Fichiers de base

La création de vos fichiers de base est très importante. Vous allez donc devoir paramétrer vos fichiers :

• Clients

• Dossiers

• Collaborateurs

• Tâches

• Groupe de collaborateurs

• Personnalisation

• Divers

Les actions possibles sur ces fichiers (création, modification, suppression) ne sont accessibles aux utilisateurs que si l’administrateur leur en a donné le droit dans le paramétrage des profils d’utilisation dans le menu Accès/Profils dans l'espace abonné.

Clients

Le temps passé par les salariés est affecté à des dossiers, eux-mêmes ouverts pour des clients. La notion de client peut être prise au sens large.

Par exemple, il peut s’agir de dossiers internes, en ce cas votre société pourra être créée comme client.

Dossiers

Les temps passés par les collaborateurs sont obligatoirement affectés à des dossiers. Ainsi, un même client peut avoir un ou plusieurs dossiers.

Collaborateurs

Il s’agit de tous les collaborateurs de votre entreprise, pour lesquels vous êtes susceptible de saisir des feuilles de temps.

Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel, mais il peut aussi être enregistré dans votre base sans être un utilisateur.

Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.

Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.

Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.

Tâches

Lorsqu’un collaborateur saisit ses feuilles de temps, il peut indiquer la tâche. Cette notion permet d’accélérer les temps de saisie par les collaborateurs. De plus, vous pourrez réaliser des analyses basées sur ces tâches.

Groupes de collaborateurs

Vous pouvez créer des groupes de collaborateurs et affecter à chaque groupe de collaborateurs certains types de tâches. Par conséquent, chaque collaborateur n'aura accès qu'aux tâches affectées à son groupe.

Personnalisation

Vous pouvez créez dans un masque d'écran choisi, un thème, un bouton ou un champ personnalisés selon le paramètres définis dans cette fonction.

Nous en parlerons avec plus de détail dans votre aide en ligne.

Divers

Vous pouvez paramétrer plusieurs fichier dans le menu Fichiers/Divers. Vous pouvez définir des critères généraux définissant, par exemple, les types de paiement acceptés par votre entreprise.

Paramétrages possibles :

• Fériés

• Modes de règlements

• Types d'absences

• Types de dossier

• Types de paiement