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Fichiers communs à plusieurs sociétés
Vous définissez le partage des fichiers entre vos sociétés.
Fichiers disponibles :
Le partage des fichiers vous permet d'avoir des données communes entre les sociétés rattachées et la société principale.
Lorsque le partage est activé, toutes les données communes seront toujours stockées au niveau de la société principale.
Les données déjà saisies dans les fichiers partagés ne seront plus disponibles sur la société où le partage a été activé.
Ce paramétrage est réversible si vous souhaitez revenir à une gestion des fichiers par société.
Lorsque vous cliquez sur le menu Votre entreprise/Partage de fichiers, vous êtes par défaut dans le mode modification.
Vous pouvez alors commencer votre paramétrage.
Sélectionnez la société à partager en cliquant sur le nom de la société.
Cochez les cases des fichiers à partager.
Cliquez sur le boutonou sur le pictogrammesitué en haut à droite de la fenêtre de partage des fichiers.
Vous remarquerez que dès que vous cochez un fichier dans la liste des fichiers à partager, le nom de votre société sélectionnée pour le partage sera précédé d'un pictogramme "" indiquant qu'un partage des fichiers a bien été mis en place.
Pour annuler le partage, vous devez décocher les fichiers que vous ne souhaitez plus partager et cliquer sur.
Vous gérez ici les coordonnées de votre entreprise en tant que compte d'abonnement.
En effet, vous pouvez à tout moment modifier les coordonnées de votre entreprise. Les coordonnées principales sont celles qui figureront sur vos factures d'abonnement.
Seuls les abonnés avec les identifiants de l'utilisateur administrateur, peuvent modifier leurs abonnements, y compris les coordonnées du compte.
Les informations ici renseignées sont de la plus grande importance pour la bonne gestion de votre abonnement. Notamment votre adresse email pour la communication entre nous et vous.
Pensez à actualiser vos coordonnées à chaque fois que nécessaire.
Vous enregistrez ici autant de sociétés rattachées que votre abonnement vous en autorise.
Vous ne pouvez pas dépasser la limite des sociétés rattachées comprise dans votre abonnement. Cela bloquerait votre utilisation du logiciel.
En effet, vous devez souscrire à un pack sociétés quand vous dépassez le seuil compris dans votre abonnement.
Vous pouvez consulter notre service commercial pour toutes les informations à propos de votre abonnement et ses particularités.
Lors de votre abonnement vous devez renseigner une fiche abonné, normalement contenant les données de votre entreprise. Ces données restent stockées ici et vous pouvez toujours les modifier, autant que nécessaire.
Vous êtes totalement responsable de la gestion de votre abonnement. Dans votre espace abonnée, vous pouvez visualiser et gérer les options de votre abonnement.
Uniquement les utilisateurs avec un profil administrateur peuvent se connecter au module Mon abonnement.
L'espace Mon abonnement est votre outil de gestion de votre compte. Ici vous pouvez :
Il est important de bien comprendre votre abonnement et votre droit de base car les actions de modification de votre abonnement peut générer une facturation.
Il est important de connaitre nos conditions générales de vente, ou de vous renseigner auprès de nos équipes pour des conseils ciblés concernant vos besoins et si votre abonnement de base peut répondre à un éventuel nouveau besoin.
Un utilisateur est toute personne enregistré en tant que tel dans votre abonnement.
Lorsque vous vous abonnez, l'utilisateur de base, c'est à dire, l'utilisateur administrateur, est compris dans votre abonnement. Tout autre utilisateur sera considéré comme utilisateur supplémentaire et engendra une facturation.
Cliquez sur le boutonou sur le pictogrammeen haut à droite de votre interface.
Enregistrez vos modifications en cliquant sur le boutonou sur le pictogrammeégalement en haut à droite de votre écran.
Le pictogrammeapparaît seulement dans le cas d'une modification en cours.
Plusieurs raccourcis clavier existent se substituant aux diverses fonctions de votre logiciel. Survolez un bouton ou pictogramme avec votre souris pour les afficher.
Les éditeurs de logiciels doivent munir les logiciels de l'option d'interdiction de dévalidation des factures et avoirs pour s'aligner à la loi anti-fraude :
En application du 3°bis du I de l'article 286 du Code général des impôts (CGI), modifié par l'article 105 de la loi n° 2017-1837du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 et commenté par le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 le 4 juillet 2018, depuis le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) effectuant des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse a l'obligation d'utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. Le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur.
L'interdiction de dévalider les factures est donc activée par défaut.
Pour autoriser la dévalidation d'avoirs et factures, vous devez cliquer sur. Ensuite, tournez le bouton sur "Non" et cochez les cases de responsabilité pour activer la dévalidation des factures et avoirs dans la gestion commerciale.
Le boutons'affichera alors dans vos factures et avoirs.
Nous vous rappelons qu'en tant qu'administratrice/administrateur du compte, vous pouvez contrôler les droits d'accès aux options de vos logiciels à tous vos utilisateurs. Vous pouvez par exemple interdire la dévalidation des pièces pour tous ou certains de vos utilisateurs, selon votre choix.
Pour ce faire, vous devez vous rendre au menu Accès/Profils de votre espace abonné.
Selon la configuration de votre abonnement, vous pouvez à tout moment vous abonner à un nouveau module.
Vous gérez votre abonnement à partir de ce menu ; de la souscription à la résiliation.
Pack utilisateurs, sociétés, services
Vous pouvez avoir besoin de rajouter des utilisateurs dans votre abonnement ou d'intégrer un pack sociétés rattachées, car vous avez besoin d'un nombre plus important que celui compris dans votre abonnement. Ou encore de souscrire à une formation en ligne (pack services).
Ici vous pouvez souscrire aux divers packs proposés.
Choisissez le pack dans le sélecteur.
Le sélecteur se positionne par défaut sur l'option "Souscrire à un pack utilisateurs".
2. Cliquez sur le bouton radio devant le compteur des utilisateurs supplémentaires du module pour lequel vous souhaitez rajouter des utilisateurs supplémentaires.
L'option sélectionné par défaut est celle de base concernant l'utilisateur administrateur inclut dans l'abonnement.
3. Choisissez le nombre d'utilisateurs supplémentaires que vous souhaitez rajouter en vous servant des flèches positionnées sur le sélecteur de quantité.
Le compteur est placé par défaut sur 1. Vous pouvez en effet rajouter un seul utilisateur supplémentaire ; il suffira donc de valider l'opération.
Le tarif s'affiche en temps réel avant la validation de l'opération, selon le nombre d'utilisateurs supplémentaires rajoutés. Vous devez suivre les étapes ci-dessus pour tous les modules pour lesquels vous souhaitez rajouter un pack utilisateur.
Les packs souscrits s'adaptent à la durée de votre abonnement. Si votre abonnement est déjà en cours, le tarif sera calculé au prorata de l'abonnement principal (modules).
4. Choisissez le mode de règlement.
5. Validez l'opération en cliquant sur<ENTREE>.
Choisissez le nombres de packs de votre choix couvrant votre besoin en sociétés rattachées.
Choisissez le mode de règlement.
Pour tous les autres packs, la souscription fonctionne de façon similaire aux packs désignées ci-dessus.
Une société rattachée "Exemple" ou "Test" est fournie avec votre logiciel.
Vous pouvez la transformer en une vrai société rattachée en modifiant ses coordonnées et en supprimant des éventuelles données de test contenues dedans.
Pour modifier les coordonnées d'une société rattachée, vous devez vous rendre au menu Votre entreprise/Sociétés rattachées.
Validez l'opération en cliquant sur<ENTREE>.
Le sélecteur se positionne par défaut sur les modules de votre abonnement et vous avez la liste des modules qui s'affiche.
Vous pouvez rajouter des packs complémentaires à votre abonnement. Les packs sont toujours liés à votre abonnement principal (modules) et s'affichent donc dans la liste des abonnements en cours.
Pour les visualiser vous devez sélectionner le pack en question dans le sélecteur.
Par exemple, vous souhaitez rajouter des utilisateurs supplémentaires pour le module de Gestion commerciale, en dehors de l'utilisateur de base (l'administrateur) compris dans votre abonnement, vous devez souscrire à un pack utilisateurs supplémentaires avec autant d'utilisateurs supplémentaires que vous en avez besoin.
Tous les utilisateurs en dehors de l'utilisateur administrateur, celui compris dans l'abonnement, sont des utilisateurs supplémentaires.
Une déclaration d'un utilisateur autre que l'administrateur dans votre abonnement, sera facturé en consommation si un pack n'a pas été mis en place.
Cette facturation à la consommation sera comptée automatiquement par nos serveurs et une facture sera générée aux dates de facturation de votre abonnement. L'utilisateur supplémentaire sera facturé pour chaque module auquel il aura accès.
Le pack utilisateurs supplémentaires vous évitera les factures de consommation tous les mois.
Les packs utilisateurs supplémentaires doivent être souscrits par module.
Si vous êtes abonné au module E-mailing, vous devez souscrire à un pack e-mails selon le volume de votre activité e-mailing.
L'envoi d'emailings sans la souscription du pack vous sera automatiquement facturé en consommation par nos serveurs, par email envoyé.
Selon les droits compris dans votre abonnement et les besoins de votre organisation, il vous sera nécessaire de souscrire à un pack sociétés rattachées.
En effet, selon votre abonnement, le nombre de sociétés rattachées sera limité à trois ou cinq. Au dessus de ce seuil, vous devez donc souscrire à un pack.
Une société rattachée "Exemple" ou "Test" est fournie avec votre logiciel lorsque vous vous abonnez.
Vous pouvez la transformer en une vrai société rattachée en modifiant ses coordonnées et en supprimant des éventuelles données utilisées lors de vos éventuels tests.
Pour modifier les coordonnées d'une société rattachée, vous devez vous rendre au menu Votre entreprise/Sociétés rattachées.
Le pack assistance vous donne droit a accéder au service de support technique par téléphone et email.
Vous pouvez souscrire aux formations via web conférence en souscrivant au pack services. Vous serez ensuite contacté par nos services pour la prise de rendez-vous.
Vous pouvez à tout moment migrer vers un autre offre d'abonnement.
La durée ne pourra pas être inférieure à la durée restante de votre abonnement déjà en cours.
Gérer votre abonnement
Ici vous visualisez tous les modules et packs, s'il y en a, composant votre abonnement.
C'est à partir de ce menu que vous gérez vos abonnements. Vous pouvez effectuer autant des modifications que vous souhaitez, dans les modalités et conditions générales de vente en place.
Par exemple, vous pouvez rajouter un pack utilisateurs supplémentaires, un pack services (pour une formation de prise en mains) entre autres. Ou simplement modifier un pack déjà existant.
Tant que votre engament est en cours, la facturation afférente reste due.
Par défaut, les tacites reconductions sont en place au moment de votre abonnement. Cela dans le but de ne pas interrompre votre abonnement à la date de fin de l'engament. Même dans un abonnement mensuel (donc sans engagement) la tacite reconduction est également mise par défaut.
Vous pouvez l'enlever lors de votre abonnement en toute simplicité.
Vous pouvez supprimer la tacite reconduction de vos abonnements à tout moment. Votre abonnement s'arrêtant ainsi à sa date de fin.
Tout abonnement reconduit ne peux pas être annulé.
Un message d'alerte pour vous prévenir du renouvellement par tacite reconduction vous est envoyé 15 jours avant la date prévue. Vous pouvez supprimer la reconduction tacite dans ce délai.
Si vous souhaitez modifier votre abonnement, il est nécessaire de supprimer la tacite reconduction et attendre la fin de la période de celui-ci pour le reconduire avec les modifications souhaitées.
Aucune modification ne peut être effectuée sur un abonnement en cours.
Ici vous consultez, créez, modifiez et supprimez des utilisateurs. Vous devez utiliser cette fonction en étant conscient des droits compris dans votre abonnement.
De votre action ici, il peut en résulter des frais qui vous seront automatiquement facturés par nos serveurs.
Un utilisateur avec un profil administrateur génère une facture de consommation, car c'est un utilisateur ayant tous les droits.
En effet, un utilisateur avec un profil "administrateur" a tous les droits de navigation, dans tous les modules et options de votre abonnement.
Cliquez surou <INSER>.
Renseignez les champs, puis cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous devez maintenant créer le profil de votre utilisateur en passant par le menu Accès/Profils. Par les profils vous octroyez des droits aux utilisateurs.
Vous avez aussi des profils préenregistrés que vous pouvez donner à vos utilisateurs en les modifiant éventuellement, pour que cela s'adapte à ce que vous souhaitez.
Vous gérez ici les utilisateurs, profils et historique des connexions. C'est très important de bien savoir vous en servir, car vos actions ici peuvent générer des factures de consommation.
Un utilisateur enregistré (menu Accès/Utilisateurs) pour lequel vous octroyez des droits (menu Accès/Profils), en dehors de ceux compris dans votre abonnement (packs et abonnement de base) génère une facture de consommation.
Lorsque vous souscrivez votre abonnement, vous avez droit à un unique utilisateur. L'utilisateur administrateur. Tout autre utilisateur enregistré, si muni des droits paramétrés dans le menu Accès/Profil, sera donc soumis à facturation.
La facturation liée aux abonnements est effectuée par nos serveurs de manière automatique.
Pour bien suivre les créations, suppressions et d'autres actions liées à votre abonnement, par utilisateur, vous devez vous rendre au menu Accès/Journal des événements.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du profil que vous souhaitez modifier.
Effectuez vos modifications comme vous le souhaitez.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Pour supprimer des profils, vous avez trois options :
Cliquez sursur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer ou utilisez la touche <ESPACE> lorsque vous êtes sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située en haut à droite de votre brique tableau ou utiliser raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Le mode de suppression simultanée (item c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes s'il y en a et si nécessaire.
Vous pouvez suivre l'historique des connexions de vos utilisateurs.
Notez qu'un historique s'affiche déjà selon les critères définis par défaut.
Choisissez entre connexions par module ou connexions par société en cliquant sur le bouton radio placé avant chaque option.
Choisissez le module ou laissez l'option sur tous.
Choisissez l'utilisateur ou laissez l'option sur tous.
Le résultat selon les critères choisis s'affiche immédiatement à l'écran.
Vous pouvez également effectuer une recherche multicritères en cliquant sur le bouton.
Déployez la fenêtre de recherche pour visualiser tous les critères à votre disposition en cliquant sursitué en haut à droite de votre popup de recherche.
Vous pouvez même appliquer un filtre à votre recherche en saisissant un ou plusieurs critères puis en cliquant sur.
Tout est automatisé dans la gestion de votre compte abonné.
Les factures à régler afférentes à votre abonnement sont automatiquement générées par nos serveurs et mises à disposition dans l'option du menu "Factures à régler".
La génération des factures peut être :
Mensuelle :
Abonnement sans engagement donc soumis à une facturation mensuelle.
Annuelle :
Abonnement avec un engagement de duration d'un an avec une seule facturation par an.
Autres cas de facturation :
Consommation :
Les factures de consommation peuvent être générés dans plusieurs cas de figure et selon la configuration de votre abonnement et les droits afférents.
Cas de consommation :
Utilisateurs supplémentaires
Espace disque supplémentaire
Bien connaitre son abonnement et les droits inclus c'est aussi savoir respecter vos devoirs en conséquence.
Bien gérer l'abonnement peut vous éviter des factures de consommation.
Il vous sera facturé automatiquement en consommation toute modification sortant de droits liés à votre abonnement.
Vous pouvez suivre votre consommation en cliquant sur le bouton [Consommation du mois en cours] dans le menu Factures à régler.
Concerne tout utilisateur déclaré dans votre base - c'est à dire, créé et enregistré dans votre abonnement en dehors de l'utilisateur de base.
Tout utilisateur supplémentaire vous sera facturé si vous l'avez créé en tant qu'administrateur. Sinon, l'utilisateur supplémentaire vous sera facturé si vous l'avez octroyé des droits.
La notion de l'utilisateur de base dans votre abonnement concerne l'utilisateur auquel vous avez droit lors de la souscription de votre abonnement : l'utilisateur administrateur.
L'utilisateur de base est celui donc compris dans vos droits lors de la souscription de votre abonnement.
Vous avez droit à un seuil d'espace disque dans votre abonnement. L'espace disque est l'espace mémoire dédié à votre base de données dans nos serveurs.
Les dépassements vous seront donc facturés automatiquement par nos serveurs.
Selon l'abonnement souscris, l'espace disque compris dans l'abonnement et quasi illimité.
Pour plus d'informations à ce propos, nous vous invitons à contacter notre service commercial.
Vous trouverez ici toutes vos factures d'abonnement, pendant toute sa durée.
Effectivement, une fois le règlement effectué dans le menu "Factures à régler" et que le règlement soit enregistré par notre backoffice, les factures sont alors générées et stockées ici.
Vous allez donc pouvoir les consulter, imprimer et/ou sauvegarder dans un autre dispositif à votre convenance.
La facturation de votre abonnement est gérée par nos serveurs et la génération de vos factures suit la configuration de votre abonnement ou de votre consommation.
Les factures générées sont donc stockées ici.
Suite à la génération des factures, vous recevez un message automatique vous en faisant part.
Vous avez 15 jours pour régler votre facture. Vous recevez donc le premier message suite à la génération de votre facture.
Vous recevez un deuxième message à trois jours de l'échéance.
A la date d'échéance vos accès aux modules de votre abonnement seront automatiquement bloqués par nos serveurs si le règlement n'est pas enregistré dans notre backoffice.
Une fois la facture réglée, elle sera transférée et stockée dans le menu "Factures réglées".
Vous pouvez régler votre facture par carte bancaire, virement ou prélèvement automatique.
Une fois votre règlement enregistré, votre facture est donc transférée dans le menu "Factures réglées".
Le règlement par carte bancaire génère automatiquement le règlement dans notre backoffice, sans besoin d'une intervention de nos effectifs.
Par exemple, si vous avez besoin de régulariser une facture avec l'échéance dépassée, en régularisant par carte, vous débloquer automatiquement vos accès à votre abonnement.
Le bouton vous permettant d'activer la plateforme de règlement de la banque se retrouve tout en bas de votre fenêtre des factures à régler.
Pour le visualiser, vous devez scroller à l'aide de la barre latérale droite de votre fenêtre, ou en utilisant la molette de votre souris.
Le règlement par virement exige une intervention humaine pour son enregistrement. Si vous avez choisissez ce mode de règlement, le mieux c'est de le faire avant la date d'échéance.
Sinon, vous devez nous contacter par email à l'adresse facturation@dailybiz.com, ou par téléphone pour que nous puissions repousser la date de votre facture pour vous débloquer.
Ce type de règlement est le plus approprié, car cela se fait de manière fluide dès la génération de votre facture.
Pour générer votre mandat de prélèvement suivez les étapes ci-dessous :
Renseignez les zones marquées d'un astérisque :
Ensuite datez et signez votre mandat et envoyez-le par email à l'adresse : facturation@dailybiz.com
Il est impératif de joindre votre RIB à votre mandat pour que nos services puissent mettre en place le prélèvement automatique.
Les mandats incomplets et/ou sans le RIB en annexe, ne seront pas traités.
Dans le journal des événements, vous visualisez les actions réalisées par vos utilisateurs.
Définissez les critères pour afficher les événements.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les événements s'affichent immédiatement dans la liste selon les critères définis.
Vous pouvez également effectuer une recherche multicritères en cliquant sur le bouton.
Déployez la fenêtre de recherche pour visualiser tous les critères à votre disposition en cliquant sursitué en haut à droite de votre popup de recherche.
Vous pouvez même appliquer un filtre à votre recherche en saisissant un ou plusieurs critères puis en cliquant sur.
En cliquant sur le boutonun fichier .csv est immédiatement générée contenant les données affichées.
Cliquez sur le bouton.
Cliquez surou <INSER>.
Choisissez le module pour lequel vous souhaitez créer ce profil.
Donnez un nom à votre profil.
Insérez un commentaire, si vous trouvez utile.
Actionnez le bouton "Profil par défaut" si vous souhaitez que ce profil soit le profil actif lors de la connexion de vos utilisateurs.
Ensuite, cochez les cases des fonctions que vous souhaitez autoriser à ce profil et laissez à vide celles que vous ne souhaitez pas.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le commentaire peut être très utile pour vous rappeler une particularité concernant le profil créé. Cela peut vous aider ultérieurement pour l'affecter à certains de vos utilisateurs.
Vous pouvez enregistrer ici certains de vos paramètres de base.
Votre logiciel est livré avec une base déjà enregistré et vous pouvez toujours la modifier.
Toutes vos bons des commandes effectuées concernant votre abonnement sont stockées ici. Les bons de commande sont générés automatiquement lors de la souscription et renouvelles selon la périodicité de votre abonnement : mensuelle ou annuelle.
Vous avez dans le descriptif de vos bons de commande le détail de ce qui vous a été facturé. Sur vos factures vous avez le numéro de bon de commande référent. Il suffit de consulter ensuite le bon de commande signalé pour avoir le détail des services facturés.
Vous enregistrés ici les postes des contacts que vous allez pouvoir gérer dans l'exercice de votre activité. Cela vous facilitera la saisie de la fiche d'un nouveau contact, par exemple.
Votre logiciel contient une liste prédéfinie, et vous pouvez la modifier à tout moment.
Vous pouvez ici modifier ou rajouter les civilités.
Ce fichier vous sera très outil notamment pour l'envoie des pièces commerciales par email, par exemple. Et aussi lors de l'enregistrement de la fiche d'un contact.
Les codes APE maintenant obligatoires avec les nouvelles dispositions réglementaires.
Vous avez ici une liste préétablie et vous pouvez toujours la modifier, si besoin. Cela aussi dans le but de vous faciliter la saisie des fiches clients, fournisseurs, etc.
Vous pourrez en effet effectuer une recherche du code APE nécessaire à votre saisie.
Vous trouverez ici une liste préétablie des pays et, en cas de besoin, vous pouvez toujours modifier la liste.
Les pays sont, bien évidemment, importants pour la gestion des regimes spéciaux de TVA.
