Introduction

Dans l’application, le terme note de frais désigne une dépense et une seule, ce n’est pas une liste de dépenses.

Cette méthode permet d’individualiser le traitement de chaque note de frais avec les avantages suivants :

• Suivi des dépenses en temps réels.

• Non blocage d’un groupe de frais à cause d’une seule ligne non encore approuvée.

• Etats d’analyses et de synthèses beaucoup plus poussés.

Chaque note de frais dispose d'un état qui peut prendre l'une des quatre valeurs suivantes :

En cours

À valider :

Notes de frais en attente de validation par le ou les valideurs.

À payer :

Notes de frais validées par les valideurs et qui sont en attente de paiement.

À corriger :

Notes de frais rejetées par un valideur ou un payeur et qui sont en attente de correction par l'émetteur. Une fois corrigée la note de frais devra suivre à nouveau le circuit de validation.

Payées

Fini le circuit de traitement, la note de frais s'affiche ici.

Gestion des notes de frais

Si l'utilisateur dispose d'une délégation de saisie pour d'autres utilisateurs, le sélecteur Notes de frais du collaborateur lui permet de choisir un collaborateur parmi ceux dont il a la charge de saisir les notes de frais.

Introduction

La validation des notes de frais est l’étape qui suit leur enregistrement avant d’aboutir au paiement. L’accès à cette fonction est réservée aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs".

La fonction des Validations est visible lorsqu'au moins une note de frais dont vous êtes le valideur a été saisie par l'un de vos collaborateurs.

Lorsqu’un utilisateur clique sur ce menu, la liste affiche toutes les notes de frais des salariés pour lesquels il a été déclaré valideur.

Un sélecteur permet d’afficher les notes de frais d’un seul collaborateur.

Introduction

Lorsque vos notes de frais doivent être validées par un ou plusieurs de vos collaborateurs, vous pouvez les modifier dans les deux cas suivants :

• Elles ont été rejetées au cours du circuit de validation ou de paiement. Elles portent l'état "A corriger".

• Elles sont encore à l'état "A valider".

Les champs "Référence" et "Auteur dépense" ne sont en revanche jamais modifiables.

Lorsqu'un valideur ou un payeur rejète une note de frais il est tenu d'indiquer la raison du rejet. Une note de frais peut être rejetée pour différentes raisons : erreur de saisie, absence de justificatif, etc.

Pour qu'une note de frais soit considérée comme corrigée il faut que l'émetteur de cette note ait visualisé la note de frais et l'ait à nouveau enregistrée.

Corriger une note de frais

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

Vous visualisez les commentaires liés à cette note de frais et notamment le justificatif du rejet. Vous pouvez ajouter des explications complémentaires dans la zone Nouveau commentaire.

Tous les commentaires successifs des étapes de validation et de rejet sont conservés avec la note de frais.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Les notes de frais qui ne sont pas payées ne peuvent être supprimées que par leur émetteur.

Pour supprimer des notes de frais, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez surou <SUPPR> sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.

2. Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau affichant vos fiches clients ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

1. Saisissez la période, puis cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.

3. Saisissez votre critère de recherche.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la note de frais à dupliquer.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Vous avez trois manières de valider les notes de frais :

a) De manière unitaire :

1. Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.

2. Cliquez sur le pictogrammesur la ligne de la note de frais à valider.

Toutes les données de la note de frais sont affichées.

3. Cliquez sur<ENTREE> ou <CTRL><SHIFT><V>.

b) De manière groupée :

1. Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.

2. Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.

3. Cliquez sur.

4. Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez validées.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.

2. Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

3. Cliquez sur.

4. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

Description des différents champs

Référence

Ce champ est automatiquement renseigné avec les données du collaborateur en cours. Ce champ peut vous permettre :

• D’identifier de manière unique chaque note de frais.

• De rapprocher le justificatif papier de la note de frais saisie (note de restaurant, billet d’avion, etc.) en inscrivant cette référence sur le justificatif.

Auteur dépense

Ce champ n'est modifiable que si l'utilisateur dispose de délégation de saisie de notes de frais pour d'autres utilisateurs. Sélectionnez alors, parmi la liste, le salarié concerné par la note de frais. Si vous n'avez pas ce profil, le champ sera automatiquement rempli avec votre nom.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Introduction

Récapitulatif des notes de frais payées

Vous visualisez ici toutes les notes de frais saisies par le salarié et qui ont terminé leur circuit de traitement ; c'est-à-dire qui ont été validées et payées. Si le salarié dispose d'une délégation de saisie pour d'autres salariés, les notes de frais de ces autres salariés sont également affichées.

Introduction

Le valideur visualise l’ensemble des notes de frais validées par lui. Pour affiner une recherche ou une sélection, le valideur peut affecter une période de date et/ou sélectionner un salarié parmi ceux dont il est le valideur (s'il est valideur de plusieurs salariés).