Avant de modifier un message, vous pouvez le dupliquer pour sauvegarder le message d'origine en cas d'erreur. Vous pouvez ainsi effectuer vos modifications et une fois sûr des modifications réalisées, vous pouvez supprimer le message dupliqué.
Choisissez le fichier Envoi des pièces par e-mail.
Cliquez sur ou <CTRL><INSER>.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Choisissez le fichier Envoi des pièces par e-mail.
Cliquez sur ou <F4> .
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélectionnez le fichier Messages types e-mails.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de la popup de critères.
La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
a. Cliquez sur .
b. Saisissez votre critère de recherche.
c. Cliquez sur .
Notez que le pictogramme devient pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
Cliquez sur le bouton situé en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez surpour désactiver le filtre.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre, placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
Vous pouvez créer des messages type à envoyer pour l'envoie de vos pièces commerciales à vos clients. Vous économisez ainsi beaucoup de temps de saisi.
Il suffit au moment de l'envoie de la pièce commerciale, de sélectionner le message type que vous souhaitez envoyer.
Le texte du message s'affiche automatiquement, et vous pouvez éventuellement le modifier si vous en souhaitez ainsi en gardant le maximum du message.
Vous pouvez, lors du paramétrage de votre message, insérer des champs comme la civilité et le nom, les données correspondant s'insérant automatiquement dans votre message.
Plusieurs champs sont à votre disposition pour les insérer dans la composition de votre message type.
Choisissez le fichier Envoi des pièces par e-mail.
Cliquez sur ou <INSER>.
Sélectionnez le fichier de base où chercher les données de votre message.
Saisissez un nom pour le message.
Ce nom sera le titre du modèle de message d'e-mail que vous êtes en train de créer.
5. Définissez l'adresse e-mail de l'expéditeur de vos messages .
L'option par défaut est mise sur Émetteur de l'envoi, donc votre adresse e-mail en tant qu'utilisateur en cours.
Pour indiquer une adresse générique, par exemple, celle d'un service, vous devez activer l'option "Adresse générique" et saisir l'adresse e-mail devant s'afficher dans vos messages envoyés.
6. Saisissez l'objet correspondant au message type en question et sélectionnez la donnée de référence :
Nº pièce
Date pièce
Raison sociale
Cliquez sur le premier bouton [Ajouter le champ].
La donnée de référence du document source s'affichera dans l'objet du message.
7. Rédigez le message.
Vous disposez ici d'un éditeur HTML simplifié pour pouvoir disposer des fonctions de mise en forme : police, taille, couleur texte, gras, italique, souligné.
Vous pouvez insérer des données dans le corps du message, comme la Raison sociale, par exemple. Exactement comme dans l'étape 6 pour l'objet (ci-dessus).
8. Paramétrez les options des interlocuteurs à mettre en copie lors de l'envoi de vos messages.
Par exemple, si c'est des messages dont un commercial doit être en copie, saisissez son adresse dans le champ Copie ou dans le champ Copie cachée selon votre choix. Exactement comme vous faites sur vos envois email.
Attention, car a chaque fois que vous utiliserez les messages types, ceux-ci seront envoyés avec les paramètres d'envoi que vous avez paramétré ici. Vous pourrez supprimer des interlocuteurs de votre message avant de l'envoyer, mais le paramétrage restera le même tant que vous ne le modifiez pas.
Vous pouvez indiquer plus d'une adresse e-mail en les séparant par point-virgule.
Pour garder un historique de vos messages envoyés, vous pouvez :
a) Activer l'option Souhaitez-vous ajouter l'émetteur en copie ?.
b) Activer l'option Souhaitez vous ajouter l'émetteur en copie cachée ?
Par défaut ces options sont désactivées.
Ces paramétrages restent inchangés dans que vous ne les modifiez pas. Cela veut dire que tous vos messages concernant le fichier de base pour lequel il a été établit, utiliseront ce que vous avez paramétré ici.
9. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Choisissez le fichier Messages types e-mails.
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste<CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Notez que toutes les lignes de la page en cours se cochent automatiquement.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur toutes les pages concernées.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Cliquez sur .
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
