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Si vous souhaitez qu'un collaborateur soit aussi un utilisateur, vous devez définir des droits d'accès à celui-ci. Les droits doivent être définis selon votre organisation.
Vous pouvez en effet définir les droits d'accès aux éventuelles diverses sociétés rattachées que vous avez dans votre abonnement.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils, sera compté dans votre abonnement comme un utilisateur pouvant donc engendrer une facturation selon nos tarifs en vigueur pour les utilisateurs supplémentaires et selon la configuration de votre abonnement.
En revanche, vous pouvez l'enregistrer que comme collaborateur, sans définition des droits d'accès, et le collaborateur en question, ne sera pas compté dans les utilisateurs de votre logiciel.
Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur et selon votre abonnement.
Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.
Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer.
Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.
Ce menu contient votre identité en tant qu'abonné. Vos coordonnées doivent être actualisées au moindre changement car votre abonnement, de la facturation jusqu'à notre communication avec vous, dépendent directement des données que vous renseignez ici.
Votre adresse e-mail est très importante pour la communication des nouveautés, des modifications, des mises à jour nécessaires sur le logiciel, ainsi comme toute information liée à votre abonnement et les alertes de facturation, notamment. Si cette adresse a changée, il faut impérativement la modifier dans vos coordonnées principales.
Les coordonnées saisies lors de votre abonnent sont stockées ici
Fichiers communs à plusieurs sociétés
Vous définissez ici le partage des fichiers entre les diverses sociétés de votre abonnement.
Le partage des fichiers vous permet d'avoir des données communes entre les sociétés rattachées et la société principale.
Lorsque le partage est activé, toutes les données communes seront toujours stockées au niveau de la société principale. Les données déjà saisies dans les fichiers partagés ne seront plus disponibles sur la société où le partage a été activé.
Ce paramétrage est réversible, si vous souhaitez revenir à une gestion des fichiers par société.
Les fichiers disponibles en partage sont :
Le pictogramme d'information à côté de chaque fichiers vous indique le détail de chaque fichier. Il suffit de survoler l'icône avec votre souris pour le visualiser.
1. Cliquez sur l'icone ou raccourci clavier <F4> sur la ligne de la société concernée.
Vous pouvez importer le fichier logo de votre entreprise, aux formats basse définition (utilisation pour les affichages à l'écran) et haute définition (format pour les impressions). Cela vous permettra, par exemple, d'imprimer ce logo sur vos diverses pièces commerciales si votre abonnement contient le module de Gestion commerciale, par exemple.
2. Cliquez sursur la définition de votre choix.
Le poids du fichier contenant le logo ne peut excéder 25 Ko en mode basse définition, et 150 Ko en mode haute définition.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Les utilisateurs peuvent à tout moment changer de société rattachée. Seules les sociétés auxquelles l'utilisateur a effectivement droit d'accès, droit octroyé par l'administrateur du compte, lui seront proposées.
Pour passer à une autre société rattachée, vous devez cliquer sur le pictogramme avatar en haut à droite de votre interface, puis sur le nom de la société s'affichant et enfin sur la société de votre choix dans la liste qui s'affiche.
Lorsque vous vous connectez, vous serez par défaut dans la société où vous vous trouviez lors de votre dernière connexion. Le champ de recherche transversale au centre, en haut de votre interface (au dessus du menu principal du module en cours) affiche le nom de la société en cours :
Vous enregistrez ici autant de sociétés rattachées que votre abonnement vous en autorise.
En dehors des droits de base, des factures de consommation peuvent être générées.
Renseignez-vous auprès de notre service commercial, si vous ne connaissez pas ce qui est compris dans votre abonnement, avant de rajouter des options.
Nous vous conseillons de consulter notre service commercial pour toutes les informations sur les options comprises dans votre abonnement de base et sur les dispositifs, comme les packs par exemple, que vous pouvez souscrire selon votre besoin.
Cliquez sur Mon abonnement puis Votre entreprise puis sur Sociétés rattachées.
Cliquez sur<INSER> et renseignez les champs.
Cliquez sur<ENTREE>.
Le boutonne s'affiche pas si vous avez atteint le nombre maximal de sociétés rattachées que votre abonnement vous en autorise. Vous allez devoir souscrire à un pack sociétés rattachées, menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs sociétés rattachées.
Certains modules éventuellement dans votre abonnement demandent des informations complètes concernant les sociétés, c'est pourquoi un certain nombre de champs sont obligatoires. N'hésitez pas à vous aider des listes accessibles par.
Lorsque vous aurez indiqué les utilisateurs ayant le droit d'accès à cette société, menu Accès/Utilisateurs, la colonne Nombre d'utilisateurs de votre liste de sociétés rattachées vous indiquera automatiquement le nombre d'utilisateurs ayant une autorisation d'accès à la société en question.
Un clic sur ce nombre affichera la liste nominative de ces utilisateurs. Vous pouvez à tout moment modifier les droits des utilisateurs.
Le terme société rattachée désigne les structures rattachées à l'entreprise abonnée. En fonction de votre organisation, ces sociétés peuvent correspondre à des départements, des filiales, etc.
Lors de votre abonnement, une société rattachée de test sera créée par défaut. Cette société d'exemple vous permettra de réaliser des tests à votre convenance sans incidence sur les données des autres sociétés créées. Vous pouvez aussi transformer cette société de test en société rattachée à part entière.
Chaque société rattachée a une base de données qui lui est propre. Ainsi, quelle que soit l'opération effectuée (saisie, modification, etc.) depuis n'importe quel module, cela portera toujours sur la société rattachée en cours.
Toutefois, vous pouvez paramétrer le partage des fichiers, dans ce cas, les données partagées seront stockées dans la société principale (voir l'aide dédiée dans la rubrique "Partage des fichiers".)
Pour vérifier la société rattaché sur laquelle vous êtes connecté, il suffit de cliquer sur le pictogramme "avatar"et ensuite sur l'option "Société de travail".
Notez que le nom de votre société s'affiche.
La création des sociétés rattachés est directement liée aux droits compris dans votre abonnement. Nous vous conseillons de prendre contact avec nous pour vous renseignez, si vous ne connaissez le nombre de sociétés rattachées dont vous avez droit.
Rappel :
Le partage des fichiers vous permet d'avoir des données communes entre les sociétés rattachées et la société principale.
Lorsque le partage est activé, toutes les données communes seront toujours stockées au niveau de la société principale. Les données déjà saisies dans les fichiers partagés ne seront plus disponibles sur la société où le partage a été activé.
Ce paramétrage est réversible, si vous souhaitez revenir à une gestion des fichiers par société.
Sélectionné la société à partager.
Les sociétés pour lesquelles vous avez éventuellement déjà paramétré le partage des fichiers, sera précédé par le pictogramme.
2. Cochez les fichiers de votre choix dans la liste des fichiers à partager.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
