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Saisie par journal et par mois
La fonction de brouillard s'affichera sur votre interface uniquement si vous l'avez activé dans le menu Options/Ecritures et, encore une fois, si votre écriture est équilibrée.
La saisie par journal vous permet également de joindre un fichier à une ligne d'écriture en cliquant sur le trombone disponible au bout de chaque ligne d'écriture.
La saisie par journal offre un autre mode de saisie qui permet de renseigner d'emblée certaines informations pour n'avoir à saisir que les champs restants dans les lignes d'écritures. Ce mode de saisie est conseillé, par exemple, pour une saisie de "relevé bancaire". L'en-tête contient tous les champs qui seront communs aux lignes d'écritures (Code journal et Mois / Année de l'écriture). Si vous modifiez l'en-tête, vous modifiez donc ces informations pour toutes les lignes d'écritures présentes dans la grille. L'affichage des boutons donnant accès à certaines fonctions est contextuel. Ainsi, le boutonn'apparaît que lorsque l'écriture est équilibrée. De même, pour les boutonset.
Le boutonvous permet de consulter la dernière écriture enregistrée, pour le journal sélectionné, et reprendre vos comptabilisations à partir de celle-ci.
L'en-tête contient, par défaut, les informations relatives à la dernière écriture saisie.
Les champs Code journal et Mois / Année d'écriture sont obligatoires.
Saisissez le mois et l'année d'écriture.
Les champs renseignés vont s'appliquer à toutes les lignes d'écritures de la grille. Il faut donc veiller à ce que le mois corresponde à l'ensemble des écritures saisies.
Si vous souhaitez saisir des écritures étalées sur plusieurs mois dans la même grille, il faudra alors utiliser le menu Saisie rapide.
Sélectionnez le code journal ou cliquez surpour le sélectionner dans la liste.
Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie automatique, menu Fichiers/Journaux, alors dès la création de la deuxième ligne, les deux boutons ci-dessous s'affichent :
Vous pouvez afficher le solde des comptes en grille de saisie.
Cette option doit être activée dans le menu Options/Ecritures.
Fonction
Description
Permet de solder l'écriture sur une seule ligne avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie
Permet de solder chacune des lignes d'écriture avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
Les modèles sont destinés à vous faire gagner du temps pour des écritures récurrentes. Un modèle peut être mémorisé avec les montants pour vous permettre de gérer des écritures d'abonnement.
Saisissez votre écriture.
Indiquez le nom que vous souhaitez attribuer à ce modèle.
C'est ce nom qui vous sera proposé lorsque vous souhaiterez effectuer une saisie selon modèle.
Exemple : "Facture EDF" ou "Provisions du mois".
Indiquez si vous souhaitez mémoriser les valeurs saisies dans les champs débit et crédit des différentes lignes d'écritures.
Pour visualiser ou supprimer des modèles d'écritures ainsi créés, reportez-vous au menu Saisie d'écritures/Modèles.
Cliquez sur.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cette option vous permet de saisir des écritures selon des modèles que vous avez créés et enregistrés préalablement.
Vous pouvez charger un modèle même si vous avez déjà saisi des lignes d'écritures qui ne sont pas encore enregistrées et si le modèle dispose du même code journal. Les lignes du modèle viendront simplement s'ajouter à la suite de celles déjà saisies.
Cliquez sur le modèle de votre choix.
Les lignes du modèle sont alors automatiquement insérées dans votre grille de saisie.
Effectuez éventuellement les modifications sur les lignes d'écritures.
Vous avez la possibilité de charger directement un modèle d'écritures en saisissant quelques caractères de son nom ou quelques chiffres du numéro du compte, dans le champ N° de compte, suivi du caractère *.
Si vous chargez un modèle pour lequel les valeurs des champs débit et crédit n'ont pas été renseignés, ces champs seront inaccessibles.
Cliquez sur.
Renseignez le numéro du jour de l'écriture comptable.
Saisissez le numéro de la pièce comptable (facture, virement...).
Saisissez le numéro de compte.
b) Saisissez les premiers caractères du numéro du compte, si vous les connaissez, et appuyez sur la touche de tabulation pour arriver directement sur la page correspondante de la liste des comptes.
N° de pointage : code alphanumérique libre que vous pouvez utiliser pour pointer des écritures entre elles. Ce champ apparaît lorsque vous avez choisi l'option de saisie d'une zone de pointage dans les lignes d'écritures - menu Options/Ecritures - et vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir un numéro de pointage.
Le numéro de pointage peut être utilisé comme critère pour le lettrage automatique.
Date d'échéance : si une échéance a été paramétrée dans le compte comptable - menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires - le logiciel calculera automatiquement la date d'échéance en grille de saisie.
Vous pouvez également renseigner un calcul d'échéance par défaut dans le menu Options/Ecritures.
La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'écriture.
Code analytique : ce champ s'affiche si vous avez choisi une comptabilité analytique à partir du menu Options/Divers.
Vous pouvez obliger la saisie du code analytique dans vos lignes d'écriture en vous rendant au menu Options/Ecritures.
Lorsque vous effectuez des modifications en temps réel dans le menu Options/Divers en rapport avec l'interface de travail dans laquelle vous êtes, vous devez faire clic droit sur la fenêtre, et dans les options de votre navigateur qui s'afficheront, vous devez chercher l'option d'actualisation du cadre pour que vos modifications s'affichent à l'écran.
Vous devez alors renseigner les champs Date de l'échéance et Pourcentage de l'échéance/Montant de l'échéance.
Si le montant total des échéances créées est inférieur à la valeur de la ligne d'écriture, le solde aura pour échéance la date de l'écriture.
Vous devez alors préciser les modalités de création de ces échéances (nombre d'échéances, date de la première échéance, etc.).
Pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (comptes utilisables uniquement), deux choix s'offrent à vous : a) Cliquez directement sur le pictogramme.
Si le compte que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez alors le créer à partir de fenêtre de recherche. Cliquez suret créez votre compte.
Pour accéder à la liste des codes analytiques disponibles, cliquez sur . Vous pouvez également taper les premiers caractères du code analytique et tabuler pour obtenir la liste des codes analytiques commençant par ces caractères, comme pour les numéros de compte. Si le code analytique que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez le créer très simplement en cliquant sur le bouton<INSER>. Qté : ce champ apparaît uniquement si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures - menu Options/Ecritures.
*Par défaut, pour l’appel de la consultation de comptes depuis la grille via le pictogramme, les options “Avec comptes soldés” et “Avec écritures lettrées” sont cochées. Vous accédez directement à la page de résultat de la recherche (avec possibilité de modifier les paramètres de recherche via le pictogramme roue dentée).
Fonction
Description
Permet de visualiser et/ou d'éditer le compte sans les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
Permet d'ouvrir la consultation de comptes du menu Recherche. La page de consultation s'ouvre pré-renseignée avec le numéro du compte de la ligne.*
Permet de visualiser et/ou d'éditer le compte avec les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
Permet de créer un échéancier sur une ligne d'écriture.
Permet de ventiler le montant du débit ou crédit d'une même ligne d'écriture en plusieurs codes analytiques.
Permet d'insérer une nouvelle ligne d'écriture qui s'insère au dessus de celle que vous sélectionnez.
Permet de solder l'écriture.
Vous pouvez utiliser le raccourci clavier <ALT><S> sur la ligne sélectionné, et si le pictogramme S est bien affiché.
Permet de joindre un fichier à une ligne d'écriture.
Permet de visualiser le document attaché à une ligne d'écriture (le document sera proposé en téléchargement s'il ne peut pas être affiché directement par le navigateur).
Fonction
Description
Permet de créer les échéances une à une.
Fonction
Description
Permet de créer un échéancier de manière automatique.
Selon la gamme de votre abonnement, vous allez pouvoir saisir, pour une même ligne d'écriture, autant de codes analytiques que d'axes analytiques sélectionnés dans les options du module. Les différents codes analytiques doivent être séparés par des virgules.
Le champ code analytique apparaît si vous avez choisi l'option de gestion analytique - menu Options/Divers. Vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque les paramètres du compte autorisent la saisie de codes analytiques.
Vous devez alors renseigner les champs Code analytique et Pourcentage d'affectation analytique/Montant d'affectation analytique ou sélectionnez une des grilles de répartition analytique paramétrées au préalable dans le menu Fichiers/Analytique.
Si une grille de répartition analytique a été paramétrée pour un compte comptable, le logiciel effectuera automatiquement la multi-affectation analytique.
Cliquez surpour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.
Cliquez sur<INSER> pour créer les différentes affectations analytiques.
Vous ne pouvez pas enregistrer une écriture si celle-ci n'est pas équilibrée.
Validez le message de confirmation. Si vous avez activé l'option Voulez-vous afficher le numéro de mouvement après chaque validation d'écriture ? - menu Options/Ecritures - un message de confirmation vous communiquera le ou les numéro(s) affecté(s) (directement affecté par le logiciel et est incrémenté automatiquement).
La fonction de brouillard s'affichera sur votre interface uniquement si vous l'avez activé dans le menu Options/Ecritures et, encore une fois, si votre écriture est équilibrée.
Tant que les écritures sont en mode brouillard, elles restent modifiables.
Pour enregistrer l'écriture : a) Cliquez sur<ENTREE>. ou b) Cliquez sur ou c) Cliquez sur
Sans brouillard : les écritures saisies restent modifiables jusqu'à la clôture. Seul le boutons'affiche dans ce cas. Avec brouillard : les écritures peuvent être envoyées dans le brouillard ou directement validées. Les boutonsetapparaissent tous les deux dans ce cas.
Le bouton<CTRL><SHIFT><P> permet de visualiser et d'imprimer toutes ces lignes sans avoir à les faire défiler sur plusieurs écrans, si l'écriture en cours de saisie contient de nombreuses lignes.
Le boutonpropose dans une fenêtre à part la liste des écritures correspondant au code journal présent dans l'en-tête pour la date d'écriture indiquée.
Comme dans la saisie en vrac, vous pouvez lettrer les comptes également depuis la saisie par journal.
En effet, lors de la validation de votre grille de saisie, vous pouvez déjà choisir si vous souhaitez valider en brouillard ou valider définitivement la grille.
Dans les deux cas, les messages d'alerte s'affichent pour que vous puissiez choisir de la suite à donner au traitement :
Le premier message vous indique notamment que des lignes lettrables ont été détectés et si vous souhaitez le lettrer.
Si vous validez le lettrage, le choix entre "Lettrage manuel" et "Lettrage automatique" à la validation s'affiche.
Pour cela, cliquez sur la flèche du bouton valider pour choisir la fonction de votre choix.
Dans votre grille, le pictogrammes'affiche sur les lignes lettrées automatiquement ou alors une fois que vous l'aurez fait manuellement.
Cliquez sur le pictogrammesur la ligne d'écriture que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le bouton.