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Notes de frais

Présentation

Introduction

Ici vous pouvez faire la gestion complète de vos notes de frais, de l'enregistrement jusqu'au circuit de validation et paiement. Les informations sont disponibles en temps réel, ce qui favorise la rapidité de traitement.

Vous pouvez faire une gestion workflow générale ou spécifique à des salariés ou groupes de salariés.

Présentation

Ce schéma décrit les différentes étapes de validation des notes de frais. Le logiciel offre la possibilité de faire valider une note de frais par quatre intervenants (valideurs) différents.

Bien évidemment, ce circuit de validation peut être simplifié en fonction de l'organisation de votre entreprise (un seul valideur par exemple). En outre le circuit de validation est personnalisable par salarié.

Notes de frais

Introduction

Dans l’application, le terme note de frais désigne une dépense et une seule, ce n’est pas une liste de dépenses.

Cette méthode permet d’individualiser le traitement de chaque note de frais avec les avantages suivants :

Suivi des dépenses en temps réels.
Non blocage d’un groupe de frais à cause d’une seule ligne non encore approuvée.
Etats d’analyses et de synthèses beaucoup plus poussés.

Chaque note de frais dispose d'un état qui peut prendre l'une des quatre valeurs suivantes :

En cours

À valider :

Notes de frais en attente de validation par le ou les valideurs.

À payer :

Notes de frais validées par les valideurs et qui sont en attente de paiement.

À corriger :

Notes de frais rejetées par un valideur ou un payeur et qui sont en attente de correction par l'émetteur. Une fois corrigée la note de frais devra suivre à nouveau le circuit de validation.

Payées

Fini le circuit de traitement, la note de frais s'affiche ici.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes et cliquer. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

En cours

Saisie des notes de frais

Gestion des notes de frais

Si l'utilisateur dispose d'une délégation de saisie pour d'autres utilisateurs, le sélecteur Notes de frais du collaborateur lui permet de choisir un collaborateur parmi ceux dont il a la charge de saisir les notes de frais.

Vous pouvez paramétrer votre module de notes de frais pour pouvoir saisir des notes de frais sur des prospects. Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Options, puis :

Répondez "oui" à la question "Voulez-vous autoriser la saisie des notes de frais sur des prospects ?", alors dans la page de saisie des notes de frais, le sélecteur Prospect s'affiche et vous pouvez saisir vos frais.

Certaines options de paramétrage ne sont pas accessibles à tous les utilisateurs, uniquement à l'utilisateur administrateur. L'option de saisie de notes frais sur des prospects, ainsi comme d'autres options de paramétrage, en fait partie.

Créer une note de frais

Cliquez sur<INSER>.
Renseignez les champs.

Pour joindre un justificatif à la note de frais, cliquez surpuis cherchez le document dans la fenêtre qui s'affiche.

Description des différents champs

Référence

Ce champ est automatiquement renseigné avec les données du collaborateur en cours. Ce champ peut vous permettre :

D’identifier de manière unique chaque note de frais.
De rapprocher le justificatif papier de la note de frais saisie (note de restaurant, billet d’avion, etc.) en inscrivant cette référence sur le justificatif.

Auteur dépense

Ce champ n'est modifiable que si l'utilisateur dispose de délégation de saisie de notes de frais pour d'autres utilisateurs. Sélectionnez alors, parmi la liste, le salarié concerné par la note de frais. Si vous n'avez pas ce profil, le champ sera automatiquement rempli avec votre nom.

Pour paramétrer la délégation de saisie, reportez-vous au menu Fichiers/Collaborateurs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier une note de frais

Introduction

Lorsque vos notes de frais doivent être validées par un ou plusieurs de vos collaborateurs, vous pouvez les modifier dans les deux cas suivants :

Elles ont été rejetées au cours du circuit de validation ou de paiement. Elles portent l'état "A corriger".
Elles sont encore à l'état "A valider".

Les champs "Référence" et "Auteur dépense" ne sont en revanche jamais modifiables.

Lorsqu'un valideur ou un payeur rejète une note de frais il est tenu d'indiquer la raison du rejet. Une note de frais peut être rejetée pour différentes raisons : erreur de saisie, absence de justificatif, etc.

Pour qu'une note de frais soit considérée comme corrigée il faut que l'émetteur de cette note ait visualisé la note de frais et l'ait à nouveau enregistrée.

Corriger une note de frais

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à modifier.

Lorsque vous survolez avec la souris sur les lignes des notes de frais de votre liste, vous verrez les commentaires liés à la note concernée s'afficher dans une fenêtre qui s'affiche après quelques secondes.

2. Effectuez vos modifications.

Vous visualisez les commentaires liés à cette note de frais et notamment le justificatif du rejet. Vous pouvez ajouter des explications complémentaires dans la zone Nouveau commentaire.

Tous les commentaires successifs des étapes de validation et de rejet sont conservés avec la note de frais.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.

Dupliquer une note de frais

Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la note de frais à dupliquer.

2. Effectuez vos modifications.

Pour rajouter un justificatif vous devez utiliser le pictogrammede la partie Compléments.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.

Supprimer une note de frais

Les notes de frais qui ne sont pas payées ne peuvent être supprimées que par leur émetteur.

Pour supprimer des notes de frais payées, vous pouvez utiliser le menu Traitements/Purge des notes de frais.

Pour supprimer des notes de frais, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez surou <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau affichant vos fiches clients ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée s'applique uniquement sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.

Rechercher une note de frais

Avant de commencer votre recherche, si votre liste affiche le pictogrammesur une ou plusieurs colonnes, cela veut dire que vous avez effectué une précédente recherche en appliquant les filtres sur les données en question.

Pour effectuer votre recherche, si vous ne souhaitez pas les mêmes critères il faut supprimer les filtres en cours.

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.

3. Saisissez votre critère de recherche.

4. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Recherche multicritères

Cliquez sur.

2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.

4. Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.

Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche gardera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.

Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste. Si vous souhaitez avoir d'autres critères pas proposés dans cette liste, vous devez la personnaliser (fonction de personnalisation par le bouton situé en bas de votre liste à droite) pour que les données s'affichent et soient donc proposées dans les critères.

Par exemple, si vous personnalisez la liste en rajoutant la colonne "Descriptif", voici l'affichage de la fenêtre de recherche multicritères.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser le filtre.

b) Saisissez vos critères de recherche.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Pour le désactiver, cliquez simplement dessus avant de saisir votre critère de recherche.

Supprimer un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

Tous les filtres, simultanément, par la fenêtre de recherche :

2. De manière unitaire, directement sur la liste :

Payées

Visualisation des notes de frais payées

Récapitulatif des notes de frais payées

Vous visualisez ici toutes les notes de frais saisies par le salarié et qui ont terminé leur circuit de traitement ; c'est-à-dire qui ont été validées et payées. Si le salarié dispose d'une délégation de saisie pour d'autres salariés, les notes de frais de ces autres salariés sont également affichées.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Définissez une période et cliquez sur<ENTREE>.

En effet, pour affiner une recherche ou une sélection, vous pouvez indiquer une période de date et/ou sélectionner un salarié parmi ceux dont il est le payeur (s'il est payeur de plusieurs salariés).

Par un simple clic sur le titre d'une colonne de la liste, vous triez toutes les lignes dans l'ordre croissant des informations contenues dans la colonne choisie. Un clic supplémentaire sur le même titre permet de trier dans un ordre décroissant. Cela vous permet évidemment, de faciliter vos recherches. Une flèche s'affiche pour vos indiquer le sens de votre tri.

L'historique des notes de frais payées reste présent jusqu'à la purge par l'administrateur.

Sur ce point, voir le menu Traitements/Purge des notes de frais.

Validation

Introduction

La validation des notes de frais est l’étape qui suit leur enregistrement avant d’aboutir au paiement. L’accès à cette fonction est réservée aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs".

Pour autoriser des utilisateurs comme valideurs, rendez-vous au menu Fichiers/Collaborateurs et en activant l'option si le salarié en question est autorisé à régler des notes de frais.

La fonction des Validations est visible lorsqu'au moins une note de frais dont vous êtes le valideur a été saisie par l'un de vos collaborateurs.

Lorsqu’un utilisateur clique sur ce menu, la liste affiche toutes les notes de frais des salariés pour lesquels il a été déclaré valideur.

Un sélecteur permet d’afficher les notes de frais d’un seul collaborateur.

Valider une note de frais

Vous avez trois manières de valider les notes de frais :

a) De manière unitaire :

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Cliquez sur le pictogrammesur la ligne de la note de frais à valider.

Toutes les données de la note de frais sont affichées.

3. Cliquez sur<ENTREE> ou <CTRL><SHIFT><V>.

Pour éviter à chaque validation unitaire de revenir au tableau et d’avoir à sélectionner une autre note de frais, vous pouvez cocher l'option Passer à la note de frais suivante avant de cliquer sur.

b) De manière groupée :

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez validées.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Rejeter une note de frais

Introduction

Le rejet des notes de frais peut se faire, soit lors de l'étape de validation, soit lors de l'étape du paiement.

L’accès à ces fonctions est réservé aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs" ou comme "Payeurs" dans le menu Fichiers/Collaborateurs.

Vous avez trois manières de rejeter des notes de frais :

a) De manière unitaire :

Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à rejeter.
Indiquez le motif du rejet.

Le motif est obligatoire.

4. Cliquez sur<CTRL><J>.

5. Validez le message de confirmation.

La note de frais en question disparaît alors de la liste des notes de frais à valider. Elle est désormais de nouveau accessible uniquement à l’émetteur. Quand l’émetteur se reconnectera, la note de frais apparaîtra alors avec un "C" signifiant "corriger" dans la colonne Etat. L'émetteur pourra lire le motif du rejet en survolant l'état avec la souris, les commentaires du valideur s'affichent avec les instructions de correction.

Une note de frais rejetée ne sera de nouveau accessible au valideur ou au payeur que lorsque l’émetteur l’aura corrigée.

Seul l’émetteur d’une note de frais peut la supprimer.

Pour éviter, après chaque rejet unitaire, de revenir à la liste et d’avoir à sélectionner une autre note de frais, vous pouvez cocher l'option Passer à la note de frais suivante avant de cliquer sur [Rejet].

b) De manière groupée :

Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à supprimer, à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire).

Le motif sera précisé à l'identique sur toutes les notes de frais rejetées.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à rejeter à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire). Le motif sera précisé, à l'identique, à toute les notes de frais rejetées.

Historique

Introduction

Le valideur visualise l’ensemble des notes de frais validées par lui. Pour affiner une recherche ou une sélection, le valideur peut affecter une période de date et/ou sélectionner un salarié parmi ceux dont il est le valideur (s'il est valideur de plusieurs salariés).

Afficher l'historique

Saisissez la période, puis cliquez sur<ENTREE>.

L'historique des notes de frais validées reste présent jusqu'à la purge par l'administrateur, menu Traitements/Purge des notes de frais.

Paiements

Introduction

Le paiement des notes de frais est la dernière étape du processus de traitement des notes de frais.

L’accès à cette fonction est réservé aux utilisateurs ayant été déclaré comme "Payeur" dans le menu Fichiers/Collaborateurs.

Le payeur doit choisir dans le sélecteur le salarié pour lequel il souhaite visualiser les notes de frais. Uniquement les salariés ayant des notes de frais à payer, s'affichent dans le sélecteur.

A payer

Introduction

Ici vous visualisez les notes de frais en attente d'un traitement de règlement ou de rejet.

En effet, les notes de frais s'affichent pour le collaborateur affiché dans le sélecteur.

Vous devez indiquer la date de paiement en haut à droite de votre liste. La date par défaut c'est celle du jour en cours.

Régler une note de frais

Vous avez trois manières de déclencher le paiement des notes de frais :

a) De manière unitaire :

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez régler des notes de frais.
Indiquez la date de paiement (par défaut c'est celle du jour).
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à payer.
Cliquez suret validez le message de confirmation.
Indiquez le type de paiement et le numéro de pièce comptable, par exemple un numéro de chèque.

Vous pouvez utiliser le numéro de pièce comme critère de recherche dans le journal des règlements, menu Editions/Jal des règlements.

6. Cliquez sur<ENTREE>.

b) De manière groupée :

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez régler des notes de frais.
Indiquez la date de paiement (par défaut c'est celle du jour).
Cochez toutes les notes de frais à payer à l'aide des cases à cocher sur les lignes <Espace>.
Cliquez sur le bouton.
Validez le message de confirmation vous indiquant le montant total des notes de frais que vous vous apprêtez à payer.
Indiquez le type de paiement et un numéro de pièce, par exemple, un numéro de chèque.

Vous pouvez utiliser le numéro de pièce comme critère de recherche dans le journal des règlements, menu Editions/Jal des règlements.

Règlement par virement via le module de liaisons bancaires

Si votre abonnement vous en donne accès, vous pouvez choisir de régler les notes de frais par virement en passant par votre module de liaisons bancaires.

Pour cela, les notes de frais doivent déjà avoir passées par les circuits de validation que vous avez paramétré, et être dans le statut "à payer".

Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez effectuer des virements.
Définissez la date de règlement.
Cliquez sur la ligne concernant la note de frais à régler.
Sélectionnez le type de paiement (sélecteur positionné juste en dessous du champ de justification).

Le virement sera donc transmis au module de liaisons bancaires et figurera dans la liste de virements à générer.

Règlement groupé par virement

Vous pouvez également régler plusieurs notes de frais par virement via les liaisons bancaires :

Cochez toutes les notes de frais à payer à l'aide des cases à cocher sur les lignes <Espace>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le nombre de notes de frais et le montant total que vous vous apprêtez à payer.
Indiquez le type de paiement Virement.

Notez que vous avez l'option "Ne pas exporter ce règlement" dans la partie "Géneration du virement dans le module de Liaisons bancaires" dans l'écran qui s'affiche. Vous pouvez cochez cette option si vous souhaiter faire des virements manuels.

Recommencez les opérations de règlement de votre choix pour chaque collaborateur.

Rejeter une note de frais

Vous avez trois manières de rejeter le paiement des notes de frais :

a) De manière unitaire :

Sélectionnez le collaborateur.
Indiquez la date de paiement (par défaut c'est celle du jour).
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note en attente de paiement.
Cliquez suret validez le message de confirmation.
Saisissez la raison du rejet.
Cliquez sur<ENTREE>.

b) De manière groupée :

Sélectionnez le collaborateur.
Indiquez la date de paiement (par défaut c'est celle du jour).
Cochez toutes les notes de frais à rejeter à l'aide des cases à cocher sur les lignes <Espace>.
Cliquez sur le bouton.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous vous apprêtez à rejeter.
Saisissez la raison du rejet.
Cliquez sur.

Historique de paiements

Introduction

Tous les payeurs ont la possibilité de visualiser les notes de frais réglées.

La purge de cet historique se fait dans le menu Traitements/Purge des règlements.

Le payeur visualise l’ensemble des notes de frais payées par lui. Pour affiner une recherche ou une sélection, le payeur peut définir une période et/ou sélectionner un salarié parmi ceux pour lesquels il est le payeur.

Afficher l'historique

Définissez la période puis, sélectionnez le collaborateur.
Cliquez sur<ENTREE>.

L'historique des notes de frais payées reste affiché jusqu'à la purge par l'administrateur en passant par le menu Traitements/Purge des notes de frais.

Fichiers

Cette étape de vos paramétrages vous permet la création et la modification des fichiers de base.

Introduction

Vous paramétrez donc ici les fichiers suivants :

Collaborateurs
Clients
Dossiers
Types de frais
Personnalisation

Et dans le menu Fichiers/Divers, vous créez les fichiers :

Types de paiement
Devises
TVA
Départements
Codes analytiques
Famille clients
Types de dossier

Les actions possibles sur ces fichiers (création , modification, suppression, etc.) sont accessibles aux utilisateurs dont l'utilisateur administrateur leur en a octroyé le droit d'accès. Reportez-vous à l'aide concernant le module Mon abonnement, menu Accès/Profils.

Définitions

Collaborateurs

Vous devez enregistrer tous les collaborateurs de votre entreprise pour lesquels vous êtes susceptible de de saisir des notes de frais.

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.

Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.

Clients

Vous pouvez en effet affecter les frais à des clients de façon à suivre les coûts par client.

Dossiers

Vous pouvez en effet, pour un client, créer plusieurs dossiers et affecter les frais non seulement à un client, mais plus précisément aux dossiers en cours pour ce client.

Types de frais

Vous avez une liste de types de frais enregistrée par défaut et vous pouvez, bien évidemment, la modifier ou l'enrichir.

Types de paiement

De la même façon que pour les types de frais, le logiciel contient des types de paiement préenregistrés. Vous pouvez modifier et enrichir la liste. Ces types de paiement sont utilisés lors du paiement des frais pour générer un état récapitulatif et justificatif des remboursements à faire par type de paiement.

Devises

Le fichier est également livré avec les principales devises enregistrées. Ce fichier peut être utilisé pour les frais engagés en devises étrangères.

Vous pouvez mettre à jour les cours des devises.

TVA

Il contient tous les taux de TVA qui peuvent être appliqués aux dépenses de notes de frais.

Départements

Vous pouvez affecter un collaborateur à un département à des fins d'analyse ultérieures et même de validations des frais

Codes analytiques

Les codes analytiques sont disponibles dans votre saisie des notes de frais, si vous avez paramétré la gestion des affectations analytiques via le menu Options/Divers.

En effet, il sont repris lors de la génération des journaux comptables des frais. L'utilisation de ce fichier est donc facultative.

Collaborateurs

Introduction

Vous devez créer les collaborateurs comme un utilisateur de votre abonnement mais sans lui donner des droits de connexion au logiciel.

En effet, si vous ne définissez pas de droit d'accès, le collaborateur existera dans votre base que comme collaborateur de votre société, sans droit d'accès à votre abonnent.

Un utilisateur supplémentaire génère des coûts supplémentaires sur votre abonnement.

Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.

Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.

Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.

Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.

Dans nos logiciels, pour des questions techniques, les deux définitions utilisateur/collaborateur se différencient juste par rapport aux droits d'accès.

Vous visualisez ici la liste de tous vous collaborateurs confondus, utilisateurs ou pas. Vous pouvez cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans la partie supérieure gauche de votre liste de collaborateurs, si vous souhaitez les visualiser aussi.

Pour modifier les données d'un collaborateur, vous devez aussi passer par le menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné. Les modifications sont automatiquement prises en compte dans la liste des collaborateurs.

Ici vous pouvez simplement modifier le groupe de collaborateurs, si tel est le cas du collaborateur en question, et les valideurs du circuit de validation de notes de frais.

Vous trouverez dans l’aide prise en main toutes les explications relatives à la création et à la modification d’un utilisateur.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de collaborateurs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Créer une fiche collaborateur

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

Ici vous consultez, créez, modifiez et supprimez des utilisateurs. Vous devez utiliser cette fonction en étant conscient des droits compris dans votre abonnement.

De votre action ici, il peut en résulter des frais qui vous seront automatiquement facturés par nos serveurs.

Un utilisateur avec un profil administrateur génère une facture de consommation, car c'est un utilisateur ayant tous les droits.

En effet, un utilisateur avec un profil "administrateur" a tous les droits de navigation, dans tous les modules et options de votre abonnement.

Créez une fiche collaborateur

Rendez-vous dans votre espace abonné en cliquant sursitué en haut à droite de votre interface.
Rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.
Cliquez sur<INSER>.
Renseignez les champs.

Adresse e-mail

Ce champ est obligatoire car lorsque vous créez des identifiants pour un collaborateur, les identifiants lui sont communiqués par e-mail.

Si le collaborateur en question n'est pas utilisateur des logiciels, il suffit de ne pas lui créer un profil utilisateur dans me menu Accès/Profils.

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

Voulez-vous définir des horaires d'accès aux modules pour cet utilisateur ?

L'option est par défaut pas activée. Mettez à oui, si vous souhaiter définir des horaires permis de connexion à un collaborateur avec profil utilisateur.

En dehors des horaires définis, votre collaborateur utilisateur ne pourra pas se connecter.

Enregistrer cet utilisateur avec un profil d'administrateur

L'option est par défaut pas activée. Si vous choisissez de donner des droits d'administrateur à un collaborateur, celui-ci aura droit de naviguer dans toutes les options de votre abonnement et il vous sera facturé en tant qu'utilisateur supplémentaire pour tous les modules.

Clients

Introduction

Le fichier clients est le même dans toutes les modules de votre abonnement où il est présent. Cependant, dans chaque module, n’apparaîtront que les données des clients utiles pour l’application concernée.

Toute modification des données d’un client (utilisé dans plusieurs modules) sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules.

Vous pouvez affecter chaque dépense à un client. Cette affectation n’est pas obligatoire, mais elle vous permettra d’éditer des analyses clients.

Créer un fiche client

Cliquez sur<INSER>.
Renseignez les champs.

Les champs "Code client" et "Raison sociale" sont obligatoires. Si vous avez paramétré la numérotation automatique dans le menu Options/Divers, le code client sera renseigné automatiquement.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Le numéro de compte comptable est utilisé dans certains logiciels pour la génération d'écritures comptables. Si vous avez paramétré un préfixe de numéro de compte client dans le menu Options/Divers, le logiciel vous propose par défaut, pour le numéro de compte comptable, le préfixe que vous avez indiqué suivi du code client.

Créer un contact client

Cliquez surdans la partie Gestion des contacts et autres adresses chez le client située dans la partie inférieure de votre fiche client.
Renseignez les champs.

Aucun champ n'est obligatoire. Cependant, si vous entrez une valeur dans l'adresse e-mail, sa cohérence sera testée.

Vous pouvez directement envoyer un e-mail à l'un de vos contacts en cliquant sur son adresse e-mail.

Notez que l'option Même adresse que celle de la fiche principale est activée par défaut. Vous pouvez la décocher et saisir une adresse différente pour le contact.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Créer un contact ultérieurement

Vous pouvez à tout moment enregistrer un nouveau contact dans une fiche client. Il suffit de passer par la modification de la fiche comme suit :

Cliquez sur<F4> de la fiche client dans laquelle vous souhaitez ajouter un contact.

Ensuite, suivez les étapes de création du contact décrites ci dessus sous le titre Créer un contact client.

Modifier une fiche client

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche client à modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier un contact de la fiche client

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche sur laquelle vous souhaitez modifier un contact.

Vous êtes alors en mode modification. La liste des contacts est dans la partie inférieure de la fiche.

2. Cliquez sur le pictogrammesur la ligne du contact à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur<ENTREE>.

Dupliquer une fiche client

La duplication d'une fiche client inclut celle de ses contacts. Vous pouvez modifier les contacts ou les supprimer si besoin.

Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la ligne du client à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.

Supprimer une fiche client

Lorsque vous supprimez une fiche client dans un module, vous la supprimez également de tous les modules partageant le fichier clients.

Si vous supprimez une fiche d'un client pour lequel vous avez saisi des pièces commerciales, vous ne retrouverez plus son code dans les sélecteurs qui vous sont nécessaires lors des diverses éditions. Vous pouvez simplement, à la place, archiver la fiche client.

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée (item c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.

Supprimer un contact sur la fiche client

Puis dans la partie de gestion des contacts de la fiche client, vous avez trois options selon votre besoin :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée (item c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.

Rechercher une fiche client

1. Cliquez sur<Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.

2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.

3. Saisissez votre critère de recherche.

4. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Recherche multicritères

Cliquez sur.

2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.

3. Cliquez sursitué en haut à droite de votre petite fenêtre de recherche.

La fenêtre multicritères s'affiche.

4. Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.

Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche gardera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.

Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser le filtre.

b) Saisissez vos critères de recherche.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Désactiver un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

Par la fenêtre de recherche :

Une liste globale s'affiche à l'écran.

2. Directement sur la liste :

Rechercher un contact dans une fiche client

3. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Vous pouvez utiliser les filtres comme décris ci-dessus, dans la partie Appliquer un filtre, pour cibler un contact également.

Prospects

Introduction

Cette option est disponible si vous avez activé la gestion de notes de frais pour les prospects dans le menu Options/Divers.

Le fichier Prospects est le même dans tous les modules où il est présent. Cependant, dans chaque module, n’apparaîtront que les données des prospects utiles pour le module concerné.

Toute modification des données d’un prospect sera prise en compte, en temps réel, dans toutes les applications.

L'option Inclure les prospects archivés permet d'afficher tous les prospects, y compris les fiches archivées, dans la liste.

Créer une fiche prospect

Cliquez sur<INSER>.
Renseignez au minimum les champs "Code prospect" et "Raison sociale".
Cliquez sur<ENTREE>.

Famille : ce champ vous permet d’affecter le prospect à une famille. Cette affectation vous permettra d'effectuer certaines éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection.

Date d’archivage : cette date n’est pas modifiable car elle est automatiquement renseignée par le logiciel dès l'archivage de la fiche prospect.

Créer un contact prospect

Cliquez surdans la partie Gestion des contacts et autres adresses chez le prospect située dans la partie inférieure de votre fiche client.
Renseignez les champs.

Aucun champ n'est obligatoire. Cependant, si vous entrez une valeur dans l'adresse e-mail, sa cohérence sera testée.

Vous pouvez directement envoyer un e-mail à l'un de vos contacts en cliquant sur son adresse e-mail.

Notez que l'option Même adresse que celle de la fiche principale est activée par défaut. Vous pouvez la décocher et saisir une adresse différente pour le contact.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Créer un contact ultérieurement

Vous pouvez à tout moment enregistrer un nouveau contact dans une fiche prospect. Il suffit de passer par la modification de la fiche comme suit :

Cliquez sur<F4> de la fiche prospect dans laquelle vous souhaitez ajouter un contact.

Ensuite, suivez les étapes de création du contact décrites ci dessus sous le titre Créer un contact prospect.

Modifier une fiche prospect

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche prospect à modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier un contact de la fiche prospect

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche dans laquelle vous souhaitez modifier un contact.

Vous êtes alors en mode modification. La liste des contacts est dans la partie inférieure de la fiche.

2. Cliquez sursur la ligne du contact à modifier.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur<ENTREE>.

Dupliquer une fiche prospect

La duplication d'une fiche prospect inclut celle de ses contacts. Vous pouvez les modifier ou les supprimer si besoin.

Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la ligne du prospect à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.

Supprimer une fiche prospect

Lorsque vous supprimez une fiche prospect dans un module, vous la supprimez également de tous les modules partageant ce même fichier.

Si vous supprimez une fiche prospect pour lequel vous avez saisi des pièces commerciales, vous ne retrouverez plus son code dans les sélecteurs qui vous sont nécessaires lors des diverses éditions.

Vous pouvez simplement, à la place, archiver la fiche.

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée (item c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.

Supprimer un contact sur la fiche client

Puis dans la partie de gestion des contacts, vous avez trois options selon votre besoin :

a) De manière unitaire :

Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Le mode de suppression simultanée (item c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.

Rechercher une fiche prospect

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.

3. Saisissez votre critère de recherche.

4. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.

Recherche multicritères

Cliquez sur.

2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.

3. Cliquez sursitué en haut à droite de votre petite fenêtre de recherche.

La fenêtre multicritères s'affiche.

4. Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.

Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche gardera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.

Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste.

Appliquer un filtre à la recherche

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser le filtre.

b) Saisissez vos critères de recherche.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Désactiver un filtre

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

Par la fenêtre de recherche :

Une liste globale s'affiche à l'écran.

2. Directement sur la liste :

Rechercher un contact dans une fiche prospect

3. Saisissez les critères de recherche.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Vous pouvez utiliser les filtres comme décris ci-dessus, dans la partie Appliquer un filtre, pour cibler un contact également.

Dossiers

Introduction

La notion de dossiers vous permet de distinguer, pour un même client, les frais relatifs à des affaires ou missions dont vous voulez pouvoir suivre les coûts séparément. L’affectation d’une dépense à un dossier n’est pas obligatoire. Un dossier est obligatoirement rattaché à un client. Vous ne pouvez donc pas affecter une dépense (note de frais) à un dossier si vous n’avez pas préalablement affecté cette dépense (note de frais) à un client. Le fichier dossiers est le même dans toutes les applications où il est présent.

Toute modification des données d’un dossier (utilisé dans d'autres modules auxquels vous vous êtes abonné) sera prise en compte, en temps réel, dans toutes les applications.

La liste contient tous les dossiers ouverts, c’est à dire tous ceux qui n’ont pas encore été clôturés. Si vous souhaitez visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option Inclure les dossiers clôturés.

Créer un dossier

Cliquez sur<INSER>.
Sélectionnez le code du client auquel le dossier sera affecté.

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères en cliquant sur le pictogramme.

3. Définissez le code dossier si le compteur automatique n'est pas activé.

Si le compteur est activé, un code sera attribué à votre dossier et le champ ne sera pas disponible.

Pour activer le compteur automatique, vous devez vous rendre dans le menu Options/Divers.

4. Sélectionnez le type de dossier.

Pour créer vos types de dossier, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers et dans le sélecteur choisir le fichier Types de dossiers.

5. Saisissez le nom de votre dossier.

6. Définissez la date du d'ouverture.

La date d'ouverture par défaut est celle du jour en cours. Vous pouvez la modifier en la saisissant dans les champs ou à l'aide du pictogramme.

7. Saisissez un descriptif, si vous le souhaitez.

Le descriptif peut vous aider à vous retrouver parmi divers dossiers en cours pour un client.

8. Déployez le thème Priorité et utilisez le sélecteur pour définir la priorité.

La priorité est importante selon votre traitement, pour le traitement plus ou moins rapide d'un dossier client par vos équipes.

9. Cliquez sur.

Modifier un dossier

Cliquez sur<F4> sur la ligne du dossier à modifier.
Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Dupliquer un dossier

Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la ligne du dossier à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Types de frais

Divers

Types de dossiers

Vous pouvez associer une note de frais à un type de dossier. Cette donnée peut être utilisée comme critère de recherche, par exemple.

Créer un type de dossier

Cliquez sur<INSER>.
Renseigner les champs et cliquez sur<ENTREE>.

Types de paiement

Créer un type de paiement

Vous remarquerez que certains types de paiement sont pré-paramétrés avec les comptes et journaux comptables correspondants. Vous pouvez les modifier et / ou en créer d'autres.

Sélectionnez le fichier Types de paiement.
Cliquez sur<INSER>.
Renseignez les champs.

Vous pouvez valider votre saisie par la touche de tabulation <TAB> et passer au champ suivant.

Le champ dédié aux commentaires, peut être très utile pour spécifier une particularité concernant un type de paiement donnée.

Si vous êtes abonné pour le module de Gestion commerciale, vous avez aussi le module de Liaisons bancaires livré avec. Dans ce cas, vous remarquerez la question suivante sous la zone de commentaire : "Ce type de paiement déclenche-t-il l'exportation du règlement vers le logiciel de liaisons bancaires ?" La réponse est par défaut "Non", cliquez sur le bouton pour l'activer, si vous le souhaitez.

Personnalisation

Introduction

Vous pouvez personnaliser vos masques d'écran en créant des thèmes, champs ou boutons personnalisés.