Le sélecteur Entité, affiche les entités par défaut et ceux que vous avez paramétré.

Voici les entités par défaut :

• Acheteurs

• Fournisseurs

• Immobilisations

• Interface d'accueil

Ensuite, vous avez les objets :

• Champs

• Liens externes

• Thèmes

1. Sélectionnez l'entité de votre choix à l'aide du sélecteur Entité.

• Acheteurs

• Fournisseurs

• Immobilisations

• Interface d'accueil

1. Sélectionnez l'objet "Champs".

2. Cliquez sur<INSER>.

3. Renseignez le libellé du champ et sélectionnez le type.

Selon le type, vous aurez différentes options de paramétrage du champ.

Champ Thème: le thème permet de regrouper plusieurs champs dans un même cadre de saisie et d’ordonner la saisie de ces champs au sein du thème. Le thème est très utile lorsqu’il y a beaucoup de champs de personnalisation dans un fichier.

Le thème est une donnée facultative.

Champ Ordre de saisie dans le thème : champ numérique qui indique la position du champ au sein du thème.

Champ Nom du champ : c’est le libellé du champ tel qu’il apparaîtra lors de la saisie des données dans la fiche.

Champ Type :

• Alphanumérique : l’utilisateur pourra saisir tous les caractères possibles dans le champ.

• Numérique : l’utilisateur ne pourra saisir que des nombres.

• Date : l’utilisateur ne pourra saisir que des dates au format JJ/MM/AAAA.

• Liste de valeurs : l’utilisateur ne pourra entrer ses propres valeurs mais devra choisir parmi la liste que vous lui aurez indiquée.

Champ Taille : c’est le nombre de caractères maximum autorisés pour la saisie du champ.

Champ Présentation des valeurs : cette donnée n’est accessible que si le champ est de type "Liste de valeur". Il permet de choisir entre un affichage dans un sélecteur (plutôt pour les listes longues) ou par boutons radio (pour les listes courtes).

Champ Liste de valeurs : cette donnée n’est accessible que si le champ est de type "Liste de valeurs". Elle permet de saisir successivement toutes les options que l’utilisateur pourra choisir dans le sélecteur ou via les boutons radio. Les options apparaîtront dans l’ordre dans lequel elles auront été saisies.

Champ Niveau d’autorisation : à chaque champ peut être affecté un niveau d’autorisation. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir à quels niveaux il a accès et s’il peut seulement "visualiser" ou "visualiser et modifier" les informations. Un utilisateur peut avoir accès aux niveaux 1 et 3 et un autre aux niveaux 1, 4 et 5.

Pour effectuer les paramétrages des accès aux niveaux d’utilisation, voir l’aide du module Mon compte, dans le menu Profils.

Quelques exemples de champs personnalisés :

1) Premier exemple : les enfants

Si vous souhaitez mémoriser les informations concernant les enfants d’un fournisseur vous pouvez créer un thème par enfant ou un thème "Enfants" contenant toutes les informations sur les enfants.

• Dans le premier cas, vous créerez les champs suivants :

  • Champ n°1 :

    • Thème : Premier enfant

    • Ordre : 1

    • Nom du champ : Prénom

    • Type : Alphanumérique

    • Taille : 25

  • Champ n°2 :

    • Thème : Premier enfant

    • Ordre : 2

    • Nom du champ : Date de naissance

    • Type : Date

    • Taille : 10 (affichée automatiquement)

  • Champ n°3 :

    • Thème : Deuxième enfant

    • Ordre : 1

    • Nom du champ : Prénom

    • Type : Alphanumérique

    • Taille : 25

  • Champ n°4 :

    • Thème : Deuxième enfant

    • Ordre : 2

    • Nom du champ : Date de naissance

    • Type : Date

    • Taille : 10 (affichée automatiquement)

• Dans le second cas, vous créerez les champs suivants :

  • Champ n°1 :

    • Thème : Enfants

    • Ordre : 1

    • Nom du champ : Prénom du premier enfant

    • Type : Alphanumérique

    • Taille : 25

  • Champ n°2 :

    • Thème : Enfants

    • Ordre : 2

    • Nom du champ : Date de naissance du premier enfant

    • Type : Date

    • Taille : 10 (affichée automatiquement)

  • Champ n°3 :

    • Thème : Enfants

    • Ordre : 3

    • Nom du champ : Prénom du deuxième enfant

    • Type : Alphanumérique

    • Taille : 25

  • Champ n°4 :

    • Thème : Enfants

    • Ordre : 4

    • Nom du champ : Date de naissance du deuxième enfant

    • Type : Date

    • Taille : 10 (affichée automatiquement)

2) Deuxième exemple : les tranches d’âge d’un contact

Dans ce cas, il s’agit d’un champ de type "Liste de valeurs".

• Les différentes tranches devront être saisie de la manière suivante dans le pavé de texte correspondant :**

  • Moins de 18 ans,De 18 à 25 ans,De 26 à 30 ans,De 31 à 40 ans,Plus de 40 ans"

1. Sélectionnez l'entité dans laquelle vous souhaitez supprimer des champs.

2. Sélectionnez l'objet Champs.

Pour supprimer des champs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur <Suppr> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

2. Cliquez sur [Supprimer] <Ctrl><Shift><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

2. Cliquez sur [Supprimer].

3. Validez le message de confirmation.

1. Sélectionnez l'entité dans laquelle vous souhaitez modifier un champ.

2. Sélectionnez l'objet Champs.

3. Cliquez sur <F4> ou <Entrée> sur la ligne du champ à modifier.

4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur [Enregistrer] <Entrée>.

Dupliquer un champ

1. Sélectionnez l'entité dans laquelle vous avez un champ que vous souhaitez duppliquer.

2. Cliquez sur <Ctrl><Inser> sur la ligne du champ à dupliquer.

Le logiciel vous propose de dupliquer également le contenu des champs du fichier.

En effet, si vous avez commencé à saisir des données dans ce champ personnalisé du fichier, vous pouvez lors de la duplication, dupliquer concomitamment le contenu du champ personnalisé dans le nouveau champ, pour chaque fiche du fichier.

1. Effectuez les modifications.

2. Cliquez sur [Enregistrer] <Entrée>.

Supprimer un champ

1. Sélectionnez l'entité dans laquelle vous souhaitez supprimer des champs.

2. Sélectionnez l'objet Champs.

Pour supprimer des champs personnalisés, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

2. Cliquez sur [Supprimer] <Ctrl><Shift><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

2. Cliquez sur [Supprimer].

3. Validez le message de confirmation.