Les modèles d’import et d’export de nombreux logiciels du marché sont pré-paramétrés dans votre logiciel. Cependant, si vous avez besoin d'un modèle qui n'existe pas dans le logiciel, une saisie assistée vous permet de le créer facilement.
Un tableau récapitulatif vous présente la liste des modèles pré-paramétrés avec leur nom, leur type (import ou export), la nature des données concernées et un commentaire. Ce tableau vous permet uniquement de créer et modifier vos modèles d'import et d'export.
Pour effectivement lancer l'opération d'import et export de données, vous devez, selon les données, suivre les chemins ci-dessous :
Comptes : menu Comptes.
Journaux : menu Journaux.
Codes analytiques : menu Analytique, fichier Codes analytiques.
Importer des écritures : menu Saisie d'écritures/Saisie rapide en vrac ou Saisie en vrac.
Exporter une écriture : menu Editions/Grand livre.
Exporter une balance : menu Editions/Balance.
Cas spécifique modèle d'import HSBC - Format CFONB :
Ce modèle d'import est non modifiable.
Toutefois, en mode modification <F4> sur la ligne du modèle - vous avez l'option de traitement complémentaire "Inclure les libellés complémentaires". Si vous cochez cette option, les libellés complémentaires sont insérés dans le champ de libellé de l'écriture, séparés par un espace.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes ; cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur.
Nom du modèle : ce nom figurera dans le tableau récapitulatif des modèles.
Commentaire : rajouter un commentaire pertinent vous permettra de identifier votre modèle plus facilement.
Type de données : vous devez choisir le type de données concerné par le modèle que vous souhaitez créer : balance, codes analytiques, comptes, écritures, journaux.
Dès que vous faites ce choix, la liste de tous les champs gérés par le logiciel pour le type de données sélectionné s'affiche, ainsi que d'autres options à renseigner (options en rapport avec le type de données signalé).
Mode de séparation des champs : indiquez si la distinction entre les différents champs d'un même enregistrement se fait par des caractères séparateurs précis (tabulation, point-virgule, virgule, espace, ou autre séparateur) ou si c'est simplement la longueur du champ qui détermine son contenu.
Gestion des décimales : pour les données numériques, vous devez préciser le mode de séparation des décimales (point, virgule, aucun séparateur).
Fichier DOS : vous devez préciser si le fichier d’import a été généré à partir d'un logiciel DOS, et donc non pas à partir d'un logiciel Windows™.
Lignes à ignorer en tête du fichier : certains fichiers d’imports sont fournis avec des lignes d’en-tête qui ne sont pas nécessaires à l’importation des données. Vous devez donc préciser le nombre de lignes de l'en-tête du fichier que le logiciel doit ignorer au moment de l’import des données (par défaut "0").
Lignes à ignorer en pied du fichier : certains fichiers d’import sont fournis avec des lignes de pied de fichier qui ne sont pas nécessaires à l’importation des données. Vous devez donc préciser le nombre de lignes en pied de fichier que le logiciel doit ignorer au moment de l’import des données (par défaut "0").
Uniquement les lignes commençant par : certains fichiers d'import attribuent pour chacune des lignes du fichier un code permettant d'identifier la nature des informations de la ligne considérée.
Exemple : "E" pour écriture.
Vous devez donc préciser le code correspondant au type de données que vous souhaitez importer.
Voici les champs spécifiques aux modèles d'imports de données de type Balance et Ecritures :
Débit/Crédit : précisez les caractéristiques permettant d’identifier les montants débiteurs des montants créditeurs (champs séparés ou non, et dans ce dernier cas de figure, le mode de différenciation utilisé).
Dans le cas d'une présentation dans des champs séparés, le logiciel modifiera de manière automatique les valeurs négatives. Ainsi, un débit avec une valeur négative sera transformé au moment de l'import par un crédit avec une valeur positive, et vice-versa.
Ce champ n’est accessible que si avez décidé de créer un modèle d’import pour des écritures ou pour une balance.
Champs concernant la création des modèles d'imports d'écritures :
Récupération des écritures d'à nouveaux :
Les dates des écritures d'à nouveaux ne sont pas toujours renseignées à la date du premier jour de l'exercice.
En effet, certains fichiers d'import conservent la date originelle de l'écriture concernée.
Vous devez indiquer la date limitant les écritures antérieures à cette date. Vous devez également préciser la date à laquelle vous souhaitez que ces écritures d'à nouveaux soient comptabilisées et dans quel journal.
Indicateur d'unicité de ligne :
Certains fichiers d'import présentent sur plusieurs lignes distinctes les données relatives à une même ligne d'informations (une ligne d'écriture par exemple). Vous devez donc préciser l'indicateur d'unicité qui permettra au logiciel de ne pas importer plusieurs fois une même donnée.
Champs concernant la création des modèles d'imports de type balance et écritures :
Traitements complémentaires :
Au cours de la procédure d'importation des données, le logiciel vous permet de modifier les racines des numéros de comptes présents dans le fichier d'import.
Ainsi, vous pouvez, par exemple, remplacer le préfixe "8" de tous les numéros de compte présents dans le fichier par le préfixe "9".
Vous avez aussi à votre disposition les options ci-dessous :
Création automatique des comptes inconnus
Création automatique des codes journaux inconnus
Création automatique des codes analytiques inconnu.
Remplissage automatique des libellés d'écritures non renseignés avec "Inconnu"
Champs à importer :
Champ : regroupe les champs que vous pouvez importer.
Bien évidemment, vous devez vous assurer au préalable que le fichier d’import contient bien ces données.
Emplacement de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué Séparateur au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".
Vous devez indiquer la position de chacun des champs que vous voulez importer dans le fichier d’import, par exemple, l'emplacement du champ "Numéro de compte" = 1, "Libellé" = 2, etc.
Nb de caractères avant le premier caractère de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué le paramètre [Nombre de caractères fixes] au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".
Vous devez indiquer dans le fichier d’import la position du champ que vous souhaitez importer en indiquant le nombre de caractères précédant le champ.
Nb de caractères de ce champ : les cellules de cette colonne sont à renseigner si vous avez marqué Nombre de caractères fixes au moment de la définition du paramètre "Mode de séparation des champs".
Vous devez indiquer la longueur du champ que vous souhaitez importer.
Champ entouré par des " : vous devez préciser si les différents champs du fichier que vous souhaitez importer sont entourés par des guillemets.
Longueur maximale : vous visualisez ici la longueur maximale acceptée pour chaque champ lors d’un import de données.
Votre modèle figurera dans la liste des modèles et vous pouvez l'utiliser et modifier à tout moment. C'est pourquoi il est important de bien choisir le nom du modèle.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sursur la ligne du modèle à dupliquer.
Effectuez d'éventuelles modifications sur le modèle dupliqué.
Cliquez sur.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du modèle à modifier.
Effectuez les modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez surou sur la touche <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
