Le générateur d’états d’éditions permet, en plus des éditions déjà présentes dans l’application, de créer vos propres éditions personnalisées.

Pour créer une édition, vous choisissez le fichier source et les champs disponibles pour la génération de votre édition s'affichent. Nombreuses possibilités s'ouvrent avec le générateur, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.

Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.

Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre pour afficher l'édition selon le fichier principal concerné, en utilisant le sélecteur en haut de votre liste.

Si vous n'appliquez pas ce filtre toutes les éditions créées s'affichent donc dans votre liste.

Pour faire une recherche ciblé, si vous ne trouvez pas le compte recherché dans le tableau :

1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche en cliquant sur la flèche du sélecteur dans la petite fenêtre de recherche.

1. Saisissez les critères de recherche.

2. Cliquez sur.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.

Application d'un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions sur des caractères contenus dans le critère que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Sélectionnez le critère de recherche.

c) Saisissez votre critère de recherche et cliquez sur le pictogramme.

Vous remarquerez que le pictogrammechange de couleurdans le but de vous indiquer qu'un filtre est maintenant appliqué.

Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

2 - Directement sur le tableau d'affichage :

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Cliquer surlance l'édition selon les critères et le format d'affichage définis.

Pour afficher une édition dans votre liste d'éditions du générateur, vous devez tout d'abord la sélectionner dans la liste.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à afficher.

2. Cliquez sur.

Le résultat s'affiche dans le format d'affichage choisi pour l'édition en question.

Pour créer votre édition personnalisée, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Indiquez un nom pour l'édition.

Multicritères ou SQL

Vous pouvez créer votre édition à partir des données mises à disposition selon le fichier principal sélectionné, ou effectuer une requête SQL dans votre base de données.

Multicritères

Lorsque vous choisissez l'option de multicritères, vous devez indiquer le fichier principal correspondant aux données que vous souhaitez éditer.

1. Sélectionnez le fichier principal.

1. Définissez les critères de votre édition.

Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.

Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.

Pour établir un nouvel ordre d'affichage :

Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Imprimer, l'ordre des autres champs s'adaptera automatiquement à votre saisie.

Fonctions de paramétrage

Nom de l'édition : c’est cet intitulé qui figurera en en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez. Il apparaîtra également dans la liste des éditions personnalisées qui ont été enregistrées.

Fichier à éditer : le choix du fichier correspond au type d'édition que vous souhaitez créer (liste des codes journaux, détail des écritures en brouillard, etc.). Les champs disponibles dans le tableau varient en fonction du fichier sélectionné.

Ensuite, vous devez choisir les champs du fichier qui feront partie de votre édition, éventuellement indiquer ceux qui seront totalisés, préciser s’il doit y avoir un tri et poser des conditions d’impression si vous souhaitez filtrer les résultats.

Descriptif et fonction des différentes colonnes du tableau

Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.

Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.

Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.

Pour modifier l'ordre d’impression :

Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.

Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.

Totaliser : vous pouvez afficher le total des champs numériques en fin d’édition.

Trier : les valeurs de l'édition peuvent être triés en fonction d'un champ donné (par date, par numéro de compte, etc.).

Plusieurs niveaux de tri sont possibles : l'ordre dans lequel vous choisissez les tris détermine donc la hiérarchie de tri qui sera utilisée.

Rupture : vous pouvez regrouper les informations de votre édition en réalisant une rupture sur un ou plusieurs champs disponibles.

Contrairement au tri ceci aura pour effet de générer un nouveau tableau pour chaque champ choisi comme critère de rupture (par exemple si la rupture est choisie sur le champ "Numéro de compte", l'édition présentera le contenu de chaque compte dans des tableaux distincts).

Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux et/ou totaux pour chaque niveau de rupture.

Rupture sur les champs de type date :

Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé.

Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.

a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.

Opérateur et Valeur : vous pouvez filtrer les résultats que vous désirez imprimer en y insérant des conditions. Chaque condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.

Par exemple, si vous souhaitez imprimer parmi les écritures comptables toutes celles qui concernent le numéro de compte "512000", il faut indiquer sur la ligne du numéro de compte l’opérateur "=" et la valeur "512000".

Particularité Valeur Date relative : lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.

La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :

JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours

Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.

Par exemple pour indiquer une date relative partant de l'année précédente, vous saisissez dans le champ date les valeurs comme ceci :

Connecteur en milieu de ligne : permet de saisir une deuxième condition. Il faut indiquer ici si ces conditions doivent être toutes les deux impérativement respectées (il s’agit alors d’un "ET LOGIQUE") ou si le respect de l'une d'elles suffit (il s’agit alors d’un "OU LOGIQUE").

ET LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les écritures dont le montant au débit est compris entre 100000 et 150000 euros, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur ">=" (supérieur ou égal) et "100.000" suivi du connecteur "ET" et le second couple contiendra "<=" (inférieur ou égal) et "150000". Ce fonctionnement est valable également pour poser des bornes de dates (">=","01/01/2013","ET","<=","31/12/2013")

OU LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les écritures dont le numéro de compte est soit 411220, soit 411280, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "411220" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "411280". Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucune écriture n'aurait été affichée car un numéro de compte ne peut être égal à deux valeurs simultanément.

Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne. Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traitées prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.

Afficher uniquement les totaux : par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.

Modèle d'affichage

1. Choisissez le modèle d'affichage.

Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le modèle d'affichage :

• PDF

• Graphique

• Graphique 3D

• Tableau (csv)

• Liste

Liste :

Une page web s'affiche dans votre navigateur (nouvel onglet) avec la liste des données selon les critères paramétrés.

Pour l'enregistrer dans votre disque et ou l'imprimer, vous devez utiliser les fonctions respectives de votre navigateur.

Graphique :

Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).

Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :

Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).

Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).