Collaborateurs
Introduction
Vous devez créer les collaborateurs comme un utilisateur de votre abonnement mais sans lui donner des droits de connexion au logiciel.
En effet, si vous ne définissez pas de droit d'accès, le collaborateur existera dans votre base que comme collaborateur de votre société, sans droit d'accès à votre abonnent.
Un utilisateur supplémentaire génère des coûts supplémentaires sur votre abonnement.
Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.
Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.
Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.
Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.
Dans nos logiciels, pour des questions techniques, les deux définitions utilisateur/collaborateur se différencient juste par rapport aux droits d'accès.
Vous visualisez ici la liste de tous vous collaborateurs confondus, utilisateurs ou pas. Vous pouvez cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans la partie supérieure gauche de votre liste de collaborateurs, si vous souhaitez les visualiser aussi.
Pour modifier les données d'un collaborateur, vous devez aussi passer par le menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné. Les modifications sont automatiquement prises en compte dans la liste des collaborateurs.
Ici vous pouvez simplement modifier le groupe de collaborateurs, si tel est le cas du collaborateur en question, et les valideurs du circuit de validation de notes de frais.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de collaborateurs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.