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Saisie et imports très volumineux
Ce menu de saisie est conseillé par exemple pour une saisie massive comportant des natures diverses d'écritures comptables.
L'équilibre d'un mouvement doit être respecté par journal et par mois. Vous ne pouvez donc pas saisir plusieurs relevés de banque sur des mois différents et solder par une seule contrepartie finale, il faudra nécessairement au minimum une contrepartie pour chaque mois.
L'affichage des boutons donnant accès à certaines fonctions est contextuelle. Ainsi, le boutonn'apparaît que lorsque l'écriture est équilibrée. De même, les boutonsetn'apparaissent que si vous avez opté pour ce mode d'utilisation.
La saisie rapide en vrac vous permet également de joindre un fichier à une ligne d'écriture en cliquant sur le trombone disponible au bout de chaque ligne d'écriture.
L'import d'écritures ne peut se faire que dans la saisie rapide en vrac et la saisie en vrac. L'import dans la saisie en vrac est conseillé pour un import massif d'écritures, par exemple un import d'une année complète de comptabilité.
Cet option permet notamment de manipuler le tableau grâce aux fonctions de tri (en cliquant sur le titre des colonnes) et rechercher une écriture par l'un de ses champs en utilisant la fonction de recherche - bouton.
Enfin, le boutonpermet d'afficher plus ou moins de colonnes dans le tableau, pour faire apparaître les différents champs des lignes d'écritures. Cette personnalisation ne s'appliquera qu'à utilisateur en cours, ce qui permet à chaque utilisateur de présenter la liste des écritures à sa convenance.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes ; cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Permet de visualiser et/ou d'éditer le compte sans les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
Permet d'ouvrir la consultation de comptes du menu Recherche. La page de consultation s'ouvre pré-renseignée avec le numéro du compte de la ligne.*
Permet de visualiser et/ou d'éditer le compte avec les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
*Par défaut, pour l’appel de la consultation de comptes depuis la grille via le pictogramme, les options “Avec comptes soldés” et “Avec écritures lettrées” sont cochées. Vous accédez directement à la page de résultat de la recherche (avec possibilité de modifier les paramètres de recherche via le pictogramme roue dentée).
N°de pointage : code alphanumérique libre que vous pouvez utiliser pour pointer des écritures entre elles.
Ce champ n'apparaît que si vous avez choisi l'option de saisie d'une zone de pointage dans les lignes d'écritures - menu Options/Ecritures - et vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir un numéro de pointage.
Le numéro de pointage peut être utilisé comme critère pour le lettrage automatique.
Date d'échéance : si une échéance a été paramétrée dans le compte comptable - menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires - le logiciel calculera automatiquement la date d'échéance en grille de saisie.
Vous pouvez également renseigner un calcul d'échéance par défaut (ex : 30 jours) dans Options/Ecritures.
La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'écriture. Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir des dates d'échéances.
Fonctions complémentaires :
Cliquez surpour créer un échéancier sur une ligne d'écriture :
permet de créer les échéances une à une.
Vous devez renseigner les champs Date de l'échéance et Pourcentage de l'échéance/Montant de l'échéance. Si le montant total des échéances créées est inférieur à la valeur de la ligne d'écriture, le solde aura pour échéance la date de l'écriture.
La génération multiple, permet de créer un échéancier de manière automatique.
Vous devez préciser les modalités de création de ces échéances (nombre d'échéances, date de la première échéance, etc.).
Code analytique : pour accéder à la liste des codes analytiques disponibles, cliquez sur. Vous pouvez également taper les premiers caractères du code analytique et tabuler pour obtenir la liste des codes analytiques commençant par ces caractères.
Si le code analytique que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez le créer :
Ensuite vous pouvez :
Vous devez alors renseigner les champs Code analytique et Pourcentage d'affectation analytique/Montant d'affectation analytique.
ou
Sélectionner une des grilles de répartition analytique paramétrées au préalable dans le menu Fichiers/Analytique.
Si une grille de répartition analytique a été paramétrée pour un compte comptable, le logiciel effectuera automatiquement la multi-affectation analytique.
Selon la gamme de votre abonnement, vous pouvez saisir, pour une même ligne d'écriture, autant de codes analytiques que d'axes analytiques sélectionnés dans les options du module. Les différents codes analytiques doivent être séparés par des virgules.
Ce champ n'apparaît que si vous avez choisi l'option de gestion analytique - menu Options/Divers. Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque les paramètres du compte autorisent la saisie de codes analytiques.
Qté : champ numérique destiné à indiquer des quantités.
Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette cellule que si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures - menu Options/Écritures.
L'ajout d'une pièce jointe envoie sur les serveurs idylis.com une copie de cette pièce, qui est alors accessible à tout moment et par tous les utilisateurs du même abonnement (en fonction des droits d'accès qui ont été paramétrés pour ces utilisateurs).
Le document sera proposé en téléchargement s'il ne peut pas être affiché directement par le navigateur.
Contreparties automatiques :
Vous pouvez afficher le solde des comptes en grille de saisie. Cette option s'active dans le menu Options/Ecritures.
Cliquez sur<INSER>.
Cliquez surpour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.
Cliquer surpour créer les différentes affectations analytiques.
Cliquez surpour insérer une nouvelle ligne d'écriture qui s'insère au dessus de celle que vous sélectionnez.
permet d'insérer directement le montant du solde de l'écriture dans la ligne en cours de saisie. La grille de saisie sera alors équilibrée et vous pourrez enregistrer l'écriture.
permet de joindre un fichier à une ligne d'écriture.
Le pictogrammepermet de visualiser le document attaché à une ligne d'écriture.
Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie automatique - menu Fichiers/Journaux - alors dès la création de la deuxième ligne, les boutonset apparaissent :
permet de solder l'écriture sur une seule ligne avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
permet de solder chacune des lignes d'écriture avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
Cette option vous permet de saisir des écritures selon des modèles que vous avez créés et enregistrés préalablement. Vous pouvez charger un modèle même si vous avez déjà saisi des lignes d'écritures qui ne sont pas encore enregistrées.
Les lignes du modèle viendront simplement s'ajouter à la suite de celles déjà saisies.
Cliquez sur.
Cliquez sur le modèle de votre choix.
Indiquez la date à laquelle vous souhaitez enregistrer l'écriture.
Cliquez sur<ENTREE>.
Les lignes du modèle sont alors automatiquement insérées dans votre grille de saisie.
Effectuez éventuellement des modifications sur les lignes d'écritures.
Rappel sur l'utilisation du brouillard de saisie :
Il y a deux modes d'enregistrement des écritures - choix dans le menu Options/Ecritures :
Sans brouillard, les écritures enregistrées restent modifiables jusqu'à la clôture. Seul le boutonapparaît dans ce cas.
Avec brouillard, les écritures peuvent être envoyées dans le brouillard ou directement validées. Les boutonsetapparaissent tous les deux dans ce cas.
Tant que les écritures sont dans le brouillard, elles restent modifiables. Dès qu'elles sont validées, elles ne le sont plus.
Si vous utilisez le brouillard, pour toutes les éditions (et certains traitements tel que le lettrage), il vous sera demandé si vous souhaitez inclure les écritures présentes dans le brouillard.
Le boutonn'apparaît que si vous avez opté pour ce mode d'utilisation du logiciel dans le menu Options/Ecritures.
Cliquez sur<ENTREE> ou bien au choix surousi vous gérez le brouillard de saisie.
Validez le message de confirmation.
Si vous avez opté pour l'option Voulez-vous afficher le numéro de mouvement après chaque validation d'écriture ? - Options/Ecritures - un message de confirmation vous communiquera le ou les numéro(s) affecté(s). Ce numéro est directement affecté par le logiciel et est incrémenté automatiquement.
Les boutons d'enregistrement,oun'apparaissent que si l'écriture est équilibrée.
Vous pouvez importer très facilement les données comptables de tout autre logiciel.
Les modèles d'import des logiciels les plus courants du marché vous sont proposés. Vous pouvez également créer des nouveaux modèles d'import dans le menu Fichiers/Imports/Exports.
La saisie rapide en vrac et la saisie en vrac permettent d'importer des écritures comptables mais aussi des balances et des relevés bancaires.
Pour l'import d'un relevé bancaire, si le modèle d'import de votre votre banque ne figure pas dans le sélecteur, vous devez tout simplement utiliser le modèle .OFX que vous avez préalablement téléchargé sur le site de votre banque. Il y a plusieurs modèles possibles. Normalement celui-ci existe pour toutes les banques.
Au moment de l'enregistrement de l'écriture d'import, le logiciel contrôle la cohérence des données importées (numéro de compte, code journal, code analytique existant, présence d'un libellé).
Seules les lignes d'écritures sans anomalies sont enregistrées.
Pour visualiser les éventuelles anomalies des lignes d'écritures non enregistrées, cliquez sur <CTRP><SHIFT><P>.
Cliquez sur.
Sélectionnez Import d'écritures par bouton radio.
Sélectionnez le modèle d'import que vous souhaitez utiliser.
Choisissez le fichier à importer en cliquant surou sur.
Cliquez sur.
Les données importées s'affichent automatiquement dans la grille de saisie.
Enregistrez l'écriture d'import.
Sélectionnez Import d'une balance par bouton radio.
Sélectionnez le modèle d'import que vous souhaitez utiliser.
Choisissez le fichier à importer.
Indiquez la date à laquelle vous souhaitez enregistrer la balance. L'import d'une balance générant des lignes d'écritures dans les comptes, cette date sera appliquée à toutes les lignes d'écritures générées.
Les données importées s'affichent automatiquement dans la grille de saisie.
Enregistrez l'écriture d'import.
Sélectionnez Import d'un relevé bancaire par bouton radio.
Sélectionnez le modèle d'import adapté.
Choisissez le fichier à importer.
Indiquez la date à laquelle vous souhaitez enregistrer la balance. L'import d'une balance générant des lignes d'écritures dans les comptes, cette date sera appliquée à toutes les lignes d'écritures générées.
Les données importées s'affichent automatiquement dans la grille de saisie.
Vous avez l'option de compte par défaut pour une affectation automatique des lignes non traduites. Vous pouvez par la suite effectuer le traitement d'application de règles de traduction pour affecter le relevé importé dans ce compte dans le compte comptable correspondant.
Cliquez sur [Traiter] pour appliquer la règle de traduction concernée par l'import du relevé et créer l'écriture.
Ce bouton est visible après le traitement d'importation du relevé bancaire.
Cliquez sur.
Cliquez sur.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur.
Cliquez sur.
Cliquez sur<ENTREE>.
Comme dans la saisie rapide ou la saisie par journal, vous pouvez lettrer les comptes également depuis la saisie en vrac.
En effet, lors de la validation de votre grille de saisie vous pouvez choisir, dans un premier temps, si vous souhaitez valider en brouillard ou valider définitivement la grille. Pour cela, cliquez sur la flèche du bouton valider pour choisir la fonction de votre choix.
Dans les deux cas, les messages d'alerte s'affichent pour que vous puissiez choisir de la suite à donner au traitement :
Le premier message vous indique notamment que des lignes lettrables ont été détectés et si vous souhaitez les lettrer.
Si vous validez le lettrage, le choix entre "Lettrage manuel" et "Lettrage automatique" à la validation s'affiche.
Dans votre grille, le pictogrammes'affiche sur les lignes lettrées automatiquement ou alors une fois que vous l'aurez fait manuellement.
Vous pouvez redimensionner les colonnes des listes. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Le colonnes se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur.
Choisissez les champs que vous souhaitez voir afficher dans le tableau récapitulatif des lignes d'écritures à l'aide des cases à cocher.
Par exemple, si vous n'utilisez pas d'analytique, vous pouvez améliorer la lisibilité de votre tableau en retirant cette colonne.
Cliquez sur<ENTREE> ou sursitué en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
La personnalisation, ainsi que le contenu des grilles de saisie, est géré distinctement pour chaque utilisateur. Ainsi les utilisateurs peuvent paramétrer les écrans à leur convenance, et travailler simultanément sur le même onglet de saisie sans pour autant se gêner entre eux. Cela implique en revanche que les écritures qui sont dans la grille d'un utilisateur ne seront pas visibles pas les autres utilisateurs tant qu'elles ne seront pas enregistrées.
Les colonnes de la liste respectent l'ordre chronologique de sélection lors de la personnalisation de l'affichage.
Pour modifier l'ordre d'affichage des colonnes vous devez :
Cliquez sur.
Décochez les données dont vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage et recochez les cases dans l'ordre d'affichage souhaité.
Cliquez sur<ENTREE> ou sursitué en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Si la grille de saisie est déjà ouverte au moment où un journal comptable a été exporté depuis le module de Gestion commerciale, par exemple, le pictogramme d'actualisation s'affiche en haut à droite de votre grille.
Vous devez donc cliquer dessus pour actualiser la grille et visualiser l'écriture.
Cliquez sur<INSER> ou sur le pictogrammesitué sur la ligne d'écriture où vous souhaitez faire une nouvelle saisie.
Renseignez les champs : date, code journal, numéro de compte, libellé, débit ou crédit sont obligatoires.
Date : date de l'écriture comptable.
Numéro de pièce : numéro de la pièce comptable - Exemple : numéro de facture, numéro de virement, etc.
Numéro de compte : pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (comptes utilisables uniquement), vous avez deux options :
Cliquez directement sur lapour obtenir directement la liste des comptes.
ou
Saisissez les premiers caractères du numéro de compte et appuyez sur la touche de tabulation pour arriver directement sur la page correspondante de la liste des comptes.
Dans la liste qui vous est proposée, vous pouvez modifier les caractéristiques d'un compte :
Cliquez sur<F4> sur la ligne du compte à modifier.
Si le compte que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez alors le créer :
Cliquez sur<INSER>.
Vous devrez alors préciser, après avoir indiqué le numéro et le libellé du compte à créer, les caractéristiques que vous voulez lui attribuer.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
A l'enregistrement de la grille, si des lettrages potentiels sont détectés, les traitements de lettrage manuel et automatique vous sont proposés.
Dans la cas du lettrage automatique, uniquement les lignes de la grille et non pas toutes les lignes du compte, seront prises en compte.
En effet, le lettrage automatique ne traite pas l'intégralité des données du compte, mais uniquement ce qui est visible dans la grille.
Exemple :
Si dans la grille, j'ai un montant débiteur de 100,00€, le lettrage automatique doit tenter uniquement de lettrer cette ligne et non pas toutes celles du compte.
Les modèles d'écriture sont destinés à vous faire gagner du temps pour des écritures récurrentes. Un modèle peut être mémorisé avec les montants pour vous permettre de gérer des écritures d'abonnement.
Cliquez sur.
Indiquez le nom que vous souhaitez attribuer à ce modèle.
C'est ce nom qui vous sera proposé lorsque vous souhaiterez effectuer une saisie selon modèle.
Exemple : "Facture EDF" ou "Provisions du mois".
Indiquez si vous souhaitez enregistrer les valeurs saisies dans les champs débit et crédit des différentes lignes d'écritures en cliquant sur le bouton radio.
Cette option sera par défaut sur non.
Pour visualiser ou supprimer des modèles d'écritures ainsi créés, reportez-vous au menu Saisie d'écritures/Modèles.
Cliquez sur<ENTREE>.
