Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option Saisir uniquement des durées. Pour une même journée, vous ne pouvez panacher les deux modes de saisie. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser le mode "durées, il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée. Lors de votre première utilisation, par défaut, la date affichée est la date du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies. Vous ne pouvez saisir des temps que pour la dernière date saisie ou une date ultérieure.\

Ici vous consultez les temps saisies par date et par collaborateur.

Vous indiquez les critères, ensuite vous cliquez sur le boutonet la liste des temps saisis s'affiche avec les détails renseignés lors de la saisie des feuilles de temps.

Si pas de temps saisis selon les critères renseignés, un message s'affiche à l'écran pour vous en faire part.

La gestion de feuilles de temps est un important module de contrôle de qualité, accompagnement, et facturation dans le traitements de vos dossiers.

Vous pouvez analyser le temps passé par les collaborateurs sur les dossiers des clients (ou les dossiers internes de l’entreprise) afin de déterminer le coût et la rentabilité de ces dossiers. Vous pouvez aussi enregistrer et contrôler les absences des collaborateurs.

La feuille de temps d’un collaborateur est donc composée de lignes successives récapitulant le temps passé pour chacun des dossiers.

Chaque ligne de temps comprendra les informations suivantes :

• Date

• Durée de temps passé

• Client pour lequel le collaborateur a passé du temps

• Dossier du client

• Tâche - nature de travail réalisé

• Contact

• Commentaire

Ce module permet également de générer automatiquement les factures, à l'aide du menu Traitements/Facturation.

Chaque type de navigateur présente dans ses options un paramètre qui doit être ajusté. Nous vous conseillons de chercher dans la documentation du navigateur (aide en ligne) des mots-clés tels que : "pop-up", "popup", "fenêtres publicitaires", "fenêtre intruse" ou encore "fenêtres intempestives".

Les méthodes de navigation sont les mêmes dans tous les logiciels. Le repérage des ces diverses zones d'écran vous sera utile tout au long de l'utilisation de votre logiciel.

Nous allons vous guider, au fil de votre navigation, pour vous aider à vous familiariser avec votre logiciel.

Vous saisissez ici les absences des collaborateurs.

Vous pouvez très bien utiliser le module de Feuilles de temps sans utiliser le planning. C’est pourquoi, tout ce qui concerne sa gestion a été mis dans ce menu particulier.

L’édition générale donne pour un mois donné et par collaborateur, le nombre d’heures affectées. Vous pouvez obtenir également des éditions plus fines : le planning pour un seul client ou un seul dossier, par exemple.

La gestion du planning se déroule selon les étapes suivantes : - Affectation des temps budgétés dans les dossiers par collaborateur - Répartition des temps affectés aux collaborateurs par jour - Edition de suivi de planning - Edition de suivi de production - Génération de l'agenda

Lorsque vous êtes sur la saisie au kilomètre, c'est la dernière feuille de temps saisie qui s'affiche automatiquement.

Vous pouvez saisir des temps de deux manières différentes : Soit en indiquant des créneaux horaires, soit en indiquant uniquement des durées. Par défaut, le format de saisie s'affiche en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées."

Lors de votre première saisie, la date affichée par défaut est celle du jour. Par la suite, le logiciel se positionne par défaut sur la date des dernières saisies.

Vous pouvez budgéter les temps de vos collaborateurs pour chaque dossier créé (menu Fichiers/Dossiers). Cela permet notamment de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés (menu Planning/Saisie planning). Le tableau qui apparaît contient tous les dossiers ouverts, c’est à dire tous ceux qui n’ont pas encore été clôturés. Si vous souhaitez visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : "Inclure les dossiers clôturés". Si vous classez vos dossiers par type de dossiers, vous avez la possibilité de n'afficher que les dossiers d'un seul type en le choisissant dans le sélecteur au-dessus du tableau.

Si vous êtes abonné au module de Gestion commerciale, vous pouvez afficher dans la liste des dossiers les informations relatives aux devis et aux factures en cochant la boîte "Inclure les informations liées aux autres modules".

Vous pouvez saisir les plannings de deux manières différentes : - Soit en indiquant des créneaux horaires - Soit en indiquant uniquement des durées.

Par défaut, le logiciel vous propose la saisie en créneaux horaires et vous devez saisir l’heure de début et l’heure de fin. Si vous souhaitez utiliser la saisie en durées vous devrez cocher l'option "Saisir uniquement des durées". Pour une même journée, vous ne pouvez pas utiliser les deux modes de saisie. En conséquence, si vous souhaitez utiliser le mode "durées" il vous faut cocher la boîte avant votre première saisie de la journée.

Cette édition permet de comparer les temps budgétés affectés aux dossiers et les temps effectivement planifiés.

Le fichier clients est le même dans tous les modules de votre logiciel où il est présent. Cependant, dans chaque module seulement les données compatible au module s'affichent.

Les temps passés sont obligatoirement affectés à des dossiers lors de la saisie des feuilles de temps.

Dans ce menu, vous pouvez paramétrer les fichiers suivants :

• Fériés

• Modes de règlement

• Types d'absences

• Types de dossiers

• Types de paiement

Vous trouverez déjà une liste de modes de règlement enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

Vous trouverez déjà une liste de types d'absences enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

Cette édition vous permet, en plus des données fournies par l'édition de Suivi de planning, de comparer les temps réels passés sur les dossiers.

Vous trouverez déjà une liste des jours fériés enregistrée. Vous pouvez la modifier si besoin et en créer d'autres.

Vous retrouverez ici les rubriques suivantes :

Un groupe de collaborateurs dans le module Feuilles de temps, est un ensemble de collaborateurs ayant accès à la même liste de tâches pour la saisie de leurs temps. Il est donc logique de considérer qu’un groupe de collaborateurs correspond à des collaborateurs ayant le même poste ou effectuant des activités similaires au sein de l’entreprise. \

Cette édition vous permet d'avoir une vue synthétique par collaborateur des temps planifiés.

Vous pouvez consulter les absences saisies pour un salarié pour une période donnée.

Cette option vous permet :

• De pouvoir sélectionner tous les salariés.

• De visualiser le Code absence et son Libellé.

• D'exporter les absences dans un fichier Excel™.

1. Saisissez la période. 2. Sélectionnez le salarié concerné. 3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Saisissez les dates.

Cochez la case Demi-journée si tel est le cas.

1. Sélectionnez le collaborateur.

2. Précisez le type d'absence. Cliquez sur le pictogrammepour avoir le détail des types d'absences.\

1. Emettez un commentaire si vous le souhaitez.

2. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne d'absence à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Cette édition affiche la liste des lignes de planification pour une période et un salarié donnés.

1. Indiquez la période souhaitée. Par défaut, la période proposée se limite à la date du jour en cours. 2. Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur. Le premier collaborateur de la liste vous est proposé par défaut. Cliquez sur la loupe si vous souhaitez effectuer une recherche multicritères pour trouver le collaborateur concerné. 3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Définissez les critères : Client : par défaut, le logiciel affichera le planning pour la totalité des clients.

Si vous souhaitez le planning pour un seul de ces clients, consultez et indiquez-le à l'aide du pictogramme. Dossier : le choix du dossier n’est disponible que si vous avez choisi un client. Collaborateur : par défaut, le logiciel affichera le planning pour l’intégralité des collaborateur. Pour indiquer un seul collaborateur, indiquez-le à l'aide du sélecteur. Inclure les collaborateurs partis : cette option est utile dans le cas où vous souhaitez visualiser le planning d’un dossier assez ancien conservé à titre d’archive.

Ce choix peut aussi être utile pour la vérification des données saisies avant l’enregistrement du départ d’un salarié. Rupture par client/dossier : pour obtenir un tableau du planning pour chaque dossier de tous les clients. 2. Définissez le mode d'affichage et le format d'édition vous convenant. 3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Sélectionnez le collaborateur. 2. Définissez la période. 3. Cochez l'option pour répliquer la période antérieure si vous y voyez l'utilité.

4. Cliquez sur<ENTREE>. \

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous voulez créer un budget. 2. Cliquez sur<INSER>. 3. Sélectionnez le salarié pour lequel vous voulez budgéter des temps. 4. Indiquez le nombre d'heures budgétées dans le champ "Quantité". 5. Saisissez éventuellement un commentaire. 6. Cliquez sur<ENTREE>. 7. Indiquez la période affectée au collaborateur sur ce dossier. Recommencez l'opération pour chacun des salariés que vous voulez affecter au dossier.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du salarié dont vous voulez modifier les temps budgétés. 2. Effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sursur la ligne du budget dans lequel vous souhaitez supprimer des lignes de temps saisis. Ensuite, vous avez trois options pour supprimer des lignes :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer. 2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>. 2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT<U>. 3. Validez le message de confirmation.\

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>. 2. Cliquez sur. 3. Validez le message de confirmation.

\

1. Sélectionner le salarié pour lequel vous voulez modifier le planning. 2. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à modifier les temps saisis, si différente de celle proposée par défaut. 3. Cliquez surpour visualiser les saisies qui ont été enregistrées. 4. Cliquez sur<F4> sur la ligne de temps à modifier. 5. Effectuez vos modifications. 6. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à ce nouveau jour férié.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à ce nouveau type d'absence.

Choisissez le fichier Types d'absence à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne du jour férié que vous souhaitez dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du dossier à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

2. Cliquez sur.

Dans la saisie au kilomètre, le message "Vous ne pouvez saisir des temps pour une durée supérieure à x heures pour ce jour" s'affiche si le paramétrage préalable du nombre d'heures par jour pour le collaborateur, menu Fichiers/Collaborateurs, ne vous le permets pas.

1. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à saisir vos temps, si différente de celle proposée par défaut.

2. Cliquez surpour visualiser les saisies qui ont éventuellement été déjà réalisées.

Pour supprimer des absences, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les dossiers.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>. 2. Renseignez vos critères de recherche. 3. Cliquez sur. Le premier résultat répondant à vos critères sera affiché en surbrillance sur la liste.

1. Sélectionnez la date. 2. Sélectionnez le collaborateur. 3. Cliquez surpour visualiser les saisies qui ont éventuellement déjà été effectuées sur cette date. 4. Saisissez l'heure de début et l'heure de fin.

Si vous avez coché l'option "Saisir uniquement les durées" vous devez indiquer seulement la durée de temps passée par le collaborateur dans le dossier. 5. Saisissez le client ou cliquez sur.

6. Choisissez le dossier concerné à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

Les champs code client et raison sociale sont obligatoires.

1. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne du client que vous souhaitez dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du client à modifier.

Introduction

Tout temps saisi est rattaché à un collaborateur ; vous devez donc créer les collaborateurs comme pour un utilisateur de votre abonnement.

Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.

Introduction

Introduction

Ici vous allez paramétrer le coût horaire de vos divers collaborateurs.

Coût et prix de vente du collaborateur

Ce tableau vous permet de modifier, au fur et à mesure de leurs évolutions, les coûts et les prix de vente horaires des collaborateurs. Ces données sont utilisées lors des éditions pour une analyse des coûts horaire par collaborateur sur les divers dossiers.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne à modifier.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Choisissez le fichier Fériés à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des jours fériés, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne à modifier.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des modes de règlement, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types d'absence, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne à modifier.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle tâche.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne à dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

Introduction

Si vous ne souhaitez plus que des lignes de temps soient imputées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer. Ces dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être réouverts à tout moment.

L'autre intérêt de la clôture des dossiers est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des lignes de temps. En revanche, vous pouvez continuer de les visualiser sur votre liste de dossiers en cochant l'option Inclure les dossiers clôturés sur votre liste de dossiers.

Introduction

La notion de dossier vous permet d'analyser, pour un même client, le temps passé dans chaque mission commerciale le concernant et de pouvoir, par conséquent, établir les coûts afférents à vos interventions dans les divers dossiers. Un dossier est obligatoirement rattaché à un client.

Il faut savoir que l’affectation d’un temps passé à un dossier est obligatoire. Il s'agit de bien enregistrer votre temps pour pouvoir bien le chiffrer.

Le fichier de dossiers est le même dans tous les modules de votre abonnement où ce fichier est présent. Toute modification des données d’un dossier sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules du logiciel ayant un rapport avec ces dossiers.

Lorsque vous sélectionnez le menu Fichiers/Dossiers, un liste des dossiers s'affiche. Vous pouvez paramétrer l'affichage des dossiers sur la liste par type et aussi inclure les dossiers clôturés et les informations liées aux autres modules de votre abonnement.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle fiche dossier.

1. Cochez l'option Inclure les dossiers clôturés sur la liste de dossiers.

2. Cliquez sursur la ligne du dossier à rouvrir.

3. Cliquez sur le boutonplacé sur la liste de coûts de votre dossier.

Revenez sur la liste de dossiers en cliquant sur<ECHAP> et vous remarquerez que votre dossier y figurera à nouveau dans la liste de dossiers en cours. Si vous ne le visualisez pas, vous pouvez faire une recherche.

La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.

En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à votre nouveau groupe de collaborateurs.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne du dossier que vous souhaitez dupliquer.

2. Effectuez vos éventuelles modifications.

3. Cliquez sur

Vous trouvez ici les rubriques suivantes :

Introduction

Pour créer une tâche il suffit de lui donner un code. Seul champ obligatoire.

Toutefois, vous devez saisir un libellé pour pouvoir le choisir comme critère de recherche ou d'éditions d'états ultérieurement.

Ensuite vous avez les données relatives aux prix, importantes pour vos analyses de coûts.

• Premiers pas

• Feuilles de temps

  • Saisie

Pour supprimer des lignes de temps de votre planning, vous avez trois options :

1. Indiquez la date pour laquelle vous vous apprêtez à supprimer des lignes de temps, si elle est différente de celle proposée par défaut. 2. Cliquez ensuite surpour visualiser les saisies qui ont été enregistrées.

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne de planning que vous souhaitez supprimer. 2. Validez le message de confirmation.\

b) De manière groupée :

1. Sélectionnez les lignes de planning à supprimer à l'aide des cases à cocher présentes sur les lignes <ESPACE>. 2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>. 3. Validez le message de confirmation.\

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez toutes lignes de temps de la page à l'aide de la case à cocher présente sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>. 3. Validez le message de confirmation.

\

1. Définissez les critères : Période : la période de l'année en cours jusqu'à la date en cours vous est proposée par défaut. Modifiez-la selon besoin. Client : choisissez le client à l'aide du pictogramme. Dossier : le choix du dossier n’est disponible que si vous avez choisi un client. 2. Options : Ne pas afficher les dossiers totalement planifiés : cela permet d’obtenir une édition plus légère ne contenant que les dossiers sur lesquels il reste un travail de planification à faire. Inclure les dossiers clôturés : permet d’alléger l’édition si cette dernière est destinée au contrôle de la planification ou, au contraire, d’avoir l’exhaustivité des informations pour une autre utilisation. Inclure les dossiers sans prévision de production : cette option permet d’exclure de l’édition les dossiers que vous avez créés et qui n’ont pas fait l’objet de la saisie de budgets de temps.

3. Définissez le format de l'édiction. 4. Cliquez sur<ENTREE>.

La création de vos fichiers de base est très importante. Vous allez donc devoir paramétrer vos fichiers :

• Clients

• Dossiers

• Collaborateurs

• Tâches

• Groupe de collaborateurs

• Personnalisation

• Divers

Clients

Le temps passé par les salariés est affecté à des dossiers, eux-mêmes ouverts pour des clients. La notion de client peut être prise au sens large.

Par exemple, il peut s’agir de dossiers internes, en ce cas votre société pourra être créée comme client.

Dossiers

Les temps passés par les collaborateurs sont obligatoirement affectés à des dossiers. Ainsi, un même client peut avoir un ou plusieurs dossiers.

Collaborateurs

Il s’agit de tous les collaborateurs de votre entreprise, pour lesquels vous êtes susceptible de saisir des feuilles de temps.

Tâches

Lorsqu’un collaborateur saisit ses feuilles de temps, il peut indiquer la tâche. Cette notion permet d’accélérer les temps de saisie par les collaborateurs. De plus, vous pourrez réaliser des analyses basées sur ces tâches.

Groupes de collaborateurs

Vous pouvez créer des groupes de collaborateurs et affecter à chaque groupe de collaborateurs certains types de tâches. Par conséquent, chaque collaborateur n'aura accès qu'aux tâches affectées à son groupe.

Personnalisation

Vous pouvez créez dans un masque d'écran choisi, un thème, un bouton ou un champ personnalisés selon le paramètres définis dans cette fonction.

Nous en parlerons avec plus de détail dans votre aide en ligne.

Divers

Vous pouvez paramétrer plusieurs fichier dans le menu Fichiers/Divers. Vous pouvez définir des critères généraux définissant, par exemple, les types de paiement acceptés par votre entreprise.

Paramétrages possibles :

• Fériés

• Modes de règlements

• Types d'absences

• Types de dossier

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères, par le nom de votre contact, par exemple.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

a) Cliquez sur.

b) Cliquez sur.

2 - Directement sur la liste :

Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.

Rechercher un contact dans une fiche client

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du client dans lequel vous souhaitez rechercher un contact.

2. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> situé dans la partie Gestion des contacts chez le client.

3. Saisissez le critère de recherche.

4. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Choisissez le fichier Types d'absences à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Choisissez le fichier Types de dossiers à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

a) Cliquez sur.

b) Cliquez sur.

2. Directement sur la liste :

Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

a) Cliquez sur.

b) Cliquez sur.

2. Directement sur la liste :

Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

a) Cliquez sur.

b) Cliquez sur.

2. Directement sur la liste :

Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.

Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

2. Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

Lorsque vous supprimez un groupe de collaborateurs auquel sont affectés un ou plusieurs collaborateurs, il vous faut redéfinir un groupe de collaborateurs pour chacun d’entre eux. Faute de quoi ils n’auront pas accès aux types de tâches lors de la saisie.

Pour supprimer des groupes d'utilisateurs, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

2. Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer le thème. 2. Sélectionnez l'objet Thème. 3. Cliquez sur<INSER>. 4. Créez un libellé. 5. Indiquez l'ordre de saisie dans le fichier. Il s'agit de l'ordre dans d'affichage du thème dans le masque sélectionné. 6. Définissez le type d'affichage et si thème sera ouvert par défaut dans le masque. Le choix par défaut est porté sur "non". Vous pouvez en effet, associer cette condition à certains utilisateurs dans les profils du module Mon compte. 7. Définissez, si vous le souhaitez, un niveau d'autorisation d'accès au thème.

8. Paramétrez le filtre d'affichage.

Le filtre d'affichage vous permet de sélectionner sur quelles fiches ce thème doit être affiché. Le thème sera affiché uniquement si la fiche en cours satisfait la condition indiquée.

9. Vous pouvez éventuellement saisir un descriptif pour le thème.

Choisissez le fichier Types de paiement à l'aide du sélecteur.

Pour supprimer des types de dossiers, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

2. Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

Uniquement le champ code tâche est obligatoire.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Lors du paramétrage de vos collaborateurs, il faut les rattacher à un groupe de salariés afin de définir à quelle liste de type de tâches ils auront accès.

Ici nous allons traité un champ non calculé. La prochaine rubrique de votre aide en ligne traitera des champs calculés.

1. Sélectionnez le masque d'écran dans lequel vous souhaitez créer le champ. 2. Sélectionnez l'objet Champs. 3. Cliquez sur<INSER>. 4. Vous pouvez sélectionner le thème dans lequel vous souhaitez afficher votre champ personnalisé et l'ordre d'affichage. Si vous ne définissez pas le thème, le champ s'affichera dans un bloc sur votre écran et vous devez l'ouvrir à l'aide des flèches descendantes situées dans ce bloc. Comme dans l'image ci-dessous :

1. Cliquez sur<INSER>. 2. Renseignez le Code groupe de collaborateurs et le Libellé. 3. Cochez les types de tâches qui seront utilisables par le groupe. 4. Cliquez sur <ENTREE>.

Si vous ne souhaitez pas différencier les tâches disponibles en fonction des collaborateurs, il vous faut créer un groupe unique regroupant l’intégralité des types de tâches et rattacher tous les collaborateurs à ce groupe. Une fois créés vos groupes de collaborateurs, il vous faut attribuer un groupe de collaborateurs à chacun des utilisateurs ayant des droits sur le module de Feuilles de temps.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur .

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

Introduction

Une fois le collaborateur créé dans votre espace abonné, menu Accès/Utilisateurs, vous pouvez ici l'affecter à un groupe de collaborateurs, la norme de temps de travail par jours et la liste des coûts horaires relatives.

Le nom, le prénom et le code utilisateur du collaborateur, tels qu'ils ont été indiqués par l'administrateur dans l'espace abonné, ne sont pas modifiables ici.

1. Définissez les critères : Période : par défaut la période de début de l'année en cours jusqu'à la date du jour vous est proposée. Modifiez-la si besoin en cliquant sur le pictogramme calendrier. Client : par défaut, le logiciel affichera l’édition pour la totalité des clients. Si vous souhaitez la restreindre à un seul client, sélectionnez-le à l'aide du sélecteur ou de la. Dossier : le choix du dossier n’est disponible que si vous avez choisi un client. 2. Options : Ne pas afficher les dossiers totalement planifiés : permet d’obtenir une édition plus légère ne contenant que les dossiers sur lesquels il reste un travail de planification à faire. Inclure les dossiers clôturés : permet d’alléger l’édition si cette dernière est destinée au contrôle de la planification ou, au contraire, d’avoir l’exhaustivité des informations pour une autre utilisation. Inclure les dossiers sans prévision de production : cette option permet d’exclure de l’édition les dossiers que vous avez créés et qui n’ont pas fait l’objet de la saisie de budgets de temps.

Choisissez le fichier Modes de règlements à l'aide du sélecteur.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du groupe de collaborateurs à modifier.

Cette fonction vous permet de créer des champs, des thèmes (une partie regroupant des options d'un écran) et des boutons sur les masques d'écran proposés.

Les masques d'écran à votre disposition pour créer votre personnalisation sont :

• Clients

• Collaborateurs

• Dossiers

• Interface d'accueil

L'interface d'accueil est un masque commun à la fonction de personnalisation dans tous les modules. Les différences sont définies par rapport au module d'origine utilisé dans une nouvelle personnalisation sur l'interface d'accueil.

En effet, vous pouvez créer une personnalisation avec des champs spécifiques au module d'origine.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Saisissez les critères de recherche.

3. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1. Par la fenêtre de recherche :

a) Cliquez sur.

b) Cliquez sur.

2. Directement sur la liste :

Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.

Notions utilisateur / collaborateur

Utilisateur

Comme déjà expliqué, un collaborateur peut être simplement un collaborateur et pas obligatoirement un utilisateur dans votre abonnement.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Sélectionnez le code client ou effectuez une recherche en cliquant sur.

3. Saisissez le code et le nom du dossier.

Le code dossier apparaîtra lors de la saisie des temps. Choisissez le nom de votre dossier avec pertinence car il vous servira comme critère de recherche.

4. Sélectionnez le type de dossier ou cliquer surpour effectuer une recherche.

5. Saisissez la date d'ouverture.

La date du jour en cours vous sera proposée par défaut et vous pouvez la modifier en saisissant directement ou en cliquant sur le pictogramme.

6. Saisissez un descriptif pour votre code dossier.

Autres champs à saisir

Opportunité - Prévisionnel et suivi

Indiquez ici le statut du dossier, la date d'ouverture qui peut être différente de la date de création. Le taux de confiance pour vos analyses.

Vous pouvez encore indiquer jusqu'à cinq postes de facturation. Ces données sont communes au module CRM, donc les actions peuvent être créer dans le CRM et renseignés automatiquement dans les champs d'action ici.

Tableau de coût et prix de vente horaires spécifiques au dossier

Pour les états d'édition, ainsi que pour la fonction de facturation automatique que nous évoquerons dans l'aide concernant le menu Traitements/Facturation, les temps passés sur les dossiers sont valorisés par défaut sur la base des coûts et prix de vente horaires saisis dans les fiches des collaborateurs dans le menu Fichiers/Collaborateurs.

Toutefois, vous pouvez définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs ayant saisi des temps sur le même dossier. Les états sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.

1. Cliquez sur<INSER> tout en bas de la liste de prix, partie inférieure de votre écran de saisie du code dossier.

2. Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez affecter un coût et un prix de vente spécifiques au dossier.

3. Entrez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.

4. Entrez le coût horaire du collaborateur.

6. Cliquez sur<ENTREE>.

Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez renseignée, ce seront ce coût et ce coefficient qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce salarié.

Dès que le coût ou le coefficient du salarié augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.