Vous devez créer les collaborateurs comme un utilisateur de votre abonnement mais sans lui donner des droits de connexion au logiciel.
En effet, si vous ne définissez pas de droit d'accès, le collaborateur existera dans votre base que comme collaborateur de votre société, sans droit d'accès à votre abonnent.
Un utilisateur supplémentaire génère des coûts supplémentaires sur votre abonnement.
Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.
Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.
Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.
Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.
Dans nos logiciels, pour des questions techniques, les deux définitions utilisateur/collaborateur se différencient juste par rapport aux droits d'accès.
Vous visualisez ici la liste de tous vous collaborateurs confondus, utilisateurs ou pas. Vous pouvez cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans la partie supérieure gauche de votre liste de collaborateurs, si vous souhaitez les visualiser aussi.
Pour modifier les données d'un collaborateur, vous devez aussi passer par le menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné. Les modifications sont automatiquement prises en compte dans la liste des collaborateurs.
Ici vous pouvez simplement modifier le groupe de collaborateurs, si tel est le cas du collaborateur en question, et les valideurs du circuit de validation de notes de frais.
Vous trouverez dans l’aide prise en main toutes les explications relatives à la création et à la modification d’un utilisateur.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de collaborateurs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.
Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.
Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.
Ici vous consultez, créez, modifiez et supprimez des utilisateurs. Vous devez utiliser cette fonction en étant conscient des droits compris dans votre abonnement.
De votre action ici, il peut en résulter des frais qui vous seront automatiquement facturés par nos serveurs.
Un utilisateur avec un profil administrateur génère une facture de consommation, car c'est un utilisateur ayant tous les droits.
En effet, un utilisateur avec un profil "administrateur" a tous les droits de navigation, dans tous les modules et options de votre abonnement.
Rendez-vous dans votre espace abonné en cliquant sursitué en haut à droite de votre interface.
Rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.
Cliquez sur<INSER>.
Renseignez les champs.
Ce champ est obligatoire car lorsque vous créez des identifiants pour un collaborateur, les identifiants lui sont communiqués par e-mail.
Si le collaborateur en question n'est pas utilisateur des logiciels, il suffit de ne pas lui créer un profil utilisateur dans me menu Accès/Profils.
Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.
Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.
Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.
L'option est par défaut pas activée. Mettez à oui, si vous souhaiter définir des horaires permis de connexion à un collaborateur avec profil utilisateur.
En dehors des horaires définis, votre collaborateur utilisateur ne pourra pas se connecter.
L'option est par défaut pas activée. Si vous choisissez de donner des droits d'administrateur à un collaborateur, celui-ci aura droit de naviguer dans toutes les options de votre abonnement et il vous sera facturé en tant qu'utilisateur supplémentaire pour tous les modules.
