La saisie rapide permet de renseigner d'emblée certaines informations pour n'avoir à saisir que les champs restants dans les lignes d'écritures.

L'en-tête contient tous les champs qui seront communs aux lignes d'écritures (code journal, date de l'écriture et numéro de pièce). Si vous modifiez l'en-tête, vous modifiez donc ces informations pour toutes les lignes d'écritures présentes dans la grille. L'affichage des boutons donnant accès à certaines fonctions est contextuel. Ainsi, le boutonne s'affiche que lorsque l'écriture est équilibrée. De même, pour les boutonset. La saisie rapide vous permet également de joindre un fichier à une ligne d'écriture en cliquant sur le trombone disponible au bout de chaque ligne d'écriture.

Selon la gamme de votre abonnement, vous allez pouvoir saisir, pour une même ligne d'écriture, autant de codes analytiques que d'axes analytiques sélectionnés dans les options du module.

1. Cliquez sur pour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.

2. Cliquez sur<INSER> pour créer les différentes affectations analytiques. Vous devez alors renseigner les champs Code analytique et Pourcentage d'affectation analytique/Montant d'affectation analytique, ou sélectionner une des grilles de répartition analytique paramétrées au préalable dans le menu Fichiers/Analytique.

Lorsque vous êtes sur la saisie rapide, la dernière écriture saisie s'affiche. Vous pouvez continuer la saisie ou simplement utiliser la fonction vous convenant à partir des boutons affichés.

1. Sélectionnez le code journal ou cliquez surpour consulter la liste.

2. Définissez la date.

Les champs renseignés vont s'appliquer à toutes les lignes d'écritures de la grille. Il faut donc par exemple veiller à ce que le numéro de pièce corresponde à l'ensemble des écritures saisies.

Vous pouvez enregistrer vos écritures sans ou avec brouillard.

Sans brouillard

Les écritures saisies restent modifiables jusqu'à la clôture. Seul le boutons'affiche dans ce cas.

Avec brouillard

Les écritures peuvent être envoyées dans le brouillard ou directement validées. Les boutonsetapparaissent tous les deux dans ce cas.

1. Pour enregistrer l'écriture : a) Cliquez sur<ENTREE>. ou b) Cliquez sur ou c) Cliquez sur.

2. Validez le message de confirmation.

Si vous avez opté pour l'option Voulez-vous afficher le numéro de mouvement après chaque validation d'écriture ? - menu Options/Ecritures - un message de confirmation vous communiquera le ou les numéro(s) affectés (directement affecté par le logiciel incrémenté automatiquement).

Impression de la grille en cours de saisie :

Le bouton<CTRL><SHIFT><P> permet de visualiser et d'imprimer toutes ces lignes sans avoir à les faire défiler sur plusieurs écrans, si l'écriture en cours de saisie contient de nombreuses lignes.

Consultation d'un journal en cours de saisie :

Le boutonpropose dans une fenêtre à part la liste des écritures correspondant au code journal présent dans l'en-tête pour le mois de la date d'écriture indiquée.

Comme dans la saisie en vrac, vous pouvez lettrer les comptes également depuis la saisie rapide.

En effet, lors de la validation de votre grille de saisie vous pouvez choisir, dans un premier temps, si vous souhaitez valider en brouillard ou valider définitivement la grille. Pour cela, cliquez sur la flèche du bouton valider pour choisir la fonction de votre choix.

Dans les deux cas, les messages d'alerte s'affichent pour que vous puissiez choisir de la suite à donner au traitement :

1. Le premier message vous indique notamment que des lignes lettrables ont été détectés et si vous souhaitez les lettrer.

2. Si vous validez le lettrage, le choix entre "Lettrage manuel" et "Lettrage automatique" à la validation s'affiche.

Dans votre grille, le pictogrammes'affiche sur les lignes lettrées automatiquement ou alors une fois que vous l'aurez fait manuellement.

Deux fonctions permettent de supprimer des lignes d'écritures :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur le pictogrammesur la ligne d'écriture que vous souhaitez supprimer.

b) De manière globale :

Cliquez sur le bouton.

Vous pouvez créer des modèles d'écritures. Ces modèles sont destinés à vous faire gagner du temps pour des écritures récurrentes. Un modèle peut être mémorisé avec les montants pour vous permettre de gérer des écritures d'abonnement.

1. Cliquez sur.

2. Saisissez le nom du modèle.

Ce nom vous sera proposé lorsque vous souhaiterez effectuer une saisie selon modèle.

Exemple : "Facture EDF" ou "Provisions du mois".

1. Indiquez si vous souhaitez enregistrer les valeurs saisies dans les champs débit et crédit des différentes lignes d'écritures.

2. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Sélectionnez le code journal ou cliquez surpour le sélectionner dans la liste.

2. Saisissez la date.

1. Saisissez le numéro de compte.

Pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (comptes utilisables uniquement), deux choix s'offrent à vous : Cliquez directement sur le pictogramme pour obtenir directement la liste des comptes ou saisissez les premiers caractères du numéro de compte et appuyez sur la touche de tabulation pour arriver directement sur la page correspondante de la liste des comptes. Dans la liste qui vous est proposée, vous pouvez modifier les caractéristiques d'un compte existant. Pour cela, cliquez sur le pictogrammesur la ligne du compte que vous souhaitez modifier. Si le compte que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez alors le créer à partir de fenêtre de recherche. Cliquez suret créez votre compte. N°de pointage : il s'agit d'un code alphanumérique libre que vous pouvez utiliser pour pointer des écritures entre elles.

Date d'échéance : si une échéance a été paramétrée dans le compte comptable - menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires - le logiciel calculera automatiquement la date d'échéance en grille de saisie.

Code analytique : pour accéder à la liste des codes analytiques disponibles, cliquez sur le pictogramme . Vous pouvez également taper les premiers caractères du code analytique et tabuler pour obtenir la liste des codes analytiques commençant par ces caractères. Si le code analytique que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez le créer très simplement en cliquant sur le bouton<INSER>. Qté : ce champ apparaît uniquement si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures dans le menu Options/Ecritures.

Fonctions liées aux divers boutons et pictogrammes

Pictogrammes

Boutons

Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie automatique - menu Fichiers/Journaux - alors dès la création de la deuxième ligne, les deux boutons ci-dessous s'affichent :

Vous pouvez saisir des écritures selon des modèles que vous avez créés et enregistrés préalablement.

Vous pouvez charger un modèle même si vous avez déjà saisi des lignes d'écritures qui ne sont pas encore enregistrées et si le modèle dispose du même code journal. Les lignes du modèle viendront simplement s'ajouter à la suite de celles déjà saisies.

1. Cliquez sur.

2. Cliquez sur le modèle de votre choix.

1. Effectuez éventuellement les modifications sur les lignes d'écritures.