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Les familles d’articles sont affectées aux fiches articles et permettent d’effectuer certaines éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection. L'utilisation de ce fichier est facultative.
Toutefois, ici vous pouvez paramétrer certains éléments par défaut (compte comptable, gestion des stocks, etc.) pouvant être très utiles dans votre organisation.
S'il s'agit d'une famille article déjà affectée à certains de vos articles, la mise à jour des paramètres sur les fiches articles concernées peut être déclenchée en mode modification à partir du bouton .
Cette mise à jours des paramètres est aussi disponible depuis la fiche article (Articles) :
Dans la fiche article, lorsque vous sélectionnez une famille d'article, les valeurs des champs sont modifiées en fonction du paramétrage de la famille sélectionnée (paramétrages comptables et autres paramètres).
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Pour supprimer des familles articles, vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Cliquez sur .
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du code famille d'articles à modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les champs.
Si vous gérez les chantiers, vous avez la possibilité de désigner cette famille comme étant utilisée pour de la main-d'œuvre.
4. Renseignez le thème Comptabilité :
a) Renseignez les numéros de comptes comptables d'achat et de vente :
Ces comptes seront utilisés lors de l'édition des journaux comptables pour générer vos écritures, soit vers le module Comptabilité, soit dans un fichier Excel™ pour l'intégrer à toute autre application.
Vous avez ainsi la possibilité de définir des comptes pour toutes les catégories d'articles (en achat et en vente), à savoir :
Soumis à la TVA
Soumis à la TVA dans les DOM
Exonérés de TVA à l'importation ou à l'exportation
Exonérés de TVA intracommunautaire
Exonérés de TVA (autres cas)
Des numéros de comptes composés du radical que vous avez paramétré dans Options, Comptabilité suivi du code article vous sont proposés par défaut. Si ces numéros de compte ne vous conviennent pas vous pouvez les modifier.
Un numéro de compte ne peut pas contenir des "espaces".
Vous pouvez aussi renseigner les comptes comptables par taux de TVA distincts :
b) Cliquez sur .
c) Indiquez pour chaque taux de TVA un compte d'achat et un compte de vente.
Pour créer vos comptes, vous avez trois étapes à suivre très facilement. Vous devez cliquer sur le menu Traitements/Créations de compte ou Fichiers comptabilité, si vous ne gérez pas une comptabilité analytique ou si, au contraire, vous gérez une comptabilité analytique, respectivement.
Vous devez ensuite suivre les étapes. À la fin des étapes, vous aurez une liste des comptes avec codes et numéros de comptes proposés. Vous pouvez cliquer sur les lignes et les modifier.
Pour gérer les codes analytiques, vous devez paramétrer dans Options, Comptabilité et activer Utilisation de la comptabilité analytique par le bouton ratio "Oui".
5. Autres paramètres :
Sélectionnez le taux de TVA que vous souhaitez attribuer à cette famille article. Indiquez si vous souhaitez que les articles de cette familles soient gérés par lots / numéros de série. Indiquez si vous souhaitez que les articles de cette familles soient gérés en stock. Indiquez l'unité de vente et l'unité d'achat.
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de la popup de critères.
La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
a. Cliquez sur .
b. Saisissez votre critère de recherche.
c. Cliquez sur .
Notez que le pictogramme devient pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
d) Cliquez sur ou <ENTREE> ou sur le pictogrammesitué en haut à droite de la fenêtre.
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur le bouton situé en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez sur pour désactiver le filtre.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre , placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez le fichier Familles articles.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
Cliquez sur le bouton .
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur .
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur .
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur .
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur .