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La notion de dossier vous permet d'analyser, pour un même client, le temps passé dans chaque mission commerciale le concernant et de pouvoir, par conséquent, établir les coûts afférents à vos interventions dans les divers dossiers. Un dossier est obligatoirement rattaché à un client.
Il faut savoir que l’affectation d’un temps passé à un dossier est obligatoire. Il s'agit de bien enregistrer votre temps pour pouvoir bien le chiffrer.
Le fichier de dossiers est le même dans tous les modules de votre abonnement où ce fichier est présent. Toute modification des données d’un dossier sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules du logiciel ayant un rapport avec ces dossiers.
Lorsque vous sélectionnez le menu Fichiers/Dossiers, un liste des dossiers s'affiche. Vous pouvez paramétrer l'affichage des dossiers sur la liste par type et aussi inclure les dossiers clôturés et les informations liées aux autres modules de votre abonnement.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de dossiers. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du dossier à modifier.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>
Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>
La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur<INSER>.
Sélectionnez le code client ou effectuez une recherche en cliquant sur.
Si le client n'existe pas encore dans vos fichiers, vous pouvez sans quitter votre saisie du nouveau code dossier :
a) Cliquez sur.
b) Cliquez sur.
c) Saisissez les données du nouveau client.
d) Cliquez sur.
3. Saisissez le code et le nom du dossier.
Le code dossier apparaîtra lors de la saisie des temps. Choisissez le nom de votre dossier avec pertinence car il vous servira comme critère de recherche.
Les champs code client et nom du dossier sont obligatoires. Le champ code dossier est également un champ obligatoire ; si vous n'avez pas activé la numérotation automatique dans le menu Options/Divers, vous devez aussi renseigner ce champ.
A cette étape de votre saisie vous pouvez déjà enregistrer votre code dossier en cliquant sur le bouton, si vous le souhaitez. Vous pouvez toujours complémenter votre saisie ultérieurement en passant par l'option de modification. Les champs code (dossier et client) ne sont pas modifiables.
4. Sélectionnez le type de dossier ou cliquer surpour effectuer une recherche.
Choisissez le type de dossier que vous désirez affecter. Ce champ vous permettra de réaliser des analyses par type de dossiers.
Si le type de dossier que vous souhaitez n'existe pas, vous pouvez le créer dans le menu Fichiers/Divers.
5. Saisissez la date d'ouverture.
La date du jour en cours vous sera proposée par défaut et vous pouvez la modifier en saisissant directement ou en cliquant sur le pictogramme.
6. Saisissez un descriptif pour votre code dossier.
Ce champ est facultatif et peut-être utile pour le décrire aux autres éventuels utilisateurs autres que vous, pour savoir dans quelle cas utiliser ce code dossier. Ce que vous renseignez dans ce champ peut aussi servir comme critère de recherche.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>
Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>
La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.
Indiquez ici le statut du dossier, la date d'ouverture qui peut être différente de la date de création. Le taux de confiance pour vos analyses.
Vous pouvez encore indiquer jusqu'à cinq postes de facturation. Ces données sont communes au module CRM, donc les actions peuvent être créer dans le CRM et renseignés automatiquement dans les champs d'action ici.
Pour les états d'édition, ainsi que pour la fonction de facturation automatique que nous évoquerons dans l'aide concernant le menu Traitements/Facturation, les temps passés sur les dossiers sont valorisés par défaut sur la base des coûts et prix de vente horaires saisis dans les fiches des collaborateurs dans le menu Fichiers/Collaborateurs.
Toutefois, vous pouvez définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs ayant saisi des temps sur le même dossier. Les états sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.
Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez affecter un coût et un prix de vente spécifiques au dossier.
Entrez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.
Entrez le coût horaire du collaborateur.
Indiquez un coefficient.
Le coût horaire que vous avez saisi sera multiplié par ce coefficient et le résultat s'affichera automatiquement dans le champ Prix de vente horaire.
Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez renseignée, ce seront ce coût et ce coefficient qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce salarié.
Dès que le coût ou le coefficient du salarié augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.
Même si l'une des deux valeurs, coût ou coefficient, n'a pas changée, vous devez saisir les deux valeurs. Sinon, le logiciel considérera une valeur nulle.
Cliquez sur<INSER> tout en bas de la liste de prix, partie inférieure de votre écran de saisie du code dossier.
6. Cliquez sur<ENTREE>.
La fonction de duplication peut vous être très outil pour gagner du temps pour la saisie.
En effet, vous modifiez juste les données obligatoires et les données pertinentes à cette nouvelle fiche dossier.
Lorsque vous dupliquez un dossier la liste de prix horaires est également recopiée dans le nouveau dossier que vous êtes en train de créer par duplication. Vous pouvez aussi dupliquer les lignes de coût dans la liste toute en bas de votre écran, si vous en avez besoin.
N'oubliez pas d'effectuer vos éventuelles modifications de coûts dans la liste pour ce nouveau dossier.
Cliquez sur<CTRL><INSER> de la ligne du dossier que vous souhaitez dupliquer.
Effectuez vos éventuelles modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.
Deux dossiers ne pouvant avoir le même code, vous devez en saisir un nouveau.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>
Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>
La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.
Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :
Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Le mode de suppression simultanée (c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.
1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
2. Saisissez les critères de recherche.
3. Cliquez sur.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
a) Cliquez sur.
b) Saisissez votre critère de recherche.
c) Cliquez sur.
Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.
Si le pictogramme de filtre s'affiche comme ça, cela vous indique que lors de votre dernière recherche un filtre a été mis en place. Pour le désactiver, cliquez simplement dessus avant de saisir votre critère de recherche.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
Par la fenêtre de recherche :
a) Cliquez sur.
2. Directement sur la liste :
Si vous ne souhaitez plus que des lignes de temps soient imputées à un dossier, vous avez la possibilité de le clôturer. Ces dossiers clôturés ne sont pas détruits et peuvent être réouverts à tout moment.
L'autre intérêt de la clôture des dossiers est qu'ils ne sont plus visibles dans les sélecteurs lors de la saisie des lignes de temps. En revanche, vous pouvez continuer de les visualiser sur votre liste de dossiers en cochant l'option Inclure les dossiers clôturés sur votre liste de dossiers.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du dossier à clôturer.
Cliquez sur le boutonsitué juste au-dessus de votre liste des coûts.
La date de clôture est automatiquement renseignée avec la date du jour en cours.
Pour visualiser le dossier clôturé, revenez dans la liste de dossiers en cliquant suret cochez l'option Inclure les dossiers clôturés.
Pour rouvrir une dossier clôturé, cochez l'option Inclure les dossiers clôturés de votre liste de dossiers, puis cliquez surplacé sur la ligne du dossier de votre choix et cliquez sur le bouton.
b) Cliquez sur.
Le pictogrammeindiquant l'application du filtre disparaît de la ligne de titre de la liste. Toutes les données enregistrées s'affichent à nouveau.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.
Cochez l'option Inclure les dossiers clôturés sur la liste de dossiers.
Cliquez sursur la ligne du dossier à rouvrir.
Cliquez sur le boutonplacé sur la liste de coûts de votre dossier.
Revenez sur la liste de dossiers en cliquant sur<ECHAP> et vous remarquerez que votre dossier y figurera à nouveau dans la liste de dossiers en cours. Si vous ne le visualisez pas, vous pouvez faire une recherche.
