L’édition de la balance analytique est paramétrable à de nombreux niveaux. De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages de balance que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
En outre, la fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données de la balance. Notez que les lignes de votre édition seront alors présentées sous forme de tableau.
Selon la gamme de votre abonnement vous pouvez paramétrer une gestion analytique multiaxe. Si vous avez donc activé la gestion analytique, et que plusieurs codes analytiques ont été renseigné sur une même ligne d'écriture, l'édition présentera autant de lignes d'écritures que de codes analytiques saisis (avec le même montant).
Choisissez la nature d'édition Balance analytique.
Si vous choisissez l'édition partielle, vous devez saisir la fourchette de codes analytiques dans la définition de critères.
Vous devez saisir la liste de codes analytiques dans la définition de critères. Ces codes ne doivent pas nécessairement se suivre, contrairement à l’édition partielle.
Tous les codes analytiques seront édités.
Uniquement les codes analytiques enregistrés sur des comptes clients seront édités.
Cette édition fonctionne exactement de la même manière que l'édition clients ; seuls les codes analytiques enregistrés sur des comptes fournisseurs seront édités.
Lorsque vous sélectionnez le type d'édition Clients ou Fournisseurs, l'option Avec le détail des comptes de regroupement se coche par défaut. Vous pouvez le décocher, si vous le souhaitez.
Si vous avez choisi de gérer les comptes clients et fournisseurs dans un plan comptable séparé, menu Options/Comptes, les comptes commençant par le préfixe que vous avez indiqué pour les comptes clients (0, 8 ou 9) seront retenus.
Si vous avez choisi de ne pas gérer séparément les comptes clients et fournisseurs, les comptes commençant par la racine client que vous avez indiquée - menu Options/Comptes - seront retenus.
Entrez les dates de début et de fin des écritures qui vous intéressent. L’intégralité de l’exercice en cours est proposée par défaut.
Si vous avez opté pour une édition partielle, entrez ici le premier et le dernier code analytique de la fourchette que vous souhaitez éditer.
Si vous avez opté pour une édition sur liste, entrez tous les codes analytiques dont vous souhaitez l’édition simultanée. Les différents codes analytiques doivent être séparés par des virgules.
Quel que soit le type d’édition que vous avez choisi, vous pouvez demander l’édition pour les écritures concernant un seul journal.
Mais vous pouvez aussi indiquer plusieurs comptes comptables dans ce champ. Pour indiquer le numéro de compte, vous pouvez :
a) Utiliser le caractère * suivi du premier caractère du numéro de compte.
b) Pour indiquer d'autres numéros de comptes, vous devez rajouter une "virgule" suivie du caractère * plus le premier chiffre du compte. Et ainsi successivement, autant que vous le souhaitez.
Exemple :
Si vous renseignez 6*, l'édition portera sur tous les comptes commençant par 6.
Si vous renseignez 6*,7*, l'édition portera sur tous les comptes commençant par 6 plus ceux commençant par 7.
Si vous renseignez le numéro de compte spécifique 428200, suivi par une virgule et 7* l'édition portera sur le compte 428200 plus tous les comptes commençant par 7.
Vous avez la possibilité d’inclure ou d’exclure les comptes soldés compris dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Cette option vous permet d'éditer le détail des comptes de regroupement qui sont éventuellement présents dans la fourchette ou la liste de codes analytiques que vous avez indiquée.
Cette option vous permet d'éditer un sous-total par numéro de compte.
Cette option vous permet d'inclure ou d'exclure les lignes d'écritures pour lesquelles un code analytique n'a pas été renseigné.
Rajoutera les commentaires éventuels dans votre édition.
Exclura de votre édition les comptes pas vérifiés.
Votre logiciel indique systématiquement le total par classe ; si vous choisissez cette option, il indiquera également une ligne de sous-total pour chacun des niveaux de sous-classes désirés (de 1 à 11).
Si vous voulez adjoindre à votre édition les intitulés des sous-classes, paramétrez-les dans le menu Fichiers/Analytique, fichier Classes analytiques.
Si vous avez opté pour l’utilisation du brouillard, menu Options/Ecritures, vous avez la possibilité d’éditer la balance avec les écritures dans le brouillard ou seulement les écritures validées.
Inclure les écritures de simulation : cette option vous permet d'inclure dans l'édition les écritures que vous avez enregistrées dans les journaux paramétrés avec le type "Simulation", menu Fichiers/Journaux.
Supprimer les références de l'édition : si cette option est activée, les informations de l'utilisateur, de l'heure d'édition, etc., seront supprimées de l'en tête de l'édition. Pour que ce paramètre soit pris en compte dans vos prochaines éditions, vous devez l'enregistrer comme modèle.
Uniquement les comptes à vérifier : affiche seulement les comptes à vérifier. Observez que si vous avez coché l'option "uniquement les comptes vérifiés", logiquement elle se décoche automatiquement si vous cochez "uniquement les comptes à vérifier".
Vous pouvez cliquer surpour avoir accès à la liste des codes analytiques et sélectionner directement celui qui vous intéresse.
Cliquez surpour avoir accès à la liste des codes analytiques et sélectionner directement ceux qui vous intéressent. Dans ce cas, les virgules séparant les codes analytiques sont insérées automatiquement.
Vous pouvez lancer l’édition pour les codes analytiques concernant un seul numéro de compte comptable. Cliquez surpour consulter la liste.
Si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques, menu Options/Divers, vous avez la possibilité d'éditer une balance analytique
Si vous décidez d'enregistrer vos modifications comme modèle, la fenêtre Donner un nom au modèle créé s'affichera. Vous pouvez alors modifier le nom ou enregistrer sous le même nom. Dans ce cas, vos modifications remplaceront le modèle antérieur.
Pour supprimer un modèle, rendez-vous dans le menu Editions/Modèles.
Le tableau affiche tous les modèles d’éditions : grand livre, balance, états de synthèse, etc.
Des modèles d’export vers les logiciels les plus courants du marché sont pré-paramétrés dans votre logiciel idylis.com Comptabilité. Cependant, vous pouvez créer vos propres modèles d’export dans le menu Fichiers/Imports/Exports.
La fonction d'édition modificative vous permet de visualiser, et modifier le cas échéant, les lignes d'écritures associées aux données de la balance.
Lorsque l'écriture n'a pas encore été validée, vous pouvez modifier les champs qui ne sont pas orangés.
Si vous modifiez une ligne d'écriture qui a été lettrée, le logiciel supprimera le code lettrage associé à cette ligne.
Pour visualiser le détail d'une écriture :
Définissez la nature de l'édition Balance analytique.
Définissez le type d'édition et répondez "oui" pour l'édition modificative.
Définissez les critères et options.
Numéro de compte : pour accéder à la liste des comptes dans lesquels vous pouvez saisir des écritures (n'apparaissent donc pas dans cette liste les comptes de regroupement et les comptes déclarés comme non utilisables), vous pouvez :
Depuis la liste des comptes, vous pouvez :
a) Modifier les caractéristiques d'un compte existant.
b) Créer un nouveau compte.
N°de pointage : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir un numéro de pointage. Le numéro de pointage peut être utilisé lors du lettrage automatique.
Date d'échéance : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette zone que lorsque le numéro de compte a été paramétré comme pouvant recevoir des dates d'échéances.
Si une échéance a été paramétrée pour un compte - menu Fichiers/Comptes ou Comptes auxiliaires - le logiciel affichera automatiquement la date d'échéance en grille de saisie.
La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'écriture.
Si le montant total des échéances créées est inférieur à la valeur de la ligne d'écriture, la différence aura comme date d'échéance la date d'écriture.
[Génération multiple] vous permet de créer les échéances de manière automatique. Vous devez alors préciser les modalités de création de ces échéances (nombre d'échéances, date de la première échéance, etc.).
Du code analytique...au : renseignez éventuellement une fourchette de codes analytiques. Les champs des codes analytiques s'affichent si vous avez choisi l'option de gestion analytique (menu Options/Divers).
Ensuite vous pouvez :
ou
Sélectionner une des grilles de répartition analytique que vous avez créées - menu Fichiers/Analytique. Si une grille de répartition analytique a été paramétrée pour un compte comptable, le logiciel effectuera automatiquement la multi-affectation analytique.
Selon la gamme de votre abonnement , vous pouvez saisir, pour une même ligne d'écriture, autant de codes analytiques que d'axes analytiques sélectionnés en option. Les différents codes analytiques doivent être séparés par des virgules.
Qté : vous ne pouvez saisir une valeur dans cette cellule que si vous avez opté pour la saisie d'une zone quantité dans les lignes d'écritures (menu Options/Ecritures).
Vous pouvez paramétrer les droits d'accès aux documents pour vos utilisateurs. Pour cela, vous devez vous rendre dans le module Mon abonnement idylis.com, menu Accès/Profils.
Le premier permet de solder l'écriture sur une seule ligne avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
Le deuxième permet de solder chacune des lignes d'écritures avec l'affectation automatique du numéro de compte de contrepartie.
[Contrepasser] permet de contrepasser l'écriture ; l'écriture de contrepassation est transférée en saisie rapide en vrac.
Vous devez sélectionner le modèle d’export que vous souhaitez utiliser.
Cliquez sur<Entrée>.
Cliquez sursur la ligne du compte concerné.
Cliquez sursur la ligne de l'écriture concernée.
Cliquer surou saisir les premiers caractères du numéro de compte et taper sur la touche de tabulation.
Cliquez sursur la ligne du compte à modifier.
Cliquez sur<Inser>.
permet de visualiser et/ou d'éditer le compte sans les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
permet de visualiser et/ou d'éditer le compte avec les écritures lettrées de la ligne en cours de saisie.
Cliquez surpour saisir plusieurs dates d'échéances pour une même ligne d'écriture.
vous permet de créer les échéances une à une.
Cliquez surpour ouvrir la liste des codes analytiques disponibles. Si le code analytique que vous recherchez n’existe pas dans cette liste, vous pouvez le créer à partir de votre fenêtre de recherche :
Cliquez sur<Inser>.
Cliquez surpour ventiler en plusieurs codes analytiques le montant débit ou crédit d'une même ligne d'écriture.
Cliquer surpour créer les différentes affectations analytiques.
permet d'insérer une nouvelle ligne d'écriture au dessus de celle sur laquelle vous êtes.
permet d'affecter directement le montant du solde de l'écriture dans la ligne en cours de saisie.
permet de joindre un fichier à une ligne d'écriture.
Cliquez surpour visualiser le document enregistré.
Si vous avez déjà saisi au moins une ligne d'écriture dans un journal pour lequel vous avez paramétré un compte de contrepartie (menu Fichiers/Journaux), dès la création de la deuxième ligne, les boutonset s'affichent.
permet de supprimer définitivement l'écriture.