Mes actions

Vous visualisez et saisissez ici vos actions ou des actions à affecter à d'autres collaborateurs, si vous avez les droits utilisateur pour cela.

Introduction

Vous pouvez afficher les actions à mener en utilisant les filtres pour cibler les actions selon votre besoin :

Par département, collaborateur, fichier de contacts et période. Vous pouvez aussi inclure les actions réalisées, les actions liées à des collaborateurs ne plus faisant partie de votre organisation.

Vous pouvez également cocher l'option Afficher uniquement les actions en retard pour traiter ces actions en priorité, par exemple.

Afficher et consulter des actions

1. Sélectionnez les critères d'affichage.

• Fichier : vous pouvez afficher les actions tous fichiers de contacts confondus (clients, prospects, etc.) ou préciser un fichier spécifique.

• Département : il s'agit d'un filtre sur le groupe de collaborateurs (service, région, etc.). Si vous le renseignez, vous limitez la liste des actions à celles devant être réalisées par les collaborateurs de ce département ou, si vous avez indiquez un collaborateur, au collaborateur en question pour le département en question.

• Collaborateur : la liste des collaborateurs sera liée au choix du département. Ce sont les collaborateurs chargés de mener les actions (champ réaliser par dans les paramètres de l'action). Les collaborateurs ne faisant plus partie de la société sont aussi disponibles mais pour visualiser leurs actions, vous devez aussi cocher la case d'option Inclure les collaborateurs partis.

• Période du...au : cette fourchette de dates porte sur la date à laquelle l'action doit être réalisée.

• Afficher les actions réalisées : permet d'étendre la liste des actions à celles qui ne sont plus à mener.

• Afficher uniquement les actions en retard : limite l'affichage que sur ces actions.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La liste de toutes les actions enregistrés pour le contact sélectionné, selon les critères choisis, s'affiche dans la partie Evénements dans la partie inférieure de la fenêtre.

3. Définissez les critères d'affichage des événements :

Sélectionnez le Dossier / Opportunité : le choix est par défaut sur Tous.

Cliquez sur la flèche du sélecteur pour modifier votre critère ou sur pour effectuer une recherche plus ample ou même créer un nouveau dossier.

Inclure les dossiers clôturés : vous pouvez cocher cette option pour consulter vos dossier classés comme clos.

• Collaborateur ayant déclenché l'action - colonne Créée par, de votre tableau d'événements.

• Collaborateur ayant réalisé l'action - colonne Responsable de l'action.

• Date de réalisation effective - colonne Date de réalisation.

• Dossier éventuellement associé - colonne Code dossier.

4. Cliquez sursur la ligne de l'action à consulter dans la liste d'événements.

La fenêtre de saisie de l'action s'ouvre dans le mode de modification pour vous permettre de visualiser les commentaires et même de les modifier si besoin.

Pour revenir sur la liste des actions vous devez cliquer sur [Annuler] tout en bas de la fenêtre. Mais attention, pensez à sauvegarder avant, en cliquant sur si vous avez effectué des modifications.

Réaliser une action

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire ;

• Si un processus est en place, les actions associées vont être créées ;

• Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).

1. Saisissez les critères de votre choix disponibles dans les filtres de ciblage au dessus du tableau d'actions.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

3. Cliquez sur sur la ligne de l'action concernée.

Vous serez positionné sur la fiche du contact correspondant l'action sélectionnée. L'action est ainsi visible dans son contexte depuis le tableau Evénements sous la fiche du tiers concerné par l'action.

1. Cliquez sur sur la ligne de l'action à réaliser.

Saisissez éventuellement des commentaires concernant votre action.

1. Cochez l'option "Action réalisée" et cliquez sur pour finir.

La date de réalisation, qui correspond obligatoirement à la date du jour, est précisée dans la colonne Date de réalisation du tableau des événements.

Créer une action

Lorsque vous êtes sur la fiche des actions, vous pouvez non seulement modifier ou réaliser des actions, mais en créer de nouvelles, pour le même contact.

Saisissez les critères de votre choix sur les filtres que vous souhaitez ou laissez les données par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous êtes positionné sur la liste de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

1. Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Renseignez les différents champs.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder.

Vous pourrez toujours modifier une action pas encore réalisée.

1. Cochez l'option "Action réalisée" puis sur pour la réaliser.

Généralement, l'action est enregistrée dans un premier temps et réalisée dans un second, parfois par une autre personne. L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi.

Une fois l'action réalisée :

• Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ "Commentaire"

• Si un processus est en place, les actions associées vont être créées

• Un rapport interne peut être envoyé (cf. paramètres du code action).

Précisions

Date action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.

La date du jour s'affiche par défaut. Lorsque cette date est dépassée, l'action apparaît dans les Actions en retard.

Heure de l'action : ce champ est visible si vous l'avez activé dans le menu Options/Divers.

Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.).

A réaliser par : par défaut, c'est le nom du collaborateur connecté. Cette information n'est pas bloquante, un autre collaborateur pourra réaliser une action. Ce nom sera repris sur les e-mails d'alerte et les rapports de diffusion, mais là encore vous pourrez le modifier.

Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu 0ptions/ Divers.

L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Contacts & Evénements. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.

Les dossiers qui ont été clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.

Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.

Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports.

Lorsque vous rouvrirez la fiche action après avoir rattaché un document, deux pictogrammes s'affichent :

• Le pictogramme qui vous permet d'accéder au fichier joint.

• Le pictogramme pour supprimer le fichier joint, tant que l'action n'a pas été réalisée.

Choix du processus : ce sélecteur est actif lorsque le code action choisi est l'"action déclencheur" d'un processus.

Processus à réaliser par : ce sélecteur, également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins venir modifier cette information en mode modification.

Si vous avez paramétré des champs complémentaires sur le fichier Actions, ils apparaissent en bas de l'écran.

Le bouton [Diffuser un rapport] permet d'envoyer un rapport de l'action par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs.

Modifier une action

Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :

• Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;

• Celles qui ont été réalisées (seul le champ "Commentaire" peut être précisé ou rectifié).

1. Saisissez les critères de votre choix sur les filtres que vous souhaitez ou laissez les données par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

2. Cliquez sur sur la ligne de l'action à modifier.

Vous êtes alors sur la fiche du tiers concerné par l'action sélectionnée. L'action s'affiche alors dans la liste des événements tout en bas de votre écran.

3. Cliquez sur sur la ligne à modifier.

4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur pour sauvegarder les modifications, ou cochez l'option "Action réalisée" avant puis sur pour réaliser l'action.

Supprimer une action

Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.

1. Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

1. Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.

Depuis la liste des Evénements, vous avez trois options pour supprimer une action à période :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> sur la ligne de l'action à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cliquez sur la case cochée située dans la ligne de titre des colonnes de la liste<CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Rechercher une action

Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

1. Cliquez sur sur l'action qui vous intéresse dans la liste située sous les critères de recherche.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Personnaliser la liste des actions

Vous pouvez masquer ou afficher des données selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.

Saisissez le ou les critères de votre choix en utilisant les filtres ou laissez les critères par défaut et cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> .

2. Cochez et/ou décochez les champs que vous souhaitez voir s'afficher ou masquer dans votre liste des actions.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.