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Pour supprimer les listes de fichiers, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur.
Effectuez les modifications souhaitées.
Vous devez modifier le nom de la liste de fichiers.
Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la ligne de la liste à dupliquer.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Renseignez les champs.
Cliquez sur<INSER>.
Cliquez sur<ENTREE>.
Base de contacts
Lorsque vous expédiez des e-mailings, il se peut que certains de vos contacts souhaitent être désinscrits de vos listes.
Dans les deux cas, les contacts désinscrits sont visibles depuis le menu Désinscriptions. Vous pourrez supprimer les désinscrits des fichiers de contacts et purger la liste (sauf dans le cadre des fichiers Clients et Prospects, qui ne peuvent être modifiés).
Sélectionnez le contact à désinscrire en cochant la case de la ligne correspondante.
Vous pouvez désinscrire plusieurs contacts par page de votre liste. Il suffit de cocher toutes les cases des contacts à désinscrire ou tous les contacts de la page, simultanément, en cochant la case en haut à droite sur la ligne de titre de votre liste.
Vous pouvez toujours décocher celles dont vous ne souhaitez pas décocher.
La procédure la plus fréquente est de mettre à leur disposition un lien de désinscription sur votre message, afin de gérer les désinscriptions de façon automatique, mais vous pouvez aussi utiliser le boutonpour traiter les demandes manuellement.
Cliquez sur le bouton.
Une fois terminé, cliquez sur .
Pour supprimer des contacts, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur.
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les contacts de la liste sélectionnée.
La recherche ne peut être effectuée que sur les champs affichés dans le tableau. Si vous souhaitez réaliser une recherche sur d'autres champs, modifiez au préalable les champs choisis dans le tableau (Cf "Personnaliser l'affichage des contacts").
Cliquez sur [Rechercher] <Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Cliquez sur [Rechercher].
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau. Si cela ne correspond pas au contact recherché, vous pouvez cliquer sur les flèches jusqu'à trouver votre contact.
Les modifications effectués dans un contact ici, seront prise en compte dans tous les modules de votre logiciel contenant le fichier des contacts.
Effectuez les modifications souhaitées.
Cliquez sur le pictogramme<F4> sur la ligne du contact à modifier.
Cliquez sur<ENTREE>.
Demandes de désinscriptions
La liste de désinscription vous permet de conserver un historique des contacts souhaitant êtres désinscrits de la liste des destinataires.
Lors de chaque envoi, le logiciel vérifie que les destinataires ne sont pas dans la liste des contacts désinscrits, et exclut ceux dont c'est le cas.
Vous pouvez visualiser et supprimer les contacts à désinscrire des listes existantes.
Pour que les contacts puissent se désinscrire, vous devez prévoir un lien vers la désinscription sur votre message.
Le fait de supprimer un désinscrit revient à annuler l’opération de désinscription. En d'autres termes lors d'un nouvel envoi le contact recevra à nouveau le message.
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les désinscrits de la liste sélectionnée.
Lorsqu'un contact se désinscrit, il est ajouté à la liste des désinscrits du fichier concerné mais n’est pas supprimé du fichier de contacts.
Le traitement des demandes de désinscription permet de "nettoyer" vos fichiers de contacts de toutes ces demandes de désinscription.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les fichiers Clients et Prospects, issus des modules Gestion commerciale et CRM.
Sélectionnez le fichier de contacts à traiter.
Sélectionnez l'option de votre choix :
Si vous cochez "Supprimer du fichier... les contacts ayant demandé une désinscription", vous supprimerez uniquement du fichier que vous avez sélectionné, les contacts de la liste affichée à l’écran.
Si vous cochez "Supprimer de tous les autres fichiers les contacts ayant demandé une désinscription" vous les supprimerez également de tous les autres fichiers.
Optez pour la purge ou non de la liste des désinscrits à l’issue du traitement.
Dans le cadre de campagnes répétées de prospection, il peut être prudent de conserver les contacts désinscrits pour éviter de leur renvoyer un email par erreur.
7. Validez le message de confirmation.
6. Cliquez surpour lancer le traitement.
Sélectionnez le fichier pour lequel vous souhaitez personnaliser l'affichage du tableau.
Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez, ou ne souhaitez pas, voir s'afficher.
Insérez des champs personnalisés, si vous le souhaitez :
Les champs de critère, sont des champs personnalisés que vous pouvez rajouter à votre affichage.
Vous devez dans un premier temps les sélectionner dans les champs à afficher. Ensuite dans la personnalisation des champs, vous pouvez saisir un libellé pour chaque champ rajouté.
Ces critères, avec les mêmes noms, doivent exister dans les fiches de contacts. Car c'est les données affectées à ces critères qui s'afficheront ici.
Ces choix seront conservés pour le fichier traité jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage. Si vous sélectionnez plus de champs que le tableau ne peut en contenir sur la taille standard de l'écran, vous aurez accès à un balayage horizontal.
Traitement des e-NPAI
La liste de e-NPAI (N'habite Pas à l'Adresse Indiquée) correspond aux contacts pour lesquels un envoi a échoué. Les raisons de cet échec peuvent être nombreuses : adresse erronée, serveur de mails du destinataire en panne, rejet par la boîte du destinataire, etc.
Lors de chaque envoi, le logiciel adresse les e-mails à tous les contacts sauf aux "désinscrits" et aux "e-NPAI". Vos fichiers sont ainsi mieux qualifiés et les coûts d'expédition réduits.
Pour créer la liste des contacts e-NPAI, vous avez deux solutions :
La création manuelle
L'importation d'un fichier Excel™
Contrairement aux demandes de désinscription, le fichier des e-NPAI n'est pas rattaché à un fichier de contacts mais à tous les fichiers de la société.
Lorsque vous apprenez que l'adresse mail d'un de vos contacts n'est pas ou plus valide vous devez le saisir dans la liste des e-NPAI. Ainsi vous ne lui adresserez plus de message mais vous pourrez conserver les autres informations (adresse postale par exemple) concernant ce contact dans tous les fichiers dans lequel il est présent.
Si vous disposez d'un fichier Excel™ des adresses e-mail de type NPAI, vous pouvez les importer.
Il n'y a aucune préconisation de mise en page. Votre module e-mailing importe toutes les adresses e-mail identifiées, qu'elles soient présentées en lignes ou en colonnes, suivies d'un espace, d'une virgule ou de toute autre ponctuation.
Les formats possibles sont XLS, TXT ou CSV.
Effectuez les modifications.
Le fait de supprimer un e-NPAI revient à rendre l'adresse de nouveau valide. En d'autres termes lors d'un nouvel envoi le contact recevra à nouveau le message.
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les contacts enregistrés comme "e-NPAI".
Afin de "nettoyer" vos fichiers de contacts des enregistrements devenus inutiles car ne recevant pas les messages que vous leur adressez, vous avez la possibilité de supprimer automatiquement de tous vos fichiers de contacts ceux qui sont répertoriés comme e-NPAI.
À l'issue du traitement vous pouvez effacer ou conserver la liste de vos e-NPAI.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E>.
5. Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du fichier à modifier.
Cliquez sur<ENTREE>.
C'est à l'intérieur de ces fichiers que vous administrez, plus tard, les contacts.
Gestion de fichiers de contacts
Ici vous pouvez éditer (créer, modifier, supprimer) un nombre illimité de fichiers de contacts.
Chaque fichier peut être rattaché à un code famille. Celui-ci vous permettra par la suite de filtrer les fichiers par code famille.
Les fichiers Clients et Prospects, parce qu'ils sont communs à tous les modules, ne peuvent être ni modifiés ni supprimés depuis cette application.
Saisissez un nom pour la liste (champ obligatoire).
Saisissez un commentaire.
Sélectionnez éventuellement un code famille de rattachement.
Vous pouvez saisir le descriptif du fichier que vous créez. Cela peut vous aider à l'identifier parmi d'autres fichiers.
Indiquez ensuite s'il s'agit d'un fichier test ou non. Les fichiers tests sont destinés à recevoir peu de contacts et ne sont utilisés que pour tester les envois.
Vous pouvez maintenant créer des contacts dans cette liste.
Cliquez sur<INSER>.
Cliquez sur<ENTREE>.
Gestion de contacts prohibés
Au même titre que les contacts désinscrits, les contacts déclarés comme prohibés sont exclus des e-mailings.
Vous pouvez exclure une adresse e-mail ou un nom de domaine.
Complétez le nom de domaine ou l'adresse e-mail et un éventuel commentaire.
Sélectionnez le fichier pour lequel vous souhaitez personnaliser l'affichage du tableau.
Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez, ou ne souhaitez pas, voir s'afficher.
Insérez des champs personnalisés, si vous le souhaitez :
Les champs de critère, sont des champs personnalisés que vous pouvez rajouter à votre affichage.
Vous devez dans un premier temps les sélectionner dans les champs à afficher. Ensuite dans la personnalisation des champs, vous pouvez saisir un libellé pour chaque champ rajouté.
Ces critères, avec les mêmes noms, doivent exister dans les fiches de contacts. Car c'est les données affectées à ces critères qui s'afficheront ici.
Ces choix seront conservés pour le fichier traité jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage. Si vous sélectionnez plus de champs que le tableau ne peut en contenir sur la taille standard de l'écran, vous aurez accès à un balayage horizontal.
Effectuez les modifications.
Le fait de supprimer un contact prohibé revient à rendre l'adresse de nouveau valide. En d'autres termes lors d'un nouvel envoi le contact recevra à nouveau le message.
Pour supprimer les contacts prohibés, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les contacts de la liste sélectionnée.
La recherche ne peut être effectuée que sur les champs affichés dans le tableau. Si vous souhaitez réaliser une recherche sur d'autres champs, vous devez au préalable personnaliser l'affichage de votre tableau (Cf "Personnaliser l'affichage tableau").
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau. Si cela ne correspond pas au contact recherché, vous pouvez cliquer sur les flèches jusqu'à trouver votre contact.
Cliquez sur<INSER>.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E>.
5. Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du contact à modifier.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Cliquez sur.
Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Cliquez sur .
Les fichiers clients et prospects, parce qu'ils sont communs à tous les modules de votre logiciel, ne peuvent être ni modifiés ni supprimés depuis cette application.
Effectuez les modifications.
Le champ Nom n'est pas modifiable.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du fichier à modifier.
3. Cliquez sur<ENTREE>.