Choisissez la nature balance générale.
Vous avez accès à plusieurs types d’édition :
Vous devrez entrer la fourche de comptes.
Vous devrez entrer une liste de comptes qui ne doivent pas nécessairement se suivre (contrairement à l’édition partielle).
Tous les comptes seront édités.
Le logiciel vous propose le premier et le dernier compte client trouvé.
Vous pouvez modifier ces numéros de comptes pour restreindre votre édition.
Si vous avez choisi de gérer les comptes clients et fournisseurs dans un plan comptable séparé dans le menu Options/Comptes.
Le logiciel indique les comptes commençant par le préfixe que vous avez indiqué pour les comptes clients (0, 8 ou 9).
Si vous avez choisi de ne pas gérer séparément les comptes clients et fournisseurs, le logiciel indique les comptes commençant par la racine client que vous avez indiquée dans le menu Options/Comptes.
Cette édition fonctionne exactement de la même manière que l'édition clients.
Uniquement les comptes de la classe sélectionnées seront édités.
Le sélecteur n'est pas accessible si ce type d'édition n'est pas choisi.
Le champ Du compte...au est renseigné automatiquement en fonction du choix fait.
Exemple : si classe 1, alors affichage de la valeur "1*" dans les champs de numéro de compte.
Si la structure du plan comptable est de type associative, alors vous aurez aussi dans le sélecteur le choix "8 - Contributions volontaires".
Renseignez les dates de début et de fin des écritures qui vous intéressent.
Par défaut, le logiciel propose l’intégralité de l’exercice en cours.
Fourche de comptes : si vous avez opté pour une édition partielle, entrez ici le premier et le dernier numéro de compte de la fourche que vous souhaitez éditer.
Liste des comptes : si vous avez opté pour une édition sur liste, entrez tous les numéros de comptes dont vous souhaitez l’édition simultanée.
Les différents numéros de comptes doivent être séparés par des virgules.
Pour la saisie des numéros de comptes, vous pouvez utiliser le caractère " pour indiquer une plage de comptes (exemple : 411 pour indiquer tous les comptes qui commencent par 411).
Journal : quel que soit le type d’édition choisi, vous pouvez demander l’édition pour les écritures concernant un seul journal.
Par défaut, le logiciel vous propose les écritures de tous les journaux.
Code analytique : si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques dans le menu Options/Divers, vous pouvez demander l’édition pour les écritures concernant un seul code analytique.
Par défaut, le logiciel vous propose toutes les écritures (pour tous les codes analytiques).
Avec comptes soldés : vous avez la possibilité d’inclure ou d’exclure les comptes soldés compris dans la fourche ou la liste de comptes que vous avez indiquée.
Avec le détail des comptes de regroupement : cette option vous permet d'éditer le détail des comptes de regroupement qui sont éventuellement présents dans la fourche ou la liste de comptes que vous avez indiquée.
Rupture par code analytique : cette option vous permet d'éditer un sous-total par code analytique.
Notez toutefois que si plusieurs codes analytiques ont été saisis pour une même ligne d'écriture, le logiciel ne retiendra, pour cette édition, que le premier code saisi en grille de saisie, pour obtenir un sous-total pour chacun des codes saisis sur une même ligne d'écriture, vous devez éditer une balance analytique.
Supprimer les références de l'édition : si cette option est activée, les informations de l'utilisateur, de l'heure d'édition etc., sont supprimées de l'en tête de l'édition. Ce paramètre sera pris en compte dans vos modèles d'édition (si vous l'enregistrez comme modèle).
Avec totaux par sous-classe : le logiciel indique systématiquement le total par classe ; si vous choisissez cette option, il indiquera également un sous-total par sous-classe.
Avec écritures en brouillard : si vous avez opté pour l’utilisation du brouillard (menu Options/Ecritures), vous avez la possibilité d’éditer la balance avec les écritures dans le brouillard ou seulement les écritures validées.
Inclure les écritures de simulation : cette option vous permet d'inclure dans l'édition les écritures que vous avez enregistrées dans les journaux paramétrés avec le type Simulation - menu Fichiers/Journaux.
Vous pouvez le modifier et enregistrer à nouveau avec un autre nom pour garder intact le modèle d'origine.
Pour supprimer un modèle, rendez-vous dans le menu Editions/Modèles.
La liste affiche tous les modèles d’éditions : grand livre, balance, états de synthèse, etc.
Cliquez sur le modèle de votre choix. Vous pouvez alors lancer l’édition telle quelle ou modifier certains paramètres préalablement avec la possibilité de sauvegarder vos modifications.
Entrez ensuite le nom que vous souhaitez donner au fichier d’export. Vous pouvez ensuite enregistrer le fichier généré.
Pour accéder à la liste des comptes, vous pouvez cliquer surou saisir les premiers caractères du numéro du compte puis sur la touche de tabulation.
Cliquez surpour avoir accès au plan comptable et sélectionner directement les numéros de comptes. Dans ce cas, les virgules séparant les numéros de comptes sont insérées automatiquement.
Le boutonpermet d'enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir. Vous devez donner un nom à votre modèle d’édition.
Le boutonpermet de charger un modèle.
Le boutonpermet de sélectionner le modèle d’export que vous souhaitez utiliser. Le logiciel est livré avec des modèles d’export vers les logiciels les plus courants du marché. Cependant, vous pouvez créer vos propres modèles d’export dans le menu Fichiers/Imports/Exports.
La fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données de la balance.
Lorsque l'écriture n'a pas encore été validée, vous pouvez modifier les champs qui ne sont pas orangés.
Si vous souhaitez modifier une ligne d'écriture qui a été lettrée, le logiciel supprimera le code lettrage associé à cette ligne.
L’édition de la balance générale est paramétrable à de nombreux niveaux.
Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages de balance que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition en enregistrant un modèle de l'édition paramétrée.
En outre, la fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données de la balance.
Notez que les lignes de votre édition seront alors présentées sous forme de tableau.
Indiquez la nature Balance générale.
Choisissez le type d'édition.
Sélectionnez "Oui" pour l'option Edition modificative ?.
Définissez vos critères, options et le format de l'édition.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'écriture pour la visualiser et/ou modifier le détail.
Numéro de compte : pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (n'apparaissent donc pas dans cette liste les comptes de regroupement et les comptes déclarés comme non utilisables), vous pouvez, soit cliquer sur la loupe, soit saisir les premiers caractères du numéro de compte et taper sur la touche de tabulation.
Vous pouvez modifier les caractéristiques d'un compte existant ; cliquez sursur la ligne du compte à modifier.
permet de visualiser et/ou d'éditer le compte sans les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
permet de visualiser et/ou d'éditer le compte avec les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
N°de pointage : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir un numéro de pointage. Le numéro de pointage peut être utilisé lors du lettrage automatique.
Date d'échéance : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir des dates d'échéances.
Si une échéance a été paramétrée pour un compte, menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires, le logiciel affichera automatiquement la date d'échéance en grille de saisie.
La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'écriture.
Cliquez surpour saisir plusieurs dates d'échéances pour une même ligne d'écriture.
Vous devez alors renseigner les champs Date de l'échéance, Pourcentage de l'échéance ou Montant de l'échéance.
Si le montant total des échéances créées est inférieur à la valeur de la ligne d'écriture, la différence sera considérée comme ayant en date d'échéance la date d'écriture.
Vous devez alors préciser les modalités de création de ces échéances (nombre d'échéances, date de la première échéance, etc.).
Renseignez éventuellement le code analytique.
Ce champ n'apparaît que si vous avez activé l'option de gestion analytique, menu Options/Divers.
Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte de la prestation sélectionnée a été paramétré comme étant géré analytiquement.
Vous pouvez :
Vous devez alors renseigner les champs Code analytique, Pourcentage d'affectation analytique ou Montant d'affectation analytique.
ou
Sélectionner une des grilles de répartition analytique que vous avez créées dans le menu Fichiers/Analytique.
Si une grille de répartition analytique a été paramétrée pour un compte comptable, le logiciel effectuera automatiquement la multi-affectation analytique.
Qté : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette cellule que si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures - menu Options/Ecritures.
Pour qu'un utilisateur puisse visualiser le document attaché, l'emplacement du fichier doit lui être accessible.
Pour définir les droits d'accès des utilisateurs, vous devez être administrateur du compte, puis vous rendre dans votre espace abonné menu Accès/Profils.
Le premier permet de solder l'écriture sur une seule ligne avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
Le deuxième permet de solder chacune des lignes d'écritures avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
permet de créer les échéances une à une.
La fonctionpermet de créer les échéances de manière automatique.
Choisissez le code analytique dans le sélecteur ou cliquez surpour ouvrir la liste des codes analytiques disponibles.
Cliquez surpour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.
Cliquer surpour créer les différentes affectations analytiques.
Cliquez sursi vous souhaitez insérer une nouvelle ligne d'écriture au dessus de celle sur laquelle vous êtes. Cliquez sursi vous souhaitez affecter directement le montant du solde de l'écriture dans la ligne en cours de saisie.
Cliquez surpour joindre un fichier à une ligne d'écriture.
Pour visualiser le document attaché à une ligne d'écriture, cliquez sur
Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie, menu Fichiers/Journaux, dès la création de la deuxième ligne, les boutonsets'affichent :
permet, si l'écriture contient de nombreuses lignes, de visualiser et d'imprimer toutes ces lignes sans avoir à les faire défiler sur plusieurs écrans.
permet de supprimer définitivement l'écriture.
permet de contrepasser l'écriture ; l'écriture de contrepassation est transférée en saisie rapide en vrac.
