Ici vous allez paramétrer le coût horaire de vos divers collaborateurs.
Ce tableau vous permet de modifier, au fur et à mesure de leurs évolutions, les coûts et les prix de vente horaires des collaborateurs. Ces données sont utilisées lors des éditions pour une analyse des coûts horaire par collaborateur sur les divers dossiers.
Vous pouvez cependant définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs impliqués, à partir du menu Fichiers/Dossiers. Les états d'édition sortent alors de ces nouvelles bases.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de coûts. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur<F4> sur la fiche du collaborateur pour lequel vous devez paramétrer les coûts.
Cliquez sur<INSER> de la zone Coût et prix de vente du collaborateur située tout en bas de la fiche.
Saisissez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.
Saisissez le coût horaire du collaborateur. Ici vous indiquez le coût horaire interne.
Indiquez un coefficient pour la calcul du prix de vente horaire.
Cliquez sur<ENTREE>.
Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez entrée, ce sont ce prix et ce coût qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce collaborateur. Dès que le coût ou le prix du collaborateur augmente ou diminue, vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.
Vous pouvez aussi modifier les coût à l'aide du pictogrammesur la ligne du coût à modifier. Mais lorsque vous modifiez un coût déjà utilisé, ce coût sera modifié dans tous les dossiers en cours pour ce collaborateur.
Comme déjà expliqué, un collaborateur peut être simplement un collaborateur et pas obligatoirement un utilisateur dans votre abonnement.
En effet un utilisateur autre qu'un collaborateur non utilisateur, peut saisir des feuilles de temps pour celui-ci.
La suppression d'un utilisateur donc n'indique pas en soit la suppression d'un collaborateur de votre module de feuilles de temps.
Pour supprimer un utilisateur, vous devez passer par votre espace abonné, menu Accès/Utilisateurs.
Lorsque vous supprimez un utilisateur, vous le supprimez également de tous les modules de votre abonnement. Il ne pourra plus se connecter à votre abonnement.
Pour indiquer que le collaborateur ne fait plus partie de votre organisation, dans le module de feuilles de temps, vous devez indiquer la date de son départ.
En indiquant cette date et en enregistrant votre action par le menu Fichiers/Collaborateurs, le collaborateur ne s'affiche plus dans la liste.
Lorsque vous supprimez un collaborateur, vous ses droits d'accès à votre abonnement. L'utilisateur ne pourra donc plus se connecter.
Si vous souhaitez simplement supprimer les droits de connexion d'un
Connectez vous et rendez vous à votre espace abonné, en cliquant sur le pictogramme "avatar" en haut à droite de votre interface.
Dans le menu déroulant cliquez sur "Mon abonnement".
Rendez-vous dans le menu Accès/Utilisateurs.
Puis vous pouvez supprimer un utilisateur ou divers utilisateurs simultanément en cochant les cases des utilisateurs à supprimer.
Lorsque vous supprimer un utilisateur, l'information s'affiche comme dans l'image ci-dessous dans votre menu Fichiers/Collaborateurs de votre module Feuilles de temps.
Pour visualiser les collaborateurs supprimés, vous devez cliquer sur le nom du collaborateur en question
Cliquez sur "Mon abonnement" dans le menu déroulant.
Rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.
Suivez les instructions ci-dessous selon votre besoin.
Pour supprimer des utilisateurs, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située à droite dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Le mode de suppression simultanée (c) fonctionne que sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes si nécessaire.
En vous rendant sur votre liste de collaborateurs, menu Fichiers/Collaborateurs, vous remarquerez qu'en cliquant sur la ligne du collaborateur en question, dans le champ Code utilisateur, il s'affiche le message "Detruit le..." suivi de la date de suppression.
Pour consulter les fiches de collaborateurs partis, vous devez tout d'abord, dans le menu Fichiers/Collaborateurs, saisir la date de départ de celui-ci, puis dans votre liste, cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans le coin supérieur gauche de votre liste.
Une fois le collaborateur créé dans votre espace abonné, menu Accès/Utilisateurs, vous pouvez ici l'affecter à un groupe de collaborateurs, la norme de temps de travail par jours et la liste des coûts horaires relatives.
Le nom, le prénom et le code utilisateur du collaborateur, tels qu'ils ont été indiqués par l'administrateur dans l'espace abonné, ne sont pas modifiables ici.
Cliquez sur<F4> présent sur la ligne du collaborateur à paramétrer.
Effectuez vos paramétrages.
Ce champ permet d’affecter le collaborateur à un groupe. À chaque groupe de collaborateurs correspondent certains types de tâches.
En affectant un collaborateur à un groupe, vous définissez ipso facto les types de tâches qu’il sera autorisé à saisir.
Référez-vous à la rubrique "Groupes de collaborateurs" de votre aide en ligne pour savoir comment en créer un.
Les normes indiquées ici priment sur le paramétrage global, défini dans le menu Options/Divers.
La saisie de ces paramètres n’est pas obligatoire mais constitue un outil de contrôle à la saisie. Vous pourrez ainsi détecter facilement les oublis, les erreurs de jour de saisie : saisie le dimanche, les plages horaires trop longues, etc.
L’édition permettant la vérification des saisies en fonction de la norme définie se trouve dans le menu Editions/Contrôle.
Ce tableau vous permet d'entrer au fur et à mesure de leurs évolutions, les coûts et les prix de vente horaires des collaborateurs. Ces données sont utilisées lors des éditions pour valoriser les temps passés sur les dossiers.
Vous pouvez cependant définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs qui sont amenés à saisir des temps sur ce dossier, à partir du menu Fichiers/Dossiers.
Les états d'édition sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.
Saisissez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix.
Par exemple, la date de début de l'année en cours.
3. Saisissez le coût et le prix horaire du collaborateur.
Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez entrée, ce sont ce prix et ce coût qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce collaborateur. Dès que le coût ou le prix du collaborateur augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.
Même si l'une des deux valeurs (coût ou prix) n'a pas changée, vous devez saisir les deux valeurs. Sinon, le logiciel considérera une valeur nulle.
Rendez vous dans votre espace abonné en cliquant sur le pictogramme "avatar"situé en haut à droite de votre interface.
Cliquez sur<SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Cliquez sur.
Cliquez sur<INSER>.
4. Cliquez sur<ENTREE> pour valider votre saisie.
Cliquez sur<ENTREE>.
La liste des collaborateurs est identique à la liste des utilisateurs. Il s'agit d'un unique fichier.
Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.
Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.
Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.
La fiche des utilisateurs peut être modifiée à partir de votre espace abonné menu Accès/Utilisateurs. Les modifications seront automatiquement actualisées dans la liste des collaborateurs ici.
Donc, si vous souhaitez modifier les données de vos collaborateurs, il faut passer par votre espace abonné.
Ici vous pouvez modifier le groupe de collaborateurs, la définition du temps de travail par jour et les coûts.
Cliquez sur<F4> sur la ligne du collaborateur à modifier.
Effectuez vos modifications des données de feuilles de temps.
Cliquez sur<ENTREE>.
Tout temps saisi est rattaché à un collaborateur ; vous devez donc créer les collaborateurs comme pour un utilisateur de votre abonnement.
Uniquement l'utilisateur administrateur peut créer des collaborateurs dans la base à partir du menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné.
Un collaborateur peut être un utilisateur du logiciel et donc muni d'identifiants. Mais vous pouvez également choisir de l'enregistrer sans aucun droit d'accès, donc que comme collaborateur.
Lorsque vous enregistrez les premières données de votre collaborateur, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour la Définition des droits de l'utilisateur. C'est dans cette partie du paramétrage que vous décidez si votre collaborateur aura aussi des droits d'utilisateur, c'est à dire, pouvant se connecter dans votre compte abonnée avec les droits que vous lui conférez.
Pour bien résumer : un collaborateur n'est pas obligatoirement un utilisateur, mais tous les utilisateurs ayant des droits d'accès, donc munis d'identifiants, sont aussi des collaborateurs.
En effet, si vous ne définissez pas de droit d'accès, le collaborateur existera dans votre base que comme collaborateur de votre société, sans droit d'accès à votre abonnent.
Dans nos logiciels, pour des questions techniques, les deux définitions utilisateur/collaborateur se différencient juste par rapport aux droits d'accès.
Vous visualisez ici la liste de tous vous collaborateurs confondus, utilisateurs ou pas. Vous pouvez cocher l'option Inclure les collaborateurs partis situé dans la partie supérieure gauche de votre liste de collaborateurs, si vous souhaitez les visualiser aussi.
Pour modifier les données d'un collaborateur, vous devez aussi passer par le menu Accès/Utilisateurs de votre espace abonné. Les modifications sont automatiquement prises en compte dans la liste des collaborateurs.
Ici vous pouvez simplement modifier le groupe de collaborateurs, si tel est le cas du collaborateur en question, et la définition de la norme de temps de travail par jour.
Vous trouverez dans l’aide prise en main toutes les explications relatives à la création et à la modification d’un utilisateur.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de collaborateurs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
