Les modèles d’import et d’export de nombreux logiciels du marché sont pré-paramétrés dans votre logiciel. Cependant, si vous avez besoin d'un modèle qui n'existe pas dans le logiciel, une saisie assistée vous permet de le créer facilement.

Un tableau récapitulatif vous présente la liste des modèles pré-paramétrés avec leur nom, leur type (import ou export), la nature des données concernées et un commentaire. Ce tableau vous permet uniquement de créer et modifier vos modèles d'import et d'export.

Pour effectivement lancer l'opération d'import et export de données, vous devez, selon les données, suivre les chemins ci-dessous :

Comptes : menu Comptes.

Journaux : menu Journaux.

Codes analytiques : menu Analytique, fichier Codes analytiques.

Importer des écritures : menu Saisie d'écritures/Saisie rapide en vrac ou Saisie en vrac.

Exporter une écriture : menu Editions/Grand livre.

Exporter une balance : menu Editions/Balance.

1. Cliquez sur.

Paramètres généraux

Nom du modèle : ce nom figurera dans le tableau récapitulatif des modèles.

Commentaire : rajouter un commentaire pertinent vous permettra de identifier votre modèle plus facilement.

Type de données : vous devez choisir le type de données concerné par le modèle que vous souhaitez créer : balance, codes analytiques, comptes, écritures, journaux.

Dès que vous faites ce choix, la liste de tous les champs gérés par le logiciel pour le type de données sélectionné s'affiche, ainsi que d'autres options à renseigner (options en rapport avec le type de données signalé).

Mode de séparation des champs : indiquez si la distinction entre les différents champs d'un même enregistrement se fait par des caractères séparateurs précis (tabulation, point-virgule, virgule, espace, ou autre séparateur) ou si c'est simplement la longueur du champ qui détermine son contenu.

Gestion des décimales : pour les données numériques, vous devez préciser le mode de séparation des décimales (point, virgule, aucun séparateur).

Fichier DOS : vous devez préciser si le fichier d’import a été généré à partir d'un logiciel DOS, et donc non pas à partir d'un logiciel Windows™.

Lignes à ignorer en tête du fichier : certains fichiers d’imports sont fournis avec des lignes d’en-tête qui ne sont pas nécessaires à l’importation des données. Vous devez donc préciser le nombre de lignes de l'en-tête du fichier que le logiciel doit ignorer au moment de l’import des données (par défaut "0").

Lignes à ignorer en pied du fichier : certains fichiers d’import sont fournis avec des lignes de pied de fichier qui ne sont pas nécessaires à l’importation des données. Vous devez donc préciser le nombre de lignes en pied de fichier que le logiciel doit ignorer au moment de l’import des données (par défaut "0").

Uniquement les lignes commençant par : certains fichiers d'import attribuent pour chacune des lignes du fichier un code permettant d'identifier la nature des informations de la ligne considérée.

Exemple : "E" pour écriture.

Vous devez donc préciser le code correspondant au type de données que vous souhaitez importer.

Voici les champs spécifiques aux modèles d'imports de données de type Balance et Ecritures :

Débit/Crédit : précisez les caractéristiques permettant d’identifier les montants débiteurs des montants créditeurs (champs séparés ou non, et dans ce dernier cas de figure, le mode de différenciation utilisé).

Dans le cas d'une présentation dans des champs séparés, le logiciel modifiera de manière automatique les valeurs négatives. Ainsi, un débit avec une valeur négative sera transformé au moment de l'import par un crédit avec une valeur positive, et vice-versa.

Champs concernant la création des modèles d'imports d'écritures :

Récupération des écritures d'à nouveaux :

Les dates des écritures d'à nouveaux ne sont pas toujours renseignées à la date du premier jour de l'exercice.

En effet, certains fichiers d'import conservent la date originelle de l'écriture concernée.

Vous devez indiquer la date limitant les écritures antérieures à cette date. Vous devez également préciser la date à laquelle vous souhaitez que ces écritures d'à nouveaux soient comptabilisées et dans quel journal.

Indicateur d'unicité de ligne :

Certains fichiers d'import présentent sur plusieurs lignes distinctes les données relatives à une même ligne d'informations (une ligne d'écriture par exemple). Vous devez donc préciser l'indicateur d'unicité qui permettra au logiciel de ne pas importer plusieurs fois une même donnée.

Champs concernant la création des modèles d'imports de type balance et écritures :

Traitements complémentaires :

Au cours de la procédure d'importation des données, le logiciel vous permet de modifier les racines des numéros de comptes présents dans le fichier d'import.

Ainsi, vous pouvez, par exemple, remplacer le préfixe "8" de tous les numéros de compte présents dans le fichier par le préfixe "9".

Vous avez aussi à votre disposition les options ci-dessous :

• Création automatique des comptes inconnus

• Création automatique des codes journaux inconnus

• Création automatique des codes analytiques inconnu.

• Remplissage automatique des libellés d'écritures non renseignés avec "Inconnu"

Champs à importer :

Champ : regroupe les champs que vous pouvez importer.

Bien évidemment, vous devez vous assurer au préalable que le fichier d’import contient bien ces données.

Emplacement de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué Séparateur au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".

Vous devez indiquer la position de chacun des champs que vous voulez importer dans le fichier d’import, par exemple, l'emplacement du champ "Numéro de compte" = 1, "Libellé" = 2, etc.

Nb de caractères avant le premier caractère de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué le paramètre [Nombre de caractères fixes] au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".

Vous devez indiquer dans le fichier d’import la position du champ que vous souhaitez importer en indiquant le nombre de caractères précédant le champ.

Nb de caractères de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué Nombre de caractères fixes au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".

Vous devez indiquer la longueur du champ que vous souhaitez importer.

Champ entouré par des " : vous devez préciser si les différents champs du fichier que vous souhaitez importer sont entourés par des guillemets.

Longueur maximale : vous visualisez ici la longueur maximale acceptée pour chaque champ lors d’un import de données.

Votre modèle figurera dans la liste des modèles et vous pouvez l'utiliser et modifier à tout moment. C'est pourquoi il est important de bien choisir le nom du modèle.

Les modèles d'imports et d'export de données ETEBAC et HSBC - Format CFONB ne sont pas modifiables. Néanmoins, vous trouverez l'option "Inclure les libellés complémentaires" en mode modification.

Lorsque vous activez cette option, les libellés complémentaires sont insérés dans le champ de libellé de l'écriture, séparés par un espace.

Modifier un modèle

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du modèle à modifier.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Pour supprimer des modèles d'import, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez surou sur la touche <SUPPR> sur la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur<F4> sur la ligne du modèle à modifier.

2. Effectuez les modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Dans ce menu, vous pouvez uniquement créer et modifier vos modèles d'imports et d'exports.

1. Cliquez sursur la ligne du modèle à dupliquer.

2. Effectuez d'éventuelles modifications sur le modèle dupliqué.

3. Cliquez sur.

Dans le cadre d'un Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI), vous pourrez être amenés à remettre aux autorités fiscales l'ensemble de votre comptabilité générale sous la forme d'un fichier normalisé à l’article A.47 A du LPF (FEC pour Fichier des Ecritures Comptables).

Pour répondre à cette nouvelle exigence, nous avons créé un nouveau modèle d’exportation d’écritures comptables, intitulé FEC pour contrôles fiscaux (A.47 A-1 du LPF).

Pour obtenir de plus amples informations sur les vérifications à faire avant de générer le fichier, cliquez sur la ligne de ce modèle d’exportation.

Pour générer ce fichier, il vous suffira de suivre la procédure habituelle d'exportation d'écritures comptables - menu Editions/Grand livre - à savoir :

1. Vérifiez les critères et options nécessaires.

2. Cliquez sur.

3. Sélectionnez dans la liste le modèle "FEC pour contrôles fiscaux (A.47 A-1 du LPF)" ; notez que le nom du fichier est automatiquement renseigné pour satisfaire aux dispositions de l’article A.47 A du LPF.

4. Lancez la génération du fichier par un clic sur le bouton.

Définition des paramètres

Définition des paramètres :

Une fois que vous avez cliqué sur [Nouveau modèle d'export] vous allez rencontrer, selon votre paramétrage, les champs suivants :

Nom du modèle : ce nom figurera dans le tableau récapitulatif des modèles.

Commentaire : un commentaire vous permettra d’identifier plus facilement votre modèle.

Type de données : indiquez le type de données concerné par le modèle que vous souhaitez créer (balance, codes analytiques, comptes, écritures, journaux). Le tableau fera apparaître la liste de tous les champs contenus dans le type de données que vous avez choisi avec d'autres options donc de paramétrage.

Mode de séparation des champs : indiquez si la distinction entre les différents champs d'un même enregistrement se fait par des caractères séparateurs précis (tabulation, point-virgule, virgule, espace, ou autre séparateur) ou si c'est par un nombre de caractères fixe.

Gestion des décimales : précisez le mode de séparation des décimales (point, virgule, aucun séparateur).

Caractères de fin de ligne :

CRLF (ou CR+LF) indique une fin de ligne (et surtout une nouvelle ligne) dans un texte. Le CRLF est surtout utilisé par les logiciels sous Windows. Pour la même fonction on indique CR pour Mac et LF pour Unix.

Fichier DOS : précisez si le fichier d’export sera généré pour un logiciel DOS, et donc non pas pour un logiciel Windows™.

Comptes généraux/auxiliaires : permet de préciser si les comptes auxiliaires doivent être exportés dans un champ séparé de celui des comptes généraux. Les caractéristiques permettant d'identifier les comptes généraux des comptes auxiliaires.

Débit /Crédit : précisez les caractéristiques qui permettent d’identifier les montants débiteurs des montants créditeurs (champs séparés ou non, et dans ce dernier cas de figure, le mode de différenciation utilisé).

Traitements complémentaires

Au cours de la génération du fichier d'exportation des données, vous pouvez modifier les racines des numéros de comptes. Ainsi, vous pouvez par exemple, remplacer le préfixe "8" de tous les numéros de compte enregistrés dans idylis.com Comptabilité par le préfixe "9".

Champs à exporter :

Champ : affiche tous les champs que vous pouvez exporter. Le logiciel vous indique ceux que vous devez obligatoirement renseigner.

Emplacement de ce champ : indiquez la position dans le fichier d’export de chacun des champs.

Exemples : emplacement du champ "numéro de compte" = 1, "Libellé" = 2

Nb de caractères de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez cliqué Nombre de caractères fixe lors du paramétrage du Mode de séparation des champs.

Vous devez indiquer donc indiquer le nombre des caractères (longueur) du champ que vous souhaitez exporter.

Champ entouré par des " : précisez si les différents champs du fichier que vous exportez sont entourés par des guillemets.

Longueur actuelle : affiche la longueur actuelle, avant toute modification, de chacun des champs que vous pouvez exporter.

Tri : vous indiquez l'ordre d'exportation.

Vous pouvez importer très facilement les modèles d'import/export d'une autre société gérée dans le module de Comptabilité.

1. Cliquez sur.

2. L'option Importer à partir d'une autre société gérée dans le module de Comptabilité est marqué par défaut. Marquez le bouton radio Récupérer les paramétrages par défaut du logiciel, si vous ne souhaitez pas importer d'une autre société.

3. Sélectionnez la société et l'exercice à partir desquels vous souhaitez importer les modèles d'import/export.

4. Cliquez sur.

Pour supprimer un modèle d'import ou d'export, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur.

3. Validez le message de confirmation.

Les modèles d'imports et d'export de données ETEBAC et HSBC - Format CFONB ne sont pas modifiables. Néanmoins, vous trouverez l'option "Inclure les libellés complémentaires" en mode modification.

Lorsque vous activez cette option, les libellés complémentaires sont insérés dans le champ de libellé de l'écriture, séparés par un espace.

1. Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la ligne du modèle souhaité.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Saisissez vos Paramètres.

3. Définissez les Traitements complémentaires (que si vous avez choisi Balance, Compte, Ecriture dans le sélecteur Type de données).

4. Définissez les divers critères dans les Champs à exporter.

5. Cliquez sur<ENTREE>.