vous guider dans votre recherche. Il n'y a pas de limite théorique au nombre de niveaux d'arborescence.

Vous pouvez ici faire une recherche multicritères pour vous aider à retrouver un document.

Les critères à votre disposition sont :

• Titre

• Auteur

• Type

• Recherche dans le contenu des fichiers

Vous trouverez ici une liste de types de fichiers déjà enregistrés dans votre logiciel. Vous pouvez l'enrichir ou la modifier si nécessaire.

Vous gérez ici les départements de votre organisation.

Créer un type de document

2. Renseignez le code et le libellé du nouveau type de document.

Pour enregistrer donc des collaborateurs/utilisateurs, vous devez vous rendre à votre espace abonné. Puis, rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.

La modification ici consiste à affecter un code département à un collaborateur et modifier ou définir le circuit de validation des documents avant leur mise en ligne ; ou vous pouvez simplement modifier le code département déjà affecté à la fiche collaborateur, si tel est le cas.

Il s'agit d'une étape facultative et vous pouvez modifier ce paramétrage à tout moment.

2. Indiquez le code département du collaborateur, si vous le souhaitez (facultatif).

3. Définissez le circuit de validation du document du collaborateur (facultatif).

Vous pouvez définir 4 niveaux de validation pour le document du collaborateur. Cela permet de contrôler les documents avant son éventuelle mise en ligne de façon à ce que d'autres collaborateurs (dont les droits d'accès permettent) puissent consulter et utiliser le document en question.

2. Renseignez le code et le libellé.

Pour supprimer des départements, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

2. Modifiez le libellé.

2. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b) Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Tous les filtres, simultanément, par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste :

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Divers

Vous avez une seule option à paramétrer ici :

Voulez-vous rendre obligatoire le département dans la fiche collaborateurs ?

Cliquez sur le dash button si vous souhaitez rendre cette donnée obligatoire lors de la saisie d'une fiche collaborateur.

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