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Les bons de livraison peuvent être transférés directement en factures.
Pour imprimer vos bons de livraison ou les envoyer par e-mail à vos clients, vous avez différents modèles d'impression pré-paramétrés. Vous pouvez adopter les modèles vous convenant et les personnaliser à votre guise. Par exemple en rajoutant votre logo.
Les bons de livraison peuvent être créés à partir du transfert des devis, commandes ou factures. Vous pouvez ensuite le modifier si besoin. Mais vous pouvez également le créer directement dans le menu Ventes/Bons de livraison.
Après avoir transféré une pièce commerciale, le logiciel vous positionne sur la pièce de destination. Vous pouvez alors la modifier, la sauvegarder, la valider, enfin, donner suite à votre traitement.
Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.
La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.
Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les champs.
Numéro de pièce : la numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée.
Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.
Client : sélectionnez le client ou cliquez surpour consulter le fichier correspondant
Si le client n'est pas encore enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .
Dossier ou chantier :
Comme pour les tiers, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.
Si votre devis est au nom d'un prospect, vous ne pouvez pas indiquer ou créer de dossier/chantier.
Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :
Contact : sélectionnez un contact ou cliquez sur pour consulter le fichier des contacts.
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche.
Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur. Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.
Cliquez sur devant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison).
Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre.
Renseignez les champs.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur devant l'adresse que vous souhaitez indiquer.
Saisissez les données.
Cliquez sur .
Déployez le thème données annexes en cliquant sur à droite du titre du thème.
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail, "oui" ou "non".
a) Sélectionnez un modèle d'impression.
b) Renseignez le nombre total de colis.
c) Sélectionnez le dépôt ou cliquez sur pour consulter la liste des dépôts enregistrés.
Vous pouvez ajouter la donnée de confirmation d'envoi de mail dans le tableau d'affichage de vos pièces afin de visualiser rapidement des pièces déjà envoyées.
Cliquez sur et ensuite cochez le champ E-mail envoyé.
Saisissez les lignes d'article.
Vous disposez d'un éditeur de texte riche pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.
L'éditeur est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.
La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer l'éditeur
Cliquez sur la flèche du bouton double fonction situé sous la partie de gestion de ligne d'article de la pièce.
Sélectionnez la fonction "Ajout détaillé".
Renseignez le code article ou cliquez sur pour effectuer une recherche sur la liste d'articles.
Vous pouvez également rechercher un article par son numéro de lot / série.
Si l'article n'existe, vous pouvez alors le créer. Cliquez sur dans votre fenêtre de recherche.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur la flèche du bouton double fonction puis sur l'option "Ajout".
Les champs disponibles à la saisie s'activent. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur pour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de livraison concerné.
Cliquez sur ou <Alt><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
Généralités
Vous choisissez la saisie par montant ou pourcentage. Pour saisir une remise en pourcentage, il faut simplement cocher la case "%" situé à côté du champ de saisie de la valeur.
Une fois que vous ayez saisie et validé votre remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Voir ici plus loin la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne de l'article pour lequel vous souhaitez saisir ou modifier une remise.
Saisissez le taux ou montant de remise selon votre choix.
Décochez l'option de pourcentage si vous souhaitez saisir un montant de remise.
Cliquez sur ou <TAB> pour valider la ligne.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.
Exemple :
Si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication (matières premières), seuls sont proposés les lots :
Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée (ok).
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Il s'agit des champs facultatifs. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
Cliquez sur la flèche du bouton double fonction et choisissez l'option "Ajout".
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Le champ descriptif est un champ de saisie libre équipé de l'éditeur simplifié HTML.
La barre d'options de l'éditeur s'affiche au survol de la souris sur le champ.
Dans le cas des instructions à donner aux livreurs ou à votre client (par exemple), cela peut être utile.
Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur la touche <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessus, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h par l'insertion des articles que vous connaissez déjà.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de la pièce à droite.
Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.
Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client.
Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.
Vues
Au même titre que la personnalisation de la liste des avoirs, vous pouvez aussi personnaliser l'affichage des lignes d'article dans vos pièces.
Vous pouvez donc personnaliser les vues des lignes d'article en créant des nouvelles.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Cliquez sur le boutonsitué en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur<ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Pour facturer un bon de livraison, celui-ci doit être validé. La fonction de transfert en facture ne pas disponible, tant que le bon de livraison n'est pas validé.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du bon de livraison à facturer.
Cliquez sur.
Si vous avez précisé un contact chez le client, vous pouvez choisir d'adresser la facture à la société ou au contact.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
La facture générée est immédiatement visible dans la liste des factures.
La pièce créée à l'issue du transfert reprend l'utilisateur auteur du transfert en tant qu'émetteur et non pas l'utilisateur ayant créé la pièce d'origine.
Pour facturer un bon de livraison, celui-ci doit être validé.
Une fois le BL validé, vous ne pouvez plus le modifier.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du bon de livraison à valider.
Sélectionnez l'option de validation de votre choix en cliquant sur la flèche du bouton de validation.
L'option "valider" valide la pièce sans la quitter. L'option "valider et retour" valide la pièce et vous repositionne sur la liste des bons de livraison.
3. Confirmez l'opération.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Cliquez sur le boutonsitué en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur<ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Cliquez sur le boutonsitué dans la partie inférieur de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur<ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage des données des lignes d'article.
Rendez vous à la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Cliquez sur le boutonsitué en bas de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur<ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple plus loin ci-dessous).
Cliquez sur la flèche du bouton double fonction et choisissez l'option "Ajout".
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Le champ descriptif est un champ de saisie libre équipé de l'éditeur simplifié HTML.
La barre d'options de l'éditeur s'affiche au survol de la souris sur le champ.
Dans le cas des instructions à donner aux livreurs ou à votre client (par exemple), cela peut être utile.
Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur la touche <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessus, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h par l'insertion des articles que vous connaissez déjà.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>
La molette de votre souris vous permet aussi de naviguer de haut en bas de page.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du BL à modifier.
Effectuez les modifications souhaitées.
Déployez le thème Données annexes en cliquant sur le pictogramme situé tout à droite pour saisir des éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder les modifications réalisées.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de livraison dans lequel vous devez modifier une ligne d'article.
Ensuite, rendez vous sur la partie "Saisie et modification des articles du bon de livraison".
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article à modifier.
Effectuez vos modifications.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <TAB>.
La touche de tabulation sauvegarde également les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article.
Vous disposez d'un éditeur de texte riche pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de livraison dans lequel vous devez modifier une ligne d'article.
Ensuite, rendez vous sur la partie "Saisie et modification des articles du bon de livraison".
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article à modifier.
Effectuez vos modifications.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs c'est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
Cliquez sur devant les champs correspondants.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sursur la ligne du bon de livraison dans lequel vous souhaitez supprimer des lignes d'article.
2. Ensuite rendez-vous à la partie "Saisie et modification des articles du bon de livraison".
Pour supprimer des lignes d'article vous avez trois options :
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne d'article à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes d'article à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le boutonensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste des lignes d'article <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
En cliquant ensuite surtoutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
Vous pouvez centraliser tous vos envois de pièces commerciales dans un une seule boîte e-mail pour avoir l'historique des pièces envoyées.
En plus, vous pouvez afficher une autre adresse d'expéditeur au lieu de la votre lors de l'envoi. Par exemple : l'adresse générique d'un service.
Pour cela, vous devez paramétrer les messages types dans le menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mails.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Utilisez la touche de tabulation pour valider vos modifications.
Cliquez ou <ENTREE>.
Vous disposez déjà d'un sélecteur Client et des options Uniquement mes pièces et Uniquement les bons de livraison non facturés et Uniquement les "n" derniers mois*.
Vous pouvez donc vous en servir tout d'abord de ces filtres pour vous permettre de bien cibler les pièces concernées.
*Pour définir le nombre de mois (n) vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales, thème Autres.
Le paramétrage défini s'appliquera à toutes les listes des pièces commerciales.
Le choix se portera sur les "12 derniers mois" si pas de paramétrage fait.
Vous pouvez donc vous en servir tout d'abord de ces filtres pour vous permettre de bien cibler les pièces de votre choix.
Ensuite, vous pouvez :
Effectuer une sélection des pièces dans la liste, générer l'e-mail et l'envoyer.
Envoyer une pièce à la fois.
Dans les deux cas, l'adresse e-mail du destinataire est celle du contact mentionné sur les pièces.
Les pièces dont le champ Contact n'a pas été renseigné, ou pour lesquelles le contact indiqué n'a pas d'adresse e-mail, ne seront pas envoyées.
Une fois les filtres sélectionnés, suivez une des méthodes suivantes :
Cochez les pièces que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Votre sélection peut concerner différents tiers. Nous vous conseillons dans ce cas, de saisir les différentes adresses e-mail dans le champ "copie cachée à" en séparant bien les adresses par un point-virgule.
Vous pouvez sélectionner pièce par pièce : à l'aide des flèches de direction, positionnez-vous dans la pièce de votre choix, puis utilisez la touche <ESPACE> pour cocher la case de sélection correspondante.
Ou alors, si vous êtes sûr de vouloir envoyer toutes les pièces affichées aux interlocuteurs correspondants, cliquez sur la case à cocher située à droite sur la barre de titre des colonnes de la liste.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A> pour les sélectionner toutes, simultanément.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Cliquez suren bas de votre écran.
Sélectionnez le modèle d'impression.
Choisissez éventuellement un message type.
Saisissez l'objet du mail.
Ajoutez des champs à afficher automatiquement dans le corps de votre message, si vous le souhaitez.
Pour ajouter le champ de votre choix, sélectionnez-le dans le sélecteur situé à droite du champ de saisie du message et cliquez sur.
Il s'agit d'une action optionnelle et vous pouvez insérer ce champ là où vous le souhaitez dans le corps de votre message. Il suffit de positionner le curseur dans l'endroit où vous souhaitez afficher la donnée.
La donnée choisie va alors venir se positionner dans le corps du mail, là où vous avez placé le curseur. Ou par défaut, à partir du coin gauche du message.
Pour les déplacer dans le corps du message, vous devez couper, cliquer sur l'endroit de la fenêtre du message ou vous souhaitez l'afficher et coller.
Utilisez les raccourcis clavier <CTRL><X> pour couper le champ de l'endroit où il se trouve, puis collez-le <CTRL><V>, n'oubliant surtout pas les crochets [ ].
Rédigez votre message et éditez-le si vous le souhaitez.
Cliquez sur<ENTREE> pour lancer l'envoi des différents e-mails.
Un message vous informe du nombre de pièces envoyées une fois l'opération terminée.
Cliquez sur<F4> sur la pièce à envoyer.
Cliquez sur.
La flèche à droite du bouton vous permet de choisir parmi les divers modèles d'impression enregistrés. Celui par défaut sera déjà sélectionné et vous pouvez cliquer sur un autre modèle de votre choix.
Choisissez éventuellement un message type.
Saisissez les champs.
Si vous n'indiquez pas un message type, l'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposée par défaut comme Expéditeur. Vous pouvez la modifier en l'effaçant et en saisissant celle de votre choix.
Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule, comme dans votre logiciel d'envoi d'email habituel.
Saisissez votre message.
L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec des fonctions texte riche disponibles pour la mise à forme du texte.
Envoyez votre message.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez effectuer votre recherche d'une manière très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.
Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par client. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code du client pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer surpour recherche le client souhaité.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste des lignes d'article.
Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste d'articles.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".
En effet, c'est un processus identique.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Cliquez sur le bouton.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Cliquez sur le bouton.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Si vous avez une donnée a saisir dans votre critère de recherche n'apparaissant pas dans les données disponibles, vous devez cliquer sur le boutonsous la liste des bons de livraison pour la rajouter en cochant la case correspondante. Ensuite vous pouvez recommencer votre recherche et le critère y figurera.
Dans le cas de notre exemple ci-dessous, le filtre que nous avons paramétré, une fois activé en cochant la case correspondante, affichera les pièces des douze derniers mois.
Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogrammeou sur le boutonplacé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur .
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Cliquez surtout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur<ENTREE> tout en bas.
Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
a. Cliquez sur.
b. Saisissez votre critère de recherche.
c. Cliquez sur.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
Cliquez sur le boutonsitué en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez surpour désactiver le filtre.
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".
En effet, c'est un processus identique.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Cliquez sur le bouton.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur.
Cliquez surde la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'affichage de la liste d'articles.
Rendez-vous à la partie de gestion des lignes d'article de votre pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour ajouter et retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir concernant les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Cliquez sur le bouton.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Une fois sur la partie de gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur.
Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur.
Pour supprimer des bons de livraison, vous avez trois options :
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le boutonensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste, à droite <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
3. Validez le message de confirmation.
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
En cliquant ensuite surtoutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Deux options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces dans votre tableau :
Options pour filtrer l'affichage :
Uniquement mes pièces : permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs utilisateurs puissent avoir accès à la saisie des pièces) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.
Uniquement les bons de livraison non facturés : cette option vous permet d'afficher uniquement les bons de livraison pas encore facturés et de les traiter.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.
Numéro de pièce : les pièces commerciales de vente sont dotées d'une numérotation automatique. Pour la modifier, rendez-vous dans le menu Options, Pièces commerciales.
Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.
Client : le code client est la seule donnée obligatoire pour pouvoir enregistrer la pièce (en plus de la date et le numéro de pièce).
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Adresse : l'adresse de la fiche client s'affiche automatiquement si vous n'avez pas indiqué un contact spécifique dont l'adresse soit différente que celle de la fiche du client. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique, choisissez-le dans le sélecteur Contact.
Contact : vous pouvez indiquer un contact spécifique pour l'envoi des pièces et tout autre raison.
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions sont pré-enregistrés et livrés avec module de gestion commerciale. Un modèle peut s'afficher par défaut dans le sélecteur si vous l'avez renseigné dans les options générales de paramétrages (menu Options/Divers). Ce paramétrage peut être utile pour vous éviter de devoir renseigner un modèle d'impression à chaque fois que vous enregistrez une pièce.
Validé / Facturé : ces champs vous informent du statut de la livraison. Le bon de livraison est considéré comme facturé lorsque la facture a été validée.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Il est indispensable de préciser le dépôt qui va être déstocké.
La saisie des articles dans vos pièces peut se faire de deux façons distinctes :
Mode fiche article
Saisie au kilomètre
Le bouton permet de personnaliser l'affichage des lignes d'articles.
Cette fonction permet notamment de choisir quelles colonnes des données afficher, l'ordre d'affichage et le nombre de lignes à afficher par page.
une remise globale (montant forfaitaire ou pourcentage) peut être appliquée à votre pièce en cliquant sur devant le champ correspondant.
Champs calculées automatiquement par le logiciel.
Mode de règlement : le logiciel vous propose par défaut le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : le type de paiement paramétré dans la fiche du client choisi vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.
Objet : c'est une zone de texte libre qui peut contenir une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête du bon de livraison.
Dépôt : ce champ s'affiche si vous avez paramétré la gestion de dépôts dans le menu Options/Stocks.