divers

L'option "Divers" regroupe des paramètres transversaux, tels que le nombre de décimales à gérer, l'utilisation de Skype™, multidevises et les modèles de pièces commerciales par défaut entre autres.

C'est aussi ici que vous pouvez activer la gestion de chantiers pour le bâtiment.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement et vice-versa.

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.

Pour atteindre le haut de votre écran :

<SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran :

<SHIFT><END>

La molette de votre souris vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Paramétrer les options

Vous pouvez commencer vos modifications, car par défaut lorsque vous cliquez sur le menu de votre choix des options, l'écran est en mode modification automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de l'interface ou sur le bouton situé tout en bas de l'écran.

Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton tout en bas.

2. Saisissez vos nouveaux paramètres.

3. Cliquez sur sur le pictogramme figurant en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton ou <ENTREE> tout en bas.

Modification de paramétrages divers

Souhaitez-vous gérer les identifiants et les appels via Skype ?

En activant cette option, vous pourrez renseigner un identifiant et un n° Skype™ depuis les fiches de vos contacts. Vous pourrez ainsi joindre votre contact en cliquant sur ces identifiants sans avoir a passer par l'application précisément.

Souhaitez-vous gérer les chantiers pour le bâtiment ?

La gestion des chantiers implique des changements importants sur la facturation et le mode de gestion des pièces commerciales en général.

Si vous activez la gestion des chantiers, l'option Chantiers s'affiche sous le menu Fichiers remplaçant l'option Dossiers.

Souhaitez-vous gérer les modes de transport ?

Si vous activez cette option les champs spécifiques liés aux modes de transport s'affichent dans les fiches clients / prospects et dans les pièces commerciales.

Souhaitez-vous gérer les pièces de fabrication ?

En activant cette option, le menu Fabrication s'affiche sur votre interface . Vous allez donc pouvoir faire la gestion des ordres de fabrication et gérer ainsi les nomenclatures en indiquant les articles composant l'article à fabriquer et le stock de composants.

Souhaitez-vous gérer les dimensions ?

En activant cette option vous pouvez créer des modèles de dimension à affecter aux articles concernés.

Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles en vous rendant au menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur vous devez choisir "Modèles de dimension".

Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.

Souhaitez-vous renuméroter les pages pour l'impression de documents liés ?

Vous pouvez ici décider que tous les documents annexes à votre modèle d'impression, aient une numérotation distincte de la numérotation du document principal. Vous devez donc activer cette option.

Par exemple, vous envoyez à votre client une facture avec un contrat annexe ou les CGV en même temps de l'envoi de votre facture.

Toutefois vous souhaitez que les documents annexes aient une numérotation indépendante de celle de la facture : la facture en question s'affiche sous trois pages, donc numérotée de 1 à 3 et les documents liés s'affichent sous 5 pages en repartant de 1 à 5.

La gestion des documents liés (annexes) se retrouve dans le menu Fichiers/Divers - Modèle d'impression.

Souhaitez vous gérer plusieurs devises ?

En activant cette option, vous aurez une liste des devises préenregistrée dans votre logiciel et vous pouvez rajouter ou modifier des devises selon votre besoin.

Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Fichiers / Divers puis sélectionner le fichier Devises.

Souhaitez-vous gérer les services à la personne ?

Lorsque vous choisissez de gérer les services à la personne, le thème Service à la personne s'affiche dans votre fiche article pour que vous puissiez paramétrer si c'est un service ouvrant un droit à une déduction fiscale et si c'est une prestation correspondant à un forfait d'heures.

Souhaitez vous gérer les articles par catégories et sous catégories ?

Lorsque la gestion des articles par catégories et sous-catégories est activée, deux nouveaux fichiers apparaissent dans le menu Fichiers > Divers

Catégories

Sous-catégories

Les champs Catégorie et Sous-catégorie sont également ajoutés automatiquement à la fiche article. Ils vous permettent de classer et personnaliser chaque article.

Souhaitez-vous gérer les tiers payeurs ?

En cours de rédaction...

Souhaitez-vous utiliser une adresse email de votre nom de domaine pour envoyer les emails ?

Les emails sont envoyés à partir d'une adresse générée par nos serveurs ([email protected]).

Nous procédons ainsi afin d'éviter que les serveurs de messagerie de vos destinataires considèrent le message comme spam au motif que celui-ci a été relayé par un serveur au domaine différent de votre email.

Vous pouvez activer cette option pour utiliser malgré tout votre email en tant qu'expéditeur. Nous vous conseillons dans ce cas d'ajouter une donnée dans votre SPF pour autoriser notre domaine à router les messages en votre nom :

Clé SPF : v=spf1 include:spf.mailjet.com a:idysrvmsg001.dailybiz.com a:xfisrvmsg001.xefi.fr a:xfisrvmsg002.xefi.fr a:xfisrvmsg003.xefi.fr -all

Souhaitez-vous afficher les descriptifs articles en texte brut lors des éditions ?

En activant cette option, vos éditions afficheront les descriptifs de vos articles en texte brut, en ne prenant pas en compte si les descriptifs de la fiche article sont gérés en texte riche.

Paramétrage des numérotations automatiques

Pour générer les numérotations automatiques vous devez :

a) Cocher les fichiers pour lesquels vous souhaitez l'activer b) Indiquer le nombre de chiffres que vous souhaitez utiliser dans la composition du numéro c) Indiquer le numéro à partir duquel, vous souhaitez commencer

Si vous indiquez "5" chiffres et le début de la numérotation à "1", le premier dossier créé portera le numéro "00001".

Paramétrage GS1

La fonctionnalité EDI fournisseurs a pour but de transmettre les commandes fournisseurs au format EDI GS1.

Afin de pouvoir utiliser cette fonction, il faut être inscrit chez GS1 (https://www.gs1.fr/) afin d’obtenir un préfixe entreprise et un code interne GLN.

Ensuite renseignez les paramètres GS1 :

Le préfixe entreprise est attribué par l’organisme GS1 ainsi que le code interne GLN. Le préfixe entreprise sera la racine de tous les codes rattachés à vos données :

• GTIN (Global Trade Identification Number) : le code-barre identifiant vos articles

• GLN (Global Location Number) : l’identifiant unique de votre entreprise

Thème Paramétrage GS1 - menu Options/Divers

Menu Fichiers/Articles

La fiche article contient un champ code-barre. Ce code peut être incrémenté à chaque création d’article si vous l’indiquez dans le menu Options/Divers - Paramétrage des numérotations automatiques.

Champ code barres dans la fiche article - menu Fichiers/Articles

Paramétrage des modèles de pièces commerciales par défaut

Sélectionnez le modèle d'impression à associer automatiquement à vos pièces commerciales.

Vous pourrez créer et/ou modifier les modèles d'impression dans le menu Fichiers/Divers - Modèles d'impression.

Ce paramétrage reste facultatif ; vous pouvez indiquer le modèle au moment de l'envoi par email ou de l'impression des vos diverses pièces commerciales à vos contacts.

Paramétrage du nombre de décimales

1. Définissez ici le nombre de décimales pouvant être saisies.

Toutes les éditions prendront en compte ce paramétrage.

2. Cliquez sur ou <ENTREE> ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage.

Notez que le pictogramme remplace le pictogramme lorsque vous êtes déjà en mode de modification. Pour la même raison, le bouton remplace le bouton jusqu'à ce que vous ayez validé vos paramétrages.