Introduction

Lors de votre abonnement vous devez renseigner une fiche abonné, normalement contenant les données de votre entreprise. Ces données restent stockées ici et vous pouvez toujours les modifier et autant que nécessaire.

Il est important de bien comprendre votre abonnement et vos droits de base car les actions de modification de votre abonnement peuvent vous générer des coûts supplémentaires.

Il est important de connaitre nos conditions générales de vente ou de vous renseigner auprès de nos équipes pour des conseils ciblés concernant vos besoins et si votre abonnement de base peut répondre à cet éventuel changement.

Notion d'utilisateur

Un utilisateur est toute personne enregistré en tant que tel dans votre abonnement.

Lorsque vous vous abonnez, l'utilisateur de base, c'est à dire, l'utilisateur administrateur, est compris dans votre abonnement. Tout autre utilisateur sera considéré comme utilisateur supplémentaire et engendra une facturation.

Un utilisateur peut être enregistré que comme collaborateur et n'engendrera pas une facturation si aucun droit d'accès ne lui a été octroyé. Lorsque vous conférez à un collaborateur des droits d'utilisation, l'utilisateur vous sera donc facturé.

Collaborateurs

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur et selon votre abonnement.

Une personne de votre organisation, sans aucun droit d'accès à votre abonnement, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs utilisateurs supplémentaires que vous pouvez souscrire en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.

Introduction

Le terme société rattachée désigne les structures rattachées à l'entreprise abonnée. En fonction de votre organisation, ces sociétés peuvent correspondre à des départements, des filiales, etc.

Lors de votre abonnement, une société rattachée de test sera créée par défaut. Cette société d'exemple vous permettra de réaliser des tests à votre convenance sans incidence sur les données des autres sociétés créées. Vous pouvez aussi transformer cette société de test en société rattachée à part entière.

L'espace abonné Mon abonnement est accessible par le pictogramme "avatar"situé en haut à droite de votre interface, est l'outil d'administration de votre compte abonné.

Pour bien vous expliquer le fonctionnement de ce module, très important dans la gestion de votre compte abonné, il faut prendre en considération les plusieurs options d'abonnement disponibles. Nous en parlerons dans la partie ici un peu plus loin, consacrée au menu Votre abonnement.

Le module Mon abonnement est votre outil de gestion de votre compte abonné. Ici vous pouvez :

• Actualiser vos coordonnées en cas de changement

• Enregistrer vos sociétés rattachées

• Modifier votre abonnement :

  • Souscrire à un pack

  • Reconduire votre abonnement

  • Supprimer la tacite reconduction pour ne pas reconduire automatiquement votre abonnement si tel est votre choix

• Gérer vos utilisateurs

• Vérifier la facturation de votre abonnement - factures relatives à votre abonnement

• Paramètres divers

Liste de sociétés rattachées

Vous enregistrez ici autant de sociétés rattachées que votre abonnement vous en autorise.

Nous vous conseillons de consulter notre service commercial pour toutes les informations sur les options comprises dans votre abonnement de base et sur les dispositifs, comme les packs par exemple, que vous pouvez souscrire selon votre besoin.

Créer une société rattachée

1. Cliquez sur Mon abonnement puis Votre entreprise puis sur Sociétés rattachées.

2. Cliquez sur<INSER> et renseignez les champs.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Ce menu contient votre identité en tant qu'abonné. Vos coordonnées doivent être actualisées au moindre changement car votre abonnement, de la facturation jusqu'à notre communication avec vous, dépendent directement des données que vous renseignez ici.

Si vous souhaitez qu'un collaborateur soit aussi un utilisateur, vous devez définir des droits d'accès à celui-ci. Les droits doivent être définis selon votre organisation.

Vous pouvez en effet définir les droits d'accès aux éventuelles diverses sociétés rattachées que vous avez dans votre abonnement.

Collaborateurs

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur et selon votre abonnement.

Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

1. Cliquez sur l'icone ou raccourci clavier <F4> sur la ligne de la société concernée.

Vous pouvez importer le fichier logo de votre entreprise, aux formats basse définition (utilisation pour les affichages à l'écran) et haute définition (format pour les impressions). Cela vous permettra, par exemple, d'imprimer ce logo sur vos diverses pièces commerciales si votre abonnement contient le module de Gestion commerciale, par exemple.

2. Cliquez sursur la définition de votre choix.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Sélectionné la société à partager.

2. Cochez les fichiers de votre choix dans la liste des fichiers à partager.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Gestion de votre abonnement

Ici vous visualisez tous les modules et packs, s'il y en a, composant votre abonnement.

C'est à partir de ce menu que vous gérez vos abonnements. Vous pouvez effectuer autant des modifications que vous souhaitez, dans les modalités et conditions générales de vente en place.

Par exemple, vous pouvez rajouter un pack utilisateurs supplémentaires, un pack services (pour une formation de prise en mains) entre autres. Ou simplement modifier un pack déjà existant.

Engagement

Tant que votre engament est en cours, la facturation afférente reste due.

Tacite reconduction

La tacite reconduction est mise en place par défaut au moment de votre abonnement. Cela dans le but de ne pas interrompre votre abonnement à la date de fin de l'engament. Même dans un abonnement mensuel (donc sans engagement) la tacite reconduction est également mise par défaut.

Vous pouvez enlever la tacite reconduction avant la date de renouvellement. Un message automatique vous est envoyé par nos serveurs 15 jours avant la date finale, et vous pouvez alors la supprimer ou l'activer en toute simplicité.

Introduction

Vous gérez ici les utilisateurs, profils et historique des connexions. C'est très important de bien savoir vous en servir, car vos actions ici peuvent générer des factures de consommation.

Un utilisateur peut être seulement enregistré comme collaborateur, donc sans droit d'accès, si vous ne lui octroyez aucun droit. Vous l'enregistrez en tant qu'utilisateur, mais vous ne lui définissez pas de profil.

Cette notion utilisateur/collaborateur est très importante dans la gestion de votre abonnement. Lisez attentivement le cadre suivant :

Modules

Les modules sont les logiciels présents dans votre abonnement.

Par exemple : gestion commerciale, CRM, comptabilité, entre autres.

Lorsque vous vous abonnez, la tacite reconduction vous est activée par défaut. Vous pouvez la supprimer à tout moment.

Packs

Vous pouvez rajouter des packs complémentaires à votre abonnement. Les packs sont toujours liés à votre abonnement principal (modules).

Par exemple, vous souhaitez rajouter des utilisateurs supplémentaires pour le module de Gestion commerciale, en dehors de l'utilisateur de base (l'administrateur) compris dans votre abonnement, vous devez souscrire à un pack utilisateurs supplémentaires avec autant d'utilisateurs supplémentaires que vous en avez besoin.

Ci-dessous une vue rapide sur les packs à votre disposition :

Packs utilisateurs

Si vous avez besoin d'inscrire des utilisateurs supplémentaires à votre abonnement, vous devez souscrire à un pack utilisateur pour chaque module ou suite auquel vous en avez besoin.

Vous sélectionnez le nombre d'utilisateurs supplémentaires, puis vous les enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs et ensuite vous définissez les droits d'accès à chaque utilisateur, dans le menu Accès/Profils.

Tous les utilisateurs en dehors de l'utilisateur administrateur, celui compris dans l'abonnement, sont des utilisateurs supplémentaires.

Une déclaration d'un utilisateur autre que l'administrateur dans votre abonnement, sera facturé en consommation si un pack n'a pas été mis en place.

Cette facturation à la consommation sera comptée automatiquement par nos serveurs et une facture sera générée aux dates de facturation de votre abonnement. L'utilisateur supplémentaire sera facturé pour chaque module auquel il aura accès.

Le pack utilisateurs supplémentaires vous évitera les factures de consommation tous les mois, si jamais vous avez des utilisateurs supplémentaires.

Packs e-mails

Le module E-mailing est le moteur d'envoie. Mais pour pour le faire, vous devez souscrire un pack e-mails selon votre besoin.

Packs sociétés rattachées

Vous avez, selon la configuration de votre abonnement, un certain nombre de sociétés rattachées que vous pouvez créer.

Lorsque vous avez besoin d'un nombre supérieur de sociétés rattachées dans votre abonnement, vous devez souscrire un pack.

Pack assistance

Le pack assistance vous donne droit au service de support technique par téléphone, email et chat, pour vous aider dans vos doutes d'utilisation. Il est compris dans certains abonnements, mais pas dans tous les abonnements.

Le service assistance fonctionne par tickets et tous les clients ont une réponse à leur demande par traitement des ticket quotidiennement.

Packs service

Formations de prise en main via web.

Ces formations sont censées vous aider dans la prise en main de votre logiciel en ciblant le module principal.

Lorsque vous souscrivez ce pack, notre service Accompagnement & Projet vous contactera pour vous proposer des créneaux disponibles pour la formation.

Un lien vous sera donc envoyé pour la connexion via web conférence, le jour du rendez-vous.

Historique

Affiche la liste de vos actions dans la gestion de vos abonnement avec la date de l'opération.

Les utilisateurs peuvent à tout moment changer de société rattachée. Seules les sociétés auxquelles l'utilisateur a effectivement droit d'accès, droit octroyé par l'administrateur du compte, lui seront proposées.

Pour passer à une autre société rattachée, vous devez cliquer sur le pictogramme avatar en haut à droite de votre interface, puis sur le nom de la société s'affichant et enfin sur la société de votre choix dans la liste qui s'affiche.

Lorsque vous vous connectez, vous serez par défaut dans la société où vous vous trouviez lors de votre dernière connexion. Le champ de recherche transversale au centre, en haut de votre interface (au dessus du menu principal du module en cours) affiche le nom de la société en cours :

Ici vous consultez, créez, modifiez et supprimez des utilisateurs. Vous devez utiliser cette fonction en étant conscient des droits compris dans votre abonnement.

De votre action ici, il peut en résulter des frais qui vous seront automatiquement facturés par nos serveurs.

En effet, un utilisateur avec un profil "administrateur" a tous les droits de navigation, dans tous les modules et options de votre abonnement.

Introduction

Vous définissez ici le partage des fichiers entre les diverses sociétés de votre abonnement.

Les fichiers disponibles en partage sont :

• Articles

• Clients

• Evènements

• Fournisseurs

• Prospects

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les champs.

Adresse e-mail

Ce champ est obligatoire car lorsque vous créez des identifiants pour un collaborateur, les identifiants lui sont communiqués par e-mail.

Si le collaborateur en question n'est pas utilisateur des logiciels, il suffit de ne pas lui créer un profil utilisateur dans me menu Accès/Profils.

Voulez-vous définir des horaires d'accès aux modules pour cet utilisateur ?

L'option est par défaut pas activée. Mettez à oui, si vous souhaiter définir des horaires permis de connexion à un collaborateur avec profil utilisateur.

En dehors des horaires définis, votre collaborateur utilisateur ne pourra pas se connecter.

Enregistrer cet utilisateur avec un profil d'administrateur

L'option est par défaut pas activée. Si vous choisissez de donner des droits d'administrateur à un collaborateur, celui-ci aura droit de naviguer dans toutes les options de votre abonnement et il vous sera facturé en tant qu'utilisateur supplémentaire pour tous les modules.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Vous pouvez donner un accès gratuit à votre abonnement à votre Expert-comptable.

Il faut pour cela, prendre contact avec nous pour que nous puissions créer les codes gratuit.

Votre Expert-comptable doit faire la demande par e-mail en nous communiquant les coordonnées complètes de son cabinet, y compris le numéro SIRET. Puis son nom et prénom et numéros de téléphone.

Puis nous créons les codes et lui transmettons son code abonné que vous devez insérer dans cette espace.

En tant qu'utilisateur administrateur, vous pouvez visualiser ici les statistiques de connexions de vos collaborateurs.

Vous pouvez filtrer les statistiques par module, société et par utilisateur.

Vous pouvez créer un profil d'accès pour chacun de vos utilisateurs. Par exemple, vous pouvez autoriser ou bloquer l'action de suppression des fichiers dans une fonction du logiciel.

Créer un profil

1. Cliquez sur.

2. Choisissez le module pour lequel vous souhaitez créer ce profil.

3. Donnez un nom à votre profil.

4. Insérez un commentaire, si vous trouvez utile.

5. Actionnez le bouton "Profil par défaut" si vous souhaitez que ce profil soit le profil actif lors de la connexion de vos utilisateurs.

6. Ensuite, cochez les cases des fonctions que vous souhaitez autoriser à ce profil et laissez à vide celles que vous ne souhaitez pas.

7. Cliquez sur.

Modifier un profil

1. Cliquez sursur la ligne du profil que vous souhaitez modifier.

2. Effectuez vos modifications comme vous le souhaitez.

3. Cliquez sur.

Supprimer un profil

Pour supprimer des profils, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> lorsque vous êtes sur la ligne de votre choix.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située en haut à droite de votre brique tableau ou utiliser raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.

3. Validez le message de confirmation.

Introduction

Tout est automatisé entre nous et vous pour la gestion de votre compte abonné.

Les factures à régler concernant votre abonnement sont automatiquement générées et mise dans le menu "Factures à régler" par nos serveurs.

La génération des factures peut être

• Mensuelle :

  • Abonnement sans engagement donc soumis à une facturation mensuelle.

• Annuelle :

  • Abonnement avec un engagement de duration d'un an avec une seule facturation par an.

• Autres cas de facturation :

  • Consommation :

    • Les factures de consommation peuvent être générés dans plusieurs cas de figure et selon la configuration de votre abonnement et les droits afférents.

  • Cas de consommation :

    • Utilisateurs supplémentaires

    • Espace disque supplémentaire

Consommation

Il vous sera facturé automatiquement en consommation toute modification sortant de droits inclus dans votre abonnement.

Vous pouvez suivre votre consommation en cliquant sur le bouton [Consommation du mois en cours].

Utilisateurs supplémentaires - définition

Concerne tout utilisateur déclaré dans votre base - c'est à dire, créé et enregistré dans votre abonnement en dehors de l'utilisateur de base.

Utilisateur de base

L'utilisateur de base c'est celui ayant créé le compte. Quand vous vous abonnez, et selon votre abonnement, vous êtes le seul utilisateur ayant droit de connexion.

Espace disque supplémentaire

Vous avez droit à un seuil d'espace disque dans votre abonnement. L'espace disque est l'espace mémoire dédié à votre base de données dans nos serveurs.

Les dépassements vous seront donc facturés automatiquement par nos serveurs.

Vous visualisez ici des événements réalisés par chacun de vos utilisateurs.

Vous pouvez ainsi voir l'historique des utilisateurs, comme une suppression d'un fichier, la création d'une action dans la CRM, etc.

Le filtre suivant vous est proposé pour l'affichage des événements :

Vous trouverez ici, pendant toute la durée de votre abonnement, les factures concernant votre abonnement.

Effectivement, une fois le règlement effectué dans le menu Facturation/Factures à régler et que le règlement soit enregistré dans nos bases, les factures sont alors stockées ici dans les option Factures réglées de votre menu. Vous allez donc pouvoir les consulter, imprimer et/ou sauvegarder dans un autre dispositif à votre convenance.

Vous consultez ici toutes vos commandes concernant vos abonnements.

Dans le bon de commande vous avez le détail de chaque abonnement dans le descriptif. Dans vos factures vous avez la référence du numéro du bon de commande à laquelle elles se rattachent.

Il suffit donc de chercher le bon de commande référé dans votre facture ici, pour avoir tous les détails de votre commande.

La facturation de votre abonnement est gérée par nos serveurs et la génération de vos factures suit la configuration de votre abonnement ou de votre consommation. Les factures générées sont donc stockées ici.

Nouvelle facture en ligne

Suite à la génération des factures, vous recevez un message automatique vous en faisant part.

Délai de règlement

Vous avez 15 jours pour régler votre facture. Vous recevez donc le premier message dans le premier jours de ce délai.

Vous recevez un deuxième message à trois jours de la fin de ce délai.

À la fin de ce délai de 15 jours vos accès aux modules de votre abonnement seront automatiquement bloqués par nos serveurs si le règlement n'est pas enregistré.Une fois la facture réglée, elle sera transférée et stockée dans le menu "Factures réglées".

Règlement

Vous pouvez régler votre facture par carte bancaire, virement, prélèvement automatique. Une fois votre règlement enregistré, votre facture est donc transféré dans le menu Factures réglées.