# Fichiers ## Introduction Vous paramétrez donc ici les fichiers suivants : * Collaborateurs * Clients * Dossiers * Types de frais * Personnalisation Et dans le **menu** **Fichiers/Divers**, vous créez les fichiers : * Types de paiement * Devises * TVA * Départements * Codes analytiques * Famille clients * Types de dossier {% hint style="info" %} Les actions possibles sur ces fichiers (création , modification, suppression, etc.) sont accessibles aux utilisateurs dont l'utilisateur administrateur leur en a octroyé le droit d'accès. Reportez-vous à l'aide concernant le module Mon abonnement, menu Accès/Profils. {% endhint %} ## Définitions ### Collaborateurs Vous devez enregistrer tous les collaborateurs de votre entreprise pour lesquels vous êtes susceptible de de saisir des notes de frais. {% hint style="warning" %} Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le **menu Accès/Utilisateurs**. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants. Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le **menu Accès/Profils** de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement. Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire. Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : **menu** **Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires**. {% endhint %} ### Clients Vous pouvez en effet affecter les frais à des clients de façon à suivre les coûts par client. ### Dossiers Vous pouvez en effet, pour un client, créer plusieurs dossiers et affecter les frais non seulement à un client, mais plus précisément aux dossiers en cours pour ce client. ### Types de frais Vous avez une liste de types de frais enregistrée par défaut et vous pouvez, bien évidemment, la modifier ou l'enrichir. ### Types de paiement De la même façon que pour les types de frais, le logiciel contient des types de paiement préenregistrés. Vous pouvez modifier et enrichir la liste. Ces types de paiement sont utilisés lors du paiement des frais pour générer un état récapitulatif et justificatif des remboursements à faire par type de paiement. ### Devises Le fichier est également livré avec les principales devises enregistrées. Ce fichier peut être utilisé pour les frais engagés en devises étrangères. Vous pouvez mettre à jour les cours des devises. ### TVA Il contient tous les taux de TVA qui peuvent être appliqués aux dépenses de notes de frais. ### Départements Vous pouvez affecter un collaborateur à un département à des fins d'analyse ultérieures et même de validations des frais ### Codes analytiques Les codes analytiques sont disponibles dans votre saisie des notes de frais, si vous avez paramétré la gestion des affectations analytiques via le **menu** **Options/Divers**. En effet, il sont repris lors de la génération des journaux comptables des frais. L'utilisation de ce fichier est donc facultative. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.dailybiz.com/index/notes-de-frais-bon-note-de-frais/fichiers.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.