Fichiers
Cette étape de vos paramétrages vous permet la création et la modification des fichiers de base.
Introduction
Vous paramétrez donc ici les fichiers suivants :
Collaborateurs
Clients
Dossiers
Types de frais
Personnalisation
Et dans le menu Fichiers/Divers, vous créez les fichiers :
Types de paiement
Devises
TVA
Départements
Codes analytiques
Famille clients
Types de dossier
Définitions
Collaborateurs
Vous devez enregistrer tous les collaborateurs de votre entreprise pour lesquels vous êtes susceptible de de saisir des notes de frais.
Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.
Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.
Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.
Clients
Vous pouvez en effet affecter les frais à des clients de façon à suivre les coûts par client.
Dossiers
Vous pouvez en effet, pour un client, créer plusieurs dossiers et affecter les frais non seulement à un client, mais plus précisément aux dossiers en cours pour ce client.
Types de frais
Vous avez une liste de types de frais enregistrée par défaut et vous pouvez, bien évidemment, la modifier ou l'enrichir.
Types de paiement
De la même façon que pour les types de frais, le logiciel contient des types de paiement préenregistrés. Vous pouvez modifier et enrichir la liste. Ces types de paiement sont utilisés lors du paiement des frais pour générer un état récapitulatif et justificatif des remboursements à faire par type de paiement.
Devises
Le fichier est également livré avec les principales devises enregistrées. Ce fichier peut être utilisé pour les frais engagés en devises étrangères.
Vous pouvez mettre à jour les cours des devises.
TVA
Il contient tous les taux de TVA qui peuvent être appliqués aux dépenses de notes de frais.
Départements
Vous pouvez affecter un collaborateur à un département à des fins d'analyse ultérieures et même de validations des frais
Codes analytiques
Les codes analytiques sont disponibles dans votre saisie des notes de frais, si vous avez paramétré la gestion des affectations analytiques via le menu Options/Divers.
En effet, il sont repris lors de la génération des journaux comptables des frais. L'utilisation de ce fichier est donc facultative.