L’édition du grand livre analytique est paramétrable à de nombreux niveaux. De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages de grands livres que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
En outre, la fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données du grand livre. Notez que les lignes de votre édition seront alors présentées sous forme de tableau.
Dans la gestion analytique multiaxe, disponible selon la gamme de votre abonnement, , lorsque plusieurs codes analytiques ont été renseignés sur une même ligne d'écriture, l'édition présentera autant de lignes d'écritures que de codes analytiques saisis (avec le même montant).
Choisissez la nature d'édition Grand livre analytique.
Définissez le Type d’édition :
Partielle : saisissez la fourchette de codes analytiques.
Liste : vous devrez entrer une liste de codes analytiques qui ne doivent pas nécessairement se suivre (contrairement à l’édition partielle).
Globale : tous les codes analytiques seront édités.
Clients : seuls les codes analytiques enregistrés sur des comptes clients seront édités.
Fournisseurs : cette édition fonctionne exactement de la même manière que l'édition clients ; seuls les codes analytiques enregistrés sur des comptes fournisseurs seront édités.
Si vous avez choisi de gérer les comptes clients et fournisseurs dans un plan comptable séparé dans le menu Options/Comptes, les comptes commençant par le préfixe que vous avez indiqué pour les comptes clients (0, 8 ou 9) seront retenus.
Si vous avez choisi de ne pas gérer séparément les comptes clients et fournisseurs, les comptes commençant par la racine client que vous avez indiquée - menu Options/Comptes - seront retenus.
Période : entrez les dates de début et de fin des écritures qui vous intéressent.
L’intégralité de l’exercice en cours vous est proposé par défaut.
Du code analytique...au : si votre choix de type d'édition est porté sur édition partielle, clients ou fournisseurs, ces champs seront disponibles en saisie.
Liste des codes analytiques : si vous avez opté pour une édition sur liste, entrez tous les codes analytiques dont vous souhaitez l’édition simultanée. Séparez les différents codes analytiques par des virgules.
Code journal : quel que soit le type d’édition que vous avez choisi, vous pouvez demander l’édition pour les écritures concernant un seul journal.
N° de compte : vous pouvez lancer l’édition pour les codes analytiques concernant un seul numéro de compte comptable.
Vous pouvez également indiquer plusieurs comptes comptables dans ce champ.
a) Utiliser le caractère * suivi du premier caractère du numéro de compte.
b) Vous devez rajouter une virgule suivie du caractère * plus le premier chiffre du compte.
Et ainsi successivement, autant que vous le souhaitez.
Exemple :
Si vous renseignez 6*, l'édition portera sur tous les comptes commençant par 6.
Si vous renseignez 6*,7*, l'édition portera sur tous les comptes commençant par 6 plus ceux commençant par 7.
Si vous renseignez le numéro de compte spécifique 428200, suivi par une virgule et 7* l'édition portera sur le compte 428200 plus tous les comptes commençant par 7.
Avec comptes soldés : vous avez la possibilité d’inclure ou d’exclure les comptes soldés compris dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Avec écritures lettrées : vous avez la possibilité d’inclure ou d’exclure les écritures lettrées pour chaque compte compris dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Exclure les lettrages postérieurs à la date de l'édition : vous avez la possibilité d'inclure ou d'exclure les lettrages postérieurs à la date de fin de période de l'édition pour chaque compte compris dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Rupture par numéro de compte : cette option vous permet d'éditer un sous-total par numéro de compte.
Avec écritures en brouillard : si vous avez opté pour l’utilisation du brouillard dans le menu Options/Ecritures, vous avez la possibilité d’éditer le grand livre avec les écritures en brouillard ou seulement les écritures validées.
Supprimer les références de l'édition : si cette option est activée, les informations de l'utilisateur, de l'heure d'édition etc., seront supprimées de l'en tête de l'édition. Ce paramètre sera pris en compte dans vos modèles d'édition (si vous l'enregistrez comme modèle).
Avec totaux par sous-classe à partir du caractère n° : le logiciel indique systématiquement le total par classe. Si cochez cette option, il indiquera également une ligne de sous-total pour chacun des niveaux de sous-classes désirés (de 1 à 11).
Si vous voulez adjoindre à votre édition les intitulés des sous-classes, paramétrez-les dans le menu Fichiers/Analytique, fichier Classes analytiques.
Avec cumul antérieur depuis le début de l'exercice : si vous choisissez cette option, le logiciel affichera, pour chaque compte, les soldes débit et crédit du compte à l’ouverture de l’exercice.
Avec le détail des comptes de regroupement : cette option vous permet d'éditer le détail des comptes de regroupement qui sont éventuellement présents dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Inclure les écritures de simulation : cette option vous permet d'inclure dans l'édition les écritures que vous avez enregistrées dans les journaux paramétrés avec le type "Simulation" - menu Fichiers/Journaux.
Inclure les écritures sans code analytique : cette option vous permet d'inclure ou d'exclure les lignes d'écritures pour lesquelles un code analytique n'a pas été renseigné.
Définissez vos préférences pour le format de l'édition par deux clics.
Si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques (menu Options/Divers), vous avez la possibilité d'éditer un grand livre analytique.
Préférences d'impression :
Impression sans couleur de fond : si vous ne disposez pas d’imprimante couleur, les couleurs seront imprimées en nuances de gris. Le logiciel vous donne donc la possibilité de supprimer toutes les couleurs de fond lors de l’impression.
Avec répétition de l’en-tête à chaque compte : la répétition de l’en-tête permet pour chaque compte, de répéter les titres des colonnes. Cette option permet d’avoir des éditions plus complètes mais un peu plus longues à imprimer.
[Personnaliser l’impression] permet de paramétrer les champs (les colonnes) que vous souhaitez imprimer.
Le logiciel propose la liste de tous les champs disponibles. Cochez ceux que vous souhaitez voir imprimer.
Vous retrouverez dans l'aide en ligne les explications détaillées du bouton de personnalisation d'impression.
permet d'enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir. Vous devez donner un nom à votre modèle d’édition.
vous permet de charger un modèle enregistré. Vous pourrez alors le modifier si nécessaire et l'enregistrer à nouveau avec un autre nom.
Si vous enregistrez sous le même nom, vous effacez le modèle antérieur.
Pour supprimer un modèle, rendez-vous dans le menu Editions/Modèles. Le tableau affiche tous les modèles d’éditions : grand livre, balance, états de synthèse, etc.
Vous devez sélectionner le modèle d’export que vous souhaitez utiliser. Des modèles d’export vers les logiciels les plus courants du marché sont préenregistrés dans votre logiciel. Cependant, vous pouvez créer vos propres modèles d’export dans le menu Fichiers/Imports/Exports.
Entrez ensuite le nom que vous souhaitez donner au fichier d’export. Une fois la génération du fichier terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche avec le fichier généré et vous pouvez l'enregistrer.
La fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données du grand livre.
Lorsque l'écriture n'a pas encore été validée, vous pouvez modifier les champs qui ne sont pas orangés.
Si vous souhaitez modifier une ligne d'écriture lettrée, le code lettrage associé à cette ligne sera supprimé.
Indiquez la Nature de l'édition, Grand livre analytique.
Indiquez le Type d'édition (partielle, globale...),
Sélectionnez Oui pour Edition modificative ?.
Renseignez la partie Définition des critères.
À partir du tableau affiché vous pouvez :
Visualiser et/ou modifier le détail d'une écriture :
Numéro de compte : pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (n'apparaissent donc pas dans cette liste les comptes de regroupement et les comptes déclarés comme non utilisables), vous pouvez :
À partir de la liste des comptes, vous pouvez :
Autres fonctionnalités :
N°de pointage : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir un numéro de pointage. Le numéro de pointage peut être utilisé lors du lettrage automatique.
Date d'échéance : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir des dates d'échéances. Si une échéance a été paramétrée pour un compte - menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires - la date d'échéance s'affichera en grille de saisie.
La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'écriture.
Si le montant total des échéances créées est inférieur à la valeur de la ligne d'écriture, la différence sera considérée comme ayant en date d'échéance la date d'écriture.
[Génération multiple] permet de créer les échéances de manière automatique. Vous devez alors préciser les modalités de création de ces échéances (nombre d'échéances, date de la première échéance, etc.).
Code analytique : champ disponible si vous avez choisi l'option de gestion analytique (menu Options/Divers).
Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme étant géré analytiquement.
Si le code analytique que vous recherchez ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer très simplement :
Ensuite vous pouvez :
ou
Sélectionner une des grilles de répartition analytique que vous avez créées dans le menu Fichiers/Analytique.
Si une grille de répartition analytique a été paramétrée pour un compte comptable, la multi-affectation analytique s'effectuera automatiquement.
Selon la gamme de votre abonnement, vous pouvez saisir, pour une même ligne d'écriture, autant de codes analytiques que d'axes analytiques sélectionnés en option. Les différents codes analytiques doivent être séparés par des virgules.
Qté : champ disponible si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures - menu Options/Ecritures.
Le premier permet de solder l'écriture sur une seule ligne avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
Le deuxième permet de solder chacune des lignes d'écritures avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
[Contrepasser] permet de contrepasser l'écriture ; l'écriture de contrepassation est transférée en saisie rapide en vrac.
Vous pouvez choisir les colonnes que vous désirez afficher ou masquer dans le grand livre. Vous pouvez également paramétrer vos préférences d'impression.
Tous les champs utilisés comme colonnes d'une liste sont repris comme critères de recherche.
Choisissez la nature de l'édition : grand livre analytique.
Cliquez sur [Personnaliser l'impression].
Cochez ou décochez les informations que vous souhaitez afficher ou masquer.
Indiquez si nécessaire vos préférences d'impression.
Les choix seront conservés pour le fichier traité jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage.
Cliquez surpour consulter la liste des codes analytiques et sélectionner directement ceux qui vous intéressent.
Cliquez surpour consulter la liste des codes analytiques et sélectionner directement ceux qui vous intéressent. Dans ce cas, les virgules séparant les codes analytiques sont insérées automatiquement.
Cliquez surpour consulter la liste.
Cliquez sur<Entrée>.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'écriture qui vous intéresse. La ligne d'écriture sélectionne s'affiche surlignée en rouge sur le tableau.
Cliquer surou saisir les premiers caractères du numéro de compte et taper sur la touche de tabulation.
Cliquer sursur la ligne du compte à modifier, pour modifier les caractéristiques d'un compte existant. Cliquer sur<Inser> pour créer un compte, si le compte que vous recherchez n'y figure pas.
permet de visualiser et/ou d'éditer le compte sans les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie. permet de visualiser et/ou d'éditer le compte avec les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
Cliquez surpour saisir plusieurs dates d'échéances pour une même ligne d'écriture :
vous permet de créer les échéances une à une. Vous devez alors renseigner les champs Date de l'échéance, Pourcentage de l'échéance ou Montant de l'échéance.
Pour accéder à la liste des codes analytiques disponibles, cliquez sur
Cliquez sur<Inser>.
Cliquez surpour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.
Cliquer surpour créer les différentes affectations analytiques. Vous devez alors renseigner les champs Code analytique, Pourcentage d'affectation analytique ou Montant d'affectation analytique.
permet d'insérer une nouvelle ligne d'écriture au dessus de celle sur laquelle vous êtes.
permet d'affecter directement le montant du solde de l'écriture dans la ligne en cours de saisie.
permet de joindre un fichier à une ligne d'écriture.
Cliquez surpour visualiser le document attaché à une ligne d'écriture.
Seuls les utilisateurs avec profil administrateur ou un profil autorisant la consultation des documents ont accès au pictogramme
Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie (menu Fichiers/Journaux), dès la création de la deuxième ligne, les boutonsets'affichent :
permet de supprimer définitivement l'écriture.
Cliquez sur<Entrée>.
