Vous créez, de manière extrêmement simple, l’arborescence dans laquelle vous insérerez les documents (et leurs descriptifs éventuels) que vous souhaitez partager. Comme dans les applications autres de gestion de dossiers que vous avez déjà l'habitude en bureautique.
Chaque utilisateur est informé des nouveaux documents (ou des nouvelles versions) mis en place depuis sa dernière connexion, ce qui facilite grandement la communication interne par exemple. La sécurisation de l'accès vous permettra de garantir une complète confidentialité de vos documents. La gestion des profils des utilisateurs, module Mon abonnement, vous permettra de définir les droits d'accès de chacun de vos collaborateurs ou partenaires aux options de gestion du module de gestion documentaire, tout comme aux documents.
Configuration de types de documents
Vous pouvez, si vous le souhaitez, télécharger les pictogrammes représentatifs des types des documents enregistrés, comme dans l'exemple en images ci-dessous.
Cliquez suret renseignez les champs.
Cliquez sur le pictogrammeou sur le bouton pour télécharger le pictogramme à affecter à votre type de document.
3. Cliquez sur.
Vous avez ici des critères de recherche pour retrouver vos fichiers sauvegardés.
Vous pouvez même faire une recherche dans le contenu des fichiers.
Renseignez les critères de votre choix.
Cliquez sur .
La liste des documents s'affiche en bas de votre fenêtre de recherche, si les critères renseignés correspondent à des documents existants.
Ici vous créez et administrez vos dossiers.
En effet, vous organisez ici l'arborescence de vos dossiers en le créant, les déplaçant les supprimant, etc.
Cliquez sur le boutonsitué à gauche de votre fenêtre en bas sur l'arborescence de fichiers.
2. Cliquez sur le titre du dossier pour le renommer.
Vous pouvez soit continuer de créer votre arborescence de dossiers en reproduisant les deux étapes ci-dessus, ou déposer les documents à sauvegarder dans chacun des dossiers au fur et à mesure de votre création.
Cliquez sur le dossier ou sous dossier de votre choix.
Cliquez sur le boutoncette fois sur le côté inférieur droit de votre fenêtre.
Chercher le fichier à télécharger et renseignez les champs.
Le champ "commentaire" peut vous être utile lorsque vous devez chercher un fichier.
L'option d'affichage en tant que nouveauté s'affiche sur votre liste des fichiers avec une étoile pour attirer votre attention et des autres utilisateurs ayant droit d'accès aux fichiers sauvegardés.
4. Cliquez sur<ENTREE>.
Recommencez les étapes de sauvegarde des documents pour chaque document à sauvegarder.
Le seul paramétrage proposé ici c'est pour un fichier des types de documents.
En effet, vous indiquez si votre document est du type mp3, pdf, docx, etc., lors sa sauvegarde dans le menu Administration.
Votre module contient déjà une liste assez complète, mais vous pouvez la modifier et/ou l'enrichir.
Pour commencer, vous devez passer par le menu Paramétrages pour saisir les Types de documents.
Une liste vous est fourni dans votre logiciel et vous pouvez créer d'autres types de documents, si vous le souhaitez.
Lors de votre consultation des documents, rappelez-vous qu'un dossier peut contenir à la fois des documents et des sous-dossiers. Un dossier contenant des sous-dossiers est précédé du signe "+". Cliquez dessus pour l'ouvrir et consulter son contenu.
Une fois ouvert, le dossier est précédé du signe "-". Il suffit de cliquer sur ce signe pour le refermer.\
Depuis le sommaire, cliquez sur le dossier de votre choix. Les documents contenus dans les dossiers s'affichent dans la partie droite de votre écran.
Cliquez sur le titre du document recherché pour le télécharger. Notez que le document en question s'affiche en bas de votre écran.
Cliquez sur le document téléchargé pour l'ouvrir.
\